Efektyvus susitikimų valdymas

Tikriausiai jūsų nestebina, kad susitikimai dažnai siejami su laiko švaistymu. Pasak "Atlassian" ataskaita, žmonės gali praleisti net 31 valandą per mėnesį sėdėdami neproduktyviuose susirinkimuose. Tai beveik visa darbo savaitė!

Suprantama, kad komandų vadovai ir vadybininkai stengiasi imtis tam tikrų veiksmų, kad sumažintų susitikimų išlaidas. Kai kuriose įmonėse tai gali būti, pavyzdžiui, visų statuso susirinkimų uždraudimas. Kitoms tai reiškia, kad reikia įdiegti programas ir metodus, skirtus susirinkimų veiksmingumui didinti. Šiame straipsnyje dalijamės patarimais, kuriais galite pasinaudoti planuodami ir vykdydami sėkmingus susirinkimus.

Kas daro susitikimą veiksmingą?

Efektyvūs susirinkimai duoda apčiuopiamų rezultatų, kurie daro teigiamą poveikį jūsų projektui ar visai organizacijai. Tokia yra jų bendra idėja. Detalės priklauso nuo jūsų susitikimo tikslo. Efektyvūs susitikimai yra tie, kurie pasiekia susitikimo vadovo iškeltus tikslus. Todėl labai svarbu sugalvoti aiškų kiekvieno rengiamo susitikimo tikslą ir pasidalyti tikslais su dalyviais. Daugiau apie tai skaitykite kitame skyriuje.

Kaip suplanuoti veiksmingą susitikimą?

Pradėkite nuo tikslo. Ką norite pasiekti vesdami šį susitikimą? Ar jums reikia priimti svarbius verslo sprendimus? Ar planuojate smegenų šturmą? Ar yra naujienų, kuriomis reikėtų pasidalyti su komanda, kad projekto skaidrumas? Nustatyti tikslai greičiausiai turės įtakos susitikimo pobūdžiui. Jie netgi gali jus įtikinti... iš viso neorganizuoti susitikimo.

Ar tikrai turite surengti šį susitikimą?

Daugelis bendrovių vadovaujasi susitikimas pagal nutylėjimą politika: kai kyla abejonių - šaukite susirinkimą. Deja, tai nėra pats produktyviausias darbuotojų laiko praleidimo būdas. Daugelyje pastaraisiais metais paskelbtų ataskaitų pabrėžiamas nereikalingų susitikimų skaičius. Atlassian analizavo duomenis. ir padarė išvadą, kad pusė susitikimų laikomi laiko švaistymu. Pusė jų! Tai verčia mane galvoti, kad beveik visi galėtų sumažinti posėdžių, kuriuos nusprendžia organizuoti, skaičių.

Vienas iš dažnai kritikuojamų susirinkimų yra liūdnai pagarsėjęs statuso susirinkimas. Jasonas Friedas, "Basecamp" įkūrėjas ir generalinis direktorius, rašo kad statuso susirinkimai yra patys blogiausi susirinkimai. Jei jų atsisakysite, iš tikrųjų žinosite daugiau, sutaupysite krūvą pinigų ir atgausite dešimtis valandų per mėnesį. Jis ne vienintelis taip mano. Keletas organizacijų atvirai prisipažįsta, kad atsisakė susirinkimų vien tam, kad pasikeistų informacija apie dabartinę darbų eigą. Vietoj to jie veiksmingiau bendrauja rašytinėmis būsenomis. Šis metodas ypač vertingas paskirstytoms komandoms, kuriose, norint realiuoju laiku surinkti grupę žmonių į pokalbį, reikia įdėti nemažai pastangų planuojant. Būsenos ataskaitos, skelbiamos "Slack" arba per projektų valdymas pasirinktai programinei įrangai reikia mažiau laiko nei asmeniniams atitikmenims.

Galiu įsivaizduoti, kad kai kurie iš jūsų šią idėją vertina atsargiai: juk žmonės kalba greičiau, nei ką nors užrašo. Argi susirinkimai nėra veiksmingesni nei užrašymas? Šiuo atveju - ne. Žmonių grupių statuso susirinkimai užtrunka ilgiau nei trumpos pastabos apie savo pažangą parengimas. Be to, susirinkimų dalyviai vargu ar vienodai atsižvelgs į visus dalykus, kuriuos pasakė visi konkretaus susirinkimo dalyviai.

Be to, užsirašydami dalykus galite apibendrinti informaciją ir glaustai perteikti kiekvieną dalyką. Dėl to galėsite pateikti įžvalgią ir ilgai išliekančią informaciją. Yra daugybė programų ir priedų, kurie padės jūsų įmonei pereiti nuo asmeninių būsenos susitikimų prie asinchroninių apibendrinimų. Išbandykite . Standuply arba Morkos, pvz.

Statuso aptarimai nėra vienintelis susitikimų tipas, kurį galima pašalinti iš kalendoriaus. Jei nesate tikri, ar tam tikrą susitikimą reikėtų rengti, ar ne, galite kreiptis patarimo į smagią, bet naudingą programėlę: Ar tai turėtų būti susitikimas?

Dabar, kai nustatėte svarbias verslo susitikimo organizavimo priežastis, turite jį kruopščiai suplanuoti. Čia nėra vietos improvizuotam susitikimui "aš tik ėjau pro jūsų stalą": duomenys rodo. 40% žmonių mano, kad jie labai blaško dėmesį.

Į susitikimą pakvieskite tinkamus žmones

Vienas iš svarbiausių produktyvių susitikimų elementų - suburti tinkamą žmonių grupę. Pakvieskite darbuotojus, kurie gali prisidėti prie susitikimo tikslo įgyvendinimo. Surenkite projekto komandos susirinkimą, jei norite pasidalyti svarbiomis naujienomis, o po jo surengti trumpą klausimą ir atsakymą. Jei jūsų tikslas - per šį posėdį priimti vykdomąjį sprendimą, įsitikinkite, kad jame iš tikrųjų dalyvauja sprendimus priimantys asmenys. Priešingu atveju vargu ar tai bus veiksminga diskusija.

Kai kalbama apie susitikimo dalyvių skaičių, galbūt esate susidūrę su dviejų picų taisykle. išpopuliarino Jeffas Bezosas. Jame teigiama, kad dviejų picų turėtų pakakti visai susitikimo grupei pamaitinti. Tai patogi taisyklė, bet siūlyčiau į ją žiūrėti ne tiek kaip į matavimo formulę (juk picos būna labai skirtingų dydžių). Vietoj to pasinaudokite ja kaip galimybe apgalvoti savo dalyvių sąrašą prieš išsiunčiant kvietimus.

Kitas dalykas, į kurį turėtumėte atsižvelgti, yra susitikimo išlaidos. Kartais mums atrodo, kad organizuodami susitikimą ir taip "judindami reikalus į priekį" taupome įmonės pinigus. Tačiau kuo ilgesnis susitikimas ir kuo daugiau jame dalyvauja žmonių, tuo didesnės bus verslo išlaidos. Kitą kartą, kai bandysite nuspręsti, ką pakviesti į susitikimą, galbūt norėsite patikrinti susitikimo išlaidų skaičiuoklė dalijasi "Harvard Business Review". Rezultatai gali jus nustebinti.

Sukurkite susitikimo darbotvarkę

Suplanavę susirinkimo tikslus ir sudarę jame dalyvausiančių darbuotojų sąrašą, turite parengti veiksmų planą. Siekdami sudaryti susirinkimo darbotvarkę, pabandykite atsakyti į šiuos klausimus:

• Kaip turėtų atrodyti susitikimas?
• Kas ir kada turėtų kalbėti?
• Kokie veiksmai reikalingi tikslui pasiekti?
• Kokius sprendimus reikia priimti?
• Kiek laiko turėtumėte numatyti kiekvienam darbotvarkės punktui?
• Kada turėtų prasidėti susitikimas?
• Kas ir kaip užrašinės?

Pasirinkti tinkamą susitikimo laiką gali būti sudėtinga, ypač kai kviečiate žmones, kurių užimtumas nėra fiksuotas. Pirmiausia pažvelkite į savo komandos išteklių kalendorių, kad nustatytumėte tinkamą susitikimo datą. Atkreipkite dėmesį, kad jūsų posėdžio pradžios laikas neturėtų būti atsitiktinis. Kaip parodyta "Doodle" 2019 m. susitikimų būklės ataskaita, tik 12% žmonių pageidauja rengti susitikimus po 14 val. Įrankiai, pvz. "Calendly" arba Meetingbird padės jums rasti tinkamą susitikimo laiką.

Atkreipkite dėmesį, kad komandos posėdžių darbotvarkes geriausia siųsti kartu su kvietimais, o ne vėliau pridėti prie renginio aprašymo. Dėl pastarojo varianto kai kurie dalyviai gali praleisti darbotvarkę ir dėl to nežinoti, ko tikėtis susitikimo metu. Iš darbotvarkės turėtų būti aišku, kad esate to susitikimo vadovas ir (arba) tarpininkas. Jei nėra atskiro susitikimo savininko, sunku sėkmingai atlikti visus veiksmus. Įsitikinkite, kad visi susirinkime dalyvaujantys asmenys iš anksto žino, ką reikia pasiruošti. Priešingu atveju jums bus sunku veiksmingai valdyti diskusiją.

Kaip surengti veiksmingą susirinkimą?

Jūs, kaip susitikimo vedėjas, esate atsakingas už susitikimo eigą. Jūs sprendžiate, kada prasideda susirinkimas ir ar laikomasi veiksmų plano. Visą laiką nepamirškite pagrindinio diskusijos tikslo. Tai pagrindiniai veiksmingų susirinkimų elementai:

• Laikas - Atsižvelkite į laiką. Pavyzdžiui, jei susitikimas turi prasidėti, bet vienas iš dalyvių vėluoja, tikriausiai turėtumėte pradėti diskusiją be jo. Žinoma, visko pasitaiko, ir kartais vėlavimą gali lemti išorinės aplinkybės. Bet ką daryti, jei jūsų komandoje yra žmogus, kuris, kaip žinia, vėluoja ir visada "per daug užsiėmęs", kad atvyktų? Esu tikras, kad kruopščiai pasirinkote laiko tarpą ir įvertinote šio susitikimo išlaidas. Kodėl turėtumėte eikvoti visas šias pastangas vien dėl to, kad kažkas negerbia susitikimų?
• Taisyklės - Susitikimo vedėjas yra atsakingas už gairių, kurių turėtų laikytis visi dalyviai, nustatymą. Viena iš praktikų, kuri tikrai padidina susitikimo dalyvių produktyvumą, yra nevykdyti daugiadienių užduočių. Paprastai tai reiškia, kad visi nešiojamieji kompiuteriai turėtų būti išjungti, o telefonai padėti į šalį. Ar yra kas nors labiau erzinančio už tą asmenį, kuris sėdėjo jūsų susitikime naršydamas internete ir paskui sako: "Ar galite pakartoti paskutinę dalį? Aš nekreipiau dėmesio." Tai baisus laiko ir pinigų švaistymas. Be to, tai neigiamai veikia visų esančiųjų kambaryje energiją.
• Pastabos – užrašų darymas yra gyvybiškai svarbus beveik kiekviename susitikime.. Galite paskirti asmenį, kuris užrašys sesijos metu priimtus sprendimus, arba galite tai padaryti patys. Arba galite paskatinti visus dalyvius užsirašyti (jei tai nėra pretekstas naršyti elektroninio pašto dėžutėje ar "Slack"). Idėja, kurią verta ištirti, yra naudoti vaizdinius užrašus (eskizinius užrašus) kaip pagrindinį metodą. Skaitykite mūsų projektų vadovų eskizų kūrimo vadovas įsitikinti, kad vizualinį užrašų darymą gali atlikti kiekvienas (piešimo įgūdžių nereikia!). Jei susirinkime pasirinkote vieną užrašinėtoją, nusiųskite jo užrašus kitiems dalyviams. Norite, kad visi būtų viename lape dėl susitikimo rezultatų. Daugiau apie tai skaitykite paskutinėje šio straipsnio dalyje.

Efektyvus įvairių tipų susitikimų dalyvių valdymas

Internete rasite daugybę šaltinių, kuriuose aprašomi įvairūs susitikimų asmenybių tipai (pvz. šis, arba šis, arba šis). Visuose šiuose straipsniuose šiek tiek skiriasi susitikimų su asmenimis skaičius arba jų pavadinimai. Tačiau juos visus vienija tai, kad greičiausiai susidursite su dalyviais, kurie dominuos susitikime savo nuomonėmis, garsiais pasisakymais ar net diskusijomis ne į temą. Kita vertus, turėsite žmonių, kurie gali turėti ką nors itin vertingo pasakyti, tačiau dėl vienokių ar kitokių priežasčių jie tylės.

Vienas iš būdų, kaip surengti produktyvius susitikimus su skirtingomis asmenybėmis, - pabandyti pašalinti galios struktūrą. Taip paskatinsite visus dalyvius prisidėti, nesijaudindami, kad jie gali kalbėti ne iš eilės. Puikus tokio metodo pavyzdys - vienas iš "Pixar" įkūrėjų Edas Catmullas. Jis apie tai kalbėjo interviu su "Slack" generaliniu direktoriumi: [susitikimo metu] niekas, pradedant kūrybos direktoriumi ir baigiant pačiu Catmullu, negali pakeisti prodiuserių komandos, atvykusios dėl atsiliepimų. Priežastis paprasta: jie jau žino, kad kažkas neveikia - jie nenori vertinimo, jie nori sprendimų. Catmullas pripažįsta, kad jie ne visada viską daro teisingai. "Kartkartėmis tai būna prakeikta katastrofa", - sako jis. "Bet kartais įvyksta stebuklas. Ir sakydamas "stebuklinga" turiu omenyje, kad ego palieka kambarį."

Egoizmas kambaryje taip pat gali būti išreikštas per darbotvarkę ir pradedant diskusijas ne į temą. Susirinkimo vadovas gali būti lengvai užkluptas netikėtai, kai pasireiškia toks elgesys. Štai kodėl tokiems pertraukimams geriausia pasiruošti iš anksto. Galite įrengti vadinamąją idėjų stovėjimo aikštelę: lentą arba popieriaus lapą, kur surašysite dalyvių iškeltus dalykus, kurie nebuvo įtraukti į veiksmų planą. Efektyvus susirinkimo organizavimas daug lengviau, kai galite pasakyti: "tai įdomus klausimas, padėkime jį ant automobilių stovėjimo aikštelės ir grįžkime prie jo po šio susitikimo".

Veiksmai, kurių reikia imtis po susitikimo

Efektyvūs susitikimai retai baigiasi išėjus iš konferencijų salės. Paprastai reikia imtis kokių nors veiksmų. Gali prireikti įgyvendinti sprendimą, kuris buvo priimtas per susitikimą. Arba galbūt yra grupės sukurtų idėjų sąrašas, kuriuo reikia pasidalyti su kitais žmonėmis.

Pasidalykite susitikimo užrašais su visais dalyvavusiais asmenimis. Į pastabas būtinai įtraukite veiksmų punktus ir tolesnius veiksmus. Visoms užduotims, kurias reikia atlikti, turėtų būti priskirti savininkai.

Po susitikimo jį įvertinkite ir patikrinkite, ar yra kokių nors susitikimo valdymo elementų, kuriuos būtų galima patobulinti ateityje. Toks požiūris padės susitikimą paversti ne tiek kova, kiek veiksminga verslo priemone. Sėkmės!