Kai vadovaujate agentūrai ar programinės įrangos įmonei, kurioje jūsų komanda vienu metu dirba su keliais projektais, gali būti sudėtinga viską suspėti. Net jei vadovaujate vienam projektui kaip projektų vadovas, dažnai gali kilti sunkumų stebint įvairius jo elementus.
Ką sužinosite iš šio straipsnio:
- Naudingi įrankiai, leidžiantys kurti projektų valdymo prietaisų skydelį
- Informacinių lentelių nauda valdant projektus
- Vaidmuo išteklių planavimo programinė įranga
Jei tik būtų būdas gauti informatyvią projekto būklės apžvalgą ir nereikėtų ilgai naršyti po savo PM programėlę.
Laimei, projektų informacinės lentelės suteikia tokią galimybę - jos yra vienintelė vieta, kurioje galite patikrinti svarbiausius KPI ir įvertinti projekto pažangą. Jos taip pat tampa vieninteliu tiesos šaltiniu apie jūsų projekto būklę, kuriuo galite lengvai pasidalyti su klientu ar vadovais. Paprastai projekto valdymo prietaisų skydelį sudaro daugybė valdiklių - grafikų, duomenų taškų arba lentelių - susijusių su skirtingais projekto elementais.
Šiame tinklaraščio įraše papasakosime šiek tiek daugiau apie projektų prietaisų skydelių naudą ir pateiksime keletą patarimų, kaip tokį skydelį sukurti.
Kodėl turėtumėte kurti projektų valdymo prietaisų skydelį?
Visų pirma, projektų valdymo prietaisų skydelis padeda sutaupyti daug laiko jį naudojantiems žmonėms. Pavyzdžiui, būdamas komandos vadovas, paprastai turite tikrinti kelias projekto ataskaitas ir (arba) ekranus. planavimo priemonė kad galėtumėte susidaryti bendrą vaizdą apie konkretaus projekto eigą. Kita vertus, projektų vadovai dažnai turi praleisti valandų valandas kiekvieną savaitę rengdami projekto būklės ataskaitos ir rengti pagrindinius veiklos rodiklius. Naudojant prietaisų skydelius lengva parengti automatiškai atnaujinamą "ataskaitą" su realiuoju laiku pateikiamais duomenimis ir įžvalgomis, pritaikytomis konkrečiai auditorijai.
Kalbant apie pritaikytas įžvalgas, reikia pasakyti, kad nors projektų ir išteklių valdymo įrankiai paprastai yra sukurti taip, kad naudotojams teiktų vertingą informaciją, jie vis tiek turi atitikti daugelio komandų poreikius. Todėl šiose programose siūlomos numatytuosius prietaisų skydelius ar ataskaitas jūsų komandai gali būti ne itin naudingos. Naudinga sukurti pasirinktinę projektų ir išteklių valdymas. prietaisų skydelis ar net kelios iš jų - kiekvienas parengtas tam tikram tikslui. Pavyzdžiui, jūsų įmonės finansų direktorių gali dominti kitokie rodikliai nei klientą.
Klientui skirtos projektų valdymo prietaisų skydeliai taip pat bus labai patogūs. Ne tik sutaupysite laiko, kurį kaskart reikia skirti naujoms ataskaitoms rengti, bet ir projekto suinteresuotieji subjektai galės pažvelgti į nuskaitomas prietaisų skydelius ir lengvai suprasti, kas vyksta projekte. Be to, gerai suprojektuota prietaisų skydelis leis jūsų įmonei labai gerai atrodyti kliento akyse.
Galiausiai, analizuodami projekto prietaisų skydelį galite nustatyti tobulinimo galimybes, kurių kitu atveju nepastebėtumėte. Įvairių projekto aspektų vaizdas iš paukščio skrydžio gali priversti jus susimąstyti apie sprendimus, kurių dar nesvarstėte. Tarkime, kad jūsų projekto prietaisų skydelį sudaro įžvalgos apie išteklių naudojimas ir įvykdytos užduotys. Taip galėsite juos palyginti ir, pavyzdžiui, pastebėti, kad kai kurios užduotys vėluoja, tačiau ne visi komandos nariai išnaudojami optimaliai ir galėtų imtis daugiau užduočių.
Geriausia projektų valdymo prietaisų skydelio kūrimo praktika
Kurdami pasirinktinį projekto prietaisų skydelį, turėtumėte prisiminti keletą pagrindinių veiksmingų prietaisų skydelių savybių.
Pirmiausia, išties galinguose prietaisų skydeliuose yra tik svarbią informaciją.. Todėl naudinga pradėti nuo metrikų ir (arba) elementų, kuriuos tikrai reikia rodyti, sąrašo arba atsakymų, į kuriuos norite, kad atsakytų projektų valdymo prietaisų skydelis. Priešingu atveju jums gali kilti pagunda pridėti keletą papildomų spalvotų diagramų, kad prietaisų skydelis atrodytų "profesionaliau". Deja, tai nepadės jūsų komandos nariams atskirti vertingų įžvalgų nuo triukšmo. Vėlgi nepamirškite, kad galite parengti skirtingų tipų prietaisų skydelius, skirtus skirtingoms auditorijoms ir turinčius tik jiems svarbiausius elementus.
Jūsų projekto prietaisų skydelis taip pat turėtų būti lengva nuskaityti. Rengdami atskirus valdiklius ar diagramas, kurie bus rodomi prietaisų skydelyje, visada įsitikinkite, kad jie yra įskaitomi. Informacija turėtų būti aiški iš pirmo žvilgsnio, kad nereikėtų skaityti sudėtingų lentelių ar atlikti matematinių skaičiavimų. Visada galite paprašyti komandos nario pateikti atsiliepimų apie prietaisų skydelio nuskaitomumą.
Visada atkreipkite dėmesį į tai, ar prietaisų skydeliuose yra tikslūs duomenys. Priešingu atveju trūksta visos prietaisų skydelio paskirties. Naudokite tik patikimus duomenų šaltinius ir, jei įmanoma, projektuokite prietaisų skydelį taip, kad jame būtų pateikiamos įžvalgos realiuoju laiku.
Įrankiai, leidžiantys sukurti projektų valdymo prietaisų skydelį
Jums gali kilti klausimas, kaip sukurti projekto prietaisų skydelį. Ar reikia investuoti į specialią prietaisų skydelio priemonę?
Iš tikrųjų yra keletas galimybių, kuriomis galite pasinaudoti:
- Įsigykite duomenų skydelio programą. Rinkoje yra kelios prietaisų skydelių programėlės, kurios leidžia kurti individualius duomenų skydelius, įskaitant projektų valdymo skydelius. Tokios priemonės paprastai suteikia daug lankstumo kuriant prietaisų skydelį. Tačiau turite nustatyti, ar duomenų šaltiniai, kuriais remiatės, yra prieinami konkrečioje programoje. Įrankiai, kuriuos galbūt norėsite išbandyti: Geckboard, Klipfolio.
- Naudokitės projektų valdymo programine įranga. Daugelyje projektų valdymo programų yra funkcijų, leidžiančių sukurti prietaisų skydelį projekto būklei stebėti. Įrankiai, kuriuos galite išbandyti: ClickUp, Pirmadienis.
- Naudokitės išteklių valdymo programine įranga. Įmonės naudoja geriausi išteklių valdymo įrankiai planuoti ir valdyti savo komandų darbą. Todėl juose galima rasti daug vertingos informacijos apie projektų ir išteklių gerovę. Teamdeck yra mūsų sukurta išteklių valdymo programa, o kitame šio tinklaraščio skirsnyje parodysime, kaip ją naudoti kuriant patikimą projekto prietaisų skydelį.
Sukurkite pasirinktinį projektų valdymo prietaisų skydelį naudodami "Teamdeck
Pagal numatytuosius nustatymus "Teamdeck" turi asmeninį prietaisų skydelį, prieinamą kiekvienam naudotojui, turinčiam vadovo lygio teises, kuriame galite patikrinti pagrindinę informaciją, pvz:
- kiek valandų stebėjote šį mėnesį,
- kiek atostogų dienų išnaudojote,
- koks yra jūsų komandos panaudojimas?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Norėdami sukurti pasirinktinį projektų valdymo prietaisų skydelį, turite sukurti ataskaitą. "Teamdeck" ataskaitos veikia kaip prietaisų skydeliai ta prasme, kad galite naudoti skirtingus elementus, kad sukurtumėte realiuoju laiku duomenimis pagrįstą istoriją. Be to, galite sukurti nuorodą ir bendrinti savo ataskaitą su klientu ar kitomis projekto suinteresuotosiomis šalimis.
Štai keletas elementų, kurie galėtų būti rodomi jūsų komandos projekto prietaisų skydelyje ir (arba) ataskaitoje, pavyzdžių:
- Viršvalandžių ataskaita. Lengva sužinoti, kiek papildomų valandų darbuotojai dirbo tam tikru laiko intervalu.
Sužinokite, kaip sukurti šią diagramą su "Teamdeck" - skaitykite mūsų projekto būklės ataskaitų vadovas.
- Numatytos ir faktinės valandos / išlaidos, kurias stebi jūsų komanda. Tokia diagrama padės iš karto pamatyti, ar jūsų projekto biudžetas vis dar kontroliuojamas, ar ne.
Sužinokite, kaip sukurti šią diagramą su "Teamdeck" - skaitykite mūsų tinklaraščio įrašą apie projekto išlaidų stebėjimas.
- Išrašomų sąskaitų panaudojimas. Sužinokite, kiek laiko jūsų komanda skyrė apmokamai veiklai. Tai padės jums patikrinti, ar konkretus projektas tikrai pelningas.
Žinoma, naudodami "Teamdeck" galite kurti įvairių tipų diagramas ir lenteles. Programą galite išbandyti patys užsiregistruoti nemokamam bandomajam testui čia. Taip pat galite Susitarkite dėl pokalbio su Aniela, mūsų klientų sėkmės ekspertas. Ji parodys jums įvairias "Teamdeck" galimybes pateikiant duomenis apie jūsų komandos veiklos rezultatus.
