Išteklių sąnaudų nuokrypis yra vienas iš išteklių valdymo KPI. kurį tikrai turėtumėte stebėti. Šis rodiklis paprastai išreiškiamas procentais. Ji parodo planuotų išlaidų vienam projekto komandos nariui ir faktinių išlaidų vienam komandos nariui santykį.
Kuo tai naudinga?
Visų pirma, stebėdami išteklių sąnaudų skirtumus galite stebėti projekto pelningumą. Tai ypač svarbu, kai dirbate pagal fiksuotą biudžetą. Kas atsitinka, kai matote, kad jūsų komandos nariai sukuria daugiau išlaidų, nei tikėtasi? Galite įgyvendinti reikiamus optimizavimo veiksmus ir užtikrinti, kad projektas neturėtų neigiamos įtakos jūsų galutiniam rezultatui.
Įmonės, kurios dirba pagal laiko ir medžiagų biudžetus, taip pat turėtų reguliariai tikrinti išteklių sąnaudų skirtumus, kad galėtų laiku reaguoti į nerimą keliančius modelius.
Lygindami apskaičiuotas ir faktines išlaidas taip pat galite gauti vertingų įžvalgų apie projekto vertinimo procesas jūsų įmonėje. Žinoma, sąmatos niekada nebus tikslios, tačiau kai kurios komandos yra linkusios labai nuvertinti tam tikrus savo projektų aspektus. Tokie dėsningumai turėtų būti akivaizdūs, kai palyginsite skirtingų projekto komandos vaidmenų arba skirtingų projekto etapų išteklių sąnaudų skirtumus.
Paprasčiausia formulė - padalyti faktines komandos išlaidas (stebimos valandos padauginta iš darbuotojų valandinių sąnaudų) iš planuojamų sąnaudų (projekto sąmatos padaugintos iš valandinių sąnaudų). Dabar matote, kiek pinigų turėtumėte imti iš kliento, palyginti su tuo, kiek manėte, kad imsite iš jo. Jei norite įsigilinti, taip pat galite atskirti vidines sąnaudas - pinigus, kuriuos mokate savo komandos nariams, + administracines sąnaudas - ir pinigus, kuriuos gaunate iš kliento. Taip galėsite tiksliai nustatyti, kokį pelną gauna jūsų organizacija.
Kaip galite įsivaizduoti, norėdami gauti patikimų duomenų apie faktines komandos išlaidas, turėtumėte naudoti darbuotojų laiko stebėjimo programinė įranga. Dabar parodysime, kaip lengvai apskaičiuoti išteklių sąnaudų nuokrypį naudojant išsamią išteklių valdymo programą "Teamdeck".
"Teamdeck" yra išteklių valdymo programinė įranga su galingomis ataskaitų teikimo funkcijomis, prieinamomis visiems naudotojams - tereikia sukurti paskyrą čia. "Teamdeck" galite išbandyti nemokamai 7 dienas. Po nemokamo bandomojo laikotarpio vieno komandos nario kaina yra $3,99, į kurią įeina išteklių planavimas, laiko stebėjimas ir atostogų valdymo sistema funkcijos.
Jūsų "Teamdeck" paskyra paruošta? Norėdami sukurti reikšmingą ataskaitą apie savo projektų komandas, turite paprašyti, kad jos pradėtų sekti savo laiką naudodamos "Teamdeck" mobilioji darbo laiko stebėjimo programa arba įvesdami savo laiko įrašus per žiniatinklio programėlę.
Tačiau jei norite tik pamatyti, kaip tokia ataskaita veikia, galite greitai sukurti demonstracinę sąskaitą su pavyzdiniais duomenimis. Tiesiog spustelėkite "Žaisti su pavyzdiniais duomenimis", kai esate "Teamdeck" skyriuje "Organizacijos".
Nesvarbu, ar dirbate su tikrais savo komandos duomenimis, ar su pavyzdiniais duomenų taškais, tolesni veiksmai yra tokie patys. Viršutiniame meniu eikite į "Reports" (Ataskaitos) ir spustelėkite pliuso piktogramą apatiniame dešiniajame kampe. Šiandien parodysime, kaip sukurti išteklių sąnaudų skirtumo ataskaitą nuo nulio, todėl spustelėkite "sukurti pasirinktinę".
Tada pavadinkite ataskaitą ir nustatykite atitinkamą datos intervalą.
"Teamdeck" ataskaitos veikia taip, kad jūs nusprendžiate, iš ko jos turėtų būti sudarytos. Galite kurti įvairių tipų diagramas ir lenteles su interaktyviais laukais. Pradžiai sukurkime stulpelinę diagramą, kuri leis mums susidaryti vaizdą apie sąmatų ir faktinių duomenų palyginimą.
Spustelėkite kampe esančią pliuso piktogramą ir pasirinkite stulpelinę diagramą. Pagal numatytuosius nustatymus ją sudarys stulpeliai, iliustruojantys jūsų komandų užsakymus (suplanuotas valandas), darbo laiko apskaitos žiniaraščius (stebimas valandas), laisvas valandas ir atostogų valandas. Mums reikia palyginti tik užsakymus ir darbo laiko apskaitos žiniaraščius, todėl eikite į "Metrics" (Metrikos) ir nuimkite žymėjimą nuo atostogų bei prieinamumo.
Jūsų lentelė turėtų atrodyti taip:
Žinoma, jei komandoje dirba daug žmonių, stulpelinė diagrama bus daug mažiau įskaitoma. Išteklių sąnaudų nuokrypis paprastai apskaičiuojamas vienam projektui, todėl kitus projektus galite išfiltruoti. Spustelėkite Filtrai ir pridėkite atitinkamą filtrą.
Spustelėkite taikyti ir mėgaukitės tik atitinkamais duomenimis užpildyta diagrama. Žvelgdami į šią diagramą galite matyti, kurie darbuotojai įrašė daugiau valandų, nei tikėtasi, ir kurie žmonės neviršijo numatyto valandų skaičiaus. Tačiau norint čia gauti tikslius skaičius, geriau pridėti informatyvią lentelę.
Spustelėkite kampe esančią pliuso piktogramą ir pridėkite lentelę. Galite pakartoti kai kuriuos veiksmus iš ankstesnės lentelės: panaikinkite nereikalingų rodiklių žymėjimą (kol kas palikite tik darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir užsakymus) ir filtruokite atitinkamą projektą.
Taip pat galite pakeisti duomenų grupavimą lentelėje. Pagal numatytuosius nustatymus lentelė pirmiausia bus sugrupuota pagal projektus, o paskui pagal komandos narius. Jei norite pakeisti šį nustatymą, spustelėkite Grouping (grupavimas) ir perjunkite duomenų blokus. Jei naudojate filtrą, iš tikrųjų galite visiškai pašalinti "Projektus".
Mūsų ataskaitos pavyzdyje galutinis grupavimas atrodo taip:
Dabar, kai jūsų lentelę sudaro du duomenų stulpeliai ("Užsakymai" ir "Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai"), metas pridėti daugiau stulpelių, kuriuose nurodomos numatomos ir faktinės išlaidos. Pirmiausia turite pridėti stulpelį, skirtą jūsų komandos valandinėms išlaidoms. Spustelėkite "Metrics" (rodikliai), tada "Add custom" (pridėti pasirinktinį) -> "Add custom values column" (pridėti pasirinktinių verčių stulpelį). Pavadinkite naująjį stulpelį (pvz., "Valandinės išlaidos") ir pasirinkite valiutos duomenų formatą.
Kai pritaikysite šiuos pakeitimus, pamatysite, kad į lentelę pridėtas tuščias stulpelis. Ji veikia panašiai kaip "Excel" skaičiuoklė - spustelėkite bet kurį langelį ir įveskite jame duomenis.
Įvedę komandos valandines išlaidas, galite pridėti stulpelius, kurie automatiškai apskaičiuos bendras numatomąsias ir faktines išlaidas. Vėl eikite į "Metrics" ir spustelėkite "Add customs", bet dabar pasirinkite "Add custom calculation field", nes norime, kad "Teamdeck" pati apskaičiuotų rezultatą. Pavadinkite stulpelį, pasirinkite valiutos duomenų formatą ir įveskite formulę.
Planuojamoms išlaidoms taikoma tokia formulė:
= (Užsakymai: laikas / 60) * Pasirinktinės vertės: Valandos kaina
Faktinės išlaidos:
= (Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai: laikas / 60) * Pasirinktinės vertės: Valandos kaina
Pradėjus įvesti kintamąjį, "Teamdeck" pasiūlys galimas parinktis.
Šiuo metu jūsų lentelėje turėtų būti 5 stulpeliai, įskaitant du naujus stulpelius, skirtus numatomoms ir faktinėms išlaidoms.
Paskutinis stulpelis, kurį turėtume įtraukti į lentelę, yra tas, apie kurį kalbama šioje ataskaitoje: išteklių sąnaudų nuokrypis. Norėdami jį apskaičiuoti, sukurkime dar vieną pasirinktinį skaičiavimo lauko stulpelį. Šį kartą turėtumėte pasirinkti procentinį duomenų formatą ir įvesti šią formulę:
= (pasirinktinės formulės: faktinės išlaidos / pasirinktinės formulės: planuojamos išlaidos)*100
Pastaba: jei jūsų stulpeliai pavadinti kitaip, turėtumėte pakoreguoti formulę, kad ji atitiktų šį pavadinimą.
Lentelėje atsiras naujas stulpelis su kiekvieno jūsų darbuotojo, dirbančio su konkrečiu projektu, išteklių sąnaudų nuokrypio verte.
Jei reikšmė didesnė nei 100%, tai reiškia, kad šis komandos narys dirbo daugiau laiko nei numatyta. Jei reikšmė mažesnė nei 100%, tai reiškia, kad pradinis įvertis nebuvo pasiektas.
Paskutinis dalykas, kurį galbūt norėsite padaryti, yra pakeisti eilutės "iš viso" apskaičiavimo būdą. Pagal numatytuosius nustatymus tai yra visų tam tikro stulpelio reikšmių suma. Vidutinė reikšmė čia būtų daug naudingesnė. Paskutinę eilutę galima spustelėti ir redaguoti kaip skaičiuoklės ląstelę, todėl tereikia įvesti šią formulę:
= vidurkis(nested(Grupė: Žmonės, Pasirinktinės formulės: išteklių sąnaudų dispersija))
Programinės įrangos namai ir kūrybinės agentūros iš įvairių žemynų naudoja "Teamdeck" savo komandų darbui planuoti ir stebėti. Jei manote, kad jūsų organizacijai taip pat galėtų būti naudingas veiksmingas išteklių valdymas, būtinai išbandykite mus. Kviečiame jus Susitarkite dėl pokalbio su Aniela, mūsų klientų sėkmės ekspertas, kuris aprodys jums programėlę ir padės jūsų komandai sklandžiai įsijungti.
Tik 1 iš 5 žmonių (18%) turi naudingą laiko valdymo metodą. Laiko valdymo strategijos ir projektų laiko valdymo įrankiai padeda jums susidoroti su paskirtais darbais per turimą laiką. Dirbdami projektų vadovais,...
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...