Trumpas atsakymas: taip, turėtumėte! Geras darbų aprašas gali padėti sutaupyti daug streso, laiko ir išlaidų. Skamba kaip kažkas, ką verta išbandyti, tiesa? Šiame tinklaraščio įraše apžvelgsime veiksmingo darbų atlikimo akto rašymo pagrindus. Taip pat apžvelgsime svarbiausius šio dokumento privalumus. Tačiau pirmiausia trumpai paaiškinkime, kas yra SOW ir kokią vietą jis užima projekto valdymo procese.
Projektų valdymo žinių sąvadas apibrėžia projekto darbų aprašą kaip produktų, paslaugų ar rezultatų, kurie turi būti pasiekti įgyvendinant projektą, aprašas. (šaltinis: PMBOK® vadovas - penktasis leidimas).
Iš esmės tai dokumentą, kuriame aprašomi įvairūs projekto aspektai., įskaitant:
Darbų aprašą turi pasirašyti visos projekto suinteresuotosios šalys, ir jis dažnai yra projekto sutarties dalis.
Jums gali kilti klausimas, kuo skiriasi darbų aprašas ir darbų apimtis. Pirmasis yra dokumento, kuriame paprastai nurodoma projekto apimtis, pavadinimas. Kai sakome "darbų apimtis", paprastai turime omenyje darbus, kuriuos reikia atlikti norint įgyvendinti projektą. Apimties dokumentavimas yra esminis veiksmingo projekto apimties valdymas. Tai galite padaryti sukurdami vadinamąją darbų suskirstymo struktūrą (angl. work breakdown structure, WBS), kuri leidžia vizualizuoti apimtį. Taip pat gali būti gera idėja WBS įtraukti į darbų aprašą.
Šio tinklaraščio straipsnio pradžioje minėjome, kad geras darbo pažymėjimas gali sutaupyti daug nervų ir pinigų. Tai ypač aktualu, kai dirbate su išorės suinteresuotosiomis šalimis ir jūsų projektas yra gana sudėtingas. Turėti vieną tiesos šaltinį apie darbus, kuriuos turėtumėte ir neturėtumėte atlikti, gali būti išsigelbėjimas. Naudodamiesi darbų ataskaita galite:
[/vc_column_text]
Būtina atkreipti dėmesį, kad projektai gali būti labai skirtingi, todėl, priklausomai nuo jų pobūdžio, skirtingos įmonės gali naudoti labai skirtingus darbų aprašus. Tačiau yra keletas elementų, kuriuos paprastai apima jūsų SOW. Panagrinėkime juos vieną po kito:
Darbo aprašymo įžangoje galite apibendrinti projektą ir nurodyti visas jame dalyvaujančias šalis. Projekto santraukoje paprastai paaiškinate projekto tikslą ir viziją. Apie ką šis projektas? Koks yra verslo tikslas jį įgyvendinti? Kokią problemą išspręs galutinis produktas?
Šių elementų paaiškinimas SOW pradžioje padės nustatyti viso dokumento toną ir pagrįsti, kodėl į apimtį įtraukiami arba neįtraukiami tam tikri rezultatai.
Šioje darbo aprašymo dalyje bandote atsakyti į du klausimus:
Suprantama, kad šis skirsnis negali būti pernelyg neapibrėžtas, nes gali kilti nesusipratimų. Kita vertus, šioje vietoje galite nesugebėti, pavyzdžiui, išdėstyti visų užduočių. Jei taip yra - nieko baisaus. Svarbiausia, kad tiksliai atspindėtumėte apimtį, dėl kurios susitarėte su kitomis suinteresuotosiomis šalimis.
Galite pereiti nuo bendresnės apimties apžvalgos iki konkrečių žingsnių ir užduočių, kurias turės atlikti projekto komanda, sąrašo. Nepamirškite ir konkrečių rezultatų. Labai svarbu vengti dviprasmiškų frazių, pvz. šį ar tą. Jei norite, kad jūsų darbo aprašas būtų naudingas galimose būsimose derybose su klientu, jis turėtų būti kuo aiškesnis.
Taip pat būtų gerai, jei į PAV įtrauktumėte neigiamą apimtį. Kalbame apie tuos projekto elementus, kurie buvo aptarti su klientu arba yra konkurentų produktuose, bet galiausiai susitarėte jų neįtraukti į apimtį.
Aprašydami skirtingus projekto etapus, galite įtraukti projekto etapai ir terminus. Kai kurie projektai turės fiksuotus terminus, kiti - ne, todėl ne visada galėsite nurodyti tikslų atlikimo laikotarpį. Vis dėlto SOW naudinga bent jau pranešti apie skirtingus projekto etapus ir apytikslį laiką, kurį jie turėtų užtrukti.
Jau pabrėžėme, kad darbo aprašyme turite vartoti tikslią kalbą ir tiksliai pristatyti projektą. Tas pats pasakytina ir apie standartus bei priėmimo kriterijus, kuriuos taip pat turėtumėte įtraukti į PAV.
Įsivaizduokite, kad jūsų komanda kuria klientui skirtą mobiliąją programėlę. Neužtenka tik aprašyti programėlės funkcijas SOW. Ką daryti, jei jūsų programėlė veikia taip, kaip nurodyta, daugumoje mobiliųjų įrenginių, bet ne visuose? Jei jūs ir klientas nesusitarėte dėl platformų, kurioms skirta programėlė, sąrašo, jums būtų sunku įrodinėti, kad darbas atliktas sėkmingai. Štai kodėl taip svarbu įtraukti tam tikrus konkrečiai pramonei būdingus standartus. Programinės įrangos kūrimo projektuose jie gali apimti išsamią informaciją apie:
PAV dokumente taip pat galite paminėti kliento pareigas, pavyzdžiui, ar jis turi pateikti kokį nors turtą?
Galiausiai įrašykite projekto sėkmės apibrėžimą: ko klientas tikisi iš sėkmingo projekto? Kas bus atsakingas už projekto sėkmės nustatymą?
Informacija apie biudžetą yra neatsiejama jūsų SOW dalis. Jei galite pateikti projekto išlaidas, jas užrašykite. Jei dirbate laiko ir medžiagų pagrindu arba yra sudarytas kitas susitarimas, aiškiai paaiškinkite jo sąlygas. Nepamirškite apie papildomas projekto išlaidas: licencijų mokesčius, įrangą, keliones ir pan.
Mokėjimo grafikas taip pat turėtų būti nurodytas SOW. Kada turėtumėte tikėtis mokėjimo? Ar yra numatytos kokios nors įmokos? Kaip įmonė, atsakinga už projektą, esate suinteresuoti nepalikti vietos abejonėms jokiose SOW dalyse, ir, suprantama, šis skyrius nėra išimtis.
Ar surinkote visą informaciją, reikalingą darbo ataskaitoje? Įsitikinkite, kad visos dalyvaujančios šalys yra susipažinusios su dokumentu, ir duokite jį pasirašyti.
Dabar jau suprantate, kokią vertę turi gerai parašytas darbo aprašas. Nesvarbu, ar vadovaujate specializuotai agentūrai, ar dirbate didesnėje organizacijoje, tai yra naudingas jūsų komandos projekto valdymo proceso elementas. Pasidalykite mūsų vadovu su savo įmonės projektų vadovais ir paraginkite juos sukurti SOW dokumentus įvairiems savo vadovaujamiems projektams.
"Teamdeck" tinklaraštyje dažnai dalijamės projektų valdymo vadovais. Štai keletas pavyzdžių, kurie jums ir jūsų komandos nariams gali būti naudingi:
Tik 1 iš 5 žmonių (18%) turi naudingą laiko valdymo metodą. Laiko valdymo strategijos ir projektų laiko valdymo įrankiai padeda jums susidoroti su paskirtais darbais per turimą laiką. Dirbdami projektų vadovais,...
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...