Ką turėtumėte įtraukti į darbų aprašą projektų valdymo srityje?
Būtina atkreipti dėmesį, kad projektai gali būti labai skirtingi, todėl, priklausomai nuo jų pobūdžio, skirtingos įmonės gali naudoti labai skirtingus darbų aprašus. Tačiau yra keletas elementų, kuriuos paprastai apima jūsų SOW. Panagrinėkime juos vieną po kito:
Projekto santrauka
Darbo aprašymo įžangoje galite apibendrinti projektą ir nurodyti visas jame dalyvaujančias šalis. Projekto santraukoje paprastai paaiškinate projekto tikslą ir viziją. Apie ką šis projektas? Koks yra verslo tikslas jį įgyvendinti? Kokią problemą išspręs galutinis produktas?
Šių elementų paaiškinimas SOW pradžioje padės nustatyti viso dokumento toną ir pagrįsti, kodėl į apimtį įtraukiami arba neįtraukiami tam tikri rezultatai.
Projekto apimtis
Šioje darbo aprašymo dalyje bandote atsakyti į du klausimus:
- Kas bus pristatyta?
- Kas nebus pristatyta?
Suprantama, kad šis skirsnis negali būti pernelyg neapibrėžtas, nes gali kilti nesusipratimų. Kita vertus, šioje vietoje galite nesugebėti, pavyzdžiui, išdėstyti visų užduočių. Jei taip yra - nieko baisaus. Svarbiausia, kad tiksliai atspindėtumėte apimtį, dėl kurios susitarėte su kitomis suinteresuotosiomis šalimis.
Galite pereiti nuo bendresnės apimties apžvalgos iki konkrečių žingsnių ir užduočių, kurias turės atlikti projekto komanda, sąrašo. Nepamirškite ir konkrečių rezultatų. Labai svarbu vengti dviprasmiškų frazių, pvz. šį ar tą. Jei norite, kad jūsų darbo aprašas būtų naudingas galimose būsimose derybose su klientu, jis turėtų būti kuo aiškesnis.
Taip pat būtų gerai, jei į PAV įtrauktumėte neigiamą apimtį. Kalbame apie tuos projekto elementus, kurie buvo aptarti su klientu arba yra konkurentų produktuose, bet galiausiai susitarėte jų neįtraukti į apimtį.
Tvarkaraštis ir pagrindiniai etapai
Aprašydami skirtingus projekto etapus, galite įtraukti projekto etapai ir terminus. Kai kurie projektai turės fiksuotus terminus, kiti - ne, todėl ne visada galėsite nurodyti tikslų atlikimo laikotarpį. Vis dėlto SOW naudinga bent jau pranešti apie skirtingus projekto etapus ir apytikslį laiką, kurį jie turėtų užtrukti.
Priėmimo kriterijai, sėkmės apibrėžtys
Jau pabrėžėme, kad darbo aprašyme turite vartoti tikslią kalbą ir tiksliai pristatyti projektą. Tas pats pasakytina ir apie standartus bei priėmimo kriterijus, kuriuos taip pat turėtumėte įtraukti į PAV.
Įsivaizduokite, kad jūsų komanda kuria klientui skirtą mobiliąją programėlę. Neužtenka tik aprašyti programėlės funkcijas SOW. Ką daryti, jei jūsų programėlė veikia taip, kaip nurodyta, daugumoje mobiliųjų įrenginių, bet ne visuose? Jei jūs ir klientas nesusitarėte dėl platformų, kurioms skirta programėlė, sąrašo, jums būtų sunku įrodinėti, kad darbas atliktas sėkmingai. Štai kodėl taip svarbu įtraukti tam tikrus konkrečiai pramonei būdingus standartus. Programinės įrangos kūrimo projektuose jie gali apimti išsamią informaciją apie:
- testavimas (Kaip bus testuojamas produktas?),
- įrenginiai, naršyklės, operacinės sistemos.
- gaminio prastovos ir techninė priežiūra,
- saugumo standartus ir kt.
PAV dokumente taip pat galite paminėti kliento pareigas, pavyzdžiui, ar jis turi pateikti kokį nors turtą?
Galiausiai įrašykite projekto sėkmės apibrėžimą: ko klientas tikisi iš sėkmingo projekto? Kas bus atsakingas už projekto sėkmės nustatymą?
Kaina ir mokėjimo sąlygos
Informacija apie biudžetą yra neatsiejama jūsų SOW dalis. Jei galite pateikti projekto išlaidas, jas užrašykite. Jei dirbate laiko ir medžiagų pagrindu arba yra sudarytas kitas susitarimas, aiškiai paaiškinkite jo sąlygas. Nepamirškite apie papildomas projekto išlaidas: licencijų mokesčius, įrangą, keliones ir pan.
Mokėjimo grafikas taip pat turėtų būti nurodytas SOW. Kada turėtumėte tikėtis mokėjimo? Ar yra numatytos kokios nors įmokos? Kaip įmonė, atsakinga už projektą, esate suinteresuoti nepalikti vietos abejonėms jokiose SOW dalyse, ir, suprantama, šis skyrius nėra išimtis.
Ar surinkote visą informaciją, reikalingą darbo ataskaitoje? Įsitikinkite, kad visos dalyvaujančios šalys yra susipažinusios su dokumentu, ir duokite jį pasirašyti.