Efektyvus nuotolinis komandos bendravimas

Efektyvaus nuotolinio komandinio bendravimo iššūkiai

Kokie pirmieji iššūkiai, kylantys bendraujant nuotoliniu būdu, jums ateina į galvą? Galbūt galvojate apie laiko juostas ir sunkumus sinchronizuojant laiką. O gal nerimaujate dėl nepatikimo interneto ryšio. Tai pagrįsti nuogąstavimai, tačiau toliau nurodyti iššūkiai dažnai pasirodo esantys rimtesni, nors juos ne taip lengva numatyti ar pastebėti.

Matomumo trūkumas - pirmoji priežastis, dėl kurios mažėja nuotolinės komandos bendravimo efektyvumas

Matomumo trūkumas, kuris gali būti sudėtingas nutolusioms komandoms, pasireiškia keliais lygmenimis:

• Kas yra laisvas?
  Kai nematote savo komandos akis į akį, sunkiau sužinoti, kas dirba, o kas atostogauja. Viskas dar sudėtingiau ne visą darbo dieną dirbantys darbuotojai ir laisvai samdomi darbuotojai. kurie dažniausiai dirba nuotoliniu būdu. Be to, daugelis nuotoliniu būdu dirbančių darbuotojų dirba lanksčiomis darbo valandomis, derindami darbo pareigas su asmenine veikla.

• Kaip sužinoti, ar jie yra laisvi?
  Šią problemą galima išspręsti dviem būdais: pirma, įvesti neatvykimo į darbą stebėjimo procesas ir vieta, kurioje jūsų komanda gali matyti, kas konkrečią dieną yra laisvas, o kas ne. Tada paprašykite komandos narių pranešti apie savo užimtumą, pvz., naudodami "Slack" būsenas: pakaks trumpų pranešimų, pvz., "esu susitikime" arba "išvykęs pietauti".
• Kas ką dirba?
  "Nežinau, ar jūs esate tinkamas asmuo, kurio reikia paklausti apie šį projektą, bet štai aš." - idealiu atveju norėtumėte pašalinti spėliones iš savo komandos bendravimas. Jei komandoje yra mažiau nei, tarkime, 25 nariai, gana lengva prisiminti, kas prie ko dirba. Jei jūsų komanda didesnė, viskas tampa daug sudėtingiau. Vėlgi, galite naudoti internetinė erdvė kur jūsų komandos draugai gali patikrinti, kas kokiame projekte dalyvauja.

"Teamdeck" išteklių kalendorius yra vienintelis tiesos šaltinis apie jūsų komandos užimtumą ir darbo krūvį. Galite matyti, kas kuriam projektui priskirtas, kas atostogauja ir kas talpa kairėje (jei ieškote žmonių, kurie galėtų prisijungti prie jūsų projekto). 

• Kas turėtų apie tai žinoti?
  Veiksmingas bendravimas reiškia, kad tinkami žmonės gauna tinkamą pranešimą tinkamu laiku. Kad tai būtų tiesa, jūsų nuotoliniai darbuotojai turi žinoti, kas turėtų būti informuojami apie įvairius dalykus. Užsirašykite keletą paprastų taisyklių, pavyzdžiui, "Nežinomasis, kuris tvarko mūsų svetainę, turi žinoti apie naujus jūsų projektų etapus, kad galėtų skelbti atnaujinimus".

Konteksto trūkumas - antroji priežastis, dėl kurios mažėja nuotolinio komandinio bendravimo veiksmingumas

Bendraudami su nuotoliniu būdu dirbančiu žmogumi neturite tokio konteksto, kokį suteikia tiesioginis bendravimas. Iš esmės nematote kūno kalbos, dažniausiai nežinote, ką tas asmuo veikė pastaruoju metu, kokia jo nuotaika ir pan. Panagrinėkite tokį pavyzdį: iš vieno iš savo bendradarbių gaunate labai aptakią žinutę, kurioje prašoma pasidalyti tam tikra informacija. Iš pradžių galite pagalvoti: "Ar šis žmogus ant manęs pyksta? Ar jis įskaudintas? Juk nieko blogo nepadariau". Galite suprasti, kaip tai gali sukelti nesusikalbėjimą ar net konfliktą. Štai kodėl labai svarbu:

• Kai dėl ko nors kreipiatės į komandos draugus, pateikite kontekstą. Užuot rašę "Atsiųskite man kuo greičiau paskutinės kampanijos statistiką", sakykite "Po valandos turiu netikėtą susitikimą su XYZ. Ar galite atsiųsti man paskutinės kampanijos statistiką, kad galėčiau ją parodyti per susitikimą?". Daugiau konteksto = mažiau nesusipratimų.
• Naudokitės vaizdo ryšiu. Kai nesate tikri dėl konteksto ir nerimaujate, kad išsiaiškinimas gali užtrukti, tiesiog pasakykite: "Pasikalbėkime greitai ir aptarkime tai". Tikėtina, kad viską išsiaiškinsite greičiau.

Sunkumai palaikant ryšį

Nuotolinėse komandose dirbantys žmonės turi sąmoningai stengtis palaikyti ryšį. Gana lengva apsiriboti bendravimu trumposiomis žinutėmis, kuriomis keičiamasi per "Slack" arba el. paštu, ypač jei žmonių vaidmenys yra nepriklausomi arba jie dirba skirtingose laiko juostose. Būdami komandos vadovai, galite puoselėti komandinę dvasią skatindami reguliariai rengti vaizdo pokalbius, komandos formavimo veiklaarba net pokalbių kanalą, skirtą memams skelbti (galite pamatyti kitų kultūrą stiprinančių kanalų idėjų čia). 

Mažai 1:1 susitikimų galimybių

Šis klausimas yra šiek tiek sudėtingas. Galite pagalvoti: kaip taip atsitiko, kad 1:1 susitikimų galimybių yra mažiau? Juk žmonės gali kalbėtis privačiai, kada panorėję: daugelis nuotolinių komandų naudojamų bendravimo priemonių leidžia rengti privačius pokalbius.

Tai galioja pokalbiams tarp darbuotojų, tačiau vadovo ir tiesioginio vadovo pokalbiai 1:1 gali būti greitai pamiršti, jei kasdien nematote savo komandos. Arba galite įgyti klaidingą saugumo jausmą, kai su savo komanda bendraujate reguliariai.visi atrodo laimingi, papildomų 1:1 susitikimų nereikia.. Tik taip yra, nepriklausomai nuo to, kokia yra jūsų komandos gerovė.

Tiesa, šis iššūkis būdingas ne tik nuotolinėms komandoms. Biure dirbantys komandos nariai taip pat gali turėti mažiau galimybių susitikti su savo viršininku, nei jiems reikia. Tačiau kai kalbama apie nuotolinius darbuotojus, turite užtikrinti, kad jie turėtų galimybę retkarčiais su jumis pasikalbėti. Galite numatyti fiksuotą tokių susitikimų laiką arba reguliariai priminti darbuotojams, kad jie pasirinktų laiko tarpą 1:1. Taip galėsite geriau užmegzti ryšį su savo paskirstytais darbuotojais, taip pat kurti pasitikėjimą savo komanda..