Agentūroms, programinės įrangos bendrovėms ar bet kokio pobūdžio konsultacinėms įmonėms labai svarbu stebėti projektų pelningumą. Kai dirbate su keliais klientais vykdydami kelis projektus, tiesiog privalote užtikrinti, kad jūsų pastangos neštų pelną. Be to, analizuodami savo projektų pelningumą, galėsite tobulinti kainodaros strategiją ir būsimus pinigų srautus. Pavyzdžiui, gali paaiškėti, kad imate per mažus mokesčius arba skiriate per daug neapmokamų valandų.
Ką sužinosite iš šio straipsnio:
Taip pat norite stebėti pelningumą projekto įgyvendinimo metu, o ne jam pasibaigus. Kodėl? Todėl, kad kuo greičiau pastebėsite tobulintinas sritis, pavyzdžiui, kad jūsų darbuotojai praleidžia daug neapmokamo laiko susitikimuose su klientais, tuo greičiau galėsite spręsti šias problemas.
Ar jums reikia specializuotų apskaitos įrankių, kad galėtumėte stebėti projekto pelną? Nebūtinai. Šiame tinklaraščio įraše parodysime, kaip išteklių planavimo ir darbuotojų laiko stebėjimo programinė įranga, Teamdeck, gali būti patogus įrankis, padedantis stebėti projekto išlaidas ir pelną.
Prieš pradėdami rengti projekto pelningumo ataskaitą, turite užsiregistruoti "Teamdeck (galite ją išbandyti nemokamai 7 dienas, kredito kortelės nereikia). Būsite puikioje kompanijoje: daugiau nei 3500 klientų iš interaktyviųjų agentūrų, programinės įrangos įmonių ir startuolių. naudoti "Teamdeck kasdien planuoti ir valdyti savo komandų darbą.
Dabar pereikime prie projekto pelningumo ataskaitos. Apžvelgsime du tipinius projektų biudžetų tipus: fiksuotos kainos bei laiko ir medžiagų. 
Kai turite fiksuotą biudžetą, tereikia stebėti projekto išlaidas ir atimti jas iš bendros kainos. Tokias išlaidas, kaip programinės įrangos licencijos ar kelionių išlaidos, paprastai stebėti gana paprasta, nes jas kontroliuoja apskaitos skyrius. Tačiau didžiąją dalį jūsų projekto išlaidų sudaro jūsų komandos darbo sąnaudos. Kaip sekti šias išlaidas?
Lengviausias būdas tai padaryti - savo įmonėje pradėkite taikyti laiko stebėjimą.. Jame yra daug išmokosvienas iš jų - tai, kad tiksliai stebite projekto išlaidas. Žinoma, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščiai būtų patikimi, jūsų komanda turėtų reguliariai sekti savo laiką, geriausia - realiuoju laiku. Patikimos laiko stebėjimo priemonės, tokios kaip "Teamdeck", siūlo patogų komandos laiko sekimo įrenginiai žiniatinklio ir mobilusis prietaisai.
Kai jūsų komandos stebi savo laiką, praleistą įgyvendinant skirtingus projektus, galite lengvai sukurti projekto išlaidų ataskaita į "Teamdeck":
1. Eikite į viršutinėje meniu juostoje esantį ataskaitų rinkinį ir spustelėkite pliuso piktogramą "sukurti naują". Pasirinkite parinktį "create custom" (sukurti pasirinktinį), nes norime sukurti ataskaitą nuo nulio, nenaudodami šablono.
2. Pridėkite naują lentelę. Pagal numatytuosius nustatymus joje bus rodomi visi jūsų įmonės projektai kartu su darbo laiko apskaitos žiniaraščių, užsakymų ir atostogų duomenimis. Norint stebėti savo komandos darbo sąnaudas, jums reikia tik darbo laiko apskaitos žiniaraščių, todėl kitus stulpelius galite pašalinti. Jūsų lentelė turėtų atrodyti taip (tik su jūsų projektais, išvardytais kairiajame stulpelyje):
[/vc_column_text]
3. Kadangi norite stebėti tik vieno projekto išlaidas, kitus projektus galite filtruoti. Spustelėkite "Filtrai", tada pridėkite naują, kuris turėtų filtruoti informaciją pagal projektų pavadinimus. Įveskite norimo analizuoti projekto pavadinimą ir spustelėkite "Taikyti".
4. Kitas žingsnis - apskaičiuoti kiekvieno darbuotojo, dirbančio su šiuo projektu, išlaidas. Jų darbo laiko apskaitos žiniaraščius pamatysite spustelėję mažą rodyklę lentelėje, esančią šalia projekto pavadinimo:
5. Darysime prielaidą, kad kiekvieno iš jų valandinis įkainis yra skirtingas. Pridėkime naują stulpelį, kuriame galėsime įvesti šią vertę. Eikite į Metrika -> Pridėti pasirinktinį -> Pridėti pasirinktinių verčių stulpelį. Tada įveskite naujojo stulpelio pavadinimą (tarkime, "Vidinis valandinis įkainis") ir pasirinkite valiutos duomenų tipą. Pamatysite, kad lentelėje atsiras naujas stulpelis su tuščiais langeliais.
6. Pasirinktinių reikšmių stulpelis veikia kaip skaičiuoklės stulpelis. Galite spustelėti ląstelę ir rankiniu būdu į ją įrašyti skaičių. Užpildykime šį stulpelį savo komandos įkainiais. Pirmąją eilutę galite palikti tuščią, nes neturime standartinio valandinio įkainio visai komandai.
7. Dabar pridėkime stulpelį, kuriame bus apskaičiuotos kiekvieno darbuotojo, dirbančio su šiuo projektu, patirtos išlaidos. Pridėkite naują stulpelį, tačiau šį kartą, užuot pasirinkę "Custom values column" (pasirinktinių reikšmių stulpelį), pasirinkite "Add custom calculation field" (pridėti pasirinktinį skaičiavimo lauką), nes čia mums reikia atlikti tam tikrus matematinius veiksmus.
Pavadinkite stulpelį (pvz., "Išlaidos"), pasirinkite valiutos duomenų tipą ir įveskite formulę:
(Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai: laikas / 60) * Pasirinktinės reikšmės: Vidinis valandinis įkainis
Kai pradėsite rašyti stulpelių pavadinimus, "Teamdeck" pasiūlys tinkamą lauką, kurį reikia įrašyti į formulę. Nepamirškite dalyti darbo laiko apskaitos žiniaraščių iš 60, jei norite dirbti su valandomis - mūsų sistemoje laikas saugomas kaip minutės.
Štai ir turime naują stulpelį su kiekvienam darbuotojui priskirtomis išlaidomis.
8. Paskutinis dalykas, kurį norime padaryti, yra susumuoti visas atskirų išlaidų vertes eilutėje "Iš viso". Spustelėkite ją ir įveskite šią formulę:
= suma(nested(Grupė: Žmonės, Pasirinktinės formulės: Išlaidos))
Kai įvesite reikšmes, "Teamdeck" pasiūlys atitinkamus stulpelių pavadinimus.
Štai ir viskas! Turite tikslią projekto išlaidų ataskaitą, kurią galite palyginti su fiksuotu biudžetu ir sužinoti projekto pelningumą.
Ar galėtumėte sukurti tokią lentelę "Excel" skaičiuoklėje? Taip, tačiau ją reikėtų reguliariai atnaujinti, nes žmonės nuolat stebi savo laiką. Naudodamiesi "Teamdeck" visada gausite tikslius darbo laiko apskaitos žiniaraščio duomenis, todėl išlaidas galėsite stebėti beveik realiuoju laiku. Tai tiesiog daug patogiau ir greičiau, nei tvarkyti skaičiuokle pagrįstą ataskaitą.
Jei klientams mokesčius taikote pagal laiko ir medžiagų modelį, greičiausiai jau stebite savo komandos laiką. Norint klientams išrašyti tikslias sąskaitas faktūras, būtina turėti tikslius darbo laiko apskaitos žiniaraščio duomenis.
Naudodamiesi "Teamdeck" komandos nariai gali lengvai sekti savo darbo laiką, o jūs galite labai tiksliai stebėti projekto pelną. Kai tik kas nors į savo darbo laiko apskaitos žiniaraštį įveda naują darbo laiko įrašą, jūsų projekto pelningumo ataskaitoje pateikiama naujausia informacija.
Norint sukurti ataskaitą, kurioje apskaičiuojamas projekto pelnas, reikia pakartoti pirmoje šio tinklaraščio įrašo dalyje aprašytos fiksuotos kainos ataskaitos 1-6 veiksmus.
Šiuo metu jau turite lentelę, kurioje pateikiami komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir jų vidiniai valandiniai įkainiai (t. y. pinigai, kuriuos jiems mokate už kiekvieną darbo valandą). Dabar metas pridėti stulpelį su jų išoriniais valandiniais įkainiais (t. y. pinigais, kuriuos imate iš kliento už valandą konkretaus darbuotojo darbo). Tai galite padaryti pridėdami naują pasirinktinių verčių stulpelį ir įvesdami vertes į langelius.
Jūsų įmonės pelnas yra išorinio ir vidinio kurso skirtumas. Sukurkime stulpelį, kuriame apskaičiuojamas pelnas, ir padauginkime jį iš valandų, kurias jūsų darbuotojai dirbo prie šio projekto. Pridėkite naują "pasirinktinį skaičiavimo lauką". Pavadinkite jį (pvz., "Pelnas"), pasirinkite valiutos tipą ir įveskite šią formulę:
(Pasirinktinės vertės: išorinis valandinis įkainis - Pasirinktinės vertės: vidinis valandinis įkainis) * (Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai:Laikas/60)
Paskutinis dalykas, kurį reikia padaryti, yra susumuoti darbuotojo pelną bendroje eilutėje. Spustelėkite ją ir įveskite:
Galutinė lentelė turėtų atrodyti taip:
Žinoma, galite toliau pritaikyti filtruodami informaciją arba pridėdami naujų stulpelių. "Teamdeck" ataskaitos yra labai galingos, todėl turėtumėte sugebėti jas pritaikyti savo organizacijos poreikiams.
Ar norėtumėte pasikalbėti apie "Teamdeck" įtraukimą į savo įmonės projektų valdymo sistemą? Suplanuokite pokalbį su Aniela, mūsų klientų sėkmės ekspertas. Ji supažindins jus su programa ir padės ją nustatyti jūsų komandai.
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...
Įmonės paprastai deda daug pastangų išteklių paskirstymui. Norite, kad visi būtų užimti ir kartu užtikrintumėte, kad jų užduotys būtų vertingos (o tai dažnai reiškia, kad už jas galima atsiskaityti) įmonei. Tai tampa labai sudėtinga, nes jūsų komanda...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...