Kai esate projekto vadovas arba komandos vadovas, visada turite sekti savo projekto išlaidas. Nesvarbu, ar jūsų projektas yra vidaus įmonė, ar jį remia išorės suinteresuotieji subjektai: žinodami, kiek išlaidų jis sukėlė, galėsite geriau vadovauti savo komandai ir galbūt patobulinti išlaidų valdymo planą.
Ką gausite su šiuo straipsniu:
Šiame tinklaraščio įraše parodyti, kaip stebėti projekto išlaidas naudojant Išteklių planavimo programinė įranga "Teamdeck. Daugiausia dėmesio skirsime jūsų komandos narių, dirbančių prie projekto, patiriamoms išlaidoms - tokia analizė bus ypač naudinga įmonėms, kurios dirba pagal laiko ir medžiagų sąnaudas, kai kiekviena valanda įskaičiuojama į bendrą biudžetą. Kitos su projektu susijusios išlaidos, be abejo, taip pat svarbios, tačiau jas paprastai daug lengviau stebėti.
Pirmiausia apibendrinkime pagrindinius patikimos programėlės, skirtos projekto biudžetui sekti, privalumus.
Manome, kad galima drąsiai teigti, jog suprantate, kaip svarbu sekti projekto išlaidas. Reikalas tas, kad daugelis įmonių vis dar pasikliauja pasenusiomis projektų biudžetų kontrolės priemonėmis, visų pirma skaičiuoklėmis. Teigiame, kad naudojant specialią projekto planavimo priemonėar tai būtų rinkodaros projektų valdymo programinė įranga arba į išteklius orientuotą, pavyzdžiui, "Teamdeck", suteikia jums didelį pranašumą.
Pirmiausia duomenys turi būti tikslūs ir naujausi. Kruopščiai suplanavę biudžetą, turite galėti pasakyti, ar viskas vyksta pagal planą. Nelengva užtikrinti, kad skaičiuoklės būtų tikslios, ypač kai reikia stebėti kelių komandos narių darbą.
Prašymas užpildyti darbo laiko apskaitos žiniaraščius padės, tačiau tai gali būti nepatogus variantas, ypač jei jūsų komanda dirba keliaudama (pvz., renginių organizavimo srityje). "Teamdeck" yra vienintelis tiesos šaltinis, susijęs su jūsų komandos darbo krūvis ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiai.
Visi darbuotojai gali rankiniu būdu įvesti savo darbo laiko įrašus arba naudoti mobilusis laiko seklys, priklausomai nuo to, kaip jums patogiau. Projektų vadovai gali lengvai apskaičiuoti projekto išlaidas pagal tai, kiek laiko kiekvienas komandos narys praleido prie projekto.
Kitas svarbus projekto sąnaudų stebėjimo aspektas - galimybė greitai gilintis į duomenis. Galbūt norėsite ištirti skirtingų komandų patirtas išlaidas arba įvertinti, kaip atrodė skirtingos savaitės. Programėlės, turinčios projektų ataskaitų funkcijas, leidžia tai padaryti lengvai, neskiriant daug laiko ataskaitos pertvarkymui. Jūsų projekto išlaidų ataskaita visada yra čia pat ir visada atnaujinta, paruošta tolesnei analizei arba dalijimuisi su kitais žmonėmis.
[/vc_column_text]
Pirmiausia turite susikurti "Teamdeck" paskyrą. Septynias dienas programą galite išbandyti nemokamai ir per tą laiką ištirti visas funkcijas, įskaitant galingas projektų ataskaitas. Užsiregistruokite čia.
Prieš pradėdami analizuoti projektų sąnaudas, turite turėti tam tikrus duomenis, kuriuos galėtumėte stebėti. Naujiems "Teamdeck" naudotojams yra dvi galimybės:
Kai turėsite duomenų, kuriuos norite analizuoti, eikite į programos viršutinį meniu ir spustelėkite "ataskaitos".
Spustelėję "sukurti naują ataskaitą", galite rinktis iš šabloninių ataskaitų arba sukurti ataskaitą iš naujo. Šioje pamokoje pradėsime nuo tuščios ataskaitos, todėl spustelėkite "sukurti pasirinktinę".
Pastaba: šabloną, vadinamą Projekto biudžetas bus puiki alternatyva išlaidų ir biudžeto sekimo tikslais, jei norite pradėti dirbti iš anksto.
Dabar, kai jau turite projekto ataskaitą, reikia ją pavadinti ir pasirinkti datos intervalą.
Pasiruošę? Pradėkime pridėti diagramas ir lenteles prie savo projekto biudžeto stebėjimas ataskaita.
Projekto sąnaudų stebėjimo ataskaitose naudinga pateikti apskaičiuotų ir faktinių sąnaudų palyginimo lentelę. Programoje "Teamdeck" galite apskaičiuoti sąmatas naudodami savo komandos užsakymus, o faktines išlaidas - naudodami jų darbo laiko apskaitos žiniaraščius. Sukurkime linijinę diagramą su šiomis dviem reikšmėmis:
Žvelgdami į šią diagramą matome, kad darbo laiko apskaitos žiniaraščių eilutė vienu metu kirto užsakymų eilutę, o faktiškai sugaištas laikas nuo to laiko buvo daug didesnis už apskaičiuotąjį. Tai gera pradžia nuodugnesnei mūsų projekto biudžeto analizei.
Pastaba: kaip matote, šioje diagramoje matomas tik vienas iš projektų. Taip yra todėl, kad naudojome filtrą ir nusprendėme analizuoti tik šį konkretų projektą:
Dabar pridėkime lentelę, kurioje galėsime apskaičiuoti projekto sąnaudas pagal išteklių darbo laiko apskaitos žiniaraščius.
Pirmiausia į ataskaitą įtraukite lentelę. Pagal numatytuosius nustatymus joje bus keli stulpeliai, bet galite juos visus pašalinti, išskyrus darbo laiko apskaitos žiniaraščius. Dabar turime pridėti du naujus stulpelius - vieną, skirtą darbo valandos kainai nurodyti ("valandinis įkainis"), ir vieną, skirtą bendroms išlaidoms ("projekto išlaidos").
Abu stulpelius sudarys reikšmės, kurios "Teamdeck" pagal nutylėjimą nerenkamos: jas reikia įvesti rankiniu būdu (valandinius įkainius) arba sukurti automatinį skaičiavimą (padauginti laiko ir valandines sąnaudas). Spustelėkite "Metrics" (rodikliai), tada "Add custom" (pridėti pasirinktinį).
Dabar matysite tris skirtingas parinktis - greitai paaiškinsime, kaip jos veikia:
Dabar pridėkime stulpelius!
Pirmiausia spustelėkite "pridėti pasirinktinį vertės stulpelį" ir suteikite jam pavadinimą (mūsų atveju - "valandinis įkainis"). Tada pasirinkite duomenų, kurie čia bus saugomi, tipą.
Kai išsaugosite šį stulpelį, jis turėtų būti rodomas ataskaitoje. Spustelėkite tuščią langelį ir įveskite savo komandos darbo valandos vertę. Negalite čia sugalvoti vienos vertės, nes visi jūsų komandos nariai turi skirtingus valandinius įkainius? Nesijaudinkite! Šį scenarijų aptarsime po kurio laiko.
Kol kas pridėkime stulpelį, kuriame bus nurodytos bendros projekto išlaidos. Spustelėkite "Pridėti pasirinktinį skaičiavimo lauką" ir naudokite šią formulę:
Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai: * Pasirinktinės reikšmės: Valandinis įkainis
Jums gali kilti klausimas, kodėl pirmąją reikšmę reikia dalyti iš 60. Priežastis paprasta: darbo laiko apskaitos žiniaraščiai mūsų sistemoje saugomi minutėmis, todėl, kad jie būtų laikomi valandomis, turime juos padalyti iš 60.
Jūsų stalas paruoštas:
Ką daryti, jei prie projekto dirba skirtingus valandinius įkainius turintys darbuotojai?
Galite palikti tą pačią lentelės sąrangą, kaip ir ankstesnėse dalyse, tačiau turite nurodyti kiekvieno asmens įkainius. Žmonių sąrašą pasieksite spustelėję rodyklę, esančią šalia projekto pavadinimo:
Dabar į tuščią eilutės langelį įrašykite kiekvieno asmens tarifą. Pastebėsite, kad apskaičiuotasis laukas pradės pildytis kiekvieno darbuotojo sukurtomis išlaidomis.
Be abejo, norite sužinoti ir bendrąsias išlaidas. Norėdami apibendrinti visų konkrečių išteklių sąnaudas, turite spustelėti langelio "Projekto sąnaudos" langelį iš viso eilutę ir įveskite šią formulę:
=sum(nested(grupė: Žmonės, Pasirinktinės formulės: Projekto išlaidos))
Spustelėkite Enter (įvesti) - paskutinėje eilutėje bus rodoma kiekvieno asmens išlaidų suma:
"Teamdeck" taip pat leidžia analizuoti tik mokėtinos sąskaitos arba neapmokestinamas valandų (skaitykite, kaip apskaičiuoti apmokamas valandas). Kiekvieną jūsų išteklių užregistruotą darbo laiko įrašą galima atitinkamai suskirstyti į kategorijas (naudojant vadinamąsias darbo laiko apskaitos žiniaraščio žymas). Viskas, ką jums reikia padaryti, norint sugeneruoti, tarkime, apmokamas išlaidas, tai įvesti filtrą:
Panašiai galite sutelkti dėmesį tik į neapmokamas valandas ir taip apskaičiuoti vidines sąnaudas.
Žinodami, kiek pinigų turite sumokėti už neapmokamas veiklas, galite lengviau priimti tam tikrus sprendimus dėl išlaidų optimizavimo tiek projekto biudžeto, tiek ir, pvz., mažinti projektų skaičių. nereikalingi susitikimai.
Gali būti, kad tam tikrų duomenų tendencijų negalėsite paaiškinti vien pažvelgę į skaičius. Todėl į ataskaitą galite įtraukti stulpelį, skirtą darbo laiko apskaitos žiniaraščių aprašymams. Aprašymai - tai komentarai, kuriuos jūsų darbuotojai pateikia registruodami tam tikrą darbo laiko įrašą. Žvelgdami į aprašymą, galite tiksliai pasakyti, ką konkrečiai veikė tam tikras komandos narys, kai, pavyzdžiui, registravo viršvalandžius.
Tikėtina, kad biudžeto ataskaita norėsite pasidalyti su kitais žmonėmis: klientu, vadovais ir komanda. Naudodami "Teamdeck" galite sukurti savo ataskaitos nuorodą ir nusiųsti ją atitinkamiems žmonėms. Žaiskite su šiame tinklaraščio įraše sukurta ataskaita čia.
Tikimės, kad ši pamoka padės jums sukurti savo projektų išlaidų stebėjimo ataskaitą. Jei turite kokių nors išlaidų ataskaitų poreikių, į kuriuos šiame tinklaraščio įraše neatsižvelgėme, raginame jus Susitarkite dėl pokalbio su Aniela. Ji mielai parodys, kaip galite sukurti automatiškai atnaujinamą ataskaitą, puikiai atitinkančią jūsų komandos poreikius.
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...
Kaip programinės įrangos kūrėjai išbandėme daugybę, galbūt geriausių laiko valdymo programų. IT ir programinės įrangos versle, kuriame daugiausia dirba verslo klientai iš JAV ir Jungtinės Karalystės, esame įpratę dirbti su absoliučiai...