Kaip pasirinkti darbuotojų laiko stebėjimo programinę įrangą?

 

 

Darbuotojų darbo laiko stebėjimas internetu gali padėti jums stebėti savo komandos veiklą, nustatyti tobulintinas sritis arba tiesiog stebėti darbuotojų lankomumą. Tai taip pat vertingas projektų valdymo įrankis - jei norite apie jį sužinoti daugiau, perskaitykite mūsų vadovą apie projektų valdymą ir laiko stebėjimą (arba tiesiog projekto laiko valdymas).

Darbuotojų darbo laiko stebėjimas organizacijoms teikia daug privalumų. Nenuostabu, kad įvairaus dydžio ir įvairiose pramonės šakose veikiančios įmonės ieško tobulų darbuotojų darbo laiko stebėjimo įrankių. Ar yra tokia darbo laiko stebėjimo programinė įranga, kuri atitiktų visus reikalavimus kiekvienai įmonei? Tikriausiai ne. Tačiau esame beveik tikri, kad, turėdama didžiulę darbo laiko stebėjimo programų įvairovę, kiekviena įmonė gali rasti tiksliai jos poreikius atitinkančią priemonę.

Ką gausite su šiuo straipsniu:

• Priežastys, kodėl projektų vadovai naudoja darbuotojų laiko stebėjimo programas
• Kurios laiko sekimo funkcijos yra naudingiausios projektų valdymo procesuose
• Funkcijų, kurias galima rasti įvairiose darbuotojų darbo laiko stebėjimo programinėse įrangose, sąrašas
• Pasiūlymai, ar turėtumėte rinktis pagrindines laiko stebėjimo funkcijas, ar ką nors papildomo

Šis tinklaraščio įrašas turėtų padėti geriau suprasti jūsų organizacijos reikalavimus ir sutelkti dėmesį į geriausios darbo laiko stebėjimo programinės įrangos paieškas. Pirmasis žingsnis - skirti minutę ir pagalvoti, kodėl ieškote.

Pagalvokite: ką noriu pasiekti? Tada įsivaizduokite savo komandą, naudojančią laiko sekimo programėlę - kaip jie tai daro? Kokius įrenginius ir galimybes jie renkasi? Galiausiai galite išsirinkti laiko sekimo programėlių funkcijas, kurios jums bus naudingiausios. Atlikę šiuos veiksmus, turėsite laiko sekimo programinės įrangos kontrolinį sąrašą. Dabar jums tereikia patikrinti, ar bet kuri jūsų vertinama priemonė gali pasiūlyti tai, ko jums reikia.

Kodėl jums reikia darbuotojų darbo laiko stebėjimo programinės įrangos?

Prieš pradėdami naršyti įvairių įrankių svetaines ir lyginti jų funkcijas ar kainas, sutelkite dėmesį į savo įmonės poreikius. Labai svarbu išsiaiškinti, kodėl jums apskritai reikia darbo laiko stebėjimo įrankio.

Štai keletas galimų priežasčių. Nesijauskite, kad turite pasirinkti vieną iš jų, bet pabandykite nustatyti prioritetus. Žinodami pagrindinę savo komandos laiko stebėjimo motyvaciją, galėsite susiaurinti paiešką iki geriausiai šį tikslą padedančių įrankių.

 

Darbuotojų darbo laiko stebėjimo programinė įranga padeda projektų vadovams:

• Sąskaitų išrašymas klientams (ypač jei dirbate pagal laiko ir medžiagų sąnaudas),
• Lankomumo stebėjimas (ar darbuotojai ateina į darbą?)
• Darbuotojų stebėsena ir produktyvumo stebėjimas (ar jie dirba su užduotimis, ar atsilieka?),
• generuoti darbo užmokesčio ataskaitas (jei komandos nariams mokate pagal užfiksuotą laiką),
• Analizuokite savo projektų pelningumą,
• Apskaičiuokite savo darbuotojų apmokamas ir neapmokamas valandas,
• Duomenų rinkimas siekiant pagerinti projektų planavimą ir stebėjimą.

Galbūt turite dar vieną priežastį, kodėl savo įmonėje norite įdiegti darbo laiko stebėjimo programinę įrangą. Svarbiausia, kad išdėstytumėte savo pagrindinę motyvaciją. Ieškodami naujos darbuotojų darbo laiko stebėjimo programos, turėtumėte orientuotis į priemones, kurios priartintų jus prie šio tikslo.

Darbuotojų darbo laiko stebėjimo programinės įrangos vaidmuo projekto valdymo cikle

Nuo projektų valdymo iki veiklos rezultatų ir darbuotojų darbo laiko stebėjimo valdymo

Galvodami apie projektų valdymo supratimą, pirmiausia turėtume remtis Projektų valdymo instituto (PMI) apibrėžimu. Kaip siūlo šis institutas, projektų valdymas - tai kompetencijų, įgūdžių, galbūt talentų, žinių, prietaisų, priemonių, programinės įrangos, technikų, procesų, metodų ir visko, ko reikia, kad būtų sukurta "vertė žmonėms", naudojimas. 

Frazė "vertė žmonėms" - dėl savo dviprasmiškumo - skatina mus manyti, kad projektų valdymo rezultatas gali būti bet kas - nuo kėdžių iki socialinių judėjimų, įskaitant religinius. Viskas, kas naudinga tam tikram skaičiui asmenų.

Tačiau jei naudosime Projektų valdymo asociacijos (APM) apibrėžimą, projektų valdymo supratimas bus konservatyvesnis, tačiau jis taip pat padės atskirti tiesiog valdymą nuo projektų valdymo. Kaip sakoma:

Projektų valdymas - tai procesų, metodų, įgūdžių, žinių ir patirties taikymas, siekiant konkrečių projekto tikslų pagal projekto priėmimo kriterijus, laikantis sutartų parametrų. Projekto valdymas turi galutinius rezultatus, kurie yra apriboti ribotu laiku ir biudžetu.

Kai palyginsime abu apibrėžimus, pamatysime tam tikrų panašumų. Abiejuose matome, kad projektų valdymas - tai, tarkime, vadovavimas darbams ir žinių, patirties, metodų, procesų ir procedūrų naudojimas darbui atlikti. 

Tačiau tik pastarasis apibrėžimas yra dalykinis. APM apibrėžime yra trys aspektai, kurių PMI supratime nėra. Tai laikas, biudžetas ir "projekto priėmimo kriterijai". Kaip žinome, verslo pasaulyje kiekvienas projektas turi savo tikslą. Nesvarbu, ar tai būtų vidinis, ar išorinis prašymas. Ir kiekvienas jų turi būti atliktas tam tikru laiku, neviršijant biudžeto ir užsakovo priėmimo. 

Ir čia yra pagrindinis skirtumas tarp vadybos ir projektų valdymo. APM teigimu, skirtumas tarp šių dviejų terminų yra susijęs su laiku. Laikas, kai projektas yra paruoštas vykdyti arba jau įvykdytas. Valdymas yra tęstinė veikla, o projekto valdymui galutinis rezultatas pateikiamas per ribotą laiko tarpą. 

Atsižvelgiant į tai, kas išdėstyta pirmiau, ryšys tarp darbo laiko apskaitos programos ir projektų valdymo proceso tampa gana akivaizdus. 

Darbuotojų veiklos valdymo rodikliai ir pagalbinis darbuotojų darbo laiko stebėjimo programinės įrangos vaidmuo

Apibendrinkime tai, kas išdėstyta pirmiau. Jau žinome, kad versle, projektų valdyme, dirbant su projektais, komandos ir darbuotojų veiklos analizė yra esminė dalis. O veiklos rezultatų stebėjimo tikslas, anot PMI

veiklos valdymas - tai sistemingas požiūris į atskirų asmenų ir komandų veiklos ir gebėjimų gerinimą ir vystymą, siekiant padidinti visos organizacijos efektyvumą.

Taip pat jau sužinojote, kuo skiriasi projektų valdymas nuo tiesiog valdymo. Kalbama apie biudžetą, priėmimo kriterijus ir, žinoma, laiką. Šiuo požiūriu štai kokie rodikliai naudojami darbuotojų veiklos ir produktyvumo stebėjimui ir gerinimui. 

• Vidutinis užduoties įvykdymo lygis = bendras užduočiai atlikti sugaištas laikas / atliktų kartų skaičius

Tai akivaizdžiausias ir populiariausias rodiklis. Jei žinote, kiek laiko trunka skirtingi etapai, galite prognozuoti būsimų projektų laiką ir biudžetą. Ir galite padidinti biudžeto sąmatas ir projekto išteklių valdymas.

• Išteklių naudojimas tarifas / Darbuotojo mokama procentinė dalis = (bendras užmokesčio valandų skaičius / bendras užmokesčio valandų skaičius) × 100

Šis KPI parodo bendrą kiekvieno darbuotojo tiesiogiai pelningo darbo ir vidaus sąnaudų santykį. Skirtingos įmonės labai skirtingai vertina "apmokamo" ir "neapmokamo" laiko vertės santykį, o mes manome, kad jie yra vienodai svarbūs. Kad ir kaip tai vertintumėte, turite matyti, kiek laiko jūsų komanda praleidžia neapmokamam laikui, kad galėtumėte konkurencingai nustatyti kainas ir planuoti darbus.

• Viršvalandžiai vienam darbuotojui = bendras viršvalandžių valandų skaičius / darbuotojų skaičius 

Tai naudingas rodiklis darbuotojų gerovei ir sveikatai įvertinti. Per didelis viršvalandžių vienam darbuotojui rodiklis reiškia, kad turėtumėte apsvarstyti galimybę įdarbinti daugiau darbuotojų, kad dabartiniai darbuotojai nebūtų pervargę.

Šis rodiklis interpretuojamas keliais skirtingais būdais. Pavyzdžiui, siekiant suprasti darbdavių sveikatą - tiek fizinę gerovę, tiek įsitraukimą. Kartais - kaip darbuotojų atsidavimo rodiklis (tačiau reikia atkreipti dėmesį į prezenteizmo reiškinį, nes tai nereiškia geros darbo kokybės ar entuziazmo. Jei jūsų komanda nuolat dirba viršvalandžius, galbūt laikas didinti darbuotojų skaičių.

• Darbuotojų pajėgumai / išteklių pajėgumas = Savaitės pajėgumas - Bendras registruotų valandų skaičius

Darbuotojų pajėgumas yra puikus produktyvios veiklos matas. Panašiai kaip ir viršvalandžiai, jis parodo, kas yra arti perdegimo ribos ir kas gali imtis šiek tiek daugiau darbo. Tai labai naudinga norint tolygiai paskirstyti darbą komandoje ir suprasti, kam reikia papildomos pagalbos.

Papildomos darbuotojų darbo laiko stebėjimo programinės įrangos funkcijos, į kurias atsižvelgia projektų vadovai ir įmonių vadovai

• Valandinis užimtumas ir atostogų valdymas

 

• Darbų planavimas ir projekto darbo eigos planavimas

 

• Darbo krūvio valdymas

 

• Sąskaitų faktūrų išrašymas pagal darbo užmokesčio žiniaraščius

• Projektų planavimas ir biudžeto sudarymas

 

• Kelios užduotys ir darbuotojų laiko stebėjimas

 

• Integracija su "Google" kalendoriumi
• Palyginkite sąmatas su faktiniais duomenimis ir neviršykite biudžeto.

Kaip jūsų komanda naudosis darbo laiko stebėjimo programine įranga?

Reklamos agentūros ir statybos įmonės gali turėti tą pačią laiko stebėjimo programinę įrangą, tačiau ją naudoti labai skirtingai. Labai svarbu, kad įrankis, kurį galiausiai išsirinksite, gerai atitiktų jūsų darbuotojų poreikius. Todėl ruošdamiesi pirkti darbo laiko stebėjimo programą turite įsivaizduoti, kaip jie ja naudojasi.

Ar jūsų komandos nariams reikės naudotis telefonais, kad galėtų sekti laiką, ar jie didžiąją laiko dalį sėdi prie nešiojamųjų kompiuterių? Ar tikslinga, kad jūsų darbuotojai naudotųsi automatinio laiko stebėjimo sprendimu (kai kurios priemonės atpažįsta darbuotojų lankomas programėles ir svetaines ir pagal tokius duomenis sukuria darbo laiko apskaitos žiniaraščius), ar jie nori įrašyti darbo laiko įrašus rankiniu būdu?

Jei aiškiai suvoksite, kaip jūsų komanda naudosis darbo laiko stebėjimu, galėsite pasirinkti įrankį, kurį darbuotojai greitai priims. Priešingu atveju rizikuojate sumokėti už programėlę, kuria naudotis nepatogu ir kuri atima daug laiko.

Kokias darbuotojų darbo laiko stebėjimo programinės įrangos funkcijas ketinate naudoti?

Dabar, kai gerai žinote savo įmonės tikslus ir komandos poreikius, galite peržiūrėti tam tikras populiarių darbuotojų darbo laiko stebėjimo įrankių funkcijas ir išsiaiškinti, kurios iš jų jums naudingos. Susidarę tokį savotišką "pirkinių sąrašą", mažiau tikėtina, kad jus suklaidins įtikinantys pardavėjai ar rinkodaros kopijos. Išliksite susitelkę į savo poreikius ir išsirinksite programinę įrangą, kuri iš tikrųjų juos tenkina.

Toliau pateikiamas funkcijų, kurias galite rasti skirtingose darbuotojų darbo laiko stebėjimo programėlėse, sąrašas. Kurių iš jų jums reikia?

• Laiko įrašų pridėjimas. Jei ieškote geriausia laiko stebėjimo programinė įranga, ši parinktis yra beveik savaime suprantama. Tačiau įvairiose priemonėse taikomi skirtingi laiko registravimo būdai - turite nuspręsti, kuris (-i) iš jų geriausiai tiks jūsų darbuotojams. Kai kurios programos leidžia komandos nariams fiksuoti laiką, praleistą prie tam tikro projekto, naudojant pradžios-užbaigimo laiko sekimo funkciją. Jie taip pat gali turėti galimybę užregistruoti laiko įrašą, įrašydami jį į darbo laiko apskaitos žiniaraštis asinchroniškai. Kiti įrankiai atpažįsta darbuotojų naudojamas svetaines ir (arba) programėles ir sukuria darbo laiko apskaitos žiniaraštį, kuriame nurodomas kiekvienoje iš jų praleistas laikas.
• Laiko įrašų skirstymas į kategorijas. Ši funkcija bus labai svarbi, kai norėsite, pavyzdžiui, įvertinti projektų pelningumą analizuodami apmokamas ir neapmokamas valandas. Tokiu atveju susiraskite darbo laiko stebėjimo programą, kuri leidžia prie darbo laiko įrašų pridėti pasirinktines kategorijas (pavyzdžiui, viršvalandžiai, darbas namuose, mokymai).
• Biudžeto stebėjimas. Apskaičiuoti kiekvieno darbuotojo / komandos / projekto sąnaudas. Kai kuriais įrankiais galima priskirti valandinius įkainius kiekvienam komandos nariui. Naudodamiesi šia funkcija, galėsite generuoti darbo užmokesčio ataskaitos ir kurkite sąskaitas faktūras klientams. Taip pat naudinga apskaičiuoti pinigų sumą, kurią klientai turėtų sumokėti už jūsų komandos paslaugas.
• Laiko ataskaitos. Be pagrindinių darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaitospvz., kiek valandų įrašė kiekvienas asmuo, kai kurie įrankiai siūlo sudėtingesnę analizę. Dėka laiko stebėjimo ataskaitos galėsite, tarkime, palyginti skirtingų projektų sąnaudas su jų pelnu.
• Mobilusis laiko seklys. Jūsų komanda įvertins mobilusis laiko stebėjimas jei jiems kartais reikia įrašyti savo darbą keliaujant (verslo kelionės, susitikimai) arba jei jie nuolat dirba ne biure. Tokiu atveju jums pravers darbo laiko stebėjimo įrankiai, siūlantys mobiliąją programėlę.
• Vietos stebėjimas. Ši funkcija pravers įmonėms, kurių darbuotojai yra fiziškai išsklaidyti (pvz., statybų ar kraštovaizdžio tvarkymo įmonėms). Naudodami tokią darbuotojų darbo laiko stebėjimo programinę įrangą galėsite matyti, kur šiuo metu yra kiekvienas komandos narys.
• Automatinis GPS laikrodis (GPS sekimas). Tai dar viena buvimo vietos sekimo funkcija. Kai kurie projektų planavimo įrankiai galite apibrėžti darbo vietas. Kai darbuotojas ten atvyks, jis gaus priminimą prisijungti prie darbo laiko. Arba darbo laiko žymėjimas vyks automatiškai, atsižvelgiant į darbuotojo buvimo vietą.
• Ekrano nuotraukos ir vaizdo įrašai. Jei pagrindinis jūsų tikslas - stebėti, ką komandos nariai daro darbe, galbūt ieškote laiko stebėjimo programos su ekrano įrašymo funkcijomis. Tokios priemonės fiksuos jūsų darbuotojų ekranus (darant ekrano nuotraukas arba įrašus), kad galėtumėte patikrinti, ką jie dirba.

Ar "Teamdeck" yra tinkama darbuotojų darbo laiko stebėjimo programinė įranga jūsų komandai?

Tikimės, kad šis tinklaraščio įrašas padės jums nustatyti savo darbo laiko stebėjimo poreikius ir išsirinkti geriausią įrankį savo įmonei. Laiko stebėjimo įrankiai tikrai nėra universali programinė įranga, todėl rekomenduojame atidžiai ištirti savo galimybes. Galiausiai norime trumpai apžvelgti darbo laiko stebėjimo įrankį, kurį kūrėme pastaruosius penkerius metus -Teamdeck. Galbūt tai programa, kurios ieškojote?

"Teamdeck" yra projektų išteklių valdymo programinė įranga, o tai reiškia, kad be laiko sekimo funkcijos ji taip pat siūlo projektas ir išteklių planavimo įrankis ir atostogų valdymo sistema funkcijos. Iš esmės tai vieno langelio programėlė jūsų komandai, kurioje galite planuoti jų darbą, stebėti jų veiklą ir matyti jų užimtumą.

• Platformos - "Teamdeck" yra žiniatinklio programėlė, taip pat yra atskira mobilioji programėlė, skirta darbo laikui sekti.

[/vc_column_text][/vc_column] [/vc_row] [/vc_row] [/vc_row] [/vc_row] [/vc_row] [/vc_row] [/vc_row] [/vc_row] [/vc_row]