Kaip agentūros savininkas ar kūrybinės grupės vadovas tikriausiai jau girdėjote, kad laiko stebėjimas didina agentūros produktyvumą ir suteikia verslui didelį postūmį. Vis dėlto kai kurios komandos atsargiai žiūri į laiko stebėjimą, nes jis gali atrodyti įkyrus. Tačiau galiausiai, jei pasirinksite geriausia darbuotojų laiko stebėjimo programinė įranga savo komandos poreikius ir skatinti laiko stebėjimo kultūrą, tai labai naudingas įrankis. Šiame tinklaraščio įraše apžvelgsime įvairius privalumus, kuriuos jūsų agentūra gali pastebėti pradėjusi sekti laiką.
Jei paprašysite darbuotojų sekti savo laiką, puikiai matysite, kaip kūrybinės komandos leidžia laiką. Sužinosite, kas yra pervargęs, o kam tenka per mažai užduočių. Taip pat žinosite, kurių klientų projektams gresia pavojus vėluoti ar viršyti biudžetą. Šios įžvalgos leidžia jums:
Jei išrašydami sąskaitas klientams nesiremiate darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, yra tikimybė, kad iš jų imate per mažai. Daugelis darbuotojų pamiršta įrašyti, kad prie tam tikro projekto praleido papildomą valandą ar dvi. Deja, šios neapskaitytos valandos paprastai susikaupia, jei žvelgiama iš mėnesio ar metų perspektyvos. Būdami agentūra, negalite sau leisti panašių pinigų nutekėjimo atvejų. Tikslūs darbo laiko apskaitos žiniaraščiai leidžia matyti, ką visi dirbo. Nė vienas kliento darbas neliks nepastebėtas.
[/vc_column_text]
Agentūros gyvenimas gali būti įtemptas, ir daugumai darbuotojų nėra svetimas papildomas darbo laikas. Vis dėlto agentūros neturėtų ignoruoti savo darbuotojų darbo krūvio, nes per didelio darbo krūvio pasekmės gali būti labai rimtos. Tuo pat metu darbuotojai, kuriems tiesiog nepakanka konkrečių užduočių, kad užpildytų savo dienas taip pat yra nepatenkinti. Būdamas komandos vadovas, turėtumėte stengtis išlaikyti pusiausvyrą išteklių naudojimas. Naudodamiesi darbo laiko apskaitos žiniaraščiais galite lengvai pastebėti, kas turi per daug darbo ir kas yra nepakankamai išnaudojamas.
Daugelis agentūrų savo klientams išrašo sąskaitas pagal laiko ir medžiagų modelį. Jei taip yra jūsų atveju, tiesiog neturite pasiteisinimo, kodėl negalite sekti savo komandos narių darbo laiko. Kai turite tikslius darbo laiko apskaitos žiniaraščius, labai paprasta pagal juos išrašyti sąskaitą faktūrą. Jūsų finansų skyrius tikrai įvertins galimybę gauti išsamius duomenis apie projekto darbus.
Išteklių prognozavimas reiškia, kad reikia numatyti, kiek išteklių reikės ir kada. Čia jums labai padės istoriniai duomenys, surinkti iš jūsų komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščių. Pažiūrėkite, kiek laiko jūsų komandos dirbo skirtingais mėnesiais ar savaitėmis, ir tikriausiai pastebėsite dėsningumus (pvz., daugiau valandų užfiksuota dirbant su žiemos švenčių kampanijomis). Šiemet, užuot skubėję samdyti naujus darbuotojus ar samdę brangiau kainuojančius laisvai samdomus darbuotojus, žinosite, kad reikia iš anksto užsitikrinti daugiau žmogiškųjų išteklių.
Agentūros dažnai dirba su rangovais arba laisvai samdomais darbuotojais. Paprašykite jų sekti laiką kartu su savo komanda ir pamatysite, kiek laiko jie sugaišta jūsų projektui ir kiek turėtumėte jiems mokėti. Jei naudojate Teamdeck, taip pat galite paprašyti šių žmonių registruoti savo kasdienes galimybes. Tiksliai žinosite, kiek laiko ir kada jie gali skirti jūsų projektui.
Tiesa, sąmatos retai kada būna tikrai tikslios, tačiau laiko stebėjimas padės patobulinti agentūros sąmatų sudarymo procesą. Pirmiausia išanalizuokite savo ankstesnius projektus, peržiūrėdami sąmatas ir faktinius duomenis (planuotas valandas ir stebėtą laiką). Pabandykite nustatyti dėsningumus: pavyzdžiui, gali paaiškėti, kad jūsų komanda dažnai nepakankamai įvertina projekto projektavimo etapą. Turėdami šią įžvalgą, galėsite patikimiau rengti kitas sąmatas.
Ankstesnėse pastraipose minėjome dažnai darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose matomus modelius. Žvelgdami į savo komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščius, taip pat galite pastebėti tam tikras tobulintinas sritis, susijusias su jų produktyvumu. Pavyzdžiui, galite nustebti, kiek valandų jūsų darbuotojai praleidžia sėdėdami susitikimai. Tikėtina, kad iš karto gausite idėjų, kaip optimizuoti įmonės vidaus procesus arba patobulinti projektų valdymo metodus. Dar naudingiau, kai jūsų komanda seka laiką, žymėdama tiek neapmokamas, tiek apmokamas valandas. Tokiu būdu iš karto matysite, kuri veikla jums kainuoja daugiausiai.
Kalbant apie apmokamas valandas, jos taip pat labai svarbios vertinant projektų pelningumą. Gali būti, kad jūsų komanda labai sunkiai dirba prie projekto, sugeba jį įgyvendinti laiku, tačiau jūsų agentūra beveik negauna pelno. Tokiu atveju tikrai turėtumėte ieškoti galimybių optimizuoti kainodarą arba derėtis dėl sutarties sąlygų. Pavyzdžiui, jei kliento prašomų pakeitimų įgyvendinimą laikote neapmokamu laiku, tačiau tai sudaro didžiąją dalį jūsų komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščių, galbūt vis dėlto turėtumėte už tai imti mokestį. Laiko stebėjimas suteikia jums įrankių, kaip paaiškinti ir pagrįsti šiuos sprendimus klientams.
Norite, kad jūsų agentūros komanda būtų laiminga ir įsitraukusi į darbą. Tai savaime suprantama. Stebėdami jų laiką, esate tikri, kad jų darbo krūvį suvaldysite. Ar kas nors neseniai pradėjo registruoti rimtą viršvalandžiai? Tai matysite darbo laiko apskaitos žiniaraštyje ir galėsite reaguoti arba pagerinti esamą padėtį. viršvalandžių valdymas. Jūsų komanda įvertins darbą įmonėje, kurioje jų pastangos yra pastebimos. Jie taip pat tikriausiai supras, kad laiko stebėjimas turi teigiamą poveikį jų asmeniniam produktyvumui.
Rinkoje yra daugybė projektų valdymo įrankių (taip pat skirtų kūrybinei pramonei) arba, kalbant konkrečiau, laiko stebėjimo programų. Nuo kompleksinės platformos iki konkrečioms užduotims ir pareigoms skirtų priemonių. Kiekviena jų turi šiek tiek skirtingas galimybes ir naudojimo atvejus, o kartais ir visas reikiamas funkcijas už vieną, priimtiną kainą.
Viename iš naujausių straipsnių pateikėme patarimų, kaip kaip išsirinkti darbuotojų darbo laiko stebėjimo programinę įrangą. Trumpai tariant, turite išsiaiškinti, ką norite pasiekti naudodami stebėjimo programą ir kaip jūsų komanda ją naudos. Tada pasirinkite geriausiai jūsų poreikius atitinkantį įrankį.
Svetainėje Teamdeck, patogus laiko stebėtojas yra išsamios išteklių valdymo programinės įrangos dalis, kuri taip pat gali padėti planuoti išteklius ar valdyti atostogas. Jei norite atidžiau susipažinti su mūsų programa, gaukite 30 dienų NEMOKAMĄ bandomąją versiją arba susitarti dėl konsultacijos su Aniela, mūsų klientų sėkmės ekspertas.
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...
Kaip programinės įrangos kūrėjai išbandėme daugybę, galbūt geriausių laiko valdymo programų. IT ir programinės įrangos versle, kuriame daugiausia dirba verslo klientai iš JAV ir Jungtinės Karalystės, esame įpratę dirbti su absoliučiai...