Kaip galima perskaityti toliau, Verslo prognozavimo ir planavimo instituto duomenimis, kiekvienas sprendimas ir veiksmas grindžiamas - nebūtinai sąmoningai - išteklių prognozavimu. Šis straipsnis parengtas remiantis biuro vadovo ir finansų skyriaus vadovo patirtimi.
Straipsnį sudaro:
- Žmogiškųjų išteklių prognozavimo apibrėžčių palyginimas
- Komandos panaudojimo prognozės ataskaita
- Tendencijų analizė ir naudingas vaidmuo išteklių valdymo programinė įranga išteklių prognozavimas
Kartu su mūsų svečiais Piotru ir Iwona noriu parodyti, kad išteklių planuotojas gali pateikti duomenų, kurie padės geriau suprasti šį supratimą ir, atitinkamai, priimti patikimesnius prognozuojamus sprendimus.
Iwona Marciniak - Biuro vadybininkė "Le Polish Bureau", garsios gamybos bendrovės UNIT9 techniniame skyriuje.
Piotr Bandosz - Poznanėje (Lenkija) įsikūrusios 50 darbuotojų kūrybinės programinės įrangos įmonės "Apptension" finansų ir personalo skyriaus vadovas.
Istorijos panaudojimas ateičiai prognozuoti - keletas žodžių prieš pradedant kalbėti apie žmogiškųjų išteklių prognozavimą
"(...) nesvarbu, ar tai suprantate, ar ne, beveik kiekvienas verslo sprendimas ir procesas yra pagrįstas prognoze."
(Verslo prognozavimo ir planavimo institutas)
Akivaizdu, kad tiesa, jog be praeities nėra ateities - tai didinga. Tačiau, kalbant aiškiau, bet kokia prognozė - taip pat ir asmeniniame gyvenime - remiasi duomenų (paimtų iš jūsų pačių patirties ir pateiktų kolegų ar pagalbinių priemonių) ir vaizduotės mišiniu.
Kuriant ateitį ar tiesiog įgyvendinant užsibrėžtus tikslus, įveikiant užduotis ir iššūkius, kurie kils kelyje į sėkmę, visada remiamasi tokiais elementais kaip duomenys ir patirtis, kurie padeda spręsti problemas ir pasirinkti teisingą kryptį.
(...) prognozavimas - tai bandymas numatyti būsimus rezultatus, remiantis praeities įvykiais ir valdymo įžvalgomis.
(WoltersKluwer.com)
Prognozavimas - nesvarbu, ar kalbėtume apie orus, žmonių ar gyvūnų elgesį, finansus, verslą, ar tiesiog žmogiškuosius išteklius - tai procesas, kurio metu, pasinaudojant duomenimis, įžvalgomis ir patirtimi, prognozuojama ir ruošiamasi patenkinti konkretų poreikį arba verslo poreikį.
Kaip rinkti duomenis, kuriais grindžiami žmogiškųjų išteklių prognozavimo sprendimai?
Nuo prasmės prie veiksmo - žmogiškųjų išteklių prognozavimo supratimas
Atsižvelgdami į tai, kas išdėstyta pirmiau, galime nuspėti žmogiškųjų išteklių prognozavimo reikšmę.
Žmogiškųjų išteklių prognozavimas arba žmogiškųjų išteklių prognozavimas - tai įmonės personalo poreikio nustatymas arba prognozavimas, remiantis turimais duomenimis.
(the-definition.com)
Šia prasme akcentuojama, kad reikia užtikrinti pakankamą ir numatomą darbuotojų skaičių ir tinkamą jų kvalifikaciją - tai yra, kad jie būtų laukiami iš įmonės ar verslo perspektyvos. O tikslas - užtikrinti verslo tęstinumą, pasiekti verslo poreikius vien dėl kvalifikuotų darbuotojų.
Ši reikšmė pakankamai artima pajėgumų planavimui - labai populiariam terminui tarp išteklių ir projektų vadovų. Jiems pajėgumų planavimas reiškia, kad reikia turėti reikiamą (tinkamai apmokytų ir kvalifikuotų) darbuotojų skaičių, kurie galėtų sėkmingai užbaigti projektą ar užduotį.
Taigi, žmogiškųjų išteklių prognozavimas yra... paklausos ir pasiūlos prognozavimas. Ji gali būti susijusi su darbuotojų skaičiumi, laukiamais konkrečiais įgūdžiais arba biuro įranga. Žmogiškųjų išteklių srityje prognozavimas reiškia:
įvertinti darbuotojų skaičių ir apskaičiuoti įgūdžius, įrangą bei išteklius, kurių reikia darbuotojų poreikiams patenkinti ir verslo tikslams pasiekti.
(rovva.com)
Ar tai skamba pažįstamai, jei palygintume tai su išteklių planavimo ar net išteklių valdymo apibrėžtimis?
Apibendrinant šį skyrių, galima teigti, kad žmogiškųjų išteklių prognozavimas - tai procesas, kurio metu, remiantis duomenimis, įmonės poreikiais ir šiuo metu dirbančiais įmonės darbuotojais bei jų įsitraukimo ir produktyvumo rodikliais, numatoma, kas turėtų būti įdarbinti. Įdarbinti meistriškumo ir darbo jėgos požiūriu. Žmogiškųjų išteklių prognozavimu siekiama patenkinti būsimų projektų poreikius. Savo esme tai yra operacija, kuriai reikia tinkamai suprasti, kas vyksta jūsų įmonėje.
Komandos panaudojimo prognozės ataskaita
Piotras yra vienas iš "Teamdeck" naudotojų, naudojančių programėlę nuo pat jos beta versijos paleidimo. Nenuostabu, kad jis turi kelis mėgstamiausius įrankius, kai reikia automatizuoti darbą ir iš duomenų išgauti vertę. Viena iš jo naudojamų ataskaitų yra 3 mėnesių gamybos prognozė.
Jis grindžiamas būsimu komandos užimtumu ir jau paskirtais projektų užsakymais.
PATARIMAS: Naudokite funkciją, vadinamą Pridėti pasirinktinį skaičiavimo lauką sukurti stulpelį "Panaudojimas".
Finansų ir personalo skyriaus vadovo pareigas einantis Piotras gali naudoti šią ataskaitą abiem savo darbo aspektams. Ji leidžia jam gerai apžvelgti "Apptension" planuojamą gamybos srautą: jei panaudojimo reikšmės yra mažesnės nei tikėtasi, jis gali pasikalbėti su pardavimų komanda ir išsiaiškinti, ar yra galimybių artimiausiomis savaitėmis sudaryti daugiau sandorių.
PATARIMAS: Galite žymėti įvairių rūšių užsakymus žymomis, pvz., "preliminarus" - užsakymams, kurie dar nepatvirtinti, bet kai kurie susitarimai jau sudaryti.
Ši paprasta lentelė taip pat yra gera paskata žmogiškiesiems ištekliams prognozuoti
Piotras gali analizuoti konkrečių žmonių ar skyrių panaudojimą. Taip jis žino, kokių pareigų paklausa netrukus padidės, ir gali atitinkamai planuoti įdarbinimo procesus.
PATARIMAS: Pasirinktiniai laukai "Teamdeck" veikia kaip projektų ir žmonių žymos. Jie padeda lengviau rūšiuoti duomenis pagal kategorijas, pvz., skyrius. Ir Iwona, ir Piotr prie savo komandos narių pridėjo žymą "pareigų pavadinimas", kad galėtų juos filtruoti pagal įgūdžius.
Žvelgdami į pirmiau pateiktą lentelę matote, kad nors visas Kūrybos skyrius artimiausiais mėnesiais atrodo pakankamai išnaudotas, tačiau iš duomenų matyti, kad mums praverstų tekstų rašymo pagalba, nes Luisa turi daug darbo.
Trijų mėnesių prognozė taip pat naudinga vertinant, ar tam tikros pareigos bus reikalingos ilgesnį laiką, ar tai trumpalaikis darbas, kuriam geriau tinka laisvai samdomas darbuotojas.
Žmogiškųjų išteklių prognozavimas remiantis istoriniais duomenimis
Iwona pabrėžia, kad galimybė naudotis istoriniais duomenimis taip pat labai naudinga, kai bandoma optimizuoti būsimus įdarbinimo procesus. Analizuojant pastarųjų mėnesių ir metų duomenis galima pastebėti duomenų tendencijas ir tiksliau prognozuoti. Pavyzdžiui, paaiškėjo, kad tam tikri įgūdžiai tam tikrais mėnesiais buvo paklausesni. Dabar, kai komanda gali prognozuoti būsimą įdarbinimo poreikį, galima iš anksto suplanuoti procesą.
Jei neturite pakankamai duomenų, kad galėtumėte analizuoti ankstesnių metų duomenis, jums taip pat gali padėti naujausia istorija. Istorinių duomenų ataskaita parengta remiantis žmonių darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, ir, kaip pripažįsta pati Iwona, "ją parengti užtruko apie 5 minutes".
Iwonos ataskaitoje yra trys skiltys:
- darbuotojų kategorijas pagal jų pareigų pavadinimus, išskleidę kiekvieną kategoriją galite matyti mėnesius, o tada žmones (naudokite grupavimas parinktį, kad būtų galima pateikti duomenis tokia tvarka)
- darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, traukiami tiesiai iš "Teamdeck". išteklių valdymo programinė įranga
- žmonių, reikalingų antrajame stulpelyje nurodytam valandų skaičiui atlikti, skaičius.
PATARIMAS: Stulpelis Žmonės tai vadinamasis pasirinktinis skaičiavimas, kurio formulė yra tokia:
Žmonės = darbo laiko apskaitos žiniaraščiai / 60 / 168
Kodėl 168? Tai vidutinis darbo valandų skaičius per mėnesį. Įvairiose šalyse šis skaičius gali skirtis - naudokite tą reikšmę, kuri jūsų atveju yra prasmingiausia.
Ši ataskaita yra tikrai įžvalgi, kai išskleidžiate eilutes ir palyginate per mėnesį tenkantį darbo krūvį su faktiškai dirbančių žmonių skaičiumi.
Paveikslėlyje matote išgalvotos UX komandos mėnesio darbo laiko apskaitos žiniaraščių pasiskirstymą. Joje dirba trys žmonės, ir didžiąją laiko dalį jų yra kaip tik tiek, kiek reikia darbui atlikti (vertė Žmonės stulpelis neviršija 3). Tačiau gruodžio mėnuo UX komandai buvo labai darbingas. Visi komandos nariai registravo daugiau laiko nei įprastai, o skaičiavimai rodo, kad šiam darbui atlikti per įprastą laiką reikėtų daugiau nei 3 žmonių (iš tikrųjų 3,43).
Gali būti, kad šis gruodis buvo itin užimtas, o gal tai yra besiformuojantis modelis. Bet kokiu atveju, turite visas priežastis stebėti darbo krūvis UX dizainerius ir prireikus planuoti naujų darbuotojų samdymą.
PATARIMAS: Darbo laiko apskaitos žiniaraščių ataskaitos taip pat yra puikus pagrindas darbuotojų darbo užmokesčiui apskaičiuoti.
Žmogiškųjų išteklių prognozavimo iššūkiai ir kaip į juos reaguoti
Reikia atsižvelgti į daugybę veiksnių, kai kalbama apie planavimo ištekliai agentūrų paklausa. Čia viskas greitai keičiasi, tiek naujų projektų, tiek naujų įgūdžių, reikalingų jiems įgyvendinti, požiūriu. Turite apsispręsti, ar ieškote žmonių, kurie prisijungtų prie jūsų komandos, ar prisidėtų prie projektų kaip laisvai samdomi specialistai. Be abejo, dar yra ir paties įdarbinimo proceso išlaidos.
O kaip dėl netinkamai pasirinkto įdarbinimo proceso pasekmių? Per daug darbuotojų turinčios agentūros gali lengvai prarasti savo finansinį likvidumą, tačiau nepakankamai išteklių gali kelti pavojų būsimiems projektams arba sugadinti kruopščiai kurtus santykius su klientais. Akivaizdu, kad ant kortos pastatyta labai daug.
Laimei, patikimų duomenų apie:
- patvirtintus (arba iš esmės patvirtintus, galutinio įgyvendinimo laukiančius) projektus, numatomą jų trukmę ir jiems įgyvendinti reikalingus vaidmenis,
- jūsų komandos draugų galimybes ateityje,
- ankstesni įrašai: darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, panaudojimas, sąmatų ir faktinių duomenų santykis,
jums labai padės. Duomenimis grindžiamas žmogiškųjų išteklių prognozavimas prasideda nuo atitinkamų įžvalgų rinkimo, pageidautina realiuoju laiku. Šiame straipsnyje pateikta analitika buvo užfiksuota "Teamdeck", programine įranga, kuri buvo pritaikyta padėti agentūroms, programinės įrangos namams ir startuoliams projekto išteklių valdymas.
Jau turite paskyrą? Eikite į skyrių "Ataskaitos" ir susikurkite savo analizės prietaisų skydelį.
Naujokas "Teamdeck"? Paskyros sukūrimas yra nemokamas ir užtrunka vos kelias minutes.