Vis labiau populiarėjant neribotų atostogų politikai ir lanksčioms darbo valandoms, atrodo, kad bent jau kai kuriose pramonės šakose netrukus nebeliks darbuotojų lankomumo stebėjimo dienų.
Vis dėlto teigsiu, kad neatvykimo į darbą stebėjimas yra pagrindinis procesas bendrovėms, kurios nori išlaikyti skaidrų komandos tvarkaraštį ir gerai subalansuotą komandos darbo krūvis. Tiesiog dėmesys paprastai skiriamas ne tiek asmenų kontrolei, kiek gebėjimui optimaliai suplanuoti darbą.
Ką gausite su šiuo straipsniu:
- 4 sprendimai, kaip išteklių planavimo programinė įranga padeda stebėti neatvykimo į darbą laiką.
- kaip tinkamai pasirinkti darbuotojų atostogų valdymo sistema
- kaip valdyti darbuotojų lankomumą
- kodėl "Teamdeck" - išteklių valdymo programinė įranga - pasirinkta kaip pagrindinė neatvykimo į darbą stebėjimo programinė įranga
Šiame tekste aprašomi pagrindiniai žingsniai, kurių reikia imtis norint sukurti lengvai prižiūrimą nebuvimo darbe stebėjimo procesą. Taikant šį metodą reikia pasinaudoti skaitmeninėmis priemonėmis, kad jūsų komanda galėtų su jumis bendradarbiauti. Skaičiuoklės yra galimas pasirinkimas, tačiau jos turi mažiau galimybių nei specialiosios išteklių valdymo programinė įranga: nebuvimo darbe valdymo programėlėse dažnai būna įdiegtos ataskaitų teikimo funkcijos arba atostogų prašymo darbo eiga.
Peržiūrėkime pagrindinius įvedimo etapus atostogų valdymas jūsų įmonėje. Prie kiekvieno punkto bus pridėta trumpa instrukcija, kaip "Teamdeck" gali būti naudinga.
Nustatykite atostogų politiką
Tai būtinas žingsnis kuriant bet kokius procesus, susijusius su laisvu laiku. Galbūt jau esate sukūrę taisyklių rinkinį, kuris puikiai tinka jūsų komandai. Tokiu atveju galite pereiti prie kito punkto.
Jei jūsų atostogų politika dar tik kuriama arba dar tik rengiama, būtinai įtraukite šiuos aspektus:
- Darbuotojų nebuvimo darbe rūšys (nedarbingumas, kūrybinės atostogos, motinystės atostogos ir kt.),
- Kompensacijos pagal atostogų tipą (už kokių tipų nebuvimą darbe kompensuojama?),
- Mokamų atostogų dienų skaičius vienam darbuotojui (ar jis kinta laikui bėgant?),
- Prašydami atostogų iš anksto praneškite apie tai iš anksto.
Kai baigsite rengti taisykles, užduokite sau šiuos klausimus:
- Ar jūsų politika aktuali ne visą darbo dieną dirbantiems darbuotojams ir (arba) laisvai samdomiems darbuotojams?
- Ar tai didelis kultūrinis pokytis darbuotojams? Ar turėtumėte surengti komandinę konsultaciją?
- Ar jūsų polisas apima retesnius atvejus? Pavyzdžiui, kas atsitinka, kai kas nors per metus "neišnaudoja" visų jam skirtų atostogų dienų?
Atostogų politika turi būti aiškiai išdėstyta esamiems darbuotojams, o naujiems darbuotojams ji turi tapti įvadinio mokymo dalimi.
Kaip "Teamdeck" gali padėti stebėti neatvykimą į darbą?
Kaip organizacijos administratorius galite pasirinkti iš įvairių įkeltų nebuvimo tipų arba pridėti savo. Neatvykimo į darbą tipus galima pritaikyti: galite redaguoti jų pavadinimus, priskirti spalvinius kodus ir nurodyti, ar jie apmokami, ar ne. Dabar, kai jūsų darbuotojams reikės paprašyti atostogų, jiems tereikės pasirinkti tipą iš sąrašo.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Supaprastinkite laisvo laiko prašymų darbo eigą, kad būtų galima geriau stebėti neatvykimą į darbą.
Pakelkite ranką, jei kada nors esate dalyvavę ilgoje elektroninių laiškų grandinėje, kai tiesiog bandėte užsitikrinti laisvą dieną. Esu įsitikinęs, kad daugumai iš jūsų taip yra nutikę. Tai neefektyvu ir vargina tiek darbuotojus, tiek vadovus.
Todėl reikia suplanuoti ir įgyvendinti laisvo laiko prašymų darbo eigą. Idealiu atveju norite, kad nereikėtų grįžti pirmyn ir atgal. Tai galite padaryti naudodami atostogų prašymo formas, kuriose pateikiama visa informacija, reikalinga sprendimui priimti. Tas pats pasakytina ir apie vadovo atsakymą: nesvarbu, ar prašymas buvo patvirtintas, ar atmestas, darbuotojui apie tai reikia pranešti kuo greičiau.
Kaip "Teamdeck" gali padėti stebėti neatvykimą į darbą?
Vyksta atostogų prašymo ir patvirtinimo procesas programėlėje, taip išvengsite galimo komunikacijos chaoso. Darbuotojai gali prašyti atostogų spustelėję pasirinktą datą ir užpildę trumpą formą.
Vadovai iš karto gauna užklausą ir gali nedelsdami į ją atsakyti. Patvirtinus naują atostogų prašymą, atitinkamai atnaujinamas komandos kalendorius.
Pagrindiniams komandos nariams matomos jų neatvykimo į darbą priežastys
Šį punktą taip pat būtų galima pavadinti "pasirūpinti, kad neatvykimai būtų matomi visiems komandos nariams", tačiau tai priklauso nuo jūsų darbovietės skaidrumo politikos. Nors visiškai suprantama, kad ne visi komandos nariai turi turėti prieigą prie visų kitų neatvykimo į darbą kalendorių, to paties negalima pasakyti apie projektų vadovus, komandų vadovus ar naujų verslų kūrėjus. Kiekvienas, kuriam pavesta planuoti projektus (arba užtikrinti naujus - taigi ir pardavimų komanda), turėtų turėti galimybę matyti, kas gali dirbti. Priešingu atveju nebus žinomas tikrasis komandos pajėgumas, o tai gali lemti dideles planavimo klaidas.
Skaidrus komandos kalendorius taip pat padidina kasdienį efektyvumą: žmonėms nereikia klausinėti, norint sužinoti, ar kas nors iš jų komandos tą dieną dirba, ar ne.
Kaip "Teamdeck" gali padėti stebėti neatvykimą į darbą?
Pagrindinė "Teamdeck" funkcija - galingas komandos kalendorius, kuriame galite matyti kiekvieno darbuotojo užimtumą, užduotis ir darbo laiko apskaitos žiniaraščius. Galima greitai pastebėti atostogaujančius žmones.
Be to, nereikia nerimauti, kai komandos nariams skiriamos ilgesnės darbo užduotys. Poilsio dienos bus automatiškai praleidžiamos (jei nenurodysite kitaip), taip pat bus praleidžiamos ir švenčių dienos.
Apibendrinti duomenis
Jei nesivadovaujate neribotų atostogų politika, reikia būdo, kaip surinkti stebimus neatvykimus į darbą ir palyginti juos su kiekvieno darbuotojo atostoginiais. Tai gali būti paprasta skaičiuoklė arba galite apibendrinti duomenis tiesiogiai pasirinktoje išteklių valdymo priemonėje. Būtinai atskirkite skirtingus nebuvimo darbe tipus, nes ne visi jie tikriausiai bus įskaičiuoti į metinę išmoką.
Su neatvykimu į darbą susijusių duomenų rinkimas gali padėti geriau planuoti komandos darbą ateityje. Stenkitės nustatyti pasikartojančius dėsningumus. Galbūt yra laikotarpių, kai nedarbingumo lapeliai pasitaiko gerokai dažniau. Kada žmonės dažniausiai prašo ilgiausių atostogų? Tokios įžvalgos naudingos sudarant ateinančių mėnesių gamybos kalendorių.
Kaip "Teamdeck" gali padėti stebėti neatvykimą į darbą?
"Teamdeck" stebi kiekvieno darbuotojo laisvą laiką. Eikite į ataskaitos skyrių ir pasirinkite Laisvo laiko ataskaita šabloną, kad sukurtumėte ataskaitą, kurioje atsakysite į šiuos klausimus:
- kiek atostogų dienų išnaudojo jūsų darbuotojai?
- kokias neatvykimo į darbą rūšis pasirinko konkretūs žmonės?
- kiek atostoginių liko kiekvienam asmeniui? (Jei reikia, kiekvienam asmeniui galite įvesti skirtingus atostoginius).
Ar esate pasirengę patobulinti savo komandos neatvykimo į darbą stebėjimo darbo eigą?
Tikrai nėra jokios rimtos priežasties laikytis daug laiko reikalaujančių procedūrų ir pasikliauti pasenusiomis formomis, kai kalbama apie neatvykimo į darbą stebėjimą. Patikimas procesas padės efektyviai ir tvarkingai valdyti atostogas. Jei norite papildomų galių, apsvarstykite galimybę naudoti programinę įrangą, sukurtą šiam procesui supaprastinti. Suplanuokite pokalbį su Aniela ir aptarkite veiksmingiausius darbuotojų neatvykimo į darbą stebėjimo procesus savo komandai. Tačiau tiems, kurie vis dar nėra įsitikinę dėl tinkamo atostogų valdymo sistema - perskaitykite mūsų straipsnį.