Laikui bėgant, kiekviena įmonė sukuria prašymų suteikti laisvo laiko valdymo sistemą. Ji gali būti netvarkinga, reikalaujanti daug laiko, bet ji yra. Svarbu tai, kad jūsų įmonė neturėtų pasitenkinti bet kokia laisvo laiko prašymo politika. Geriausia, kad šis procesas būtų nesudėtingas darbuotojams ir lengvai valdomas administracijos komandų. Kaip tai pasiekti?
Šiandien pasidalysime trimis populiariausiais metodais, kuriuos įmonės naudoja prašymams dėl laisvo laiko nagrinėti, taip pat jų privalumais ir trūkumais. Tikimės, kad galėsite rasti geriausiai jūsų komandos poreikius atitinkantį būdą.
Ką gausite su šiuo straipsniu:
- Pasiūlymai, kaip apibrėžti laisvo laiko politiką
- Vaidmuo išteklių planavimo programinė įranga su stebėjimo funkcijos išjungimo laiku
- "Slack" kaip laisvo laiko valdymo programinės įrangos vaidmuo
Apibrėžkite laisvo laiko prašymų politiką
Pirmiausia - prieš pasirinkdami geriausią priemonę darbuotojų prašymams dėl laisvo laiko tvarkyti, turėtumėte įsitikinti, kad jūsų įmonės laisvo laiko politika yra aiški ir gerai pateikta.
Pabandykite pagalvoti apie šias detales:
- Kiek laisvų dienų per metus gali pasiimti jūsų darbuotojai? Ar galioja kokios nors taisyklės dėl atostogų trukmės?
- Kaip iš anksto darbuotojai turėtų siųsti atostogų prašymus?
- Kam siųsti prašymus? Personalo skyriaus darbuotojui? Komandos vadovui, kuris savo ruožtu perduos savo sprendimus administracijai?
- Kaip elgsitės su sutampančiais laisvo laiko prašymais? Kas pirmas atėjęs, tas pirmas aptarnaujamas, o gal pagal šiais metais jau išnaudotų laisvų dienų skaičių?
Kai išsiaiškinsite šiuos dalykus, įsitikinkite, kad įmonės politika yra dokumentuose ir kad su ja gali susipažinti visi darbuotojai. Šie dokumentai taip pat turėtų būti privalomas naujokų, prisijungiančių prie jūsų komandos, skaitinys.
Dabar, kai jau turite tikslias laisvo laiko taisykles, galite galvoti apie laisvo laiko prašymų tvarkymo metodą. Toliau rasite tris skirtingus variantus ir jų privalumus bei trūkumus.
Prašymų dėl laisvo laiko tvarkymas
Atostogų valdymo programinė įranga ir darbuotojų laisvo laiko sekimas
Atostogų valdymo įrankis padeda stebėti komandos narių lankomumą ir laisvą laiką. Galite susidurti su atskiromis atostogų valdymo priemonėmis, tačiau jos gali būti ir išsamesnio išteklių valdymo sprendimo dalis. Teamdeck yra vienas iš tokių įrankių, sujungiančių atostogų valdymą su išteklių planavimas ir laiko stebėjimo funkcijos. Šiame tinklaraščio įraše naudosime programą kaip pavyzdį, įskaitant ekrano nuotraukas.
Tačiau nepamirškite, kad bendri atostogų valdymo programų privalumai bus susiję su keliomis rinkoje esančiomis priemonėmis. Teamdeck yra tiesiog artima ir brangi mūsų širdžiai, nes prie jos dirbome pastaruosius ketverius metus. Jei norite išbandyti ją patys, galite išbandyti nemokamai, kredito kortelės nereikia. [/vc_column_text]
- Tai labai patogu darbuotojams. Jie gali prisijungti prie programėlės, kurią naudoja kiekvieną dieną, ir stebėti savo laiką bei tikrinti būsimas užduotis. Viskas, ką jiems reikia padaryti norint paprašyti atostogų, tai kalendoriuje pasirinkti datą ir užpildyti trumpą laisvo laiko prašymo formą. Svarbu tai, kad darbuotojai mato savo pačių užsakymus išteklių kalendorius taip pat, kad jie galėtų pasirinkti laisvas datas, atsižvelgdami į savo užduotis. Kai darbuotojai nežino, kas jų laukia artimiausiomis savaitėmis ar mėnesiais, jie gali per klaidą pasirinkti netinkamas datas. Naudojant tokias priemones kaip "Teamdeck", užtikrinamas didesnis visų darbuotojų darbo krūvio ir planų skaidrumas.
- Tai patogu ir tvirtintojams. Kai kas nors išsiunčia laisvo laiko prašymą, atitinkamas asmuo apie tai informuojamas programėlėje. Viskas, ką jie turi padaryti, tai patikrinti konkretaus darbuotojo užsakymus, kad būtų išvengta projekto tvarkaraščio konfliktai ir spustelėkite "Patvirtinti" arba "Atmesti". Viskas vyksta toje pačioje programoje, todėl procesas yra greitas ir veiksmingas.
- Programėlę galite pritaikyti pagal savo įmonės politiką. Atostogų valdymo programėlėse paprastai galima pritaikyti skirtingus laisvo laiko tipus ir pažymėti juos kaip mokamus ar nemokamus. Toks skirstymas gali praversti, ypač jei norite apskaičiuoti darbuotojų darbo užmokestį naudodami išteklių valdymo programos duomenis. Programoje "Teamdeck" taip pat galite nurodyti laisvo laiko laikotarpius, kurių darbuotojai gali prašyti (visos dienos, pusės dienos ir t. t.).
- Atostogų valdymo programėlę galite integruoti su kitais naudojamais įrankiais. Tarkime, norite gauti pranešimus apie kiekvieną naują darbuotojo laisvo laiko prašymą tiesiai į savo "Slack" paskyrą. Patikimos išteklių valdymo programėlės siūlo integruotas integracijas arba būdus, kuriais galite sukurti automatizuotas darbo eigas (pvz. "Zapier").
Prašymai el. paštu / "Black
Tai bene elementariausias šio proceso valdymo būdas - čia net neatsižvelgiame į žodinius prašymus. Tačiau daugelyje komandų elektroninis paštas vis dar yra pagrindinis komunikacijos kanalas, kuriuo bendraujama dėl visų laisvo laiko klausimų.
Kaip tai veikia? Darbuotojas el. paštu arba "Slack" siunčia laisvo laiko prašymą savo vadovui arba specialiam žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojui. Gavėjas išnagrinėja prašymą ir informuoja darbuotoją apie savo sprendimą. Popieriuje tai skamba gerai, tačiau realiame gyvenime šis procesas dažnai nėra idealus.
Visų pirma, el. laiškas arba "Slack" užklausa gali lengvai pasimesti tarp kitų svarbių pranešimų. Norėdamas sekti darbuotojų prašymus, už juos atsakingas asmuo turėtų turėti nepriekaištingą organizavimo sistemą, pavyzdžiui, aplanką, į kurį gali būti priskiriamas kiekvienas laisvo laiko prašymas, arba el. pašto žymas.
Iššūkiu gali tapti ir tai, kad darbuotojai savo žinutėje gali parašyti praktiškai bet ką. Sakykime, kad sprendimus dėl laisvo laiko priimate atsižvelgdami į darbuotojo prašyme nurodytą priežastį. Bet ką daryti, jei kas nors pamiršta įrašyti konkrečią priežastį? Turėtumėte atsakyti, prašydami pateikti daugiau informacijos, ir laukti, kol ji bus pateikta, prieš priimdami sprendimus. Tiesa, galite parengti darbuotojams el. laiško / "Black" žinutės šabloną, kad sumažintumėte tikimybę, jog jie praleis svarbią informaciją, tačiau tai vis tiek negarantuoja, kad jie visada laikysis šių taisyklių.
Dar vienas elektroninio pašto, kaip pagrindinio kanalo, kuriuo pranešama apie atostogų prašymus, trūkumas yra tas, kad gali prireikti daug laiko priimti pagrįstą sprendimą, ar žmogui turėtų būti suteiktas laisvas laikas, ar ne. Tikėtina, kad tvirtintojas turės patikrinti konkretaus darbuotojo kalendorių ir (arba) užsakymus arba susisiekti su jo projekto vadovu. Priešingu atveju dėl netikėto nebuvimo darbe gali kilti projekto tvarkaraščio konfliktai.
Jei įmonė netaiko neribotų atostogų politikos, taip pat reikia įsitikinti, ar konkretus asmuo neviršijo atostogų laiko kvotos. Galiausiai jie turi kur nors užregistruoti patvirtintą laisvą laiką. Jei jūsų komanda nenaudoja išsamios ištekliai planavimo priemonė, tai gali reikšti, kad reikia prisijungti prie kelių skirtingų programų ir dėl to sugaišti daug brangaus laiko tvarkant vieno darbuotojo prašymą suteikti laisvadienį.
Kaip matote, naudoti el. paštą ar "Slack" prašymams dėl laisvo laiko tvarkyti nėra pats efektyviausias būdas. Kai kurie prašymai gali būti praleisti pro akis, o tai vargina darbuotojus, ir net jei esate labai organizuoti, visas procesas gali atimti daug laiko.
Darbuotojų laisvo laiko prašymų forma
Kai kurios komandos, norėdamos organizuoti atostogų valdymo procesą, imasi veiksmų, kad įdiegtų laisvo laiko prašymų formas. Sutinkame, kad formas, ypač jei jos yra internetinės, galima valdyti efektyviau nei el. laiškus, ypač jūsų darbuotojams. Didžiausias jų privalumas yra tas, kad jūs, kaip darbdavys, galite formuoti prašymą. Darbuotojai tiesiog užpildo formas. Tai reiškia, kad į jų įteikiamą laisvo laiko prašymo formą greičiausiai bus įtraukta visa reikalinga informacija. Be to, laisvo laiko prašymo formos sukūrimas nereikalauja didelių investicijų. Tokiai formai sukurti galite naudoti nemokamą programinę įrangą, pavyzdžiui, "Google Forms".
Ar yra kokių nors trūkumų? Reikia nepamiršti, kad atostogų prašymų formų tvarkymas vis tiek reikalauja rankų darbo. Turite jas pateikti, patikrinti, ar konkretus darbuotojas turi teisę į daugiau atostogų, ir kur nors užfiksuoti savo sprendimą. Panašiai kaip ir dirbant su el. pašto prašymais, prieš apdorojant vieną prašymą gali tekti pasinaudoti keliomis priemonėmis.
Apskritai, laisvo laiko prašymų formos gali supaprastinti darbuotojų laisvo laiko prašymų tvarkymo procesą, tačiau reikia nepamiršti, kad vis dar galima atlikti optimizavimo veiksmus.
Ar yra kokių nors trūkumų darbuotojų atostogų valdymo programinė įranga? Tikriausiai daugiausia dėmesio jūsų įmonė turi skirti investicijoms, kurių reikia norint pradėti naudoti tokį įrankį. Laimei, šiuolaikinės programos dažnai būna SaaS modelį - mokate mėnesinį mokestį, todėl jums nereikia išleisti daug pinigų iš anksto.
Pavyzdžiui, "Teamdeck" kainuotų $3,99 vienam darbuotojui per mėnesį. Atsižvelgiant į tai, kad tai yra visų funkcijų kaina, įskaitant darbo laiko apskaitos žiniaraščiai, . internetinis kalendoriaus planuoklis, ir galingos ataskaitos, tikėtina, kad jūsų investicijos greitai atsipirks. Juk jūsų darbuotojai galės dirbti efektyviau ir išvengti nereikalingų grįžimų atgal.
Norite sužinoti, kokią naudą jūsų įmonei gali duoti išteklių valdymo diegimas? Suplanuokite pokalbį su Aniela, mūsų klientų sėkmės ekspertas. Ji galės jus supažindinti su produktu ir atsakyti į visus jūsų klausimus, susijusius su laisvo laiko prašymais ir žmogiškųjų išteklių procesais.
Tačiau jei vis dar domitės darbuotojų valdymo programinė įranga - perskaitykite mūsų tinklaraščio straipsnį.
Ieškote įrankio, kuris padėtų darbuotojų prašymus dėl laisvo laiko?