"Apptension" - programinės įrangos namai iš Lenkijos - per mėnesį sutaupo beveik $10 000 eurų, ir tam naudojame tik vieną įrankį.
Tačiau ne visada buvo taip lengva.
Kadangi esame programinės įrangos įmonė, kuri vienu metu dirba su keliais projektais, išbandėme kelias laiko stebėjimo ir išteklių planavimo priemones.
Tačiau galiausiai vis dėlto buvome šiek tiek nusivylę.
Naudojant skaičiuoklių lentelėmis paremtas darbo laiko stebėjimo priemones reikia daugiau laiko ir jos yra netikslios. Nusibodo beprasmės spėjimų ataskaitos, todėl nusprendėme sukurti savo įrankį, ir štai kaip Teamdeck atgijo.
Nuo pat pradžių tai įgyvendinome viduje. Ji padėjo mums suspėti su projektais - tiek su įmonėje dirbančiais, tiek su nuotolinės komandos nariais, tiek su neetatiniais darbuotojais.
"Darbuotojų užimtumas neapsiriboja tradiciniu suplanuotų švenčių ir laisvų dienų sąrašu. Skaitmeninių klajoklių ir virtualių komandų laikais valdyti skirtingose laiko juostose išsibarsčiusius ir lanksčiomis darbo valandomis dirbančius komandos narius yra iššūkis", - Zbigniewas Czarneckis, bendrovės generalinis direktorius. Įspėjimas
Parengėme šį atvejo tyrimą, kad parodytume realų pavyzdį, kaip galite gauti naudos naudodami Teamdeck savo komandoje.
Neteisingai išteklių paskirstymas ir nenumatant jų prieinamumo, nepavyksta 26% projektų.
Kadangi norėjome to išvengti, mums reikėjo įrankio, kuriuo galėtume stebėti darbuotojų laiką, planuoti jų užimtumą, atostogas ir asmenines laisvas dienas.
Norėjome visa tai padaryti, kad išvengtume prastovų, nepakankamas darbuotojo užimtumas arba pervargimas. Kitaip tariant, mes tiesiog norėjome geriau planuoti ir valdyti jų darbą.
Su "Teamdeck" galime padaryti viską.
"Teamdeck" programoje galime rankiniu būdu nustatyti valandas, praleistas prie konkrečių projektų, arba sekti jas naudodami vienu spustelėjimu įjungtą darbalaukio laikmatį.
Kadangi čia nereikia spėlioti, gauname tikslesnes ataskaitas ir patikimesnius darbo laiko apskaitos žiniaraščius. Taip pat galime palyginti apskaičiuotą laiką su faktiniu projektui skirtu laiku ir jį panaudoti, kad geriau įvertintume būsimas užduotis.
* Praėjo nemažai laiko nuo tada, kai paskelbėme šį atvejo tyrimą...
Prieš porą mėnesių pradėjome "Teamdeck" mobiliesiems įrenginiams. Mūsų mobilioji programėlė leidžia išplėsti "Teamdeck" funkcijas į išmanųjį telefoną. Galite stebėti savo darbo laiką, peržiūrėti darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir naršyti kalendorių be interneto "Teamdeck" versijos.
Pastaba: "Teamdeck" mobiliuoju telefonu gali naudotis tik registruoti "Teamdeck" naudotojai. Prieš bandydami prisijungti mobiliuoju telefonu, įsitikinkite, kad užsiregistravote darbalaukyje.
Naudodami tik vieną įrankį galime stebėti darbuotojų laisvas dienas, valstybines šventes ir projektų užsakymus. Galime stebėti komandos narių tvarkaraščius, todėl mūsų projektų vadovams lengviau planuoti komandos paskirstymą ir valdyti kelis projektus.
Taip pat įtraukėme "Teamdeck" į savo pardavimų planą, todėl derybose dėl naujų sandorių galėjome geriau numatyti laiką ir turimus darbuotojus. Tvarkaraščiai ir biudžetai tapo tikslesni.
Gerai, taigi žinote, kam galite naudoti "Teamdeck", taigi pažiūrėkime, kokie yra jos diegimo jūsų įmonėje privalumai.
Šią dalį suskirstėme į finansinę naudą ir naudą iš projekto vadovo perspektyvos.
Norėdami apskaičiuoti darbuotojų valdymo sąnaudas mūsų įmonėje, uždavėme sau tris grupes klausimų, kuriuos dažniausiai užduoda patys darbuotojai:
Kadangi šiuo metu mūsų įmonėje dirba apie 50 žmonių, remdamiesi šiuo skaičiumi ir valandiniu įkainiu $30 apskaičiavome, kiek pinigų iššvaistome, atsižvelgdami į laiką, kurį sugaištame atsakinėdami į šiuos klausimus.
Prireikė skaičiuoklės ir elementarios matematikos, kad suprastume, jog be "Teamdeck" kas mėnesį sugaištume $11 130 darbuotojų laiko, kad išspręstume šią įprastą vadybinę problemą.
"Teamdeck" padėjo mums sumažinti šias atliekas iki 1TP41249,50, o tai leidžia sutaupyti 1TP49880,50 per mėnesį.
Įdomu tai, kad 40% mūsų darbuotojai daugiausiai laiko praleido klausinėdami projekto vadovo apie kasdienes užduotis. Apskaičiavome, kad dėl to kiekvieną mėnesį buvo iššvaistomos 56 valandos, o tai sudarė $1 680 valandų, kurias galėjome išleisti geriau.
Dar vienas "Teamdeck" privalumas - projektų vadovams lengviau valdyti projektus, nes jie tiksliai žino, kuris darbuotojas tuo metu yra laisvas arba kuris netrukus baigs savo užduotis.
Pirmiausia galime nustatyti ilgalaikius planus, atsižvelgdami į skirtingas laisvas dienas ir švenčių dienas.
Mūsų projektų vadovai gali kurti tikslias ataskaitas ir stebėti biudžetą. Šias žinias jie gali panaudoti geriau paskirstydami darbuotojus būsimiems projektams, planuodami biudžetus ir sudarydami naujus sandorius, geriau apskaičiuodami klientų poreikius.
Ataskaitas galima atsisiųsti PDF failais ir pridėti prie sprinto apžvalgų, todėl komandoms bendrauti dar paprasčiau.
Galiausiai galime lengvai stebėti, kada mūsų ne visą darbo dieną dirbantys darbuotojai yra laisvi.
Visa tai padeda mūsų projektų vadovams sutaupyti daug darbo ir efektyviau valdyti komandas.
31% įmonių "Access Group" apklausti darbuotojai teigė, kad mažas konkrečių žmogiškųjų išteklių matomumas organizacijoje yra didelis iššūkis, su kuriuo jie susiduria.
Išteklių planavimo, atostogų valdymo ir darbo laiko stebėjimo įrankio naudojimas mūsų įmonėje pasirodė labai naudingas. Ji ne tik padėjo mums sutaupyti pinigų, bet ir leido geriau planuoti ir valdyti vykdomus ir būsimus projektus. Tai taip pat svarbu siekiant, kad darbuotojai būtų patenkinti, - sako Zbigniewas Czarneckis:
"Verta skirti laiko kiekvienam išteklių valdymo aspektui aptarti. Viena vertus, išvengsime brangiai kainuojančių klaidų, kita vertus, išlaikysime darbuotojų komfortą ir laimę."
Sutaupykite įmonės laiko ir pinigų - investuokite į išteklių valdymo įrankį, kad galėtumėte geriau stebėti ir paskirstyti darbuotojus projektams.
"UNIT9" yra gamybos studija, kuri daugiausia dėmesio skiria VR, skaitmeniniams, žaidimų, inovacijų ir filmų projektams. Turime biurus Londone, Niujorke, Los Andžele, Berlyne ir Florencijoje.
"Science Crunchers" yra reklamos agentūra iš Portugalijos, įkurta 2017 m. "Kuriame vaizdinį ir rašytinį turinį, kad aiškiai ir glaustai informuotume apie mokslą. Mūsų komunikacijos komanda taip pat projektuoja ir kuria rinkodaros medžiagą - nuo interneto svetainių iki infografikų, brošiūrų ir animacinių vaizdo įrašų."
Užsakymai apskritai puikiai tinka prognozuoti ir informuoti žmones apie tai, kas jų laukia ateityje. Kalendoriaus rodinyje matydami visus įsipareigojimus, galite sutrumpinti bendravimo ciklą ir efektyviai planuoti iš anksto. Vis dėlto gali būti atvejų, kai norėsite įtraukti daugiau informacijos, kurią galima sutalpinti į paprastą projekto pavadinimą.