Įmonės, kurios vienu metu vykdo vieną ar kelis projektus, pavyzdžiui, agentūros ar programinės įrangos kūrimo įmonės, turi užtikrinti, kad jų planavimo pastangos būtų veiksmingos. Vienas iš būdų tai padaryti - matuoti apmokamą panaudojimo lygį. Šiame tinklaraščio įraše parodysime, kaip apskaičiuoti panaudojimą naudojant patikimą išteklių valdymo programinė įranga - "Teamdeck". Tačiau pirmiausia paaiškinkime, kodėl šios metrikos stebėjimas gali būti naudingas jūsų verslui.
Ką gausite su šiuo straipsniu:
Kai sąskaitas klientams išrašote pagal valandas, taikydami "laiko ir medžiagų" modelį, žinote, kad ne visos jūsų komandos darbo valandos įskaičiuojamos į bendrą sąskaitą. Į sąskaitos išrašymo valandas paprastai įskaičiuojamas laikas, kurį jūsų darbuotojai praleido vykdydami mokamą veiklą, pavyzdžiui, kurdami programinę įrangą klientams arba rašydami kopiją jų kampanijai. Tačiau turite atsižvelgti ir į neapmokamą darbą, kuris paprastai apima mokymus, pasiūlymų klientams rengimą, darbą su vidaus projektais ir pan.
Be abejo, jūsų verslui palaikyti gali prireikti neaktualaus darbo. Vis dėlto turėtumėte stebėti, kiek ir apskaičiuoti apmokamas valandas ir neaktualias sąskaitas, kad jūsų įmonė išliktų pelninga. Jei santykis sutriks, galite pradėti prarasti pinigus - juk vis tiek turėsite mokėti darbuotojams ir padengti veiklos sąnaudas.
Jums gali kilti klausimas, ar turėtumėte pradėti stebėti mokėtiną panaudojimą, jei jau stebite bendrą darbuotojų panaudojimą.
Matote, kai apskaičiuoti išteklių naudojimas, paprastai lyginamas asmens dirbtų valandų skaičius ir jo bendras pajėgumas. Tai daug ką pasako: galite pastebėti pervargusius komandos narius arba nustatyti nepakankamai išnaudojamus žmones. Tačiau, kaip jau žinote, ne visos valandos yra vienodos. Tai, kad kas nors yra užimtas, nebūtinai reiškia, kad jo darbas tiesiogiai prisideda prie jūsų įmonės pelno. Kita vertus, kai stebite apmokamų valandų panaudojimą, galite matyti, kokią dalį kiekvieno darbuotojo užimtumas sudaro apmokamai veiklai.
Tai nereiškia, kad kiekvieno asmens mokėtinas panaudojimas turėtų būti kuo didesnis. Juk jūsų įmonėje greičiausiai yra žmonių, kurie iš viso nedirba su klientų projektais. Jų atveju galite pasikliauti bendru panaudojimu, kad jų darbo krūvis būtų subalansuotas. Tačiau kai kalbama apie komandos narius, prisidedančius prie darbo su klientais, jų apmokamo panaudojimo lygis gali suteikti vertingų įžvalgų.
Visų pirma, stebėdami panaudojimo rodiklius galite įvertinti planavimas projektų valdyme.. Jei asmens, kuris turėtų daugiausia dirbti su apmokamomis užduotimis, panaudojimo rodiklis yra 20%, tai gali reikšti, kad jo grafikas nebuvo optimaliai suplanuotas. Galbūt projekto sąmatos buvo netikslus, o šiam konkrečiam darbuotojui tiesiog nereikia viso jam skirto laiko darbui atlikti. Galbūt jis dalyvauja per daug galimai nereikalingų susitikimų. Bet kokiu atveju - yra vietos optimizavimui.
Įsivaizduokite kitokią situaciją: tarkime, kad darbuotojo mokėtinas panaudojimo rodiklis yra 110%. Tai reiškia, kad jis praleidžia daugiau darbo laiko, nei leidžia jo pajėgumai. Neretai prieš pat galutinį terminą projektui reikia skirti papildomų valandų. Vis dėlto, jei laiku nepastebėsite pervargusio darbuotojo, galite rizikuoti, kad jis nusivils arba net nuspręs palikti įmonę.
Galiausiai, apskaičiuoti apmokamą panaudojimą - puikus būdas įvertinti, kurie vaidmenys ir kada yra labai paklausūs. Tokios įžvalgos leidžia tiksliai prognozuoti žmogiškuosius išteklius teisingai planuoti ir planuoti įdarbinimo procesus.
Galbūt jau numanote, bet norint surinkti patikimus išteklių naudojimo duomenis, jūsų komanda turėtų naudoti laiko stebėjimo įrankį. Be jos turėsite reikalų su spėjimais, o ne su tikslia informacija. Žinoma, yra dar daugiau naudą agentūrų darbo laiko stebėjimo programinė įranga, todėl jei dar to nepadarėte, būtinai pabandykite!
Komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose rasite informacijos apie tai, kiek laiko buvo sugaišta įvairiems projektams. Tačiau norint atsižvelgti tik į apmokamą darbą, jums reikia priemonės, kuri leistų darbuotojams žymėti savo užfiksuotus laiko įrašus kaip apmokamus arba neapmokamus.
"Teamdeck" leidžia jūsų komandos nariams daryti tokį skirtumą. Jie gali naudotis vadinamosiomis darbo laiko apskaitos žiniaraščio žymomis ir žymėti savo darbo laiko įrašus kaip "apmokamus", "viršvalandžius", "darbą iš namų" ir pan. Žymos priklauso nuo jūsų - galite pasirinkti savo poreikius atitinkančias etiketes ir piktogramas.
Kai jūsų komanda seka savo laiką naudodama "Teamdeck" ir naudoja darbo laiko apskaitos žiniaraščio žymes, galite lengvai sukurti mokėtiną panaudojimo ataskaitą.
Eikite į viršutiniame meniu esantį skyrių "Ataskaitos", tada spustelėkite pliuso piktogramą apatiniame dešiniajame kampe ir pridėkite naują ataskaitą. Pasirinkite "Create custom" (kurti pasirinktinę) - mes kursime ataskaitą nuo nulio, o ne pagal šabloną.
Suteikite pavadinimui pavadinimą ir pasirinkite atitinkamą datos intervalą. Dabar metas pradėti į ataskaitą įtraukti diagramas ir lenteles. Pradėkime nuo paprastos stulpelinės diagramos, kurioje matysime kiekvienam komandos nariui tenkantį apmokamą laiką. Spustelėkite "Add graph" (pridėti grafiką) ir "Add bar chart" (pridėti stulpelinę diagramą). Pagal numatytuosius nustatymus matysite visų asmenų užsakymų, darbo laiko apskaitos žiniaraščių, atostogų valandų ir užimtumo palyginimą. Spustelėkite "metrics" (tai piktograma su trimis stulpeliais) ir panaikinkite nereikalingų rodiklių žymėjimą. Vietoj to slinkite žemyn į kategoriją "Timesheet tags" ir pasirinkite "Billable".
Šioje paprastoje diagramoje galite matyti, kiek kiekvienas asmuo užregistravo apmokamų valandų. Tačiau ji nesuteikia daug informacijos apie tai, koks buvo apmokamų valandų panaudojimo rodiklis. Pridėkime prie šios diagramos dar vieną metriką - "Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai: laikas". Dabar galite iš karto pamatyti, kokia buvo konkretaus asmens apskaitytų valandų ir visų stebėtų valandų dalis.
Dabar į ataskaitą pridėkime lentelę, pagal kurią galėsime apskaičiuoti visų darbuotojų mokėtinus panaudojimo rodiklius.
Pagal numatytuosius nustatymus į ataskaitą įtraukta nauja lentelė yra suskirstyta pagal projektus. Šį nustatymą galite pakeisti spustelėję "Grouping" (grupavimas) ir vilkimo ir nuleidimo redaktoriuje sukeitę žmones su projektais. Jei jums nereikia matyti duomenų, suskirstytų pagal dienas, galite drąsiai pašalinti grupavimą. Spustelėkite "taikyti", kad išsaugotumėte šį grupavimą.
Kol tai darysite, eikite į metriką ir panaikinkite nereikalingų stulpelių (užsakymai, užimtumas, atostogos) žymėjimą. Siūlome pridėti stulpelį, skirtą darbo laiko apskaitos žiniaraščio žymoms: billable. Šiuo metu jūsų lentelė turėtų atrodyti taip:
Iš esmės tai ta pati informacija, kurią turėjote anksčiau sukurtoje stulpelinėje diagramoje. Būtų puiku į lentelę įtraukti procentine verte išreikštą panaudojimo lygį. Tai galite padaryti spustelėję "Metrics" (metrika), tada "Add custom" (pridėti pasirinktinį) ir "Add custom calculation field" (pridėti pasirinktinį skaičiavimo lauką). Sąskaitų panaudojimas nėra pagal numatytuosius nustatymus "Teamdeck" apskaičiuojama metrika, nes ne kiekviena organizacija naudoja darbo laiko apskaitos žymes, tačiau galime įvesti panaudojimo formulę ir sukurti pasirinktinę metriką.
Naudojimo formulė yra tokia:
(Išrašomos valandos / visi darbo laiko apskaitos žiniaraščiai)*100
Spustelėkite "Išsaugoti ir taikyti" - ataskaitoje atsiras naujas stulpelis. Čia galite matyti savo darbuotojų panaudojimo rodiklius.
Mūsų atveju yra keletas komandos narių, kurių darbo krūvis yra labai didelis. Akivaizdu, kad didžiąją dalį savo valandų jie skiria darbui su klientais. Kita vertus, taip pat turime keletą išteklių, kurių panaudojimo rodiklis yra 0%. Gali būti, kad jų darbas nesusijęs su apmokamomis paslaugomis, todėl neturėtume tikėtis, kad jie registruos apmokamas valandas.
Paskutinis dalykas, kurį galime padaryti, kad visa ataskaita taptų dar įžvalgesnė, - pakeisti lentelės eilutės "Iš viso" formulę. Šiuo metu tai yra visų eilučių verčių suma. Nors tai naudinga pirmiesiems dviem stulpeliams, ji nelabai ką pasako apie stulpelį "Išrašomų sąskaitų panaudojimas". Vidutinė vertė būtų daug geresnė. Laimei, ją galime lengvai apskaičiuoti. Spustelėkite šį langelį ir įveskite:
= vidurkis(nested(Grupė: Žmonės, Pasirinktinės formulės: Sąskaitų panaudojimas))
Atkreipkite dėmesį, kad "Teamdeck" pateiks pasiūlymų, kai pradėsite rašyti kintamųjų pavadinimus. Spustelėkite Enter, kad pamatytumėte rezultatą. Dabar žinome, kad mūsų komandos vidutinis apmokamas panaudojimo rodiklis yra 53,05%
Stebėdami savo komandos veiklos rezultatus galite pastebėti sritis, kurias galima optimizuoti organizacijos labui. Darbuotojai taip pat įvertins, kad stebite jų užimtumą - juk jie nenori būti pervargę.
Jei manote, kad "Teamdeck" gali būti naudingas įrankis jūsų komandai, būtinai jį išbandykite. Galite užsiregistruokite bandomajam važiavimui patys arba Susitarkite dėl pokalbio su Aniela, mūsų klientų sėkmės ekspertas. Džiaugiamės galėdami padėti jums maksimaliai išnaudoti šią programėlę ir gerokai patobulinti jūsų įmonės projektų ir išteklių valdymo procesus.
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...