Daugelis įmonių šiuo metu ieško išlaidų optimizavimo idėjų, reaguodamos į pasaulinę pandemiją ir jos ekonomines pasekmes. Bandydamos sumažinti žmogiškųjų išteklių sąnaudas, komandos nusprendžia įšaldyti įdarbinimą. arba efektyviau naudoti žmogiškųjų išteklių technologijas, kad išliktų pelningi ir išvengtų atleidimų. Siekdami geriau išnaudoti turimas technologijas, norime parodyti, kaip įmonės gali sumažinti verslo išlaidas naudodamos projekto išteklių valdymas.
Mūsų patarimai tinka įvairioms vertikalioms sritims, tačiau įmonėms, kurios vienu metu dirba su keliais klientais (agentūroms, konsultacinėms bendrovėms, programinės įrangos gamintojams), jie bus ypač naudingi. Taip yra todėl, kad kai vienu metu žongliruojama keliais projektais, planuoti ir valdyti išteklius yra labai sudėtinga.
Pirmiausia apibrėžkime išteklių valdymą.
Mūsų vadovas projekto išteklių valdymas, mes jį apibrėžėme taip kuo veiksmingiau panaudoti turimus ribotus išteklius. Apie kokius išteklius kalbame? Žinoma, apie žmones, bet taip pat apie įrangą, patalpas, transporto priemones ar dar ką nors, priklausomai nuo jūsų verslo pobūdžio. Tačiau šiame tinklaraščio įraše daugiausia dėmesio skirsime žmogiškųjų išteklių valdymui.
Efektyviausias išteklių naudojimas reiškia, kad juos panaudojate veiksmingai, paskirti tinkamus žmones tinkamiems projektams (išteklių paskirstymas)ir analizuokite savo komandos darbą, kad rastumėte optimizavimo galimybių. Šie veiksmai yra labai svarbūs siekiant sumažinti verslo išlaidas, kaip pamatysite kitose keliose pastraipose.
Naudojant geras išteklių planavimo programinė įranga jums labai padės. Žinoma, programėlė neatliks visų darbų už jus, tačiau ji leis jums viską atlikti efektyviai ir sutaupyti laiko bei pinigų. Šiame tinklaraščio įraše pamatysite ekranus iš Teamdeck, programėlę, kurią naudoja viso pasaulio komandos.
Kurti Teamdeck, išsamią išteklių valdymo programą, dažnai kalbamės su savo klientais apie išteklių valdymo poveikį jų biudžetams.
"Apptension" buvo viena pirmųjų įmonių, naudojusių "Teamdeck" savo darbuotojų darbui planuoti ir valdyti. Piotr Bandosz, "Apptension" Finansų ir žmonių skyriaus vadovas, mums pasakojo:
Be "Teamdeck" kas mėnesį iššvaistydavome $11 130 darbuotojų laiko, kad išspręstume įprastus vadybinius sunkumus. Teamdeck padėjo mums sumažinti šį švaistymą iki $1249,50, o tai leidžia sutaupyti $9 880,50 per mėnesį.
"Apptension" komandoje dirba 50 žmonių, todėl jei vadovaujate didesnei įmonei, galite tikėtis dar daugiau sutaupyti. Kaip tai įmanoma? Pereikime prie detalių - kaip sutaupysite pinigų, kai įdiegsite išteklių valdymą?
Kodėl išteklių naudojimas toks svarbus? Trumpai tariant, tai naudinga ir darbdaviui, ir darbuotojams. Pagalvokite, pavyzdžiui, apie nepakankamą užimtumą. Žmonės, laukiantys užduočių, sukelia įmonei išlaidų, bet taip pat gali patys labai nusivylę.. Kita vertus, per didelis naudojimas gali sukelti darbuotojų perdegimas ir papildomos darbdavio išlaidos, jei mokate daugiau už viršvalandžiai. Tai labai paprasta: optimaliai išnaudojant pajėgumus, neatsiranda nereikalingų išlaidų, o jūsų komandos nariai gali mėgautis subalansuotas komandos darbo krūvis.
Išteklių valdymas yra labai svarbus siekiant išlaikyti gerą išteklių panaudojimą. Tam reikia atkreipti dėmesį į išteklių planavimas ir skirti darbą darbuotojams, kurie gali atlikti daugiau užduočių. Kai matote visų savo komandos narių užsakymus išteklių kalendorius, daug lengviau pastebėti žmones, kurie yra nepakankamai arba per daug išnaudojami.
Viena iš priežasčių, kodėl išteklių valdymas turi įtakos projektų pelningumui, yra ta, kad jis padeda pasirinkti geriausius žmones konkrečiai užduočiai atlikti. Atrodo, kad tai pakankamai paprasta, kai jūsų komandą sudaro, tarkime, dešimt žmonių. Bet ką daryti, jei vadovaujate daugiau nei 200 darbuotojų?
Išteklių valdymo priemonės pavyzdžiui, "Teamdeck", galite susidaryti gerą talentų fondo apžvalgą. Matote, kas gali prisijungti prie naujo projekto, bet taip pat galite filtruoti komandos narius pagal įgūdžius, darbo stažą ar vietą. Kai prie projekto dirba geriausi įmanomi žmonės, didesnė tikimybė, kad jis bus sėkmingas.
Vis dėlto, net jei jūsų geriausi talentai sugebės įgyvendinti projektą per nustatytą terminą ir neviršydami biudžeto, gali paaiškėti, kad jis beveik nepelningas. Viskas priklauso nuo biudžeto, dėl kurio susitarsite su klientu, ir atsiskaitymo būdo.
Pavyzdžiui, kai sąskaitas išrašote pagal valandas (laikas ir medžiagos), verta išanalizuoti savo komandos apmokamą ir neapmokamą laiką. Darbuotojų laiko stebėjimas yra svarbus išteklių valdymo aspektas. Jis leidžia atlikti patobulinimus asmeniniu lygmeniu (pvz., koreguoti savo darbo krūvį) ir projekto ar net organizacijos lygmeniu.
Eikite į savo komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaita ir pažiūrėkite, koks yra apmokamų ir neapmokamų valandų pasiskirstymas. Tada akimirką pagalvokite, kaip galėtumėte pagerinti šį santykį savo naudai. Pavyzdžiui, galite pastebėti, kad jūsų projektų komandos daug laiko praleidžia ilguose susirinkimuose arba atlikdamos administracines užduotis, pavyzdžiui, projektų ataskaitų rengimą. Tiesiogine to žodžio prasme pamatysite, kur prarandate pinigus.
Kaip tai ištaisyti? Viena iš idėjų - patobulinti įmonės vidaus procesus. Kita - kitaip traktuoti būsimą biudžetą ir, pavyzdžiui, skirti didesnį rezervą.
Bendravimas yra labai svarbus, ypač įmonėms, kurios perėjo prie nuotolinio darbo. Jei atsidūrėte tokioje situacijoje, galite peržiūrėti mūsų tinklaraščio įrašą apie veiksmingas bendravimas su nuotolinėmis komandomis.
Tačiau tiesa ir tai, kad bendravimas gali būti varginantis ir reikalaujantis daug laiko. Pavyzdys? Įsivaizduokite, kad vadovaujate komandai ir su savo kolega kalbate taip: "Ką jūs darote?
Kitas pavyzdys - kai žmonės nežino, į ką konkrečią dieną turėtų sutelkti dėmesį. Galbūt tai skamba netikėtai, tačiau tai nėra retas reiškinys, ypač toms pareigoms, kurios per savaitę padeda įgyvendinti kelis projektus (pvz., iliustratoriai, DevOps specialistai).
Atrodo nekaltai, tačiau panašūs pokalbiai gali atimti valandų valandas iš jūsų darbuotojų savaitės. Argi nebūtų puiku, jei nereikėtų šių pokalbių ir vietoj jų turėtumėte veiksmingas darbo ar atostogų laiko planavimo ir valdymo sistemas? Štai čia praverčia išteklių valdymo priemonės.
Kai jūsų komanda yra įsipareigojusi valdyti išteklius, darbuotojams lengva pasitikrinti artimiausių dienų prioritetus. Atostoginių išmokas ir prašymus taip pat galima tvarkyti nesudėtingai. Jūs, kaip įmonė, sutaupote pinigų, o jūsų komandos narys gali susitelkti į jam svarbų bendravimą.
Ar kada nors teko atlikti brangiai kainuojantį įdarbinimo procesą tik tam, kad pasamdytumėte darbuotoją, kuris vis dėlto neturėjo tiek daug darbo? Arba galbūt užtikrinote kelis projektus, kad suprastumėte, jog neturite pakankamai darbo. talpa juos pateikti ir teko samdyti laisvai samdomus darbuotojus arba už papildomą mokestį samdyti išorės specialistų komandas? Abiejų scenarijų būtų buvę galima išvengti prognozuojant išteklius. Tai reiškia, kad bandote numatyti, kiek išteklių reikės ir kada.
Kaip išteklių valdymas gali padėti žmogiškųjų išteklių prognozavimas?
Pirmiausia jūsų vadovai geriau mato komandos pajėgumus ir dabartinį darbo krūvį, todėl gali atitinkamai planuoti gamybos procesą. Antra, galite analizuoti istorinius komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščių duomenis ir nustatyti dėsningumus. Pavyzdžiui, daugelis agentūrų susiduria su sezoniniu išteklių poreikiu: būna mėnesių, kai darbo paprasčiausiai būna daugiau. Tai žinodami iš anksto, galite pasirengti išteklių trūkumui ir pradėti įdarbinimo procesą arba derėtis dėl geresnio susitarimo su užsakomųjų paslaugų įmone. Taip optimizuosite savo išlaidas ir galėsite geriau planuoti finansus.
Susidūrus su krize, pirmas instinktas gali būti apriboti išlaidas. Investavimas į išteklių valdymo programą gali atrodyti nelogiškas, kai desperatiškai norite sutaupyti pinigų, tiesa? Iš tikrųjų, kol jūsų vadovų komanda yra įsipareigojusi veiksmingai išteklių planavimas ir valdymas, investicijų grąža turėtų būti didelė.
Paimkime "Apptension" - įmonę, kuri apskaičiavo, kad dėl "Teamdeck" kiekvieną mėnesį sutaupo $10 tūkst. Kiek jie tam išleidžia? Licencija vienam asmeniui kainuoja $3,99, taigi 50 žmonių komanda kas mėnesį moka $199,50. Kaip matote, tai tik nedidelė dalis lėšų, kurias jie gali sutaupyti dėl efektyvaus išteklių valdymo.
Įdomu, kokia būtų investicijų grąža jūsų įmonei? Pasikalbėkime apie tai! Suplanuokite pokalbį su Aniela: ji aptars jūsų išteklių valdymo poreikius ir parodys, kaip "Teamdeck" gali padėti sumažinti verslo išlaidas.
Veiksmingas išteklių planavimas yra labai svarbus tikslas bet kokio dydžio įmonėms, nesvarbu, ar jos veikia internete, ar tradicinėse pramonės šakose. Atsižvelgiant į didelę įmonių, kurioms reikia planuoti išteklius, įvairovę, sudėtinga pateikti universalią rekomendaciją...
Komandos visame pasaulyje susiduria su panašiais iššūkiais planuodamos savo komandos tvarkaraštį. Sukurti projekto planą yra sudėtinga savaime, o jį atnaujinti ir reaguoti į pokyčius - dar sunkiau...
Kaip programinės įrangos kūrėjai išbandėme daugybę, galbūt geriausių laiko valdymo programų. IT ir programinės įrangos versle, kuriame daugiausia dirba verslo klientai iš JAV ir Jungtinės Karalystės, esame įpratę dirbti su absoliučiai...