Nesvarbu, ar esate projektų vadovas, ar įmonės vadovas, jūsų prioritetas - užtikrinti, kad komanda sėkmingai įgyvendintų projektus: laiku ir neviršydama biudžeto. Tačiau, kita vertus, jūs taip pat norite, kad jūsų komandos nariai būtų patenkinti ir laimingi darbe. Pasiekti abu tikslus gali atrodyti sudėtinga, tačiau vieno iš jų ignoravimas jūsų verslui turėtų pražūtingų pasekmių.
Ką gausite šio straipsnio dėka:
- kaip įgyvendinti projektą ir išteklių valdytojai suvokti išteklių valdymo svarbą.
- kodėl jie naudoja išteklių valdymo programinė įranga
Daugeliui komandų išteklių valdymo procesas pasirodė esąs sėkminga strategija, padedanti pasiekti abu tikslus. Kodėl projekto išteklių valdymas svarbu? Tai strategija, kuria siekiama apčiuopiamos naudos verslui ir tuo pat metu išlaikyti komandą laimingą. Efektyviai valdant išteklius laimi visi. Atidžiau apžvelkime pagrindinius išteklių valdymo privalumus, susijusius su organizacijomis ir ištekliais.
Kokia išteklių valdymo nauda?
Prieš pradėdami vardyti privalumus, apibendrinkime, ką išteklių valdymas leidžia jums daryti, nes tai yra visų toliau aprašytų privalumų pagrindas.
Pirma, naudodami "Teamdeck" išteklių valdymo programinė įranga (nesvarbu, ar tai būtų speciali programa, ar tiesiog išteklių kalendorius), tiksliai žinosite, kas ir kiek laiko gali dirbti su jūsų projektu. Todėl galite paskirstyti išteklius įvairioms užduotims, atsižvelgdami į verslo tikslus.
Tačiau išteklių valdymas nesibaigia išteklių paskirstymas-Taip pat turite stebėti savo komandą, kaip ji dirba su projektu, ir priimti atitinkamus sprendimus, pvz., pakeisti komandą arba keisti ir darbo krūvio valdymas konkrečių žmonių. Trumpai tariant, išteklių valdymas suteikia galimybę išsamiai matyti savo komandos pajėgumus, darbo krūvį ir našumą.
Ką gausite, kai pradėsite strategiškai valdyti išteklius?
Projektų įgyvendinimo veiksmingumas ir efektyvumas
Išteklių valdymas gali turėti teigiamos įtakos projektų įgyvendinimui. Štai kodėl tai toks svarbus projektų valdymo aspektas. Įgyvendindami strateginius išteklių planavimas ir paskirstymą, užtikrinate, kad tinkami žmonės dirbtų su tinkamais projektais.
Taip pat padidėja projektų įgyvendinimo efektyvumas ir veiksmingumas, nes galite pastebėti galimus iššūkius (tvarkaraščių konfliktai, išteklių trūkumas, per daug viršvalandžių) iš anksto ir pakoreguokite projekto tvarkaraštį, kol šios problemos dar neišsiplėtė. Toks išankstinis perspėjimas gali išgelbėti jūsų projektą nuo žlugimo. Paklausti apie pagrindines savo ankstesnių projektų nesėkmių priežastis 2017 m., 23% iš Projektų valdymo instituto respondentai pavadintas "netinkamu išteklių prognozavimas" ir "priklausomybė nuo išteklių".
Skaidrumas ir geresnis bendravimas
Projektų vadovai žino, kad projekto skaidrumas labai svarbu išlaikyti pasitikėjimą savo komandose. Išteklių valdymas labai padeda palaikyti sveikus darbuotojų ir jų vadovų, taip pat skirtingų projektų vadovų santykius. Taip yra todėl, kad turėdami bendrą informaciją apie išteklių prieinamumą ir suplanuotą darbo krūvį, nesate linkę priimti neteisingų sprendimų. Dėl to, tarkime, nesudvejosite tam tikrų darbuotojų užsakymais.
Be to, nereikia gaišti laiko elektroniniams laiškams, kurie vietoj to tvarkomi išteklių valdymo programoje. Pavyzdžiui, jei planuojate į savo projekto komandą įtraukti tam tikrą žmogiškąjį išteklių, bet pats projektas dar nėra 100% žalias, jums nereikia susisiekti su kitais PM ir "išrinkti" kai kuriuos darbuotojus. Jūsų įrankis turėtų leisti jums pridėti preliminarų užsakymą tam asmeniui: kiti vadovai matys, kad šis asmuo tikriausiai prisijungs prie jūsų komandos.
Atlikime dar vieną scenarijų: šį kartą apie darbuotoją, kuris nori išeiti trumpų atostogų. Jis išsiunčia el. laišką savo projekto arba išteklių valdytojas arba kitam vadovui, ir prasideda el. laiškų grandinė. Kai turite atostogų valdymo sistema darbuotojai galės keliais spustelėjimais tvarkyti atostogų prašymus. Be to, pačios atostogos bus užfiksuotos sistemoje, todėl tą dieną nereikės jokių nepatogių pokalbių "ar šiandien dirbi?". Tai iš tikrųjų veda prie kito punkto - komandinės laimės.
Komandos laimė
Įsivaizduokite, kad šiandien yra jūsų laisva diena. Turite planų, o gal tiesiog ruošiatės visą dieną ilsėtis. Bet kuriuo atveju, manau, būtų gana erzinantis dalykas gauti el. laiškus ar "Slack" žinutes iš bendradarbių, tarsi tą dieną būtumėte darbe. Atrodys, kad jie iš tikrųjų nepastebi jūsų tvarkaraščio. Tas pats pasakytina ir apie tuos atvejus, kai esi užverstas darbais, tačiau tau vis paskiriama daugiau ir daugiau užduočių. Arba kai esate ne visą darbo dieną dirbantis darbuotojas kuris, kaip žinia, kviečiamas į susitikimus, vykstančius ne darbo valandomis.
Tokių situacijų galima išvengti, kai naudojate išteklių kalendorius ir laikytis geriausios išteklių valdymo praktikos. Būtina, kad jūsų žmogiškieji ištekliai jaustųsi pastebėti, o jų grafikas būtų gerbiamas. Kai turite lengvą prieigą prie minėto grafiko, daug lengviau atsižvelgti į jų laiką. Tai, savo ruožtu, gali padidinti jūsų darbuotojų laimę.
Jūsų komandos nariai taip pat įvertins optimalų darbo krūvį, kuris leidžia jiems produktyviai dirbti ir kartu išlaikyti darbo ir asmeninio gyvenimo pusiausvyra. Kai, kaip vadovas, žinote, kiek kiekvienas turi darbų, galite pastebėti, kad jų yra per daug arba per daug. nepakankamai naudojamas žmonės iš karto.
Strateginis planavimas ir geresnis sprendimų priėmimas
Kai matote savo įmonės išteklius, jų tvarkaraštį ir užimtumą, galite priimti geresnius sprendimus dėl esminių verslo aspektų.
Pavyzdžiui, tikrai žinosite, ar jūsų komanda turi talpa naujam projektui. Net jei išteklių kalendoriuje negalite iš karto ko nors pastebėti, galite pasinaudoti duomenimis ir priimti pagrįstus sprendimus. Analizuokite savo komandos darbo laiko apskaitos žiniaraščiai iš ankstesnių projektų, kad pamatytumėte jų vykdymo dėsningumus, arba patikrinkite dabartinę savo įmonės išteklių naudojimas-išteklių valdymas suteikia vertingų įrankių, padedančių priimti sudėtingus sprendimus.
Taip pat galėsite geriau planuoti būsimą įdarbinimą: štai kaip naudoti komandos panaudojimo ataskaitas ir istorinius duomenis žmogiškųjų išteklių prognozavimas.
Išlaidų mažinimas
Jau žinote, kad išteklių valdymas pagerins jūsų komandos bendravimą ir padės sutaupyti šiek tiek pinigų. Svarbu ir tai, kad naudodami specialią programinę įrangą sumažinsite kai kurias nereikalingas administracines išlaidas (pildant popierinius darbo laiko apskaitos žiniaraščius ar neatvykimo į darbą stebėjimas rankiniu būdu). Jei norite sužinoti, kaip sutaupyti pinigų naudojant išteklių valdymo įrankius, būtinai peržiūrėkite "Apptension" atvejo tyrimas. Įdiegus "Teamdeck" organizacijoje, jiems pavyko sutaupyti beveik $10 tūkst. eurų per mėnesį.
Kas yra veiksmingas išteklių valdymas?
Pirmiau išvardyti privalumai turi vieną žvaigždutę: jie matomi tik tada, kai jūsų išteklių valdymo procesas yra veiksmingas. Jums gali kilti klausimas: kaip užtikrinti, kad mano pastangos būtų sėkmingos? Trumpas receptas: vadovaukitės geriausia praktika ir reguliariai stebėkite savo rezultatus. Štai kaip.
"Teamdeck" tinklaraštyje reguliariai skelbiame išteklių valdymo ir projektų valdymo vadovus tiek naujokams, tiek profesionalams. Jei norite daugiau sužinoti apie veiksmingą išteklių valdymą, galite pradėti nuo šio projekto išteklių valdymas vadovas.
Šie tinklaraščio įrašai taip pat padės jums geriau valdyti išteklius:
- Efektyvus projekto išteklių valdymas
- Komandos darbo krūvio valdymas
- Išteklių planavimas projektų valdyme
- Išteklių paskirstymas - išsamus vadovas projektų vadovams
Įvertinkite savo išteklių valdymo pastangas
Rezultatų stebėjimas yra geriausias būdas nustatyti tobulintinas sritis ir pamatyti, kas gerai sekasi valdant projekto išteklius.
Ką galite išmatuoti?
- išteklių planavimo procesų veiksmingumą (palyginkite apskaičiuotas valandas su stebėtomis).
- žmogiškųjų išteklių panaudojimą (kad būtų galima nustatyti, kurie darbuotojai yra pervargę, o kurie nepakankamai išnaudojami).
- viršvalandžių kiekį ir jų paskirstymą.
- jūsų projekto biudžeto apimtis.
- įvairių projektų komandų ir vaidmenų, susijusių su šiais projektais, išlaidas ir laiką.
Žinoma, šių rodiklių neįmanoma stebėti, jei nerenkate duomenų apie savo komandos užimtumą, užsakymus, stebimą laiką ar atostogas. Kai kurios projektų valdymo priemonės turi išteklių valdymui skirtų funkcijų, tačiau savo procesams analizuoti galite naudoti ir specialią išteklių valdymo programinę įrangą.
Teamdeck yra išteklių valdymo programinė įranga, leidžianti planuoti išteklius keliuose projektuose. Patys darbuotojai gali planuoti savo atostogų grafikus, registruoti užimtumą ir stebėti laiką, kurį jie praleido dirbdami su įvairiomis užduotimis. "Teamdeck" ataskaitų teikimo funkcijos leidžia kurti automatiškai atnaujinamas analitines suvestines, kuriomis vėliau galite dalytis su vadovais ar klientais. Galite užsiregistruoti ir išbandyti programą nemokamai čia.
Jei ieškote projektų ataskaitų šablonų ir idėjų, peržiūrėkite šiuos įrašus:
- Sukurti patikimą projekto ataskaitą + stebėti projekto biudžetą.
- Sukurkite galingą darbo laiko apskaitos žiniaraščio ataskaita
- Sukurkite veiksmingą neatvykimo į darbą stebėjimas procesas
Ar esate pasirengę įdiegti išteklių valdymą savo organizacijoje?
Tikimės, kad šis tinklaraščio įrašas jus įtikino, jog išteklių valdymas gali būti labai naudingas jūsų verslui. Kartu suprantame, kad naujo visos įmonės proceso įgyvendinimas gali būti sudėtinga užduotis. Jei taip yra jūsų atveju, galite Susitarkite dėl pokalbio su Aniela, mūsų klientų sėkmės ekspertas. Ji padės išsiaiškinti jūsų įmonės išteklių valdymo poreikius, parodys, kaip efektyviai valdyti išteklius naudojant tam skirtą įrankį, ir parengs šios strategijos diegimo jūsų organizacijoje planą.