Nuo pat šio termino atsiradimo aštuntojo dešimtmečio pabaigoje žinių valdymas buvo siejamas su didelėmis organizacijomis ir sudėtingomis įmonių struktūromis. Didelės įmonės turi didelius biudžetus ir ilgą reikalavimų sąrašą, todėl priemonės, skirtos žinių valdymo procesams palaikyti, dažnai būna gana brangios ir plačios.
Tačiau žinių valdymas gali būti naudingas ir mažesnėms įmonėms. Jos praranda daug pinigų dėl prasto dalijimosi žiniomis, informacijos silosų ar daugybės tų pačių klaidų. Šiame straipsnyje paaiškinsime, kaip įgyvendinti keletą gerųjų žinių valdymo praktikų ne įmonės aplinkoje.
Verslo žodynas apibrėžia žinių valdymą kaip:
Strategijos ir procesai, skirti organizacijos intelektiniam turtui nustatyti, kaupti, struktūrizuoti, vertinti, panaudoti ir dalytis juo, siekiant pagerinti organizacijos veiklos rezultatus ir konkurencingumą. Ji grindžiama dviem svarbiausiomis veiklomis: (1) individualių aiškių ir paslėptų žinių fiksavimu ir dokumentavimu ir (2) jų sklaida organizacijoje.
Pagal šią apibrėžtį optimalus žinių valdymo procesas grindžiamas:
Šių dviejų žingsnių nepamiršime kitoje straipsnio dalyje. Prieš pasinerdami į keletą praktinių patarimų apie žinių valdymą, pakartokime priežastis, kodėl apskritai verta jį taikyti.
Iš esmės žinių valdymas - tai siekis užtikrinti, kad darbuotojai priimtų tinkamus sprendimus. Tai gana universalus poreikis, nepriklausomai nuo įmonės dydžio. Procesų standartizavimas leidžia įmonėms padidinti savo produktyvumą: darbai atliekami greičiau ir kokybiškiau.
Dėmesys žinių kaupimui ir dalijimuisi jomis taip pat yra puiki proga nustatyti ir pagerbti tikrus tam tikros srities ekspertus. Tikėtina, kad dėl tokio požiūrio minėti ekspertai bus labiau įsitraukę ir patenkinti savo darbo vieta. Tuo pačiu metu ir likusi jūsų komandos dalis įgis vertingų žinių. Tai abiem pusėms naudinga situacija jūsų įmonei.
Anksti pradėjus taikyti žinių valdymą, lengviau išplėsti įmonę. Augant komandai, jau turite įdiegtus procesus, kad galėtumėte kuo geriau panaudoti jų kolektyvines žinias. Šie privalumai turės įtakos ir projektams: projektinėms organizacijoms (kūrybinėms agentūroms, programinės įrangos konsultacinėms bendrovėms), ir įmonėms, kuriančioms savo produktą.
Nebūtinai turite pradėti nuo išsamaus proceso ar specialios programinės įrangos. Veiksmingas žinių valdymas gali tapti jūsų įmonės kultūros dalimi, kai skatinsite dokumentavimą ir dalijimąsi visų patirtimi. Pateikiame keletą idėjų, kurias galite išbandyti nesirūpindami programinės įrangos biudžetu:
Projekto skaidrumas reikalingas informacijos matomumas projekto komandoje. Čia galite įgyvendinti daugybę idėjų: nuo aiškių, gerai dokumentuotų projekto reikalavimų iki reguliarių grįžtamojo ryšio sesijų. Atviro bendravimo ir dalijimosi žiniomis tarp žmonių, dirbančių prie to paties projekto, skatinimas greičiausiai turės įtakos jūsų komandų veiksmingumui, bet taip pat padės pagrindus visos įmonės politikai. Be to, tyrimai rodo, kad kad darbuotojai palankiai vertina skaidrumą.
Žinių bazės arba intraneto kūrimas gali atrodyti, kad tai reikalinga didelėms organizacijoms. Tačiau tiesa yra ta, kad jūsų įmonė gali lengvai išaugti iš pradinės dokumentų ir informacijos saugojimo sistemos (pvz., "Google Docs" arba "Dropbox"). Visapusiška žinių bazė bus ypač vertinga, jei:
"Teamdeck" naudojame "Atlassian Confluence saugoti mūsų komandos nariams svarbias žinias. Čia taip pat skelbiame rašytines taisykles ir dalijamės įmonės naujienomis. Tai naudinga įdarbinant naujus darbuotojus arba bandant išsiaiškinti optimalų veiklos būdą, remiantis ankstesne komandos patirtimi.
Kalbant apie praeities patirtį, norint kolektyviai išmokti pamoką, reikia turėti pamoką, iš kurios būtų galima pasimokyti. Gera idėja dokumentuoti posmrtinius posėdžius, ataskaitas po veiksmų ar retrospektyvinius susitikimus. Net jei jaučiatės šiek tiek nepatogiai, nes dokumentuojamas projektas baigėsi nesėkme, tai vis tiek yra puiki galimybė pasimokyti. Dėl šių "išmoktų pamokų" kiti darbuotojai gali suprasti problemos priežastis ir ateityje išvengti kai kurių klaidų. Pabrėžkite savo komandai, kad šis procesas nėra skirtas pirštu parodyti ar girtis. Tai mokymasis iš praeities klaidų ar sėkmės.
Pažvelkite į šis pomirtinis tekstas "Gitlab", parašytą po liūdnai pagarsėjusio duomenų bazės gedimo incidento. Esu tikras, kad šimtai kūrėjų, perskaitę šį įrašą, nekartos panašių klaidų. Tai nereiškia, kad visos išmoktos pamokos turėtų būti viešai prieinamos: kartais apie tai negali būti nė kalbos dėl konfidencialumo susitarimų. Vis dėlto apie tai galėtumėte pagalvoti, ypač jei dėl tam tikro įvykio nukentėjo išorės naudotojai.
Kaip minėta pirmoje šio teksto dalyje, reikia atpažinti ekspertus: žmones, kurie turi daug žinių apie tam tikrą jūsų veiklos aspektą. Kai jie bus identifikuoti, turite paskatinti juos dalytis savo žiniomis. Tai galima daryti įvairiais būdais - nuo komandos susirinkimų, skirtų tam tikrai temai, tinklaraščių rašymo iki mentorystės programų.
Atkreipkite dėmesį ne tik į aiškios žinios (jau kodifikuotos/ lengvai išreiškiamos), bet taip pat ir tyliosios žinios. Pastarosios grindžiamos darbuotojų praktine patirtimi: jų unikaliomis įžvalgomis, intuicija ar įgūdžiais, kuriuos nelengva išreikšti žodžiais. Pagalvokite apie savo estetinį pojūtį, gebėjimą siūlyti novatoriškas idėjas arba... važiavimą dviračiu.
Slaptosios žinios paprastai yra labai vertingos, tačiau jomis sunku dalytis. Pagalvokite, kaip galėtumėte suporuoti savo ekspertus su kitais komandos nariais "realioje" aplinkoje, nebūtinai dirbdami toje pačioje komandoje. Pavyzdžiui, hakatono organizavimas galėtų būti gera proga jūsų darbuotojams bendradarbiauti tarpusavyje. Dirbdami kartu jie gali pamatyti, kaip veikia tylioji įžvalga, ir iš jos pasimokyti.
Norint sėkmingai įdiegti žinių valdymą savo įmonėje, reikia padaryti dar vieną dalyką: parodyti, kad tai yra tikrasis prioritetas.. Gali būti, kad jūsų komandos nariai nedokumentuoja žinių tiesiog todėl, kad mano, jog geriau sutelkti dėmesį į "tikrąjį darbą". Dalijimosi žiniomis iniciatyvos taip pat gali būti lengvai apleistos, kai laikas tampa įtemptas. Įmonės vadovo darbas - užtikrinti, kad žmonės suprastų svarbių įžvalgų išsaugojimo vertę. Dokumentavimas ir dalijimasis savo žiniomis turėtų būti jų darbo dalis, o ne antraeilis dalykas. Tik tada galima iš tiesų taikyti žiniomis grindžiamą požiūrį ir visapusiškai pasinaudoti žinių valdymo privalumais.
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...