Įvaldyti subtilų darbo krūvio valdymo meną yra svarbi užduotis keliose įmonėse, kuriose dirbama su projektais. Skyrių vadovai ar vadovai dažnai sprendžia projektų paskirstymo ir darbo krūvio valdymo klausimus visos įmonės mastu, o projektų vadovai turi skirti užduotis savo projektų komandoms. Nepriklausomai nuo mastelio, pagrindinės sėkmingo darbo krūvio valdymo strategijos grindžiamos tais pačiais principais.
Ką gausite šio straipsnio dėka:
Darbo krūvio valdymo reikšmės ir jų filosofija
Vaidmuo išteklių valdymo programinė įranga darbo krūvio valdymo procesuose.
Kokios yra veiksmingiausios darbo krūvio planavimo strategijos
Palyginkime keletą apibrėžimų, o tada gausite keletą pasiūlymų, susijusių su darbo krūvio valdymo įrankiais (arba darbo krūvio planavimu - jei norite, abu reiškia tą patį).
Kiekvienas iš jų informuoja ne apie projekto vadovo ar vadovo, o darbuotojo ar darbuotojų vaidmenį sudėtinguose projektuose. Dėmesį patraukia pasidalijimas: komanda ir konkretus darbuotojas. Keletas iš jų orientuoti į komandą ir darbuotojus. Tačiau tik Forecast - mūsų artimo konkurento darbo krūvio valdymo įrankių rinkoje - akiratyje yra tik konkretus darbuotojas. Kuri filosofija yra geresnis pasirinkimas? Kaip analizuoti kiekvieno darbuotojo veiklą? Ką akcentuoja kuri nors iš jų? Pažvelkime atidžiau.
Terminas "darbo krūvio valdymas" reiškia užduočių skyrimo darbuotojams procesą ir užtikrinti, kad jie turėtų pakankamai laiko. juos atlikti.
Darbo krūvio valdymas - tai veiksmingo darbo paskirstymo ir organizavimo komandose procesas.
Rūpinkitės darbuotojų laiku (kad jie galėtų atlikti užduotis) - tai "Teamhood" pasiūlymas - darbo krūvio valdymo įrankis. Galima sakyti, kad efektyviai valdyti komandos darbo krūvį reiškia, kad vadovas sugeba nustatyti pasiekiamus terminus. Tačiau kaip išvengti nerealių terminų arba kuo remtis, jei norite nustatyti darbų prioritetus ir paskirti kitas užduotis? Kol kas palikime šiuos klausimus be atsakymų ir eikime toliau.
Perfrazuojant žodžius darbo krūvio valdymo įrankis "Asana" - mūsų konkurentas ir darbo krūvio valdymo įrankio teikėjas - per darbo krūvio valdymą jie supranta ne tik darbo paskirstymą ir matavimą. Jie siūlo, kada darbo krūvio valdymo procesas atliekamas efektyviai. Darbo krūvio valdymo įrankis didina darbuotojų (arba, galima sakyti, išteklių) darbo atlikimą ir - kas labai įdomu ir į ką verta atsižvelgti - jų pasitenkinimas. Kiekvienos dienos pabaigoje darbuotojas būna labiau patenkintas nei priblokštas.
Įmonė akcentuoja darbuotojų darbo našumo didinimą ir (svarbiausia, jei galvojate apie ilgalaikius santykius su konkrečiu darbuotoju) pasitenkinimą darbo dienos pabaigoje. Pasitenkinimą patiria abi pusės: ir vadovas, ir jo komanda.
Čia iškyla keletas klausimų, susijusių su darbo krūvio valdymo priemonėmis ir projekto eiga. Pirma, darbuotojo savijauta priklauso ir nuo to, kas vyksta jo ar jos asmeniniame gyvenime, kuriam mes galime daryti nedidelę įtaką. Antra, reikia palaikyti pakankamai gerus santykius su juo, kad tiksliai žinotumėte, kas būtent darbe ar per darbą jam teikia pasitenkinimą (o tai ne visada matyti iš darbuotojo pareiškimų, kuris, spaudžiamas darbo vietos, gali nenorėti apie viską kalbėti, bijodamas, kad galiu norėti iš tikrųjų daryti ką nors kita nei tai, ką šiuo metu turi daryti). Ir trečia - galbūt svarbiausia - kaip šį pasitenkinimą išmatuoti? Kaip pasirinkti geriausias darbo krūvio valdymo priemones?
Darbo krūvio valdymo įrankis - tai darbo paskirstymas komandai taip, kad ji kuo geriau išnaudotų savo įgūdžius ir gebėjimus, pasiektų geriausių rezultatų ir parengtų aukščiausios kokybės rezultatus.
"Smartsheet" siūlo - dar vieną projektą planavimo priemonė o mūsų konkurentas - iš pirmo žvilgsnio - kažką konkretesnio apie tai, ką reikia padaryti. Tokios darbo krūvio valdymo priemonės taip pat pabrėžia projekto vadovo kompetenciją ir stiprų jo ryšį su komandos veiklos rezultatais. Tačiau tik tas kompetencijas, kurios yra naudingos išryškinant darbuotojų įgūdžius ir suteikiant jiems vietą tobulėti. Kaip tai padaryti? Kaip tam tikru laikotarpiu padidinti darbuotojų našumą ir įmonei naudingus įgūdžius?
Darbo krūvio valdymas yra (...) tai, ką vadiname gebėjimu platinti dirbti vienodai, kiekvienam darbuotojui skiriant jo teisingą dalį ir ne daugiau. Jei nėra ypatingo atvejo, dėl kurio reikia daugiau darbo, neturėtumėte niekam užkrauti per didelės naštos. Padėti gali darbo krūvio valdymo įrankiai.
Ir tai yra pats prieštaringiausias apibrėžimas. Įmonė "Forecast" pateikia kur kas daugiau ir taip pat informuoja apie gebėjimų vaidmenį. Tačiau gebėjimais siekiama paskirstyti darbą vienodai ir taip, kad kiekvienas darbuotojas gautų "teisingą dalį" - kad ir ką tai reikštų. Tam gali padėti tinkama darbo krūvio valdymo priemonė.
Tačiau galiausiai sužinome, kad svarbiausia yra niekam neperkrauti, išskyrus labai ypatingus atvejus - tačiau kokios yra svarbios užduotys? Argi ne kiekviena užduotis yra labai svarbi? Ar gali būti kiekvieno darbas lygiavertis? O kaip dėl patirties skirtumų, projekto sudėtingumo, reikalavimų, pavyzdžiui, laiko, kada užduotys turi būti atliktos, ir - svarbiausia - verslo pelningumo (kai kurie projektai yra svarbesni už kitus; kai kuriems iš jų reikia skirti daugiau laiko, kad būtų pasiektas laukiamas rezultatas)? Kiekvienas šio straipsnio apie projektų valdymą ir darbo krūvio valdymo priemones skaitytojas žino, kad verslo poreikis lemia, ką reikia atlikti, o ką galima pavadinti "ypatingu atveju". Laikotarpis.
Bent jau gerų išteklių vaidmuo darbo krūvio valdymas padėti ne tik įvertinti komandos veiklos rezultatus ir planuoti išteklius, bet ir valdyti darbo krūvį.
Kiekvienas jų turi savo efektyvaus komandos darbo krūvio valdymo viziją. Kiekvienas jų pabrėžia du dalykus - darbo krūvio valdymo priemonės yra svarbios.
Pirma, darbo krūvio valdymas yra procesas, jis užtrunka tam tikrą laiką, nes per tam tikrą laiką reikia atsakyti į daugybę klausimų ir pateikti daugybę paaiškinimų.
Antra - efektyvus ir protingas darbo krūvio valdymas reiškia, kad vadovas turi tam tikrą įgūdžių rinkinį, padedantį komandos nariams pasiekti jų numatytus individualius verslo tikslus, o kartais net ir labai asmeninius. Kokiais įgūdžiais ir kuo remiantis bus priimami sprendimai?
Procesas - dėl daugybės klausimų ir atsakymų; geri pasirinkimai priklauso nuo konkretaus vadovo žinių ar patirties.
Užduočių priskyrimas komandos nariams ir komandos veiklos bei projekto pažangos palaikymui.
Rinkinys - tarkime - darbo krūvio valdymo įgūdžiai. (galėtume pridėti "tarpasmeniniai" arba tiesiog "minkštųjų įgūdžių rinkinys", nes pirmiau pateiktos reikšmės nėra aiškios)
Rūpinimasis komandos nariais (nes tai yra priežastis, dėl kurios jie gerai veikia, o įmonė tikisi rezultato). Štai du iššūkiai. Pirmasis - tai klausimas, ar jūs, kaip vadovas, turėtumėte labiau rūpintis komanda, ar konkrečiu darbuotoju. O antrasis - kiekvienoje minėtoje citatoje žodis "rūpintis" taip pat turi daug reikšmių. Taigi štai dar vienas klausimas: kas turėtų būti vadovo akiratyje, kai jis valdo kiekvieno darbo krūvį?
Geriausi darbo krūvio valdymo įrankiai - jie gali padėti valdyti projektus
Netikrinate dabartinės komandos pajėgumų ir darbo krūvio (išteklių pajėgumų planavimas)
Nepaskirstote užduočių pagal prioritetus ir darbuotojų įgūdžius
Jūs negalvojate apie pakeitimus ir perskirstymus
Esate "neatsparus žinioms" ir nenorite mokytis iš geriausių.
Jūs negalvojate apie Agile
Negalvojate apie darbo krūvio valdymo įrankio ir projektų valdymo programinės įrangos naudojimą.
Per didelis (arba per mažas) užsakymų skaičius
Mažesnis našumas ir efektyvumas
Daugiau streso ir nerimo
Daugiau atidėliojimo
Mažesnis įsitraukimas ir mintys apie pasitraukimą iš komandos
Bet jei rimčiau - kodėl svarbu valdyti darbo krūvį? Stebint esamą darbo krūvį ir komandos (ypač nuotolinių komandų) darbą, projektų vadovai gali anksčiau pastebėti problemines tendencijas ir sritis, todėl turi galimybę išspręsti problemas, kol jos dar neišsiplėtė. Galimybė paskirstyti išteklius, pakoreguoti projektų tvarkaraščius ar pagerinti darbo krūvio valdymąįgyvendinimo planą, ypač jei galite naudoti geriausius darbo krūvio valdymo įrankius ir projektų valdymo įrankius..
Kokios yra veiksmingiausios darbo krūvio valdymo strategijos?
Būti informuotam yra esminis darbo krūvio valdymo ir komandinių darbo krūvio valdymo įrankių naudojimo elementas. Galimų nesubalansuoto darbo krūvio priežasčių yra daug (pavyzdžiui, netinkamas darbo srautų valdymas, užduočių paskirstymas, netikslios projekto sąmatos, nepakankamas atskirų asmenų darbas visoje komandoje), o norint išspręsti problemą, reikia suprasti, iš kur ji kyla. Geriausia, kai žinote:
Ką reikia padaryti įgyvendinant projektą?
Kas ką turi dirbti,
Kaip faktinis darbo krūvis atitinka projekto sąmatą?
Dalį "ką reikia padaryti" gali padėti atlikti projekto dokumentacija arba projektų valdymo programinė įranga. Kompanijoje "Teamdeck", kurioje galime priskirti užduotis, naudojame "Jira", kad galėtume stebėti visas savo atsilikimo užduotis. Tokiu būdu žinome, ką reikia padaryti (ir per kiek laiko). Kitos populiarios projektų ir užduočių valdymo priemonės yra "Trello", "Asana" ir "Podio".
Kita vertus, darbo krūviui stebėti rekomenduoju nustatyti išteklių kalendorius. Nors kai kurios PM priemonės užduotims valdyti turi tam tikras komandos valdymo funkcijas, tačiau daugelis įmonių nusprendžia naudoti specialią darbo krūvio valdymo programinę įrangą.
Jos tikslas - paskirstyti darbą darbuotojams, stebėti darbo krūvį ir valdyti neatvykimą į darbą. Projektų valdymas ir pajėgumų planavimo priemonės dažnai gali būti tarpusavyje integruotos, todėl nereikia duomenų įvesti du kartus arba nerimauti dėl prarastos informacijos.
Išteklių kalendorius suteikia jums taip reikalingą vaizdą apie esamą, buvusį ir būsimą jūsų komandos darbo krūvį. Jame pateikiami visi jūsų darbuotojai ir jiems paskirti projektai.
Naršydami savo komandos išteklių kalendorių atkreipkite dėmesį į:
Viršvalandžiai
Planuoto ir faktinio darbo laiko skirtumai
Darbuotojai, kurie turi nedaug atostogų dienų arba visai jų neturi (išskyrus nedarbingumo lapus).
Tai dažniausiai pasitaikančios raudonos vėliavos, kurios gali paskatinti jus imtis veiksmų. Kai kurios išteklių projektų valdymo priemonės įspės jus apie darbuotojų viršvalandžius ar per didelį jų užimtumą:
"Teamdeck" projektų valdymo programinė įranga leidžia sukurti realiuoju laiku atnaujinamą darbo krūvio ataskaitą ir turi pažangių funkcijų. Tai patogiau nei kalendoriaus vaizdas, kai reikia palyginti numatomas valandas su faktiniu stebimu laiku.
Pirmiausia pabandykite išsiaiškinti, kokia yra problemos priežastis, ir patikrinkite, ar naudojate gerą projektų valdymo programinę įrangą užduotims valdyti. Kartais viršvalandžiai atsiranda dėl to, kad projektas iš pradžių buvo nepakankamai įvertintas, o kitais atvejais vėluoja vienas nepakankamai gerai dirbantis (arba nepakankamai kvalifikuotas) komandos narys.
Jei darbo krūvis komandoje pasiskirstęs netolygiai, pasinaudodami projektų valdymo programine įranga patikrinkite, ar galite kasdienes užduotis paskirstyti mažiau užimtiems darbuotojams. Tai ne visada įmanoma, ypač kai kyla įgūdžių ir (arba) patirties konfliktas. Tokiu atveju galite pabandyti pasitelkti laisvai samdomą pagalbą arba perkelti darbuotojus iš vieno projekto į kitą.
Lyginant užsakymo laiką ir darbo laiko apskaitos žiniaraščių laiką, darbo krūvio valdymo ir optimizavimo metu naudojamas rodiklis.
Tačiau nepamirškite, kad naujam asmeniui, net ir labai patyrusiam specialistui, reikės šiek tiek laiko susipažinti su projektu ir jo reikalavimais, todėl tai ne visada yra greičiausias sprendimas. Gerai, kai įrankiai turi išplėstinių funkcijų.
Jei visa komanda yra pervargusi ir tai lemia ne kliūtys komandoje, o pasikeitę reikalavimai arba netinkami įverčiai, gali tekti derėtis dėl šio projekto tvarkaraščio. Gali būti, kad termino neįmanoma pratęsti, tokiu atveju galite pabandyti sutrumpinti projekto trukmę, pvz. Tai praktika, kai tam tikros projekto užduotys, kurios iš pradžių buvo suplanuotos kaip vykstančios viena po kitos, sutampa:
Straipsnyje Projektų planavimo metodai rasite naudingų pasiūlymų, kaip veiksmingai valdyti darbo krūvį. (Tačiau tai nereiškia, kad jis išgelbės jus nuo naudojimo išteklių planavimo programinė įranga).
Yra būdų, kaip spręsti iškilusias darbo krūvio problemas, tačiau tikrai geriau jų išvengti iš anksto. Štai kodėl į duomenis orientuotas požiūris ir komandinė kultūra yra tokie svarbūs veiksmingo darbo krūvio valdymo elementai.
[/vc_column_text]Gaukite 30 dienų NEMOKAMĄ bandomąją versiją
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...