Dažniausiai pasitaikantys išteklių valdymo iššūkiai ir kaip juos įveikti

Išteklių valdymo iššūkiai yra susiję su pačiu darbo su komandomis pobūdžiu. Dažnai reikia planuoti darbus ir išteklius. kelių projektų valdymas iš karto. Procesų organizavimas, stebėsena ir tobulinimas yra labai svarbios projektų išteklių valdymo dalys, kurios gali lemti arba sužlugdyti jūsų projektus. Atrodo, kad reikia nemažai tvarkyti? Suskirstykime šiuos iššūkius į įveikiamas dalis ir pažiūrėkime, kaip galite juos įveikti savo darbe.

Tinkamų projektui įgūdžių atpažinimas

Naujo projekto pradžia, reikia rasti tinkamų įgūdžių turinčių darbuotojų. Kad ir kaip lengvai tai skamba, tai gali būti iššūkis, jei neturite aiškios savo išteklių apžvalgos. Naudinga turėti darbuotojų sąrašą, kurį galite surūšiuoti pagal jų įgūdžius ar pareigas, nes galite greitai rasti žmonių, galinčių įgyvendinti tam tikrą projektą.

Tada sužinokite, ar jie gali dirbti numatytu grafiku. Taip pat galite naudoti įgūdžių matricą arba RACI diagrama (dar vadinama atsakomybės priskyrimo matrica), kad pažymėtų, už ką jie yra atsakingi.

Komandos galimybių ir pajėgumų suderinimas su projekto tvarkaraščiu

Darbuotojų prieinamumo, jų pajėgumų ir gebėjimo laikytis grafiko valdymas yra glaudžiai susiję. Pažiūrėkime, kaip galite valdyti riziką planuodami projekto išteklius ir tvarkaraštį.

Žinokite savo komandos užimtumą

Žinodami, ar asmuo dirba visą darbo dieną, ar yra laisvai samdomas darbuotojas, atsiskaitantis už valandą, galite įvertinti jo užimtumą. Tikras iššūkis yra tai, kad šis prieinamumas gali pasikeisti jums netinkamu metu. 

Valdykite riziką prieš jai atsirandant

Išteklių planavimas, ne tik dukart patikrinkite savo komandos užimtumą, bet ir turėkite planą B, jei netektumėte kai kurių išteklių.

Ar yra kitas panašių įgūdžių turintis darbuotojas, kuris galėtų perimti užduotį? O gal galite pavesti darbą laisvai samdomam darbuotojui?

Bet kuriuo atveju naudinga iš anksto žinoti alternatyvas, o ne projekto viduryje įstrigti neturint išteklių užduočiai atlikti. Taip pat galite patikrinti, ar nėra valstybinių švenčių ir planuojamų asmeninių laisvadienių, kad galėtumėte juos įtraukti į savo tvarkaraštį.

Atsižvelkite į savo komandos pajėgumus

Geriausiu atveju, naudojant vertinimą iš apačios į viršų su savo komandos nariais, jie, remdamiesi ankstesne patirtimi, gali numanyti, kiek laiko užtruks kiekviena užduotis. Jei ne, turėtumėte atsižvelgti į istorinius duomenis.

Taip galėsite įvertinti laiko sąmatas pagal ankstesnius komandos rezultatus ir sumažinti riziką, kad bus viršyti jos pajėgumai.

Venkite nerealių tvarkaraščių

Jei atsižvelgsite į išteklių prieinamumą ir jų pajėgumą, išvengsite dar vieno iššūkio - nerealių tvarkaraščių sudarymo. Žinodami, kada jūsų darbuotojai yra laisvi ir kiek darbo jie gali atlikti per tam tikrą laiką, tiksliau suplanuokite projektą.

Darbo krūvio valdymas nenaudojant išteklių.

Norint užtikrinti komandos produktyvumą, labai svarbu planuoti darbą, o vėliau jį stebėti, kad būtų išvengta nepakankamo ar per didelio darbo krūvio. Priešingu atveju, turėdami per daug darbo, darbuotojai gali pradėsite jaustis perdegę., o dėl per mažo darbo krūvio jie yra nelaimingi.taip pat.

Koreguokite darbo krūvį, kai tik pastebėsite, kad kas nors per daug dirba, o kitiems užduočių nėra tiek daug. Pažiūrėkite, ar galite paskirstyti darbus, pavyzdžiui, naudodami išteklių lygiavimą. Tai projekto planavimo metodas kai veiklą padalijate arba sujungiate pagal turimus išteklius. Tačiau turėkite omenyje, kad tai gali turėti neigiamą poveikį projekto terminams ir biudžetui.

Venkite išteklių užgrobimo

Planuojant darbus ir išteklius, gali kilti pagunda pridėti daugiau darbo jėgos, nei iš tikrųjų reikia. Tai "tik tam atvejui". išteklių paskirstymas tačiau, kaip manoma, projektų vadovai dažnai daro klaidą.

Pridėjus daugiau išteklių, nei reikia, iškraipomas numatomas laikas ir biudžetas, taip pat užblokuojami darbuotojai kitiems PM. Dėl to gali atsirasti daugiau darbo tiems, kuriuos jie užsakė anksčiau, arba jie gali būti nepakankamai efektyvūs.

Stenkitės paskirti tik tuos komandos narius, kuriuos žinote, kad jums reikės. Jei kas nors pasikeistų, visada geriau derėtis dėl darbuotojo su kitu PM.

Išvada

Norėdami išvengti bendrų išteklių valdymo problemų, pasistenkite įtraukti šias idėjas į savo darbą:

• Būkite realistiški - sudarykite projekto reikalavimus atitinkančius planus ir nepridėkite daugiau užsakymų, nei reikia.
• Duomenimis pasitikėkite labiau nei savo prielaidomis - planuodami naujus projektus naudokite ankstesnių projektų duomenis ir ataskaitas.
• Apžvelkite savo išteklius - žinokite, kokiais ištekliais galite naudotis, kokius įgūdžius jie turi ir kokios jų galimybės.
• Suderinkite savo projektus su įmonės pajėgumais ir planu - visada įtraukite kitus projektus ir prioritetus, kad žinotumėte apie galimus susidūrimus ir pokyčius.
• Būkite šalia savo komandos - susitikimai su komanda padės jums anksti išsiaiškinti jos skaudulius ir iššūkius, kad galėtumėte laiku reaguoti ir tobulėti.