Jei nenaudojate puikių išteklių planavimo programinė įranga geriau pažvelgti į planavimo būdus. Planavimo būdai padeda suderinti projekto tvarkaraštį, apimtį ir išteklius. Tvarkaraštis turi atitikti nustatytą terminą ir jame turi būti naudojami tinkamų įgūdžių turintys ištekliai.
Ką gausite su šiuo straipsniu:
Aiškiai apibrėžtas projektų planavimo vaidmuo ir svarba projektų valdyme
Įvairių projektų planavimo metodų apžvalga
Kaip spręsti projektų planavimo problemas taikant šiuos planavimo metodus
Projektų planavimo ir išteklių valdymo programinė įranga projektų valdymo srityje
Kaip daugelis žino - projekto tvarkaraščio valdymas ir projektų planavimo metodai priklauso tai pačiai šeimai. Apskritai abiejose disciplinose pagrindinis motyvas, dėl kurio atsirado projektas ar jo dalis, yra projekto ar jo dalies įgyvendinimas numatytu laiku.
Atsižvelgiant į daugybę neapibrėžtumų, kintamųjų ir į tai, kad gali pasikeisti išteklių prieinamumas ar projekto apimtis, sunku sudaryti ilgalaikį tvarkaraštį. O juk būtent jums teks už tai atsiskaityti. Štai kaip ir kada naudoti IT sudėtingiems projektams taikomus planavimo metodus, kad galėtumėte parengti patikimą darbotvarkę.
Projekto planavimas - tai projekto tvarkaraščio sudarymo procesas, kurį sudaro nuosekliai išdėstytos veiklos ir pagrindiniai etapai, kuriuos reikia atlikti iki tam tikro termino. Projekto tvarkaraštis sudaromas remiantis šiais veiksniais:
Projekto reikalavimai
Projekto tikslai ir rezultatai
Užduotys ir jų priklausomybės
Projekto tvarkaraštis
Komandos įgūdžiai ir kompetencija
Biudžetas
Rizikos analizė
Projektų planavimo metodai yra tiesiog modeliai darbo grafikai. Kadangi projekto planavimas susideda iš daugelio komponentų, reikia taikyti skirtingą požiūrį, atsižvelgiant į lūkesčius ar projekto sunkumus, pavyzdžiui, nepakankamai laiko, nepakankamai žmonių, nepakankamai technologijų ir pan.
Grafikas - tai projekto tvarkaraštis, sudarytas iš nuosekliai išdėstytų veiksmų ir etapų, kurie turi būti įvykdyti iki tam tikro termino.
Projekto planas tiksliai žinote, kas ir kokia tvarka turi būti pristatyta. Projekto išteklių paskirstymas padeda rasti ir priskirti tinkamus darbuotojus. . "Instagram" skatinimas gali būti veiksmingas būdas pasiekti platesnę auditoriją, užmegzti ryšį su potencialiais klientais ir didinti prekės ženklo žinomumą. Tuomet tvarkaraštyje tiksliai nurodoma, kada visa tai turėtų vykti.
Norint laikytis grafiko, labai svarbu vadovauti projekto komandai vykdymo etape ir skatinti visos projekto komandos bendradarbiavimą. Taikydami tinkamus planavimo metodus taip pat galite koreguoti kai kurias veiklas ir užduotis, jei projektas vėluoja arba pasikeičia jo apimtis.
Pirmieji du projektų vadovų naudojami metodai yra kritinio kelio metodas (CPM) ir programos vertinimo ir peržiūros metodas (PERT). Abu šie metodai pagrįsti matematine logika. Šiais metodais galima apskaičiuoti numanomas pradžios ir pabaigos datas, remiantis žinoma projekto apimtimi.
Pirmiausia pažvelkime į CPM. Galvokite apie kritinį kelią kaip apie projekto medžio diagramą. Kritinio kelio metodas padeda atskleisti ilgiausią įmanomą projekto terminą, taip pat trumpiausią. Naudodami CPM taip pat galėsite pažymėti kritines užduotis ir tas, kurios gali būti plaukiojančios. Pastarųjų pristatymo pokyčiai neturės įtakos tvarkaraščiui.
Norėdami naudoti CPM, turite žinoti projekto apimtį ir išvardyti visas užduotis, reikalingas projektui užbaigti. Tada įvertinkite, kiek laiko gali užtrukti kiekviena užduotis. Po to taip pat turėtumėte atkreipti dėmesį į visas užduočių tarpusavio priklausomybes. Taip žinosite, kurias iš jų galima atlikti atskirai, o kurioms reikia atlikti ankstesnes užduotis. Galiausiai į projektą įtraukite svarbiausius etapus ir siektinus rezultatus.
Projekto kritinis kelias padeda vizualizuoti projekto eigą ir apskaičiuoti jo trukmę, kai žinomos visos priklausomybės ir rezultatai. Kritinis kelias apibrėžiamas kaip grupė užduočių, kurios yra būtinos projekto sėkmei ir yra išdėstytos nuoseklia tvarka. Šis metodas gali būti ne toks patogus, jei projekte yra daug neaiškumų.
PERT, panašiai kaip ir kritinis kelias, yra būdas vizualizuoti projekto užduočių eigą projekte ir įvertinti terminus pagal numatomą jų trukmę. Šis metodas taip pat parodo užduočių tarpusavio priklausomybę.
Norint sudaryti projekto tvarkaraštį naudojant PERT, kaip ir taikant CPM, pirmiausia reikia apibrėžti užduotis ir jų eiliškumą, atsižvelgiant į projekto etapus. Naudodami į CPM panašią tinklo sistemą, sudarytą iš šių užduočių, galite apskaičiuoti skirtingus projekto terminus, priklausomai nuo patikimumo lygio:
Optimistinis laikas
Labiausiai tikėtinas laikas
Pesimistinis laikas
Nors PERT labai panašus į CPM, apskaičiuojant galimus terminus PERT naudoja ne įverčius, o vidutinę svertinę trukmę.
Šio metodo trūkumas taip pat yra tai, kad norint visapusiškai pasinaudoti šiuo metodu, reikia žinoti visas užduotis ir jų tarpusavio priklausomybę.
Trukmės suspaudimas - tai būdas sutrumpinti tvarkaraštį. Jis gali būti naudingas, jei projektas vėluoja ir reikia rasti būdą, kaip pakoreguoti tvarkaraštį nekeičiant projekto apimties. Yra du būdai, kuriuos galite taikyti: greitas sekimas ir gedimas.
Kadangi jau žinote, kas yra kritinis kelias, štai dar vienas būdas jį naudoti. Greitasis kelias padeda rasti užduotis, kurias galima atlikti vienu metu arba iš dalies sutampančias, kad paspartintumėte projekto įgyvendinimą. Šiuo tikslu pažvelkite į kritinį kelią ir nuspręskite, kurias veiklas būtų galima paspartinti.
Tarkime, pradėjote naują projektą ir jau surinkote visus reikalavimus. Šiuo metu galite pradėti projektavimo etapą ir tik tada, kai projektas bus parengtas, pradėti kurti programinę įrangą.
Tačiau jei reikia paspartinti abu procesus, galite pradėti kurti programinę įrangą po to, kai pirmiausia bus parengti svarbiausi projektai. Tada toliau rengti vėlesnius vaizdus, kol programuotojai įgyvendina jau gautą medžiagą.
Spartus planavimas yra projekto planavimo metodo pavyzdys. Nors greitas planavimas gali atrodyti patrauklus, nepamirškite ir rizikos. Kadangi vienu metu turėsite valdyti kelias svarbias veiklas, lengviau padaryti brangiai kainuojančių klaidų arba paaukoti kokybę.
Kitas suspaudimo būdas - suspaudimas, kai reikia pridėti papildomų išteklių, kad projektas būtų baigtas laiku. Tačiau tai sudėtinga, nes reikia turėti laisvų išteklių, kuriuos galite naudoti.
Be to, ne visos užduotys gali būti atliktos greičiau, jei bus daugiau komandos narių. Pagal Brooko dėsnį "vėluojantį programinės įrangos projektą papildžius didesniais žmogiškaisiais ištekliais, jis tampa vėlesnis", o tai susiję su bendruoju mažėjančios grąžos dėsniu. To priežastis - papildoma komunikacija, kurios reikia norint supažindinti naujus komandos narius su projektu, ir ribotas užduočių padalijimas.
Kitas būdas naudoti griūties metodą - pridėti laiko (pvz., apmokamų viršvalandžių), tačiau jis vis tiek turi atitikti terminą. Tačiau šio metodo trūkumas yra projekto sąnaudų padidėjimas.
Projektų planavimo metodo griūtis.
Taikant imitacinio planavimo metodą, galimai projekto trukmei apskaičiuoti naudojamas kitoks veiklų rinkinys. Tai ypač patogu, kai yra daug neapibrėžtumų ir kintamųjų. Naudodami modeliavimą galite sudaryti grafiką remdamiesi prielaidomis, todėl jį galite naudoti net jei nežinote visų veiksmų arba jei apimtis gali pasikeisti.
Vienas iš modelių, kuriuos galite naudoti, yra Monte Karlo modeliavimas. Jame atsižvelgiama į įvairias prielaidas ir galimus rezultatus, todėl prognozuojama trukmė. Šio metodo privalumas tas, kad jame atsižvelgiama į riziką ir neapibrėžtumą, todėl net jei pasikeičia apimtis ar atsiranda papildomų užduočių, galite koreguoti savo darbo grafikas.
Išteklių išlyginimas - tai tvarkaraščio ir išteklių koregavimas, siekiant sutrumpinti pristatymo laiką arba išvengti nepakankamo arba per didelio išteklių panaudojimo.. Jį galite naudoti norėdami pritaikyti vieną projekto veiklą.
Koreguokite tvarkaraštį naudodami išteklių išlyginimą, padalykite arba sujunkite veiklas pagal turimus išteklius, kad nebūtų per mažai arba per daug išnaudotų komandos narių.
Projektų valdymo bendruomenė labai diskutuoja dėl šio metodo naudojimo, nes jis gali padidinti projekto sąnaudas ir laiką. Jei norite taikyti šį metodą, turėtumėte atsižvelgti į jo trūkumus.
Projektas išteklių planavimo įrankis padeda nustatyti ir paskirstyti pageidaujamus išteklius pagal projekto terminus. Šios priemonės taip pat gali padėti prognozuoti naujo projekto tvarkaraštį, nes jau turite daug įžvalgų iš ankstesnių projektų.
Taip pat labai pravartu žinoti, kaip jūsų komanda dirbo anksčiau, kokias kliūtis teko įveikti ir kaip jiems tai pavyko padaryti. Šiuolaikinė išteklių valdymo programinė įranga skaitmeninių projektų vadovams suteikia prieigą prie daugybės duomenų, įskaitant veiklos ar panaudojimo ataskaitas.
Naudojimo juostos vaizdas [Šaltinis: "Teamdeck" - išteklių planavimo programinė įranga su išteklių ir projektų planavimo funkcija]
"Teamdeck" yra puikus projektų vadovų problemų sprendimas. Išteklių planavimo funkcija idealiai tinka skirti tinkamus žmones projektams, atsižvelgiant į jų įgūdžius ir užimtumą. Naudodami laiko stebėjimo funkciją, visada matysite, prie ko dirba jūsų komanda, ar jie dirba viršvalandžius, ar nepakankamai.
Taip pat galite patikrinti, kurie projektai yra nepelningi, nes sunaudoja per daug jūsų išteklių. Atostogų valdymas - tai būdas kontroliuoti įmonės išteklius, kai darbuotojai atostogauja. Kita vertus, pasirinktinės ataskaitos leidžia jums išsamiai apžvelgti savo valdymo stipriąsias ir silpnąsias puses, kad galėtumėte jas optimizuoti.
Kiekvienas pokytis turėtų prasidėti nuo geros situacijos diagnozės. Jau žinote, kas yra projekto tvarkaraštis ir kokius projekto tvarkaraščio sudarymo metodus turėtų išmanyti kiekvienas geras projekto vadovas. Dabar aptarsime dažniausiai pasitaikančias problemas, su kuriomis susiduria projektų vadovai išteklių planavimas ir kaip projektų planavimo metodai padės juos išspręsti.
Pagrindinė projekto vadovo pareiga - įvertinti, kiek laiko reikia projektui įgyvendinti. Jei terminas bus per trumpas - visi dirbs spaudžiami, produkto kokybė gali suprastėti, o klientas bus nepatenkintas vėlavimu. Jei terminas bus per ilgas, įmonė gali atsisakyti naujų projektų, nes manys, kad jai trūksta išteklių. Klientas taip pat gali palikti jūsų organizaciją ir pasirinkti tą, kuri projektą užbaigs per trumpesnį laiką. Žinoma, idealus variantas yra kažkur per vidurį. Tačiau kaip jį rasti?
[Šaltinis: "Teamdeck" - išteklių valdymo programinė įranga su laiko stebėjimo ir projektų planavimo funkcijomis]
Remkitės savo patirtimi ir apskaičiuokite, kiek laiko reikės pagal ankstesnius projektus. Čia puikiai tiks Programų vertinimo ir peržiūros metodas, kuris yra viena iš projekto tvarkaraščio matematinių analizių, apie kurią rašėme. Remdamiesi užduotimis ir etapais, sudarykite optimistinį, labiausiai tikėtiną ir pesimistinį scenarijų ir įvertinkite, su kokia situacija susiduriate. Taip būsite pasiruošę viskam!
Terminų viršijimas yra didžiulė projektų vadovo problema, nes tik 52% projektų užbaigiama pagal grafiką (Project Management Institute, 2018). Terminų viršijimas dažnai suvokiamas kaip aiškiausias įrodymas, kad projekto vadovui trūksta organizacinių įgūdžių.
[Šaltinis: PMI "Profesijos pulsas", 10-oji pasaulinė projektų valdymo apklausa]
Žinoma, taip būna ne visada. Kartais sunku susisiekti su klientu, trūksta žmonių ar kitų išteklių arba įmonė tiesiog skuba, nes projektai tiesiog plūsta. Nepriklausomai nuo priežasties, projekto termino viršijimas yra didelė problema ir jo reikėtų vengti bet kokia kaina. Juolab kad yra keletas veiksmingų būdų, kaip sumažinti tokių atvejų skaičių. Ir tobulas projektų planavimas yra vienas iš jų.
Jei dažnai praleidžiate galutinį terminą, naudokite trukmės sutrumpinimo metodą, ypač greitąjį planavimą, kad sutrumpintumėte tvarkaraštį, kai kurias užduotis atlikdami vienu metu arba apeidami tas, kurios nėra itin svarbios galutiniam rezultatui.
Tai šiuolaikinės rinkos košmaras - projektai stringa dėl specialistų trūkumo. Kartais taip nutinka dėl to, kad įmonės plėtros tempas yra spartesnis už naujų žmonių įdarbinimo tempą. Kitais atvejais išteklių užtenka kasdien, tačiau susikaupus projektams tiesiog pritrūksta darbo rankų. Labai sunku suspėti su sandoriais, kai nėra kam atlikti darbo, o terminas neišvengiamai artėja. Jei dažnai susiduriate su šia problema savo darbe, jums padės griūtis - vienas iš trukmės suspaudimo būdų.
Pasiūlykite darbuotojams apmokamus viršvalandžius arba papildomą darbą, kurį jie gali bet kada pasiimti kaip laisvą dieną. Taip pat pravartu pasinaudoti laisvai samdomų darbuotojų arba užsakomųjų paslaugų įmonės pagalba, kuri suteiks jums reikiamų specialistų darbui su sudėtingu projektu.
Kaip tikriausiai žinote, projektas nuo pradžios iki pabaigos ne visada atitinka pradinę apimtį. Skaitmeniniai produktai yra dinamiški kūriniai, kurie laikui bėgant keičiasi. Atsiranda naujų poreikių, naujų idėjų, klientas keičia prielaidas, todėl nelieka nieko kito, kaip tik pasiduoti šių pokyčių srautui ir būti veržliems.
Dauguma projektų planavimo metodų grindžiami žiniomis apie projektą ir reikalingas užduotis, tačiau jei jūsų darbe yra daug nežinomųjų, verta pasinaudoti modeliavimu ir sukurti kelis galimus scenarijus ir veiksmų planus, atsižvelgiant į galinčius iškilti kintamuosius. Toks lankstumas užtikrins, kad būsite pasiruošę viskam.
Planuojant projektus, į išteklių trūkumą automatiškai reaguojama įsigyjant naujų išteklių. Kartais tai neįmanoma, bet pasakysime daugiau - kartais to net nereikia. Dažnai įspūdis, kad išteklių nepakanka, susidaro dėl to, kad jie nėra optimaliai naudojami. Pažvelkite į tai remdamiesi realiu pavyzdžiu.
Diena turi 24 valandas. Tai galioja visiems - jums, Elonui Muskui, Oprai Winfrey, JAV prezidentui ir karalienei Elžbietai. Visi turi tiek pat laiko, tik klausimas, kaip jį išnaudoja. Jei jaučiate, kad jums trūksta laiko, dienos neprailginsite, bet galite atsikelti anksčiau, pažiūrėti dvi serialo serijas vietoj penkių, neskaityti "Instagram", kelias valandas intensyviai dirbti, pasivažinėti dviračiu, o po produktyvios dienos ramia sąžine pailsėti. Tas pats pasakytina ir apie jūsų verslą.
Jei trūksta išteklių, patikrinkite, ar optimaliai juos panaudojate - galbūt kai kurie darbuotojai gauna užduotis, neatitinkančias jų kompetencijos, galbūt jie baigia darbą anksčiau, o likusieji neturi ką veikti, galbūt viename skyriuje dirba per mažai žmonių, o kitame - per daug. Išteklių išlyginimo metodas idealiai tinka projekto tvarkaraščiui optimizuoti.
Taip, žinome, ką galvojate. Ar perfekcionizmas yra blogai? Kaip jis gali būti, kai visi nuolat kalba apie tai, kaip pasiekti tobulumą ir pan. Na, žinoma, perfekcionizmas yra didelis privalumas... jei tik turite begalę laiko. Deja, projektų valdyme laikas yra tas išteklius, kurio dažniausiai trūksta, o perfekcionizmas nepalengvina darbo.
Jei norite, kad kiekvienas projekto elementas būtų atliktas ne tik gerai, bet ir išskirtinai, viską tikrinsite dešimtis kartų ir kiekvieną dalyką darysite metodiškai, vieną po kito, kol kiekviena dėlionės detalė idealiai sutilps - greičiausiai nesilaikysite jokių terminų, nes vėluosite dar prieš pradžią.
Ar tai reiškia, kad turėtumėte prastai atlikti savo darbą ir išleisti nekokybišką produktą? Tikrai ne! Tačiau turite suprasti, kad tarp vieno ir kito požiūrio yra aukso viduriukas. Būtent čia svarbus yra kritinio kelio metodas. Nustatykite užduotis, kurios yra itin svarbios projekto pažangai, ir tas, kurias galima atlikti vėliau. Naudodamiesi šia gudrybe, savo projekto planavimą galėsite atlikti laiku, o per likusį laiką galėsite patobulinti produktą.
Projekto tvarkaraštį galite parengti bet kur - ant popieriaus lapo, lentoje, "Excel" programoje. Galite. Bet kam. Šiuolaikinis verslas yra per daug pažangus, kad būtų galima leisti organizacinį chaosą, todėl darbo valdymo programinė įranga yra nepakeičiamas elementas, leidžiantis iš vienos vietos valdyti darbo laiką, išteklius, atostogas, tvarkaraščius ir kalendorius. Kaip išsirinkti tokią jūsų poreikiams pritaikytą sistemą? Tai atskiro straipsnio tema. Laimei, mes jau jį jums parengėme Projektų planavimo programinė įranga - Ko ieško projektų vadovai arba Projekto tvarkaraščio valdymas - Vaidmuo, iššūkiai ir priemonės.
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...