Pirmasis elementas veiksminga projekto komanda ir komandos valdymas - tai komandos struktūros išmanymas. Tai labai svarbu norint tinkamai suplanuoti išteklius, paskirstyti užduotis ir įgyvendinti procesus, kurie yra veiksmingiausi atsižvelgiant į skirtingų vaidmenų poreikius. Pagrindiniai vaidmenys visą projekto valdymo komandą, yra:
Projektų vadovas
Nepriklausomai nuo to, ar kalbame apie IT projektų valdymą, ar rinkodaros išteklių valdymas, vadovo vaidmuo yra toks pat. Tai pagrindinis vaidmuo projekte, sutelktas į sprendimų priėmimą, užduočių paskirstymą, pažangos tikrinimą, informacijos perdavimą tarp kliento, vadovybės ir komandos narių bei užtikrinimą, kad projektas atitiktų savo tikslus ir apimtį. Jei komanda būtų orkestras, projekto vadovas būtų jo dirigentas.
Mažose ir didelėse įmonėse programinė įranga yra nepakeičiama projekto komandos valdymo dalis.
Būtent šiam asmeniui tenka didžiausia atsakomybė ir jis turi užtikrinti, kad viskas būtų taip, kaip turi būti. Būtinybė rūpintis tiek daug projekto aspektų būtų neįmanoma be tinkamos pagalbos, todėl darbų valdymo programinė įranga, padedanti kontroliuoti projekto gyvavimo ciklą, kalendorių, užduotis ir pažangą, yra būtina.
Ieškote daugiau ekspertų patarimų apie projektų valdymą? Peržiūrėkite mūsų NEMOKAMAS sprinto planavimo kontrolinis sąrašas dabar!
Komandos vadovas
Sunku vienu metu valdyti visus labai sudėtingo projekto aspektus, todėl prie jo dirbantys žmonės paprastai suskirstomi į komandas. Kiekviena komanda rūpinasi tam tikra produkto dalimi, ir nors projekto vadovas yra atsakingas už bendrą vaizdą, komandų vadovai prižiūri atskiras dalis.
Tai labai svarbus vaidmuo, nes komandos vadovas tiesiogiai dalyvauja visame procese ir kartu su kitais komandos nariais. Šis asmuo dalyvauja kasdieniuose susirinkimuose ir projekto ar išteklių planavimas, yra pirmasis kontaktinis asmuo, į kurį kreipiamasi iškilus problemoms, ir tarpininkauja tarp komandos ir projekto vadovo. Jis suteikia komandoms daugiau sklandumo ir savarankiškumo, vengia mikrovaldymo ir situacijų, kai visi sprendimai priklauso nuo vieno asmens.
Komandos vadovas yra labai svarbus kuriant priklausomybės jausmą ir išlaikant aukštą moralę net ir krizinėse situacijose. Tinkamos komandos valdymo strategijos, kurias aptarsime toliau šiame straipsnyje, bus vertinga pagalba kasdieniniame vadovo darbe.
Komandos narys
Komandos nariai - tai projekto branduolys, atsakingas už darbų vykdymą. Tai įvairių sričių specialistai: programuotojai, dizaineriai, rašytojai ir testuotojai, kurių užduotis - įgyvendinti tam tikrus produkto aspektus. Jų ekspertinės žinios ir patirtis leidžia sukurti programą ar programinę įrangą.
Kiekvienas iš jų turi skirtingas kompetencijas ir specializacijas, todėl jie turi bendradarbiauti, kad pasiektų numatytą tikslą. Geras komandos valdymas leidžia visapusiškai išnaudoti jų potencialą, o prastas - yra nusivylimo ir perdegimo šaltinis.
A išteklių valdytojas yra asmuo, atsakingas už išteklių paskirstymas įmonėje. glaudžiai bendradarbiauja su projektų vadovas ir žmogiškųjų išteklių skyrių. RS išmano projekto reikalavimus ir darbuotojų kompetencijas, todėl gali sumaniai formuoti projekto komandas ir pranešti apie įdarbinimo poreikius. Išteklių valdymo programinė įranga yra kasdienė šios pareigybės darbo priemonė.
Dažnai išteklių vadovo pareigos padalijamos tarp projekto vadovo ir žmogiškųjų išteklių skyriaus, tačiau didesnėse įmonėse ir sudėtingesniuose projektuose atskiros pareigybės pagalba yra neįkainojama.
Verslo analitikas
Šis ekspertas yra atsakingas už projekto plano verslo potencialo nustatymą, jo pelningumo įvertinimą ir rinkos padėties analizę, įskaitant paklausą ir konkurenciją. Jis taip pat padeda optimizuoti projekto veiklos biudžetą.
Suinteresuotosios šalys
Suinteresuotoji šalis - tai asmuo, kuriam projektas turės tam tikrą poveikį. Tai gali būti tikslinis naudotojas, klientas, įmonė partnerė, investuotojas, darbuotojas ar tiekėjas. Net jei suinteresuotosios šalys nėra sprendimus priimantys asmenys ar vadovai, jų balsas yra labai svarbus produkto kūrimo procese, kad jis veiktų.
Klientas
Dažnai klientas laikomas pašaliniu asmeniu, kuris nėra komandos dalis. Tačiau jei nebūtų kliento, nebūtų ir projekto, nes būtent klientas kelia reikalavimus, nustato tikslus ir skiria pinigus.
Projekto sėkmės ir kūrimo procese dalyvauja visos šalys, todėl klientą arba produkto savininką turite laikyti svarbia komandos dalimi, kuri dalyvauja susitikimuose ir sprendžia, ko reikia. Šio bendradarbiavimo pobūdis, žinoma, skiriasi nuo bendradarbiavimo tarp tos pačios organizacijos darbuotojų, tačiau galite būti tikri, kad įtraukdami klientą į projekto gyvavimo ciklą ir kūrimo procesą bei užmegzdami gerus santykius bendradarbiausite geriau.
Sėkminga komanda - tai daug rankų ir vienas protas."
Billas Betelis
Komandą galima valdyti įvairiais būdais. Šie būdai vadinami valdymo stiliais arba vadovavimo stiliais. Jie yra tokių veiksnių, kaip hierarchija organizacijoje, motyvacijos didinimas, atsakomybės pasidalijimas, bendravimas ir bendras požiūris į bendradarbiavimo taisykles, derinys. Kadangi tik 48% darbuotojų savo įmonės vadovavimą vertina kaip "kokybišką" (Zippia, 2022), veiksmingo stiliaus taikymas yra labai svarbus visam darbo procesui ir komandos valdymui. Yra keli pagrindiniai valdymo stiliai.
1. Autokratinis, t. y. "darysite tai, ką pasakysiu".
Šiame stiliuje yra viršininkas, o ne lyderis. Bendravimas vyksta į vieną pusę - nuo vadovo iki darbuotojų. Hierarchija komandoje labai aiškiai pažymėta, plokščios struktūros nėra. Darbo eiga griežtai kontroliuojama, o darbuotojai pirmiausia atsako už rezultatus ir veiklą.
Šiuo stiliumi komandos nariai nėra skatinami užduoti klausimus, siūlyti iniciatyvas ar pranešti apie savo abejones - jie yra vykdytojai, o ne sprendimų priėmėjai ar kūrybingi subjektai. Šio stiliaus sritis - mikrovaldymas; viršininkas valdo kiekvieną darbo elementą, o darbuotojams nesuteikiamas pasitikėjimas ar atsakomybė.
Šis vadovavimo stilius gali būti naudingas ten, kur svarbiausia drausmė ir griežtos procedūros, pavyzdžiui, jei esate chirurgas, atliekantis operaciją. arba mokote naujokus kariuomenėje. Tačiau kūrimo komandoje? Apie tai pagalvokite du kartus. Arba išvis apie tai negalvokite.
Privalumai
Trūkumai
2. Laissez-faire arba "daryk, ką nori"
Pagal šį požiūrį vadovas iš tikrųjų ne... vadovauja. Komanda visiškai kontroliuoja sprendimus, susijusius su sprendimų diegimu ir problemų sprendimu, nes vadovas pasitiki jų kompetencija ir patirtimi. Šio stiliaus šūkis - nuosavybė.
Vadovo vaidmuo - koordinuoti ir paskirstyti užduotis, įkvėpti ir kurti viziją, motyvuoti ir tikrinti, ar projektas vyksta, tačiau visa vykdymo dalis taip pat tenka komandai.
Vadovas dalyvauja, kai komandai reikia jo pagalbos ar paramos, tačiau kitais atvejais į kūrybinį procesą nesikiša. Kadangi jis nėra toks aktyvus, vienu metu gali dalyvauti daugiau projektų. Šis stilius leidžia sukurti išties plokščią struktūrą ir puikiai veikia, kai komanda yra patyrusi, nepriklausoma ir kompetentinga.
Privalumai
Trūkumai
3. Demokratinis, t. y. "darome tai, kas, mūsų manymu, yra geriausia".
Šis stilius yra kažkas tarp autokratinio ir laissez-faire. Vadovas klausia komandos narių atsiliepimų, pasikliauja jų nuomone, skatina juos dalyvauti ir siūlyti idėjas. Nors vadovas priima sprendimus ir yra atsakingas už galutinį rezultatą.
Vadovas nevaldo visų darbo aspektų; jis nurodo gaires ir paskirsto užduotis, tačiau darbuotojai turi tam tikrą atsakomybę ir užduotis atlieka savarankiškai. Vadovas koordinuoja darbą, kontroliuoja projekto etapus, planuoja strategiją ir projekto tvarkaraštis. Tokiu būdu darbas turi tam tikrą struktūrą ir hierarchiją, tačiau taip pat yra erdvės kūrybiškumui ir iniciatyvai.
Privalumai
Trūkumai
Komandos valdymas yra ne tik įgūdis, bet ir menas. 86% vadovaujančias pareigas užimančių darbuotojų kaip pagrindinę nesėkmių darbe priežastį įvardija bendradarbiavimo trūkumą (Zippia, 2022).
Gerai motyvuota žmonių grupė, kuri moka dirbti kartu, yra laiminga ir jaučiasi priklausanti įmonei, gali pasiekti bet ką ir įgyvendinti tikslus greičiau, efektyviau ir geriau nei prastai valdoma komanda.
Kyla klausimas, kaip rasti tobulą pusiausvyrą, suderinti vadovavimo stilių su komandos pobūdžiu ir neperpildyti komandos informacija bei atsakomybe. Turime keletą metodų, kurie padės jums paversti komandos valdymą pyragaičiu.
Vieno universalaus sprendimo nėra. Planuodami rinkodaros strategiją, atsižvelkite į kliento tikslus, padėtį rinkoje, konkurenciją, biudžetą ir tikslinę auditoriją. Panašiai yra ir kuriant produkto veiksmų planą.
Metodas priklauso nuo kintamųjų. Tas pats ir su komandos valdymu - norint jį atlikti gerai, reikia duomenų. O šie duomenys - tai informacija apie tai, kas yra darbuotojai, kokius įgūdžius jie turi, koks jų darbo stilius, tarpusavio santykiai, ką jie mėgsta daryti ir kas juos erzina. Nors ne visada įmanoma rasti visiems tinkantį sprendimą, žinodami apie savo komandą galėsite rasti geriausią įmanomą sprendimą.
Komanda yra dinamiška struktūra. Projektai keičiasi, o kartu su jais ir konkrečių kompetencijų poreikis. Todėl įdarbinimas yra pagrindinis projekto komandos valdymo elementas. Tinkamas leis jums išvystyti savo potencialą ir dirbti efektyviau, o netinkamas gali sukelti nusivylimą ir krizę.
Tobulo kandidato paieška pirmiausia suinteresuoti komandų vadovai ir vadybininkai, todėl įsitraukite į šį procesą. Surenkite pokalbį 1:1, surenkite susitikimą su kitais komandos nariais, pateikite įdarbinimo užduotį ir pasikalbėkite su kandidatu ne tik apie jo patirtį, bet ir apie jo vertybes, poreikius, siekius, stipriąsias ir silpnąsias puses. Net geriausias atrankos specialistas ir personalo skyriaus specialistas nepažįsta jūsų komandos geriau nei jūs, todėl įdarbinimo procesą paverskite vienu iš savo prioritetų.
Gera turėti siekių. Gera kelti ambicingus tikslus, kurie atskleidžia giliausius žmonių potencialo ir talento klodus - tai puiki motyvacija. BET nerealūs tikslai veikia priešingai - jie parodo žmonėms, kad darbas niekada nesibaigs ir kad ir kiek pastangų jie dėtų, jų niekada nepakaks.
Taigi didelius tikslus suskirstykite į mažesnius etapus, o tuos etapus - į atskiras užduotis ir subužduotis. Čia puikiai tiks darbo planavimo įrankis, kuriame galite suskaidyti užduotis ir nustatyti orientyrus, kuriuos įvykdžius bus galima švęsti ir surengti komandos formavimo susirinkimą.
Tose pačiose pareigose dirbantys žmonės gali turėti skirtingus įgūdžius. Tai ypač akivaizdu esant plokščiai organizacijos struktūrai, kai vietoj jaunesniųjų, viduriniosios ir vyresniosios grandies darbuotojų yra tiesiog specialistai, turintys patirties kitose darbo srityse.
Todėl vienas iš svarbiausių gero komandos valdymo elementų yra tinkamų užduočių priskyrimas tinkamiems žmonėms. Programuotojai išmano skirtingas programavimo kalbas ir specializuojasi skirtingų produktų srityje, tekstų autoriai gali geriau jaustis dirbdami su straipsniais, socialinės žiniasklaidos turiniu, dokumentacija ar interneto svetainių rašymu. Norėdami optimizuoti savo darbą, ugdykite komandos potencialą.
Naudokite darbo arba išteklių planavimo programinė įranga kur pildote kiekvieno darbuotojo profilį, pateikdami informaciją apie jo kompetencijas. Taip galėsite būti tikri, kad darbas atiteks geriausiai jį atliekančiam darbuotojui.
Tai, kad jūsų žmonės dirba ilgiau, nereiškia, kad jie dirba efektyviau. Priešingai, dėl perkrovos ir viršvalandžių mažėja motyvacija ir produktyvumas, mažėja dėmesio koncentracija, didėja nusivylimas ir net darbuotojų kaita. Užtikrinkite, kad jūsų komanda turėtų erdvės pertraukai nuo darbo ir poilsiui. Naudokite darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir laiko stebėjimą stebėti, ar jūsų darbuotojai turi per daug užduočių ir ar jiems reikia pagalbos. Atostogų valdymo sistema taip pat bus labai naudinga. Taip užtikrinsite, kad visi galėtų išeiti užtarnautų atostogų ir tuo pat metu palaikyti darbo eigą. išteklių paskirstymas išmintingai.
Labai daug nesusipratimų ir klaidų komandoje kyla dėl prasto bendravimo. Žmonės nėra tinkamai susipažinę su procesu, turi neišsamios informacijos, todėl gali neteisingai atlikti užduotis arba net vienu metu dirbti tą patį darbą.
Bendravimo gerinimas ypač svarbus nuotolinio darbo laikais, kai sunkiau dalytis informacija ir įžvalgomis. Įsitikinkite, kad turite tinkamą sistemą, pavyzdžiui, struktūrizuotą bendrą diską ir "Slack" kanalą, kurį visi reguliariai tikrina.
Šiuolaikinis komandos valdymas - tai pasitikėjimas ir atsakomybė. Jūsų žmonės yra ne robotai, kurie turi vykdyti nurodymus, o kvalifikuoti specialistai, išmanantys savo darbą ir svarbiausi jūsų verslo partneriai. Suteikite jiems jausmą, kad jie dalyvauja priimant sprendimus. Renkite smegenų šturmo sesijas ir susitikimus, kuriuose ieškosite geriausių sprendimų.
Be to, paklauskite jų apie įkvėpimą ir įdomius projektus, kuriuos jie matė - galbūt vienas iš jų bus vertingas jūsų darbui? Galite būti tikri, kad jūsų komandos motyvacija ir pasitenkinimas padidės, kai jie pajus, kad juos vertinate ir gerbiate.
Įsivaizduokite, kad dirbate įmonėje, kurioje niekada nežinote, ar ką nors padarėte teisingai, ar ne, ar kas nors nesutinka su jūsų požiūriu, ar norėtų, kad ką nors darytumėte kitaip. Jūs to nežinote, bet jaučiate, nes pasikeičia atmosfera arba jūsų santykiai su kitais. Tokia situacija sukelia sumaištį ir neleidžia daryti pažangos, nes nežinote, kuri kryptis yra teisinga.
Štai kodėl grįžtamasis ryšys yra tokia svarbi komandos valdymo dalis. Kalbėdamiesi su darbuotojais apie jų veiklą, pastebėjimus ir įspūdžius, suteiksite jiems pasitikėjimo. Gavę grįžtamąjį ryšį darbuotojai gali tobulėti, efektyviau atlikti savo darbą ir geriau suprasti, ko iš jų tikitės.
Tai labai svarbus procesas siekiant užtikrinti skaidrų bendravimą ir išvengti nesusipratimų. Pavyzdžiui, jei komandos narys staiga pradeda blogiau dirbti, vėluoja į susitikimus ir daro klaidų, pirmoji jūsų reakcija tikriausiai bus nepasitenkinimas. Galite tapti kritiškesni, prarasti pasitikėjimą žmogumi ir net pradėti svarstyti galimybę atleisti šį darbuotoją.
Kita vertus, jei atsiliepimą pateiksite iš karto, galite sužinoti, kad jis (ji) turi sudėtingą asmeninę situaciją, jaučiasi pervargęs (-usi) ir tai turi įtakos jo (jos) darbui. Esant tokiai situacijai, galite kartu ieškoti sprendimo ir stiprinti tarpusavio pasitikėjimą, o ilgainiui net pagerinti darbo kokybę.
Atminkite, kad grįžtamasis ryšys neveikia vienpusiškai. Darbuotojai taip pat turėtų turėti galimybę atvirai jums pasakyti, jei jiems kas nors nepatinka, ir išsakyti savo poreikius bei nuomonę.
Kalbant apie grįžtamąjį ryšį, jis nebūtinai visada turi būti susijęs su kažkuo blogu. Deja, asociacija su individualiais susitikimais su komandos vadovu dažnai būna neigiama. Žmonės patiria stresą, tikisi kritikos ir bijo atvirai kalbėti. Labai svarbu parodyti, kad su kitais komandos nariais bendraujate ir kad vertinate jų atsidavimą ir darbą. Teikite teigiamą grįžtamąjį ryšį ne tik individualiai, bet ir grupėje. Paprastas "Puikiai komanda, ačiū už pastangas pastaruoju metu, mums pavyko!" skatina priklausymo, sėkmės rodiklių ir komandinio darbo jausmą.
Kai darbas nuotoliniu būdu, daugelis įmonės darbuotojų jaučiasi anonimiški. Ir vis dėlto jie atlieka svarbius ir reikalingus darbus! Pasinaudokite įmonės susirinkimais kaip galimybe papasakoti, ką nuveikė jūsų komanda, ir pagirkite juos visų akivaizdoje.
Darbuotojas ateina į įmonę turėdamas tam tikrą įgūdžių rinkinį, kuris yra pakankamas jo pareigoms. Tačiau juk darbas - tai ne tik tai, ką jau mokate daryti. Tai galimybė žmonėms tobulinti savo įgūdžius ir išmokti naujų.
Paklauskite darbuotojų, ko jie norėtų išmokti, ir skirkite jiems užduotis, kurios leistų išskleisti sparnus. Tai taip pat bus proga sustiprinti ryšius komandoje, nes darbuotojai galės padėti vieni kitiems tobulinti kompetencijas ir keistis žiniomis. Taip pat pravartu sukurti tobulėjimo biudžetą, kurį darbuotojai galėtų naudoti įdomiems mokymams, konferencijoms, kursams, programoms ir knygoms.
Net ir geriausiame darbe pasitaiko krizių ir sunkių akimirkų. Tačiau nepamirškite, kad jūsų, kaip komandos vadovo, vaidmuo - palaikyti komandą ir parodyti, kad nėra tokios problemos, su kuria negalėtumėte susidoroti.
Šiuo metu labai svarbu išlaikyti pusiausvyrą tarp sąžiningumo ir šaltumo. Jei įvyko sudėtinga situacija, pasikalbėkite apie tai su komanda, papasakokite, kas nutiko ir ką galite padaryti. Įtraukite juos į sprendimo ieškojimo procesą, tačiau taip pat suteikite jiems saugumo jausmą. Žmonės turi žinoti, kad kažkur yra sprendimas - tereikia jį rasti.
Šiuolaikinės organizacijos yra labai sudėtingos struktūros, todėl jų valdymui reikalingos skaitmeninės priemonės, ypač projektų valdymo įrankiai. Daugybė projektų, kurių kiekvienas yra suskirstytas į etapus, užduotis ir subužduotis, šimtai darbuotojų ir laisvai samdomų darbuotojų, turinčių skirtingą kompetenciją ir užimtumą, laisvos dienos, susitikimai ir ištekliai - tai didžiulis kiekis informacijos ir kintamųjų, turinčių įtakos sprendimams ir darbo eigai.
Norint optimizuoti komandos valdymą, reikia sistemos, kuri procesus padarytų paprastus ir skaidrius. Pagalvokite, ko jums reikia, ir išsirinkite tobulą įrankį, kuris padės efektyviai valdyti komandą.
Šioje vietoje leiskite mums šiek tiek savireklamos 😉 Norėtume parodyti, kaip mūsų programinė įranga padeda komandų vadovams valdyti savo darbą. Teamdeck yra išteklių valdymo programinė įranga sukūrė produkto dizaino ir programinės įrangos kūrimo įmonė namas pritaikytas net sudėtingiausių organizacijų poreikiams, kai visi elementai turi veikti kartu.
Mūsų tikslas - palengvinti jūsų darbą, o ne pridėti dar vieną įrankį, su kuriuo turėsite vargti, todėl daug dėmesio skiriame patogiai ir intuityviai sąsajai. Manome, kad daugiau ne visada yra geriau, todėl "Teamdeck" rasite tik tikrai naudingas funkcijas, o ne dešimtis nereikalingų priedų, kurie tik apsunkina naršymą sistemoje.
...bet tikrai verta, nes statymai dideli. Didesnis produktyvumas, geresni santykiai komandoje, laimingesni darbuotojai, laiko ir pinigų taupymas, organizacinių ir vadovavimo įgūdžių tobulinimas ir savęs kaip lyderio, o ne viršininko, įgalinimas - tai tik keli iš puikaus komandos valdymo privalumų. Ir tai jau daugiau nei pakankamos priežastys tai daryti!
Išteklių kalendorius (arba projektų valdymo kalendorius, arba projektų planavimo kalendorius, išteklių planavimo programinė įranga) leidžia efektyviau ir veiksmingiau planuoti, valdyti ir paskirstyti išteklius - ypač jei "Microsoft Excel" atliko pagrindinį vaidmenį jūsų...
Koks galutinis projektų vadovų tikslas? Sėkmingai įgyvendinti savo projektus. Patys projektų vadovai pripažįsta, kad taip nutinka ne taip jau dažnai: naujausio profesijos tyrimo "Pulse of the Profession" duomenimis, mažiau nei 60% projektų yra užbaigiami...
Pajėgumų valdymas - tai strategija, kuria įmonės naudojasi siekdamos kuo geriau išnaudoti gamybos efektyvumą, atsižvelgiant į paslaugos ar produkto paklausą. Galutinis pajėgumų valdymo tikslas yra: nustatyti ir...