Calendario online - Pianificare meglio gli orari del team

I team di tutto il mondo si trovano ad affrontare sfide simili quando si tratta di pianificare il calendario del proprio team. La creazione di un piano di progetto è già di per sé difficile, e mantenerlo aggiornato e reagire ai cambiamenti è più complicato. La situazione diventa ancora più impegnativa quando molti dipendenti lavorano da remoto.

Cosa imparerete da questo articolo:

• Come un calendario online aiuta nella gestione dei progetti

• Come Software di gestione delle risorse Teamdeck è utilizzato nella pianificazione online

• Differenze tra un pianificatore di orari online e un pianificatore di calendario online

Pianificatore di calendari online e la sua famiglia

Prima di capire come funziona un'agenda online, è necessario sapere come si presenta il mercato.

Prima di tutto, un calendario online, un software di pianificazione del calendario, strumento di pianificazione del progetto, calendario di pianificazione del progetto, calendario strumento di pianificazione, pianificatore di orari online o software di pianificazione delle risorse - hanno lo stesso ruolo. Devono aiutarvi a organizzare il vostro lavoro e quello dei vostri collaboratori.

Calendario online o calendario tradizionale?

In secondo luogo, è sempre necessario prendere in considerazione i processi di gestione dei progetti e la diversità delle sfide e delle aspettative ad essi collegate. Quando i manager utilizzano un qualche tipo di soluzione per la gestione dei progetti o semplicemente un pianificatore di scadenze online, prestano attenzione a funzioni quali:

• Piena trasparenza di team, compiti e tempi (il nostro settore usa comunicarlo grazie alla frase A bird's-eye view)

• Capacità di personalizzazione e report personalizzabili

• Tracciamento del tempo dei dipendenti e gestione dei timesheet, compreso il supporto ai processi di fatturazione

• Processo di pianificazione del team e di assegnazione dei compiti più semplice di prima

• Possibilità di gestire i dipendenti da diversi fusi orari

• Gestione della disponibilità o delle assenze

• Funzioni di etichettatura, codifica a colori e definizione delle priorità

• Software per la gestione dei congedi - perché qualsiasi il progetto deve essere puntuale

Il terzo, un pianificatore di calendario online, è solo una fetta di una grande famiglia di strumenti di gestione dei progetti. Secondo l'articolo di Wrike - il nostro concorrente nel mercato dei calendari online - il software per la gestione dei progetti propone 4 tipi di calendari online.

1. Elenchi di cose da fare

2. Pianificatori di calendario online

Un pianificatore di calendari online, un creatore di programmi online o un pianificatore di orari online: comunque lo si chiami, ciò che hanno in comune è una lavagna, dei compiti e delle persone ad essi assegnati. Queste agende sono spesso dotate di funzionalità di trascinamento, che consentono agli utenti di assegnare facilmente i compiti e di riorganizzare gli orari.

[Fonte: Teamdeck - software di gestione delle risorse in base all'agenda online]

3. Grafici di Gantt

Un diagramma di Gantt è un grafico con due assi. Quello orizzontale mostra la cronologia di un progetto. Quello verticale mostra tutte le attività che hanno l'aspetto di barre.

4. Schede Kanban

Una lavagna visiva separa i compiti/progetti in diverse categorie, e ogni categoria illustra i diversi fasi di un progetto. L'impostazione più tipica è "da fare", "in corso" e "completato", integrata da altre.

[Fonte: Trello - soluzione per la gestione dei team con visualizzazione del calendario].

Cos'è un calendario online

Nonostante le differenze, l'obiettivo è lo stesso. Un pianificatore di calendari online o, come preferiamo, un pianificatore di orari online è uno strumento software che consente di pianificare e aggiungere compiti, progetti ed eventi su una vista/calendario.

Sembra semplice, finché non usiamo un altro termine: "pianificatore di calendario". E dovrebbe essere un impulso che dà il via a una nuova domanda: c'è qualche differenza? In che modo un planner è diverso da un calendario online (ad esempio, Google Calendar)?

Questi due tipi di app hanno scopi diversi:

• un calendario consente di programmare eventi (ad esempio, riunioni) e serve a ricordarli,

• un pianificatore online consente anche di programmare eventi (ad esempio, aggiungere attività, impostare promemoria, aggiungere eventi, modificare eventi, aggiungere note), ma è dotato anche di potenti funzioni di pianificazione del lavoro. Tali funzioni possono includere la gestione della disponibilità, il monitoraggio delle dipendenze tra le attività, il monitoraggio del tempo e l'analisi del progetto.

Si può dire che gli strumenti di calendario online possono anche aiutarvi a pianificare il vostro lavoro. Ed è vero, almeno per uso personale. Tuttavia, quando dovete fissare delle scadenze o creare un programma per il vostro team (o per più team), avrete bisogno di più funzioni di quelle offerte dalla maggior parte dei calendari.

Cosa evita un project manager quando usa un calendario online

Parliamo di vantaggi: quali sono i vantaggi tangibili dell'utilizzo di un'agenda online? Abbiamo deciso di suddividerli in due categorie:

1. Perdita di tempo e costi

Vi siete mai chiesti quante ore il vostro team spende in inutili botta e risposta sui compiti in corso o su quelli futuri? Apptension, una società di 50 persone società di sviluppo software ha calcolato che ogni mese perdeva oltre $11k per domande come "a cosa devo lavorare oggi?", "la mia richiesta di ferie è stata approvata?". Con un calendario online, sono riusciti a ridurre questo numero di quasi $10k!

2. Mancanza di trasparenza

Quando si decide di implementare un planner online nella propria organizzazione/team, questo diventa l'unica fonte di verità per quanto riguarda orari, progetti, progressi, responsabilità ecc. In molti pianificatori, il lato sinistro dell'interfaccia include una colonna di assegnatari per monitorare l'avanzamento del lavoro e programmare le attività. È essenziale, soprattutto per i team distribuiti, avere una panoramica trasparente del lavoro che si svolge in un team.

Assegnazione (prenotazione) dei dipendenti in base alle competenze e alla disponibilità. Ogni vista e assegnazione settimanale appare nel calendario online. [Fonte: Teamdeck]

3. Progetti sotto controllo insufficiente

Consigliamo vivamente di utilizzare i planner online invece di pianificare il lavoro in Excel o su carta. Il motivo è che, quando si verificano cambiamenti - e quasi inevitabilmente accadranno - è possibile reagire rapidamente e modificare facilmente il piano utilizzando uno strumento interattivo. I fogli di calcolo e i documenti di testo possono diventare rapidamente obsoleti se non vengono aggiornati regolarmente.

4. Collaborazione approssimativa

Immaginate che la vostra azienda gestisca diversi progetti alla volta. Ogni responsabile di progetto deve riunire un team e programmare la data di inizio di un progetto in base alla propria disponibilità. Con un calendario pianificatore, possono anche vedere cosa stanno pianificando gli altri PM ed evitare di conflitti di programmazione del progetto.

5. Sovrautilizzo, sottoutilizzo

Progetto e pianificazione delle risorse Le app sono strumenti per creare un team felice. I dipendenti vogliono sapere quali sono i loro prossimi incarichi. Si sentono meglio anche quando i manager possono vedere e pianificare la loro disponibilità o il loro carico di lavoro. Le probabilità di straordinari o di sottoutilizzo sono molto più basse quando si utilizza un robusto pianificatore online. Leggete come misurare utilizzo delle risorse e il suo ruolo nei processi di gestione dei progetti.

Come pianificare il lavoro del team con Teamdeck e il suo calendario online per la programmazione del team?

Ora che conoscete i principali vantaggi della pianificazione del lavoro con gli strumenti di calendario online, vogliamo mostrarvi come potete farlo in pratica, utilizzando Teamdeck.

Teamdeck è un calendario pianificatore online (o - software di gestione delle risorse, che combina le funzionalità di un'agenda online con altre potenti caratteristiche come il monitoraggio del tempo, la gestione delle assenze e il reporting dei progetti.

Ecco come pianificare la settimana per il vostro team può essere più facile con Teamdeck:

1. Vedere chi è disponibile e chi è occupato

Prima di iniziare a costruire il vostro piano settimanale, dovete avere una panoramica della disponibilità del vostro team. È semplice: basta controllare la sezione calendario delle risorse.

È inoltre possibile utilizzare campi personalizzati per acquisire e organizzare informazioni aggiuntive come ruoli, responsabilità e attributi specifici del progetto.

Qui è possibile tenere traccia dei dettagli della disponibilità del team su due livelli diversi:

• disponibilità giornaliera/orario di lavoro (è particolarmente utile se si lavora con dipendenti part-time e freelance),

• ferie pianificate e diversi tipi di ferie (ad esempio, il congedo di maternità).

È anche possibile controllare gli incarichi attuali delle persone e vedere se sono assegnate a qualche progetto e per quanto tempo. Quando le persone hanno già molti compiti da svolgere, è meglio non sovraccaricarle di altro lavoro.

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