Apptension - la software house dalla Polonia - risparmia quasi $10.000 al mese, e per farlo utilizziamo un solo strumento.

Ma non è sempre stato così facile.

Essendo una software house che lavora su più progetti alla volta, abbiamo provato diversi strumenti per il monitoraggio del tempo e la pianificazione delle risorse.

Alla fine della giornata, però, siamo rimasti un po' delusi.

I rilevatori di tempo basati sulla compilazione di fogli di calcolo richiedono più tempo e sono imprecisi. Stufi di rapporti indovinati e privi di significato, abbiamo deciso di costruire il nostro strumento, ed ecco come Teamdeck ha preso vita.

Fin dall'inizio l'abbiamo implementato internamente. Ci ha aiutato a tenere il passo con i nostri progetti, sia con i membri del team interno e remoto, sia con i part-time.

"La prenotazione della disponibilità dei dipendenti va oltre il tradizionale elenco di ferie e giorni di riposo programmati. Nell'epoca dei nomadi digitali e dei team virtuali, è una sfida gestire i membri del team sparsi in diversi fusi orari, lavorando con orari flessibili" - Zbigniew Czarnecki, CEO di Applicazione

Abbiamo messo insieme questo caso di studio per mostrarvi un esempio reale di come potete trarre vantaggio dall'utilizzo di Teamdeck nel vostro team.

Per cosa usiamo Teamdeck?

Sbagliato allocazione delle risorse e la mancata previsione della loro disponibilità porta al fallimento di 26% dei progetti.

Per evitare che ciò accada, avevamo bisogno di uno strumento che ci permettesse di tenere traccia del tempo dei dipendenti, di programmare la loro disponibilità, le ferie e i giorni di ferie personali.

Volevamo fare tutto questo per evitare i tempi di inattività, sottoutilizzo del dipendente o di sovraccarico di lavoro. In altre parole, volevamo solo pianificare e gestire meglio il loro lavoro.

Con Teamdeck possiamo fare tutto.

1. Facile tracciamento del tempo

In Teamdeck, possiamo impostare manualmente le ore dedicate a determinati progetti o tenerne traccia con un timer da tavolo con un solo clic.

Poiché in questo caso non è necessario fare congetture, si ottengono rapporti più precisi e fogli di presenza affidabili. Possiamo anche confrontare il tempo stimato con quello effettivamente impiegato in un progetto e usarlo per stimare meglio le attività future.

* È passato un po' di tempo da quando abbiamo pubblicato questo caso di studio...
Un paio di mesi fa abbiamo lanciato Teamdeck per mobile. La nostra applicazione mobile consente di estendere le funzioni di Teamdeck al vostro smartphone. Potete tenere traccia del vostro tempo di lavoro, rivedere i fogli di presenza e consultare il calendario senza dover accedere alla versione web di Teamdeck. 

Nota: Teamdeck per cellulare è disponibile solo per gli utenti registrati a Teamdeck. Assicuratevi di esservi registrati sul desktop prima di provare l'accesso mobile. 

2. Pianificazione avanzata delle risorse

Utilizzando un solo strumento possiamo tenere traccia dei giorni di ferie dei dipendenti, delle festività nazionali e delle prenotazioni dei progetti. Siamo in grado di monitorare gli orari dei membri del team, così è più facile per i nostri project manager pianificare l'assegnazione del team e gestire più progetti.

3. Tempi e budget più precisi

Abbiamo anche incluso Teamdeck nella nostra pipeline di vendita, il che ci ha dato la possibilità di prevedere meglio il tempo e i dipendenti disponibili durante la negoziazione di nuovi contratti. Le tempistiche e i budget sono diventati più precisi.

Come abbiamo beneficiato di Teamdeck

Ok, visto che sapete per cosa potete usare Teamdeck, vediamo quali sono i vantaggi di implementarlo nella vostra azienda.

Abbiamo suddiviso questa parte in guadagni finanziari e vantaggi dal punto di vista del project manager.

Quanto denaro risparmiamo ogni mese?

Per calcolare il costo della gestione dei dipendenti nella nostra azienda, ci siamo posti tre gruppi di domande, comunemente poste dai dipendenti stessi:

1. Su cosa dovrei lavorare oggi? / Quanto tempo dovrei dedicare a questo lavoro?
2. Posso prendere un giorno di ferie? Quanti giorni di ferie ho preso? La mia richiesta di ferie è stata approvata?
3. Quanto tempo ho monitorato questo mese? Quanto budget ho speso finora? Qual è l'attuale utilizzo delle risorse?

Poiché attualmente impieghiamo circa 50 persone, abbiamo utilizzato questo numero e la tariffa oraria di $30 per calcolare quanto denaro sprechiamo in base al tempo impiegato per rispondere a queste domande.

Sono bastati un foglio di calcolo e alcuni calcoli di base per capire che, senza Teamdeck, abbiamo sprecato $11.130 di tempo mensile dei dipendenti per affrontare queste comuni difficoltà manageriali.

Teamdeck ci ha aiutato a ridurre questi sprechi a $1.249,50, con un risparmio di $9.880,50 al mese.

L'aspetto interessante è che 40% dei nostri dipendenti hanno trascorso il maggior numero di ore a chiedere al project manager informazioni sugli incarichi giornalieri. Abbiamo stimato che questo comportava uno spreco di 56 ore al mese, che si sommavano a $1.680 che avremmo potuto spendere meglio.

È più facile per i nostri PM gestire i progetti?

Un altro vantaggio dell'utilizzo di Teamdeck è che per i Project Manager è più facile gestire i progetti, sapendo esattamente quale dipendente è disponibile in un determinato momento o chi finirà i suoi compiti a breve.

Innanzitutto, possiamo impostare i piani a lungo termine, tenendo conto dei diversi giorni di ferie e festività.

I nostri project manager sono in grado di creare report accurati e di tenere traccia del budget. Possono quindi utilizzare queste conoscenze per allocare meglio i dipendenti per i progetti futuri, pianificare i budget e creare stime migliori per i nostri clienti, quando concludono nuovi affari.

I rapporti possono essere scaricati in file PDF e allegati alle nostre revisioni di sprint, il che rende la comunicazione tra i team ancora più semplice.

Infine, possiamo monitorare facilmente quando i nostri dipendenti part-time sono disponibili.

Tutto ciò consente ai nostri project manager di risparmiare molto lavoro, permettendo loro di gestire i team in modo più efficiente.

La gestione delle risorse paga

31% di aziende intervistati da Access Group hanno affermato che la scarsa visibilità di particolari risorse umane nell'organizzazione è una grande sfida con cui si scontrano.

L'utilizzo di uno strumento per la pianificazione delle risorse, la gestione delle ferie e il monitoraggio del tempo nella nostra azienda si è rivelato estremamente vantaggioso. Non solo ci ha aiutato a risparmiare denaro, ma ci ha anche permesso di pianificare e gestire meglio i progetti in corso e quelli futuri". Questo è importante anche per rendere felici i dipendenti", afferma Zbigniew Czarnecki:

"Vale la pena di investire del tempo per esaminare ogni aspetto della gestione delle risorse. Da un lato, eviteremo di commettere errori costosi e, dall'altro, manterremo il comfort e la felicità dei nostri dipendenti".

Risparmiate tempo e denaro: investite in uno strumento di gestione delle risorse per monitorare e assegnare meglio i dipendenti ai progetti.