Come pianificare e analizzare il tempo di lavoro con Teamdeck.io - Il pianificatore di risorse

'Uff! Non ho idea di dove sia finito tutto questo tempo", potreste dire dopo un'intensa giornata di lavoro. Eppure lo ripetete in continuazione, senza riuscire a riflettere appieno su dove state impiegando la maggior parte del vostro tempo e dei vostri sforzi. Se questa è solo una sensazione temporanea che si prova durante un progetto particolarmente impegnativo, si potrebbe semplicemente voler superare il problema. Il problema diventa più grande se voi o i vostri manager notate che alla fine della giornata sfuggono regolarmente dati importanti sulla natura dei compiti del vostro team. In questi casi, una buona soluzione è quella di utilizzare i tag per classificare le prenotazioni e le registrazioni di tempo. Non solo in base ai progetti assegnati, ma anche a caratteristiche più specifiche come il tipo, il budget, la probabilità o le attività svolte.

Prenotazioni

Le prenotazioni in generale sono ottime per prevedere e far sapere alle persone cosa le aspetta. Vedere tutti gli impegni nella Vista calendario può abbreviare i cicli di comunicazione ed essere un modo efficace per pianificare il futuro. Tuttavia, potrebbero esserci casi in cui si vogliono includere più informazioni che un semplice nome di progetto può gestire. In questo caso, i tag predefiniti rappresentano un'ottima alternativa alle descrizioni estese e talvolta dubbie. Possono indicare quanto segue:

Tipo

Spesso si vuole descrivere al team la natura esatta delle proprie prenotazioni senza utilizzare descrizioni potenzialmente ambigue. Ad esempio, se si fornisce un servizio di manutenzione o si offre una garanzia, proprio come Applicazione è importante che il team capisca quali sono gli impegni previsti. Questi compiti possono essere facilmente contrassegnati con Garanzia e Manutenzione I tag di prenotazione possono essere aggiunti rapidamente e hanno termini universalmente riconosciuti in tutta l'azienda. In questo modo, potrete anche analizzare facilmente il tempo e il denaro che questi servizi o servizi simili all'interno di un progetto vi stanno costando nella sezione dei rapporti, senza mischiarli.

Bilancio del progetto

Non tutte le prenotazioni indicano un lavoro retribuito. È possibile inserire questa importante informazione nelle prenotazioni come Fatturabile o un Non fatturabile tag. In questo modo, è molto chiaro quale sia il vostro e quello del vostro team. Le ore prenotate dovrebbero poi essere sommate alle fatture. che genererete. Grazie a ciò, Apptension non confonde mai le consulenze gratuite, il supporto del manager o le attività di prevendita con i pagamenti per il lavoro di progetto regolare, senza dover scrivere ampie descrizioni di prenotazione.

Probabilità

In Apptension, il calendario di Teamdeck è un'ottima e di fatto unica fonte di informazioni sulla disponibilità del nostro team e sulla capacità produttiva generale dell'intera azienda in un determinato periodo. Vedere la panoramica generale di quando sono programmati determinati progetti e quali team sono disponibili per avviarne uno nuovo è di grande aiuto. Tuttavia, abbiamo sempre incontrato una zona grigia di progetti che sappiamo essere molto probabili, ma che non sono ancora stati confermati ufficialmente. Per affrontare queste situazioni in modo non confuso, abbiamo inventato un Tentativo per indicare il lavoro che si vuole iniziare a programmare senza ingannare gli altri utenti di Teamdeck facendogli credere che tali progetti siano stati completamente firmati.

Fogli di presenza 

Fogli di presenza sono tutti incentrati sui dati reali. Li usiamo per capire cosa succede nella nostra azienda e nei nostri progetti esterni e interni su base giornaliera. Tuttavia, una semplice occhiata al calendario potrebbe non fornire tutte le informazioni necessarie sulle tendenze all'interno dei vostri team. I tag possono aiutare a risolvere questa difficoltà, fornendo allo stesso tempo una solida base per una reportistica più avanzata e complessa. Ci sono diverse categorizzazioni che si possono creare utilizzando i tag dei timesheet in Teamdeck:

Tipo

In molte organizzazioni, le riparazioni in garanzia o l'inserimento di nuovi membri del team o dipendenti non vengono addebitate e quindi devono essere tenute separate. Noi lo facciamo utilizzando Garanzia e Inserimento nei nostri timesheet. Potreste anche voler suddividere il vostro team in diversi servizi all'interno di uno stesso team, come ad esempio RnD, Manutenzione o Produzione. Questi possono anche essere trasformati in etichette per i fogli di presenza, in modo che il team possa riferire quale servizio ha fornito senza dover creare un numero eccessivo di progetti separati.

Bilancio del progetto

Analogamente alle prenotazioni dei progetti, anche i timesheet devono essere assegnati al budget corretto. Se avete tariffe diverse a seconda che il vostro team lavori in orario d'ufficio o in orario di lavoro. straordinario, utilizzando un Straordinari retribuiti tag vi aiuterà a generare rapporti sulle retribuzioni che includano tali informazioni. Inoltre, sarà molto più facile addebitare ai clienti l'importo esatto per i servizi del team. D'altra parte, potrebbero esserci servizi gratuiti che si desidera escludere dal bilancio. In questo caso, è necessario separarli dalle altre voci di tempo con Non fatturabile e Fatturabile I cartellini possono essere necessari per avere il controllo sul budget generale del progetto.

Attività

In qualità di manager in Apptension, desidero sempre sapere quanto tempo il mio team dedica ai tipi di attività più critici. Grazie a ciò, posso capire le esigenze di un particolare progetto e offrire soluzioni in caso di problemi di gestione del tempo. All'interno dei nostri team, abbiamo deciso di contrassegnare con dei tag distintivi attività come il lavoro sulla documentazione, la comunicazione con i team e i clienti, la partecipazione alle riunioni, l'inserimento di nuovi membri del team o il lavoro sui nostri obiettivi personali: Documentazione, Comunicazione interna, Comunicazione esterna, Riunione, Inserimento e Sviluppo di sé. Questo ci permette di capire quali sono le aree su cui ci concentriamo maggiormente e che assorbono la maggior parte dei tempi del progetto. Una volta identificati questi aspetti, possiamo facilmente lavorare su ottimizzare i processi e assicurarsi che, da un lato, si presti sufficiente attenzione a compiti specifici e, dall'altro, che questi vengano svolti nel modo più efficiente. 

 

I tag sono un ottimo metodo per comunicare efficacemente informazioni ripetibili. Ci aiutano a categorizzare il nostro lavoro e ad assicurarci di essere sempre al corrente di ciò che accade in modo facile e digeribile. Tale categorizzazione si spinge fino al reporting avanzato, in cui è possibile raggruppare e confrontare le previsioni con i dati reali e trarre conclusioni e risultati molto più precisi. La prossima volta che non riuscite a capire come e perché la vostra giornata è trascorsa così velocemente, perché il vostro budget sembra sbagliato o semplicemente vi sorprendete a inserire la descrizione della voce sentendo di averlo già fatto tante volte, pensate a come i tag possono migliorare la vostra esperienza e sfruttare tutti i vantaggi dell'utilizzo di Teamdeck.

Perché Hill-Knowlton e Unit9 hanno scelto il nostro software di pianificazione delle risorse?