La gig economy è in crescita. Negli ultimi 5 anni, 3,7 milioni di nuovi freelance sono apparsi solo sul mercato statunitense. È probabile che questa tendenza continui ad affermarsi, in quanto il lavoro part-time è particolarmente popolare tra i lavoratori più giovani. Secondo un'indagine del 2018 di Upwork, 42% dei lavoratori statunitensi di età compresa tra i 18 e i 34 anni sono freelance.
Cosa otterrete grazie a questo articolo:
La gestione di dipendenti part-time e freelance è un'attività regolare nel settore IT. Mentre la gig economy è sempre più diffusa in tutti i settori, L'IT è ancora la roccaforte dei freelancecon il 33% dei lavoratori che citano il lavoro dei gig come fonte primaria o secondaria di reddito.
Non c'è quindi da stupirsi che i project manager IT siano regolarmente incaricati di guidare team composti da dipendenti con orari di lavoro diversi. Sebbene possa essere considerata una sfida, esistono diverse tattiche collaudate per rendere la gestione dei dipendenti part-time più semplice ed efficace.
Si noti che questo articolo si concentra sulla gestione quotidiana dei dipendenti: la guida di un team di progetto, ad esempio. Per poter assumere dipendenti part-time, l'intera azienda deve essere preparata dal punto di vista culturale e dei processi.
Per ora, concentriamoci su ciò che potete fare come manager per creare un ambiente di lavoro positivo e produttivo per i vostri collaboratori part-time.
Alcuni considerano l'imposizione di regole come un segno di stile manageriale inflessibile. In realtà, però, i dipendenti stessi si sentono molto meglio in un contesto di ambiente di lavoro trasparentein cui vengono espresse chiare aspettative.
Assicuratevi di discutere i seguenti aspetti dei dipendenti che lavorano a tempo parziale:
Discutere di questi aspetti in anticipo limiterà i potenziali malintesi nel prosieguo del rapporto.
Per gestire i part-time, è necessario sapere quando sono disponibili e per quanto tempo. È essenziale creare una disponibilità/calendario delle risorse dove i vostri collaboratori possono stabilire il loro orario di lavoro. A seconda del vostro accordo, possono compilarlo da soli o chiedere prima l'approvazione del loro orario.
La disponibilità dei dipendenti part-time fa parte del calendario di Teamdeck. Le persone con orari part-time fissi possono impostare regole per ripetere la loro disponibilità ricorrente.
C'è un altro aspetto da considerare per capire gli orari dei vostri dipendenti. Chi lavora part-time ha un motivo. Alcuni vogliono avere più tempo per le loro attività secondarie o per le questioni personali. Alcuni vivono in questo modo, per un po' di tempo o più a lungo, perché sono costretti; altri, perché lo vogliono. In ogni caso, orari flessibili e disponibilità software di gestione delle risorse o sistema di gestione dei dipendenti diventare un elemento immanente dell'azienda.
Potrebbe essere utile capire la situazione del vostro collaboratore (senza essere troppo ficcanaso, s'intende) e fino a che punto i suoi orari sono flessibili. In questo modo, saprete che non è il caso di programmare una chiamata che potrebbe interferire con gli altri impegni. 
Sapere chi è disponibile e quando rende pianificazione delle risorse molto più facile. Il passo successivo consiste nel pianificare i loro compiti in modo che corrispondano alle loro capacità e alle esigenze del vostro progetto.
Certo, dovreste assicurarvi che le prenotazioni pianificate non superino la disponibilità del vostro dipendente, ma questa è solo metà del lavoro. L'altra consiste nell'esaminare il piano di progetto e analizzare eventuali dipendenze tra i compiti del part-time e quelli del resto del team. Non volete ritrovarvi in una situazione in cui l'intero team è in attesa di una risorsa che sarà preparata da un designer freelance in un paio di giorni. Probabilmente non vi aspettate nemmeno che quel designer lavori nel suo tempo libero (a meno che non abbiate stabilito che è giusto che faccia qualche ora in più).
Una volta pianificato il progetto, è necessario monitorare il carico di lavoro effettivo dei membri del vostro team (leggi Gestione del carico di lavoro). È più facile per le persone che lavorano in ufficio, ma con i part-time che lavorano da remoto potrebbe essere difficile notare i segni di sottoutilizzo o sovrautilizzo (leggi utilizzo delle risorse). Per questo motivo è utile utilizzare strumenti e tecniche che aumentano la visibilità dei dipendenti. Tracciamento delle ore dei dipendenti, se implementato correttamenteè una di queste tecniche. Permette ai manager di capire il reale carico di lavoro del loro team. I dipendenti, d'altro canto, sentono che i loro sforzi vengono notati.
I fogli di presenza aiutano i project manager a capire l'effettivo utilizzo del proprio team. Gli straordinari possono essere facilmente individuati grazie alle barre rosse.
In Teamdeck crediamo che il carico di lavoro ottimale sia uno dei tre pilastri della felicità del team (gli altri sono la trasparenza e l'equilibrio tra lavoro e vita privata). Quando li spuntate tutti e tre, potete aspettarvi che tutti i vostri dipendenti, compresi i part-time e i freelance, siano più felici del loro posto di lavoro.
Anche se il lavoro dei vostri dipendenti è stato pianificato meticolosamente e analizzato a sufficienza, dovete comunque farli sentire parte del team, se volete che il progetto vada avanti senza intoppi.
Ci sono molti modi per creare un senso di cameratismo tra i membri del team: dai giochi per rompere il ghiaccio ai ritiri di gruppo. Tuttavia, non si può dimenticare di includere i dipendenti part-time nel ciclo di vita del progetto. Devono essere informati di tutti gli aggiornamenti e partecipare alle decisioni prese dal team.
Se ci sono riunioni o workshop a livello di progetto, assicuratevi che tutti siano disponibili a partecipare. Spesso sembra che il tempo dei freelance e dei part-time sia troppo prezioso per essere speso in riunioni: si può sempre informarli dopo. Se questo è il caso, allora forse la riunione non è necessaria e più persone nel team fanno meglio a ricevere un aggiornamento. Avere nel team persone con disponibilità diverse può influenzare positivamente l'efficienza del team.
A proposito di efficienza, cercate di utilizzare strumenti che supportino la collaborazione asincrona. Quando assumete grafici o illustratori freelance per produrre risorse visive per il vostro marchio, di solito volete rivedere il loro lavoro. Utilizzando software di gestione dei dipendenti Con le funzioni di correzione delle bozze online, come ProofHub, potete facilmente indicare qualsiasi suggerimento direttamente sul materiale revisionato. I freelance con cui lavorate saranno in grado di comprendere rapidamente il vostro feedback, senza dover andare avanti e indietro via e-mail o telefono. È anche estremamente utile per la gestione di team remoti.
Abbiamo chiesto a Vartika Kashyap, CMO di Proofhub, di parlare dell'importanza della gestione dei dipendenti remoti:
Senza ProofHub, i team remoti avevano i loro dati sparsi su più piattaforme: dovevano gestire le scadenze e i to-dos tramite e-mail, chattare utilizzando una piattaforma diversa, ricevere aggiornamenti al telefono, i feedback sui progetti erano confusi e si perdevano in lunghe discussioni via e-mail, e non c'era un unico posto per il lavoro e la panoramica delle prestazioni. ProofHub mette sotto lo stesso tetto tutti gli strumenti di cui team, manager e clienti hanno bisogno. Alison Dalziel di Localise ha persino descritto la gestione dei team remoti senza ProofHub come "cani e gatti". "ProofHub ha risolto il nostro problema di supporto ai progetti in remoto", ha aggiunto.
In fondo, la gestione di un dipendente part-time non è molto diversa da quella di un team di lavoratori a tempo pieno, soprattutto se a distanza. In entrambi i casi, una comunicazione fluida, la comprensione reciproca e una dose di empatia saranno di grande aiuto.
Quando si tratta di freelance e part-time, tuttavia, è necessario essere particolarmente attenti, perché molti problemi possono passare inosservati. È facile non accorgersi di un dipendente sovraccarico di lavoro se non lavora in ufficio e se le sue ore non vengono monitorate. Assicuratevi di utilizzare diversi modi per aumentare la visibilità dei dipendenti, in modo da essere sempre al corrente della loro situazione attuale.
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
Qual è l'obiettivo finale dei project manager? Portare a termine i progetti con successo. Gli stessi PM ammettono che questo non accade molto spesso: secondo l'ultima indagine Pulse of the Profession, meno di 60% dei progetti vengono completati...
La gestione della capacità è una strategia utilizzata dalle aziende per sfruttare al meglio l'efficienza produttiva rispetto alla domanda di un servizio o di un prodotto. L'obiettivo finale della gestione della capacità è quello di: Identificare e...