Qui, sul blog di Teamdeck, tendiamo a discutere di strategie di business, tra cui strategie di gestione del tempoper una gestione più efficace dei progetti e delle risorse. Il loro successo dipende spesso dalla capacità di gestire il proprio tempo sul lavoro. Per questo abbiamo deciso di fare un test di una settimana: far provare a tre persone alcune popolari tecniche di gestione del tempo e descriverne i risultati. Nel nostro esperimento ci sono più variabili, poiché tutti e tre abbiamo forme di lavoro diverse (a tempo pieno, part-time e freelance). Inoltre, tutti noi abbiamo compiti leggermente diversi nel nostro lavoro quotidiano, come potrete leggere di seguito.
Per renderlo utile anche a noi, abbiamo cercato di trovare tecniche che ritenessimo effettivamente efficaci. Abbiamo scelto tre diverse tecniche di gestione del tempo:
Durante l'esperimento abbiamo scritto un diario per raccogliere le nostre impressioni su queste tecniche di gestione del tempo. Ecco le nostre storie:
Ania
Creatore di contenuti
Libero professionista
Tecnica di gestione del tempo che ho sperimentato: Lavoro profondo (basato sul libro di Cal Newport libro)
Premessa principale:
Nel suo libro, Cal Newport descrive un paio di approcci, tra cui quello che prevede di eliminare completamente il cosiddetto lavoro superficiale. Poiché il mio ruolo mi impone di svolgere quotidianamente una discreta quantità di attività superficiali, ho deciso di seguire la filosofia ritmica della programmazione del lavoro profondo. In pratica, ogni giorno programmerò due blocchi ininterrotti di lavoro profondo e nel frattempo mi dedicherò a compiti superficiali.
Le mie fasce orarie di lavoro profondo durano dai 90 ai 120 minuti. Durante questo tempo lavorerò solo su un compito assegnato. Il mio telefono e le notifiche di SM saranno spenti e berrò dell'acqua fresca, in modo da non essere tentato di lasciare la scrivania.
Aspettative:
Non vedo l'ora di provare il metodo del lavoro profondo. Avete mai visto delle gif di "cuccioli distratti" (tipo questo)? Io sono quel cucciolo. La mia sfida più grande sul lavoro è quella di rimanere concentrata sul compito da svolgere, senza cercare di fare multitasking o di controllare qualcosa che non devo fare per un'altra settimana o giù di lì.
L'autore della tecnica del lavoro profondo la descrive come la capacità di concentrarsi senza distrazioni su un compito cognitivamente impegnativo. Questo sembra un po' troppo bello per essere vero per il mio io distratto ma, allo stesso tempo, è un grande obiettivo da raggiungere.
Giorno 1:
La mia prima osservazione sulle mie sessioni di lavoro profondo è stata che sembrano molto brevi. 3 ore di lavoro super-focalizzato al giorno non sembrano così impressionanti. I risultati di quei 180 minuti, tuttavia, sono stati più che soddisfacenti: Ho ottenuto molto!
Ho notato molto rapidamente che il lavoro profondo è più efficace per me quando ho un singolo compito che non richiede la navigazione in Internet. Scrivere un post sul blog, che era il mio compito principale per uno dei blocchi di oggi, è andato benissimo. La ricerca di un articolo, invece, mi è sembrata un po' più destrutturata. È difficile capire quando si sta ancora facendo ricerca sull'argomento e quando si sta solo leggendo un pezzo interessante che è più o meno in tema.
Giorno 2:
Sulla base delle esperienze del giorno precedente, ho deciso di dedicare entrambe le sessioni di lavoro profondo di oggi alla semplice scrittura. Niente telefono, niente social media, niente internet (tranne il mio più caro amico: il thesaurus).
Wow, è stato veloce! Ho fatto molto più di quanto mi aspettassi. Vedete, di solito sono molto attento al mio umore quando scrivo e al minimo segno di stanchezza faccio una pausa. Questa sembra essere una buona tattica, perché non voglio che la qualità della mia scrittura diminuisca. Con il lavoro profondo, invece, mi sentivo più determinato a resistere fino alla fine della sessione.
Parlando di segni di stanchezza, il più evidente per me è quando inizio a fissarmi su una singola frase o su un titolo, per poi cercare di perfezionarlo più volte senza vedere alcun effetto. Ero consapevole che questo tipo di looping mentale poteva distrarmi dalla mia concentrazione profonda. Oggi, invece di cercare di trovare la soluzione, mi limitavo ad annotare "da migliorare" e ad andare avanti. Questo ha reso il tutto molto più produttivo.
Giorno 3:
La prima sessione è stata dedicata alla scrittura, quindi mi è sembrata familiare ed è andata benissimo.
Ho dovuto sbrigare alcune commissioni verso l'ora di pranzo, quindi sono riuscita a iniziare la mia seconda sessione di lavoro profondo solo verso le 16.30. Ero un po' stanca: le commissioni mi hanno prosciugato + ho mangiato un hamburger per pranzo, che non è la migliore idea se non si ha in programma un pisolino dopo, ma ehi, vediamo!
La seconda sessione di oggi è stata dedicata alla creazione di alcuni layout di ebook in InDesign. Trovo che creare questo tipo di materiale da sola sia molto soddisfacente, quindi sto cercando di imparare e diventare più abile nell'uso degli strumenti Adobe. L'entusiasmo del mio creatore ha sconfitto il crollo pomeridiano e ho trascorso più tempo in modalità di lavoro profondo di quanto avessi inizialmente previsto.
BTW Sto usando il timer integrato dell'iPhone per impostare gli allarmi per le mie sessioni di lavoro profondo.
Giorno 4:
La prima sessione è stata ottima (correzione degli articoli che devo inviare ai miei clienti), ma ho terminato il compito ben prima dei 90 minuti. Non me la sono sentita di iniziare subito un'attività completamente diversa, quindi ho deciso di prolungare semplicemente la seconda sessione, facendola durare 105 minuti.
Ormai capisco perfettamente il valore di essere liberi da distrazioni durante le sessioni di lavoro profondo. I compiti di lavoro superficiale di oggi (rispondere alle e-mail, sistemare alcuni documenti, creare un semplice banner per un gruppo di Facebook) mi hanno richiesto molto più tempo del necessario, perché non stavo prestando molta attenzione al mio livello di concentrazione. Forse potrebbe essere una buona idea creare un limite di tempo anche per i compiti di lavoro poco impegnativi?
Giorno 5:
Ancora una volta, ho lottato con un lavoro superficiale che mi ha impegnato all'inizio della giornata. Nota per me stesso: Devo fare la prima sessione di lavoro profondo della giornata prima di controllare la posta in arrivo.
A parte questo, non mi sono sentita diversa oggi, anche se è venerdì e mi aspettavo di sentirmi un po' più pigra rispetto alla prima parte della settimana. Mi piace che il lavoro profondo richieda di seguire gli stessi passi indipendentemente dal giorno, dall'ora o dal luogo. Favorisce davvero la produttività.
Impressioni finali:
Sono davvero entusiasta di questa tecnica di gestione del tempo. Il lavoro profondo mi ha permesso di fare tutto quello che avevo programmato per la settimana, senza allungare i giorni di lavoro. Anzi, il contrario: ho avuto più tempo a disposizione del solito. La regola rigorosa di non distrarsi mi ha permesso di portare a termine alcuni compiti impegnativi in un tempo molto più breve del solito.
Ho intenzione di continuare a sperimentare il lavoro profondo: forse potrei aggiungere una terza sessione giornaliera o renderle di due ore? Il mio unico punto debole è che, durante il lavoro profondo, torno completamente alla mia vecchia distrazione. Dovrei assolutamente lavorarci su.
Non sono sicuro che questa tecnica sia facile da applicare per chi lavora in team, ma la consiglio vivamente ai liberi professionisti che hanno il controllo del loro programma giornaliero.
Joanna
Specialista del successo del cliente
Dipendente a tempo parziale
Tecnica di gestione del tempo che ho sperimentato: Pomodoro (sviluppato da Francesco Cirillo alla fine degli anni '80)
Premessa principale: Lavorerò su compiti scelti per 25 minuti (un pomodoro) senza interruzioni, poi farò una pausa di 5 minuti. Dopo 4 pomodori, farò una pausa più lunga e poi ricomincerò.
Aspettative:
Ai tempi dell'università, studiavo ininterrottamente per 45 minuti e facevo pause di 5 minuti tra una sessione di studio e l'altra. Penso che questo sarà simile.
Sono entusiasta di provare questa tecnica. L'unica cosa che mi preoccupa è che sarà difficile dividere i miei compiti in blocchi di tempo di 25 minuti. L'interazione con i clienti è la mia massima priorità, quindi non voglio rinunciarvi a causa dell'orario fisso del Pomodoro.
Giorno 1:
Sono un po' confuso: scrivere un diario sul metodo conta come pausa o no? È la mia lunga pausa (25 minuti) e ho deciso di usarla per riportare le mie prime impressioni. Naturalmente, il problema non è la tecnica in sé, ma la mia pianificazione.
In ogni caso, le sessioni di lavoro di 25 minuti sono difficili da allineare con gli standup quotidiani o le chiamate con Adrianna. Nessuna delle due telefonate regolari dura 25 minuti e faccio fatica a trovare compiti per il resto del pomodoro.
L'app che uso per cronometrare le mie sessioni di pomodoro ha un ticchettio che mi aiuta a concentrarmi. D'altra parte, però, è troppo silenzioso per cancellare il rumore delle conversazioni in ufficio, e in più non si sposa bene con la musica.
Ho la sensazione di lavorare più velocemente perché voglio arrivare alla fine dei 25 minuti di pomodoro. In pratica sto sfidando me stesso.
La mia lista di cose da fare è stata modificata più volte perché ho sottovalutato la durata di un certo compito. Ho dovuto aggiungere altri 3 pomodori per finire qualcosa che inizialmente avevo stimato in 25 minuti.
È un po' stressante quando so che mi servono solo 2 minuti per finire un compito, ma il mio timer indica che ho solo 11 secondi. Oh, e oggi ho perso una pausa, perché per errore ho programmato una telefonata con un cliente per quell'ora.
Giorno 2
Oggi ho deciso di adattare la tecnica del Pomodoro al mio modo di lavorare. Ho ridotto le pause lunghe a 15 minuti. Nel creare la mia lista di "cose da fare" per oggi, ho tenuto conto della loro priorità, ma anche delle riunioni programmate. Inoltre, accanto a ogni attività ho scritto l'orario di inizio e di fine previsto:
10:00 - 10:25 - TUTTI I GIORNI
10:30 - 10:55 - invio di messaggi su LinkedIn per la nostra campagna Product Hunt
L'applicazione che sto usando (Focus Keeper) ha una lunghezza fissa delle pause (nella versione gratuita), quindi la uso solo per cronometrare i pomodori, non le pause. Ho anche rinunciato al suono del ticchettio. Sono molto meno ansioso di ieri e continuo a lavorare in modo molto efficiente. Ascoltare la musica mi aiuta a mantenere la concentrazione. Oggi non sono stato distratto nemmeno una volta dalle conversazioni in ufficio!
Tutto sommato, l'app è a portata di mano e la uso per cronometrare i miei pomodori, ma sapere che devo finire una sessione esattamente alle 11:30 rende tutto meno astratto. Sono persino riuscito a programmare una demo completa per un cliente, idealmente entro un pomodoro.
Sto creando un elenco di cose da fare per 4 pomodori alla volta. Dopo la pausa lunga, pianifico le 4 sessioni successive. In questo modo sono più flessibile e la mia lista ha bisogno di meno modifiche.
Un'altra cosa: il tempo vola quando è diviso in pezzi da 25 minuti!
Giorno 3:
Il Pomodoro non è così ideale quando si verifica un imprevisto: un'interruzione di Internet a metà sessione o nuovi snack vegani in ufficio che devono essere immediatamente assaggiati, o quando 6 persone hanno la loro riunione di stand-up accanto alla vostra scrivania.
Giorno 4:
Niente giorno 4 - sono un dipendente part-time, ricordi?
Giorno 5:
Oggi non sono riuscita a mantenere il ritmo lavorativo 25-5-25. In parte a causa di una riunione annullata e in parte a causa di compiti urgenti di 10 minuti.
Credo che 25 minuti siano un periodo di lavoro troppo breve per me. La pausa sarebbe più irritante che altro. Trovo facile entrare nello stato di flusso e quando sono lì preferisco finire il compito. In media, lavoro 5 ore al giorno e ritengo di non aver bisogno di pause lunghe e frequenti. Ho provato a fare una pausa di 25 minuti, ma onestamente mi è sembrata una perdita di tempo. Ho bisogno di una sola pausa più lunga al giorno per fare uno spuntino.
È tempo di elogiare il Pomodoro:
Creare un elenco di cose da fare è ottimo e mi aiuta a completarle senza spostare i compiti al giorno successivo.
Impressioni finali:
Il bene:
Il male:
Un'ultima considerazione: questa tecnica di gestione del tempo funziona meglio quando i vostri collaboratori sanno che la state seguendo. Quando capiranno che volete, ad esempio, inserire una riunione giornaliera in un pomodoro, saranno meno inclini a tirarla per le lunghe. E chissà, forse anche loro otterranno un aumento di produttività!
Adrianna
Responsabile della crescita
Dipendente a tempo pieno
Tecnica di gestione del tempo che ho sperimentato: Ore di picco energetico
Premessa principale: Cercherò di individuare le mie ore di picco energetico (i momenti in cui sono più produttivo) e di utilizzarle per svolgere la maggior parte del mio lavoro.
Aspettative:
Cosa mi aspetto? Trovare il momento in cui sono più produttivo per pianificare meglio il mio lavoro. Lavorare costantemente dalle 9.00 alle 17.00 non offre molte possibilità in questo campo. Sarà una novità, quindi sono davvero entusiasta di farlo!
Giorno 1:
Sono riuscito a svegliarmi alle 5 del mattino, ho acceso Slack e ho iniziato a scrivere una relazione. Le prime tre ore sono state estremamente produttive, senza interruzioni, mi è piaciuto molto.
Avevo una telefonata in programma alle 17.00, quindi ho fatto una pausa più lunga a metà giornata (non avevo voglia di lavorare per oltre 12 ore). La pausa si è rivelata un grande fallimento. Poiché si è sovrapposta all'orario di lavoro standard del team, ho ricevuto molti messaggi e domande, e ho dovuto rivedere alcune risorse visive. Ho lasciato alcuni compiti per le sessioni di lavoro della tarda serata, quindi il mio totale per la giornata sarà di oltre 10 ore.
Aggiornamento: la sera ero così stanca che sono riuscita a lavorare solo un'ora. Dovrò verificare se la sera tardi potrebbe essere il mio momento di massima energia nel corso della settimana.
Giorno 2:
Sentivo ancora la stanchezza del giorno precedente, ma sono riuscito a svegliarmi presto e a lavorare. La sessione serale non si è svolta perché ho lavorato troppo durante il giorno.
Giorno 3 e 4:
Ho cambiato le cose: Ho mantenuto le sessioni mattutine, ma le ho iniziate un po' più tardi (verso le 8). Ho lavorato fino alle 13 e poi ho risposto solo ai messaggi di Slack. Questa volta ho potuto provare le sessioni serali ed è stato molto produttivo.
Tutto sommato, credo sia una questione di comunicazione. Quando il vostro team lavora dalle 8 alle 16, dovete essere almeno parzialmente disponibili. Se avete davvero bisogno di concentrarvi su un compito specifico, vi consiglio vivamente questo metodo, ma prima informate il vostro team e preparatelo al fatto che non sarete disponibili da X a Y.
Giorno 5:
Il quinto giorno è stato un po' difficile, dovevo essere presente e impegnata durante il normale orario di lavoro dalle 8 alle 16, avevo un paio di riunioni in programma e non potevo saltarle. Questo mi ha anche mostrato quanto devo essere flessibile al lavoro e come posso adattare i miei picchi di energia agli orari dell'ufficio.
Impressioni finali:
Sono felice di essere riuscita a trovare il mio personale picco di produttività (questo era il mio obiettivo all'inizio). Ho provato diversi orari: la mattina presto e la sera tardi.
Le mie ore di picco energetico? Alle prime luci dell'alba (a parte la fase di negazione di 10 minuti dopo l'allarme).
L'aspetto negativo è che questo approccio non è il più adatto per lavorare con un team. Come Growth Manager, devo essere disponibile per prendere decisioni o rispondere alle domande del team di sviluppo.
Cerchiamo un sostegno:
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