Le software house e le società di consulenza IT devono solitamente essere in grado di gestire più progetti contemporaneamente. Per farlo con successo, è necessario disporre di processi di project management collaudati e, naturalmente, di project manager affidabili che sappiano come gestire i progetti IT.
Tuttavia, anche con ottimi PM a bordo e con le migliori pratiche di gestione dei progetti a disposizione, potreste notare alcune opportunità di ottimizzazione. Forse i project manager non riescono a sfruttare appieno il loro potenziale perché sono costretti a lavorare ogni settimana su rapporti che richiedono molto tempo? O forse i membri del vostro team sono frustrati dal fatto di doversi destreggiare tra più applicazioni? Fortunatamente, è possibile utilizzare l'automazione per risolvere questi e altri problemi.
L'automazione della gestione dei progetti può essere intesa come il processo di completamento automatico delle attività legate alla gestione dei progetti. Non stiamo parlando di realizzare progetti in modo automatico, ad esempio costruendo software senza l'intervento umano. No, il vostro team dovrà comunque utilizzare le proprie competenze in questo campo. L'automazione nella gestione dei progetti può invece aiutarli a ottenere una migliore produttività, ad esempio evitando il doppio inserimento di dati o utilizzando flussi di lavoro di comunicazione più efficaci.
Uno dei vantaggi più evidenti dell'automazione del posto di lavoro è una maggiore produttività: i vostri team non dovranno sprecare il loro tempo in attività banali e dispendiose. Inoltre, l'automazione può aiutare i vostri dipendenti a prendere decisioni migliori e più informate. Come è possibile?
L'automazione può supportare gestione delle risorse del progetto processi attraverso rapporti in tempo reale, sistemi di allarme o notifiche. Questi meccanismi aiutano i project manager e gli altri membri del team a reagire prontamente quando qualcosa va storto. Sono anche utili quando si deve analizzare lo stato del progetto e decidere se sono necessarie ottimizzazioni.
Inoltre, l'automazione del PM aiuta a garantire che i dipendenti sfruttino al meglio gli strumenti disponibili. Integrandoli e sfruttando i flussi di lavoro automatizzati, il vostro team avrà piena visibilità sulle diverse fasi e aspetti del ciclo di vita dello sviluppo del software di progetto. È probabile anche che l'automazione sostenga i vostri sforzi per migliorare il morale del team. Dopo tutto, quando le persone si sentono più produttive e responsabilizzate sul lavoro, anche il loro impegno è maggiore.
Probabilmente non sarete in grado di automatizzare alcuni aspetti molto impegnativi della gestione dei progetti e delle risorse. Per esempio, immaginate che i requisiti di uno dei progetti del vostro team cambino in modo significativo. Dover riorganizzareallocare le risorseNon è possibile automatizzare in modo efficace il progetto, modificarne la tempistica e forse anche ripensare se valga la pena di continuare a lavorare.
Quindi, come si possono identificare i processi in cui l'automazione ha molto senso? Pensate alle aree che sono ben consolidate nella vostra software house e che si ripetono regolarmente. Un buon esempio potrebbe essere il processo di avvio del progetto, dove di solito ci sono diverse attività che devono essere programmate ogni volta che viene lanciato un nuovo progetto. Impostando un modello o un flusso di lavoro per l'avvio di un progetto nel vostro sistema IT o di gestione delle risorse umane. software di gestione dei progetti di marketingIn questo modo potrete risparmiare tempo e lasciare che i vostri project manager si concentrino su altre cose piuttosto che impostare sempre le stesse attività.
Nel punto precedente vi abbiamo consigliato di analizzare le aree in cui il vostro team potrebbe trarre vantaggio dall'automazione delle attività. È un primo passo solido, ma è probabile che non riusciate a individuare tutte le opportunità di automazione. È importante incoraggiare il team di progetto a proporre idee proprie. Per farlo, però, devono sapere, almeno in generale, quali sono le possibilità di automazione.
Spiegate loro che ci sono funzioni di automazione integrate in diversi strumenti che usano quotidianamente, ma ci sono anche applicazioni dedicate (ad es, Zapier) per creare flussi di lavoro automatizzati. Supponiamo che un project manager prenda appunti in Evernote durante le riunioni con i clienti, scrivendo anche potenziali compiti di squadra. Quando questo project manager si rende conto che può usare Zapier per trasformare automaticamente i suoi appunti in attività, probabilmente implementerà tale automazione. Prima, forse, non erano nemmeno a conoscenza della possibilità di creare un tale flusso di lavoro.
Gli avvisi automatici sono utili, basta chiedere al team di sviluppo. Probabilmente hanno impostato degli avvisi quando il server non funziona o uno dei sistemi si guasta. Per quanto riguarda la gestione dei progetti, è possibile avvisare il team di progetto quando si sta avvicinando al limite del budget previsto.
Le notifiche via e-mail o Slack possono fungere da avvisi ma anche da utili promemoria. Considerate il seguente scenario:
La maggior parte delle software house utilizza il time tracking per monitorare i costi dei propri progetti. Purtroppo, non è raro che i dipendenti dimentichino di compilare i loro fogli di presenza in tempo o di attivare un time tracker automatico. Invece, aggiungono le loro stime alla fine della settimana o, peggio ancora, del mese.
Ovviamente, un'analisi basata su dati così imprecisi non sarà affidabile o potrebbe addirittura essere fuorviante. Un promemoria automatico su Slack per la compilazione di un timesheet ogni giorno può aiutarvi a gestire questo problema.
Per saperne di più sulle notifiche automatiche di Slack relative ai team di progetto.
Il project manager è ovviamente un ruolo cruciale nei team di progetto. Spesso, però, è anche una persona che svolge attività che potrebbero essere ottimizzate con l'automazione della gestione dei progetti. Per esempio, molti project manager passano ore a scrivere rapporti sullo stato del progetto per i clienti ogni settimana. Si potrebbe pensare: è essenziale che i nostri clienti sappiano cosa sta succedendo nei loro progetti.
Certo, ma il processo di stesura dei rapporti di progetto tende a essere molto inefficiente. Come si può automatizzare? L'utilizzo di rapporti di progetto ad aggiornamento automatico, da configurare una volta sola e di cui controllare solo lo stato attuale, sarebbe una scelta intelligente. Tali rapporti sono disponibili in molte applicazioni di PM e negli strumenti di gestione delle risorse.
A proposito di applicazioni, dovete assicurarvi che gli strumenti utilizzati dai vostri team offrano opzioni di automazione. Altrimenti, dovrete creare soluzioni personalizzate. Certo, per una software house potrebbe non essere una grande sfida tecnica costruire un'integrazione personalizzata con l'API aperta di un determinato strumento, ma è un costo aggiuntivo per la vostra azienda di cui dovreste essere consapevoli.
Cercate strumenti che offrano flussi di lavoro e trigger personalizzati, aggiornamenti automatici dello stato, potenti opzioni di reporting, ecc. È anche una buona idea chiedere informazioni specifiche sulle possibilità di automazione del PM durante una demo del prodotto. Il team che sta dietro all'applicazione che state valutando potrebbe darvi idee interessanti su come automatizzare le attività del vostro team.
Gestione efficace delle risorse è una strategia essenziale per una software house che vuole pianificare e gestire i progetti con facilità. È necessario prestare attenzione a programmazione delle risorseTenete conto della disponibilità delle persone e cercate di mantenere un carico di lavoro bilanciato (leggi Gestione del carico di lavoro). Per questo motivo, molte aziende IT utilizzano un sistema dedicato software di gestione delle risorse in aggiunta al loro software di gestione dei progetti.[/vc_column_text]
Un calendario interattivo delle risorse facilita la pianificazione e il monitoraggio dei progetti.
Tenere presente che strumenti di gestione delle risorse sono anche dotati di utili funzioni di automazione. TeamdeckTeamdeck offre, ad esempio, avvisi e notifiche via Slack/email, report ad aggiornamento automatico, integrazioni integrate e una potente API. È possibile utilizzare queste funzioni per impostare avvisi o promemoria, assicurarsi che i project manager possano preparare rapidamente i rapporti di progetto e collegare Teamdeck con il software di PM scelto.
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