Come software house, abbiamo testato molte, forse le migliori app per la gestione del tempo. Nel settore dell'informatica e del software, che conta soprattutto clienti commerciali provenienti da Stati Uniti e Regno Unito, siamo abituati a lavorare con un numero assolutamente elevato di progetti. Ognuno di essi richiede la collaborazione di molti specialisti, sviluppatori, designer e, naturalmente, project manager. In questi anni abbiamo cambiato molte applicazioni per la gestione del tempo, fino a sviluppare la nostra. In questo articolo, condivideremo con voi le nostre esperienze relative ai software che - in un certo periodo di tempo - abbiamo implementato nella nostra azienda.
Cosa imparerete grazie a questo articolo:
Questo capitolo ha un unico obiettivo: aumentare la consapevolezza delle differenze tra le varie applicazioni per la gestione del tempo.
Semplifichiamo un po' le cose per darvi un'idea di come si presenta il mercato di questo tipo di software. Alcuni di essi sono come delle combinazioni, che contengono molte funzioni e caratteristiche, e una di queste è il monitoraggio del tempo. Si potrebbe dire che si tratta di strumenti di gestione dei progetti che, oltre al rilevamento del tempo, hanno funzioni come la programmazione del team, la pianificazione del progetto, il monitoraggio dell'avanzamento del progetto o il budgeting.
Ci sono anche quelli il cui prodotto principale è il tracciamento del tempo e le varie funzionalità ad esso collegate.
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Gestione della forza lavoro |
Gestione dei timesheet |
Pianificazione del progetto |
Monitoraggio delle attività |
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Programmazione dei dipendenti e del lavoro |
Tracciamento del tempo delle attività |
Assegnazione dei compiti |
Tracciamento delle attività al computer |
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Gestione del carico di lavoro e della capacità |
Tracciamento del tempo fatturabile e non fatturabile |
Budgeting del progetto |
Tracciamento GPS |
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Monitoraggio delle prestazioni e dell'utilizzo |
Gestione della disponibilità |
Monitoraggio dell'avanzamento del progetto |
Tracciamento degli straordinari |
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Comunicazione e collaborazione di gruppo |
PTO, monitoraggio delle assenze |
Previsione di progetti e risorse |
Cattura degli screenshot |
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Condivisione di file |
Stime e dati effettivi |
Tariffe fatturabili |
Registrazione video |
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Tracciamento degli straordinari |
Fatturazione |
Tracciabilità delle spese |
Tracciamento di URL e app |
Tuttavia, vale la pena ricordare che si trovano software orientati a misurare la produttività di un dipendente, misurando il tempo delle attività svolte - una misurazione che di solito viene effettuata da un manager, soprattutto per quanto riguarda le ore fatturabili.
Ma ci sono anche quelli che mirano a supportare un dipendente durante le sue attività professionali e private. Quelli progettati per aiutarlo a concentrarsi su determinati compiti (soprattutto in condizioni di lavoro a distanza, dove ci sono molti distrattori).
In relazione a quanto sopra, presentiamo una tabella che mostra (ovviamente non tutte) le caratteristiche che compaiono nelle diverse app di gestione del tempo.
Prezzi: $3,99 / al mese / per membro del team
Disponibile sul web e come app per dispositivi mobili (Android, iOS).
Questo strumento è stato sviluppato da una software house dalla Polonia per gestire il lavoro di più persone in un'organizzazione. Contiene tutte le funzionalità come la pianificazione delle risorse, il tracciamento del tempo, una strumento di gestione dei timesheetgestione delle ferie e - degno di nota - reportistica personalizzabile. Spesso integrato con Google Calendar.
Teamdeck consente di allocare le risorse in modo da avere il giusto numero di persone con le giuste competenze per ogni progetto. È inoltre possibile vedere su cosa stanno lavorando i vostri dipendenti e se hanno il tempo di impegnarsi in un nuovo progetto. Per i progetti a lungo termine, è anche possibile creare un programma e stabilire le tappe del progetto.
Teamdeck è ottimo anche per monitorare il tempo di lavoro. È possibile scaricare un'applicazione mobile per tenere traccia del proprio tempo in movimento. I fogli di presenza vi mostreranno quali sono le attività che occupano più tempo, in modo da poter calcolare più facilmente se sono redditizie per voi o se un processo deve essere ottimizzato.
Teamdeck dispone anche di un risorsa intelligente, un calendario onlinecon cui sarà più facile programmare riunioni e verificare la disponibilità dei vostri collaboratori. Questo è particolarmente utile se gestire un team remoto. Per tenere sempre sotto controllo se i vostri dipendenti sono in ferie, utilizzate il calendario delle ferie. In questo modo saprete sempre qual è la disponibilità di ogni persona e chi può sostituirla.
Si tratta di un'opzione molto conveniente anche per le aziende internazionali, come si può eseguire giorni festivi per qualsiasi paese nel calendario e vedere tutte le festività locali.. Se avete bisogno di dati sul lavoro del vostro team, Teamdeck genera rapporti personalizzati per voi.
Prezzi: il più popolare = $10 utenti/mese,
DeskTime è un altro strumento di tracciamento del tempo ben noto, considerato anche la migliore app per la gestione del tempo, rivolto agli utenti aziendali e ai freelance. È utile anche per il rilevamento delle presenze, delle assenze e per un'efficace gestione del tempo. gestione del flusso di lavoro.
Questa applicazione si descrive come un rilevatore automatico di tempo. cosa significa? Questo strumento suggerisce a cosa ha lavorato il vostro dipendente o voi stessi, invece di essere voi a doverlo dire all'app. Un time tracker automatico elimina la necessità di inserire manualmente i dati perché registra tutte le attività del computer e del lavoro.
Questa applicazione per la gestione del tempo consente il pieno controllo del lavoro dei dipendenti grazie al monitoraggio dell'utilizzo del computer. Come controllore di siti web, programmi e applicazioni, informa sulle attività e le classifica tra produttive e improduttive.
Prezzo: 3 piani; Piano Business - $5 per utente al mese, addebitato annualmente
Disponibile su iOS, Android e Desktop
Questa applicazione compare in quasi tutti gli elenchi delle migliori app per la gestione del tempo, quindi è impossibile non citarla. Nonostante la prima versione sia stata creata nel 2007, Todoist è ancora utilizzata non da poche persone, ma da oltre 25 milioni di utenti in tutto il mondo. Ma che cos'è? Todoist è un'applicazione utilizzata per creare i tipici elenchi di cose da fare (da qui il suo nome).
La forza di questo strumento sta nella sua semplicità: il design minimalista, le funzioni limitate solo a quelle veramente utili rendono il tutto molto intuitivo. Todoist monitora anche la vostra produttività, visualizzandola sotto forma di punti o livelli, e questo rappresenta un'ulteriore motivazione.
Nell'applicazione è possibile creare molto facilmente elenchi tematici e raggrupparli in categorie. Ad esempio, nella categoria "personale" si può avere un elenco di faccende domestiche o un piano per la palestra. Nella categoria "lavoro", invece, è possibile creare un elenco di compiti e sottocompiti per ogni progetto. È anche possibile assegnare a ogni attività una priorità specifica, indicata da un colore.
Todoist è in grado di comprendere il linguaggio naturale, per cui attività come "ritirare un pacco domani alle 14" verranno automaticamente aggiunte al calendario. È anche possibile delegare compiti ad altri utenti, il che è utile non solo al lavoro quando si devono dividere le responsabilità tra i membri del team, ma anche quando si gestisce la propria casa e si decide chi pulisce le finestre, fa la spesa e porta fuori la spazzatura. L'applicazione dispone di diversi modelli già pronti, adatti a diverse esigenze e attività, che rendono molto semplice la gestione della vita personale e professionale allo stesso tempo.
Una caratteristica molto comoda di questo strumento è la sua integrazione con altri sistemi, come Google o Slack. Todoist è inoltre disponibile praticamente su tutti i dispositivi e sistemi. È quindi possibile gestire le attività dal computer, dallo smartphone o dal tablet.
PrezzoIl prezzo parte da $9,00 per funzione, al mese.
Disponibile su Web, Android, iOS
L'attenzione è la moneta più preziosa nel mondo online, quindi non sorprende che ogni sito web o app che utilizziamo faccia di tutto per ottenerla. Accendiamo Google per controllare "solo una cosa" o Instagram per rispondere a "solo un messaggio" e non ci accorgiamo di aver trascorso 20, 40 o 60 minuti su Internet senza nemmeno fare l'unica cosa per cui abbiamo raggiunto il telefono. Spesso non ci rendiamo nemmeno conto di quanto tempo spendiamo in questo scorrimento improduttivo. Ed è proprio a questo che serve Rescue Time.
Lo scopo dell'applicazione è quello di monitorare l'attività online e creare rapporti sul tempo trascorso utilizzando determinati siti web e applicazioni.Per quanto tempo siete stati produttivi, se lavorate dopo l'orario di lavoro o se, al contrario, non lavorate quando dovreste. RescueTime vi permette di sapere quanti minuti e quante ore dedicate ogni giorno a diverse attività su Internet. Se sia tanto o poco dipende da voi, ma Il solo fatto di saperlo aiuta a fare passi avanti verso il cambiamento.
Il monitoraggio e i rapporti sul tempo trascorso online sono disponibili nella versione gratuita dell'applicazione. La variante a pagamento consente allo strumento di inviare notifiche. Le notifiche sono personalizzate in base alle vostre esigenze. Ad esempio, RescueTime vi invierà una notifica se avete utilizzato i social media per più di un'ora o se siete riusciti a essere produttivi per 4 ore. È anche possibile impostare un limite e lasciare che l'applicazione blocchi i siti che consumano troppo tempo.
Prezzo: 4 piani; il quarto - chiamato per Teams - $14,99/mese/utente
Disponibile come applicazione mobile (iOS, Android) e desktop
In una riunione, all'università, lavorando a un progetto, durante una passeggiata, quando le idee più interessanti ti vengono in mente -. prendete sempre appunti. A volte si crea un file in google docs, a volte si scrive qualcosa su una vecchia banconota, su un quaderno, sullo smartphone, su messenger, nel calendario o in un'e-mail. E tutto va bene fino a quando, improvvisamente, non si devono trovare gli appunti di cui si ha bisogno... da qualche parte. È qui che Evernote viene in soccorso. Questa applicazione è il deposito perfetto per tutti gli appunti di cui potreste aver bisogno. È possibile scrivere e registrare comodamente i propri pensieri e le proprie idee.
È inoltre possibile catalogare facilmente altri formati come foto, schizzi, documenti di testo e file vocali. E per mantenere tutti gli appunti organizzati e facili da trovare, è possibile assegnare loro dei tag. Evernote dispone anche di una funzione di calendario che consente di controllare sempre i piani per il prossimo futuro. L'applicazione è disponibile su tutti i dispositivi, in modo da poter creare e controllare i vostri appunti ogni volta che ne avete bisogno.
Prezzo: abbonamento mensile = 3,95 €/mese
Disponibile su: iOS, Android e Desktop
La più grande rovina di Internet quando si cerca di concentrarsi sono tutte le cose interessanti che si vedono. Un video divertente, un articolo interessante, un nuovo album o il post di un amico: tutto attira la vostra attenzione. Per paura di perdere qualcosa o di dimenticare di tornare al contenuto che vi interessa, preferite guardarlo subito. Se solo ci fosse uno strumento che vi permettesse di catalogare facilmente tutte quelle cose interessanti e lasciarle per dopo...
Aspetta, c'è. E si chiama Pocket. Con questa applicazione, potete facilmente etichettare tutte le pagine e i titoli che vi interessano. In questo modo non interromperete il vostro lavoro, ma non perderete nemmeno il materiale prezioso che avete trovato online.
Prezzo:
Disponibile su iOS e Android
A tutti noi piace ricevere una gratificazione immediata per aver fatto bene qualcosa. Adoriamo raccogliere punti e ricevere ricompense, siamo abituati fin da bambini a raccogliere stelline per il buon comportamento a scuola. Crescendo, altre cose hanno valore per noi... eppure questa semplice gratificazione può ancora motivarci. Ed è questo semplice condizionamento che Forest sfrutta. Per rimanere concentrati pensate a Forest.
Forest è probabilmente una delle app di gestione del tempo più divertenti di questa classifica.. Il suo scopo è quello di aiutare l'utente a concentrarsi per periodi più lunghi. Come funziona. Ogni volta che si ha bisogno di concentrarsi, si lancia l'app e si pianta un albero virtuale. Si imposta un timer per il tempo in cui ci si vuole concentrare. Se si lascia l'applicazione prima di questo tempo e si inizia a usare il telefono, l'albero muore.
D'altra parte, se si riesce a mantenere l'obiettivo, l'albero crescerà. Ogni volta che riuscite a concentrarvi senza usare il telefono, fate crescere un altro albero, fino a creare la vostra foresta virtuale. Questo semplice gioco vi incoraggia a concentrarvi un po' di più la prossima volta. Il partner della campagna è Alberi per il futuroche pianta alberi veri per ogni albero virtuale presente nell'app. Non è fantastico?
Prezzo: 4 piani; l'ultimo = $17,50 USD per utente / al mese / fatturati annualmente
Disponibile su: web, iOS, Android
Se siete persone che apprendono visivamente e vi piace vedere tutti i vostri compiti chiaramente esposti, Trello è perfetto per voi.. È una lavagna virtuale dove è possibile attaccare dei cartoncini con i propri compiti, assegnare loro una priorità e uno stato: da fare, in corso, completato. Per ogni compito è possibile aggiungere una nota. Trello è perfetto per gestire il lavoro di più persone, delegare compiti e controllare l'andamento dei progetti. Il suo grande vantaggio è un layout molto estetico e chiaro. La rappresentazione visiva delle attività consente di controllare facilmente lo stato del lavoro con una sola occhiata. È quindi possibile utilizzare consigli per la gestione del tempo o Trello.
Trello è molto popolare come strumento di lavoro, ma funziona anche come eccellente applicazione per lo stile di vita. Potete gestirvi tutti i vostri progetti: l'organizzazione di un evento, il volontariato a teatro, le faccende domestiche con i vostri coinquilini. Potete anche usare Trello individualmente per avere sempre una rapida panoramica delle vostre responsabilità.
Prezzo: Il piano Ultimate Control ha un prezzo di $89/mese, con fatturazione annuale.
Disponibile su sul web e come applicazione mobile per iOS e Android.
ProofHub è uno dei software di collaborazione e gestione dei progetti più quotati, che offre una suite di potenti funzionalità in una posizione centralizzata, tra cui software di tracciamento del tempo dei dipendenti. Il software di tracciamento del tempo di ProofHub è di grande utilità per i team di progetto, in quanto consente loro di migliorare le capacità di gestione del tempo monitorando il tempo dedicato alle diverse attività.
Il software di tracciamento del tempo integrato in ProofHub consente agli utenti di tenere traccia del tempo sia manualmente che tramite timer automatici. È inoltre possibile aggiungere fogli di presenza per registrare i dati relativi al tempo e utilizzarli per la fatturazione ai clienti, la stima, la busta paga, il monitoraggio e persino la gestione del tempo. È anche possibile impostare stime di tempo per diversi compiti, per definire quanto tempo dovrebbe essere necessario per completare un determinato compito.
Altre utili funzioni che aiutano a migliorare strategie di gestione del tempo e le competenze sono: calendario per la programmazione dei progetti, software per la gestione dei file, prove di stampa online, schede Kanban, visualizzazione delle tabelle e aggiornamenti in tempo reale. Ad esempio, è possibile aggiungere promemoria automatici per i compiti da svolgere, per essere sicuri di non perderli. Allo stesso modo, potete collaborare online ai vostri documenti per ricevere feedback e suggerimenti.
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Probabilmente è ovvio per molte persone, non solo per i project manager, gli account manager e così via, cosa significhi una gestione corretta e un'esecuzione efficiente del tempo. Ma per ragionare in modo ragionevole sul nostro argomento, è meglio avere una visione chiara e chiarita del significato del termine fondamentale utilizzato in questo articolo. Secondo il dizionario Oxford Languages:
la capacità di utilizzare il proprio tempo in modo efficace o produttivo, soprattutto sul lavoro.
Naturalmente, il tempo non è come una gomma da masticare che può essere allungata in molti modi diversi. La seconda questione è che una parte della giornata, un momento della giornata determina anche il modo in cui lavoriamo e la nostra efficacia. Per alcune persone, le prestazioni migliori/più veloci si realizzano dopo il risveglio, per altre - lo stesso lavoro è migliore a mezzogiorno. Questo è - come sembra - ciò che gli autori della Guida allo studio del management vogliono dire:
La gestione del tempo si riferisce alla gestione efficace del tempo in modo da assegnare il tempo giusto all'attività giusta. (managementstudyguide.com)
Come per molte cose nella vita, si tratta di un processo. Un processo di raccolta di esperienze, basato su dati che non sono mai inconfutabili. Un processo che può essere ottimizzato in meglio o in peggio - dipende da come si misura, da come si misura e da cosa si misura. Tuttavia, parafrasando il suggerimento di Mindtools su come comprendere il processo di misurazione.Gestione del tempo - si tratta di pianificare come suddividere il tempo tra le diverse attività.
Da questo punto di vista, senza dati o - è proprio il caso di dirlo - senza errori non si potrà cambiare nulla, organizzare e pianificare i compiti. Questo processo di raccolta dei dati è contemporaneamente un processo di sviluppo di regole e principi che organizzano il tempo e le attività. Queste regole sono anche soggette a ottimizzazione. Si tratta quindi di un processo continuo. Che cosa c'entra tutto questo con la questione della gestione del tempo in azienda o, per meglio dire, con la gestione del tempo e i dipendenti?
Il nostro concorrente nel mercato delle app per la gestione del tempo - il software Clockify - intende la gestione del tempo come
(...) un insieme di principi e strumenti che aiutano a utilizzare il tempo in modo più efficace. La gestione del tempo dei dipendenti consiste quindi in tutte le competenze necessarie per aiutare i dipendenti a svolgere il proprio lavoro in modo più produttivo.
Gli autori di Clockify suggeriscono chiaramente a chi si applicano i principi di gestione del tempo. Naturalmente non è vero che solo i dipendenti hanno a che fare con la gestione del tempo sul lavoro. La gestione del tempo è rivolta a chiunque, ovunque, indipendentemente dal tipo di lavoro o attività. Ma ciò che è reale, le competenze e gli strumenti di supporto (come ad esempio un software di monitoraggio del tempo del team o un semplice tracker del tempo mobile) sono insostituibili in questo lungo processo.
Dire che il mercato delle applicazioni per la gestione del tempo è enorme non è solo banale, ma anche infantile. Al momento il numero di software di questo tipo non accenna a diminuire. Anzi, di anno in anno sta crescendo. Facendo riferimento a Rapporto della società di ricerca B2B Markets and Markets:
Si prevede che il mercato del software di gestione delle attività crescerà da 1,79 miliardi di dollari nel 2017 a 4,33 miliardi di dollari entro il 2023, con un CAGR del 13,74% dal 2018 al 2023 L'arte dimenticata della concentrazione.
Da questo punto di vista, è quasi impossibile presentare tutte le app per la gestione del tempo utili e rilevanti. In altre parole (è proprio il caso di dirlo): nessuno può dire che esista "la migliore app di gestione" adatta a ogni azienda.
Qualsiasi app per il monitoraggio del tempo, qualsiasi app per la gestione del tempo, qualsiasi app per la gestione del tempo, qualsiasi app per la gestione del tempo, qualsiasi app per la gestione del tempo. Il miglior software di monitoraggio del tempo dei dipendenti (comunque lo si chiami) - non è a prova di bomba; non è resistente a ogni critica. Qualsiasi software (non solo il time tracker online) ha qualche aspetto che è fastidioso, insufficiente o non sufficientemente sviluppato per soddisfare tutti gli utenti (non solo i project manager, ma anche i responsabili delle risorse, i responsabili delle risorse umane e, naturalmente, i dipendenti, i progettisti, gli sviluppatori). Ci sarà sempre qualcosa che non andrà bene.
Se dobbiamo dire tutto quello che è stato detto sopra, in un'unica frase: la migliore app per la gestione del tempo significa solo e sempre la migliore per una determinata azienda.
Quindi, prima di scegliere l'applicazione che vi aiuterà a gestire il tempo in modo efficace, vi suggeriamo di preparare alcune RFP, selezionare i fornitori e... fare una prova. Lasciate che anche i membri del vostro team abbiano l'opportunità di condividere con voi le loro esperienze. E poi prendete una decisione.
Una pianificazione efficace delle risorse è un obiettivo cruciale per le aziende di tutte le dimensioni, sia che operino online che in settori tradizionali. Data l'ampia varietà di aziende che necessitano di una pianificazione delle risorse, è difficile fornire una raccomandazione unica...
I team di tutto il mondo si trovano ad affrontare sfide simili quando si tratta di pianificare il calendario del proprio team. Creare un piano di progetto è già di per sé difficile, e mantenerlo aggiornato e reagire ai cambiamenti è ancora più...
Uno dei compiti più difficili per i proprietari di aziende e i gestori di risorse è la programmazione dei turni. Può diventare piuttosto impegnativo e dispendioso in termini di tempo pianificare chi deve lavorare quando e su cosa, in base alle preferenze personali e...