Gestione efficace delle riunioni

Probabilmente non è una sorpresa per voi che le riunioni siano spesso associate a una perdita di tempo. Secondo Rapporto di AtlassianLe persone potrebbero trascorrere fino a 31 ore al mese sedute in riunioni improduttive. Si tratta di quasi un'intera settimana di lavoro!

Comprensibilmente, i team leader e i manager cercano di adottare alcune misure per ridurre i costi delle riunioni. Per alcune aziende, potrebbe trattarsi di vietare, ad esempio, tutte le riunioni di stato. Per altre, significa introdurre applicazioni e tecniche per aumentare l'efficacia delle riunioni. In questo articolo condivideremo i consigli che potete utilizzare per pianificare e gestire riunioni di successo.

Cosa rende efficace una riunione?

Le riunioni efficaci producono risultati tangibili che hanno un impatto positivo sul progetto o sull'organizzazione nel suo complesso. Questa è l'idea generale. I dettagli dipendono dall'obiettivo della riunione. Le riunioni efficaci sono quelle che raggiungono gli obiettivi stabiliti dal responsabile della riunione. Per questo motivo, è assolutamente fondamentale definire uno scopo chiaro per ogni riunione che si tiene e condividere gli obiettivi con i partecipanti. Maggiori informazioni nella prossima sezione.

Come si pianifica una riunione efficace?

Iniziate con un obiettivo. Che cosa volete ottenere con questa riunione? Dovete prendere delle decisioni importanti per l'azienda? Avete in programma un brainstorming? Ci sono aggiornamenti che devono essere condivisi con il vostro team nello spirito di trasparenza del progetto? Gli obiettivi identificati influenzeranno probabilmente la natura della riunione. Potrebbero persino convincervi a... non organizzare affatto la riunione.

È proprio necessario tenere questa riunione?

Molte aziende seguono il riunione come impostazione predefinita politica: in caso di dubbio, convocare una riunione. Purtroppo, questo non è il modo più produttivo di impiegare il tempo dei dipendenti. Molti rapporti pubblicati negli ultimi anni sottolineano l'enorme quantità di riunioni inutili. Atlassian ha analizzato i dati e ha concluso che la metà delle riunioni è considerata una perdita di tempo. La metà! Questo mi fa pensare che quasi tutti potrebbero ridurre il numero di sessioni che decidono di organizzare.

Un tipo di riunione spesso criticata è la famigerata riunione di stato. Jason Fried, fondatore e CEO di Basecamp, scrive che Le riunioni di stato sono i peggiori tipi di riunioni. Eliminandole, saprete di più, risparmierete un mucchio di soldi e recupererete decine di ore al mese. Non è il solo a pensarla così. Diverse organizzazioni ammettono apertamente di aver rinunciato a riunirsi solo per scambiarsi lo stato di avanzamento del lavoro. Al contrario, comunicano in modo più efficiente con stati di avanzamento scritti. Questo approccio è particolarmente utile per i team distribuiti dove, per riunire un gruppo di persone in una chiamata in tempo reale, è necessario un notevole sforzo di programmazione. I rapporti sullo stato pubblicati su Slack o all'interno di gestione del progetto Il software di vostra scelta richiede meno tempo rispetto agli equivalenti di persona.

Posso immaginare che alcuni di voi possano essere diffidenti nei confronti di questa idea: dopo tutto, le persone parlano più velocemente di quanto non mettano per iscritto. Le riunioni non sono più efficienti della scrittura? Beh, non in questo caso. Le riunioni di stato per gruppi di persone richiedono più tempo rispetto alla preparazione di una breve nota sui propri progressi. Inoltre, è improbabile che i partecipanti alle riunioni prestino la stessa attenzione a tutte le cose dette da chiunque partecipi a una determinata riunione.

Inoltre, scrivere è un'ottima opportunità per sintetizzare le informazioni e comunicare ogni elemento in modo conciso. Di conseguenza, si è in grado di produrre informazioni utili e durature. Ci sono molte applicazioni e componenti aggiuntivi che possono aiutare la vostra azienda a passare dalle riunioni di stato di persona ai riepiloghi asincroni. Provate Standuply o Carota, ad esempio.

Le discussioni sullo stato non sono l'unico tipo di riunione che potrebbe essere eliminato dal vostro calendario. Se non siete sicuri se una determinata riunione debba essere tenuta o meno, potete chiedere consiglio a un'applicazione divertente e utile: Dovrebbe essere una riunione?

Ora che avete stabilito le ragioni valide per organizzare una riunione di lavoro, dovete pianificarla con attenzione. Non c'è spazio per un incontro improvvisato del tipo "passavo dalla tua scrivania": i dati mostrano che il 40% delle persone le considera distrazioni significative.

Invitare le persone giuste alla riunione

Uno degli ingredienti chiave di una riunione produttiva è riunire il giusto gruppo di persone. Invitate i dipendenti che possono contribuire all'obiettivo della riunione. Organizzate una riunione del team di progetto se volete condividere aggiornamenti importanti e organizzare un breve Q&A al termine. Se l'obiettivo è produrre una decisione esecutiva durante questa sessione, assicuratevi che i responsabili delle decisioni partecipino effettivamente. Altrimenti, difficilmente si tratterà di una discussione efficace.

Quando si tratta di stabilire il numero di partecipanti alle riunioni, potreste esservi imbattuti nella regola delle due pizze. reso popolare da Jeff Bezos. La regola dice che due pizze dovrebbero essere sufficienti a sfamare l'intero gruppo di partecipanti alla riunione. È una regola utile, ma vi suggerisco di considerarla non tanto come una formula di misurazione (dopo tutto, le pizze hanno dimensioni molto diverse). Piuttosto, usatela come un'opportunità per riflettere sulla vostra lista di partecipanti prima di inviare un invito a raffica.

Un altro aspetto da tenere in considerazione è il costo della riunione. A volte ci sembra di risparmiare denaro all'azienda organizzando una riunione e quindi "facendo avanzare le cose". Tuttavia, più lunga è la riunione e più persone sono coinvolte, maggiori saranno i costi aziendali. La prossima volta, quando state cercando di decidere chi invitare alla vostra riunione, potreste controllare il calcolatore dei costi delle riunioni condiviso dalla Harvard Business Review. I risultati potrebbero sorprendervi.

Creare un ordine del giorno della riunione

Una volta pianificati gli obiettivi dell'incontro e un elenco dei dipendenti che vi parteciperanno, è necessario elaborare un piano d'azione. Per definire l'ordine del giorno della riunione, cercate di rispondere alle seguenti domande:

• Che aspetto deve avere la riunione?
• Chi deve parlare e quando?
• Quali sono i passi necessari per raggiungere l'obiettivo?
• Quali decisioni devono essere prese?
• Quanto tempo si deve prevedere per ogni punto all'ordine del giorno?
• A che ora deve iniziare la riunione?
• Chi prenderà appunti e come?

Scegliere la fascia oraria giusta per la riunione può essere una sfida, soprattutto quando si invitano persone la cui disponibilità non è fissa. Innanzitutto, date un'occhiata al calendario delle risorse del vostro team per determinare la data appropriata per la riunione. L'orario di inizio della sessione non deve essere casuale. Come mostrato in Rapporto sullo stato delle riunioni 2019 di Doodlesolo il 12% delle persone preferisce tenere riunioni dopo le 14:00. Strumenti come Calendario o Uccello d'incontro vi aiuterà a trovare l'orario giusto per l'incontro.

Si noti che gli ordini del giorno delle riunioni di gruppo dovrebbero essere inviati insieme agli inviti e non aggiunti alla descrizione dell'evento in un secondo momento. Quest'ultima opzione potrebbe far sì che alcuni partecipanti perdano l'ordine del giorno e, di conseguenza, non sappiano cosa aspettarsi durante la riunione. L'agenda deve indicare chiaramente che siete il leader e/o il facilitatore di quella riunione. Se non c'è un responsabile individuale di una riunione, è difficile completare con successo tutte le fasi. Assicuratevi che tutti i partecipanti alla riunione sappiano cosa preparare in anticipo. Altrimenti, sarà difficile gestire la discussione in modo efficace.

Come condurre una riunione efficace?

In qualità di facilitatore della riunione, siete responsabili del flusso della riunione. Siete voi a decidere quando inizia la riunione e se il piano d'azione viene seguito. Tenete sempre presente lo scopo principale della discussione. Questi sono gli elementi principali di una riunione efficace:

• Tempo - Attenzione all'orario. Ad esempio, se l'inizio della riunione è previsto, ma uno dei partecipanti è in ritardo, probabilmente dovreste iniziare la discussione senza di lui. Certo, le cose succedono e a volte un ritardo può essere causato da circostanze esterne. Ma cosa succede se nel vostro team c'è qualcuno che è notoriamente in ritardo e sempre "troppo impegnato" per presentarsi? Sono certo che avete scelto con cura la fascia oraria e valutato i costi di questa riunione. Perché sprecare tutti questi sforzi solo perché qualcuno non rispetta le riunioni?
• Regole - Il facilitatore della riunione è responsabile della definizione delle linee guida che tutti i partecipanti devono seguire. Una pratica che aumenta veramente la produttività dei partecipanti alla riunione è il divieto di multitasking. Questo di solito significa che tutti i computer portatili devono essere spenti e i telefoni messi via. C'è qualcosa di più fastidioso di una persona che è stata seduta alla riunione mentre navigava sul web e poi dice: "Puoi ripetere l'ultima parte? Non stavo prestando attenzione". È una terribile perdita di tempo e denaro. Inoltre, influisce negativamente sull'energia di tutti i presenti.
• Note – Prendere appunti è fondamentale per quasi tutte le riunioni. Potete assegnare a una persona il compito di scrivere le decisioni prese durante la sessione, oppure potete farlo voi stessi. In alternativa, potete incoraggiare tutti i partecipanti a scrivere (purché non sia una scusa per sfogliare la casella di posta elettronica o Slack). Un'idea che vale la pena di esplorare è l'uso di appunti visivi (schizzi) come tecnica principale. Leggete il nostro guida allo sketchnoting per project manager per capire che la presa di appunti visiva è qualcosa che tutti possono fare (non è richiesta alcuna abilità di disegno!). Se avete scelto un solo annotatore per la vostra riunione, inviate le sue note agli altri partecipanti. Volete che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda l'esito della riunione. Per saperne di più, consultate l'ultima sezione di questo articolo.

Gestire efficacemente diversi tipi di partecipanti alle riunioni

In rete si trovano molte risorse che descrivono vari tipi di personalità per le riunioni (come ad esempio questo, o questo, o quello). Tutti questi articoli differiscono leggermente per quanto riguarda il numero di personaggi delle riunioni o i loro nomi. Ciò che tutti hanno in comune, tuttavia, è che è probabile che si incontrino partecipanti che dominano la riunione con le loro opinioni, commenti ad alta voce o persino discussioni fuori tema. D'altro canto, ci sono persone che possono avere qualcosa di estremamente prezioso da dire, ma che per un motivo o per l'altro rimangono in silenzio.

Un metodo per condurre riunioni produttive con diverse personalità a bordo è cercare di eliminare la struttura di potere. In questo modo, si incoraggiano tutti i partecipanti a contribuire, senza che debbano preoccuparsi di parlare a sproposito. Un ottimo esempio di questo approccio viene dal cofondatore della Pixar Ed Catmull. Egli ha approfondito questo aspetto nell'intervista con l'amministratore delegato di Slack: [durante una riunione] nessuno, dal direttore creativo a Catmull stesso, può scavalcare il team di produzione che viene a chiedere un feedback. Il motivo è semplice: sanno già che qualcosa non funziona, non vogliono giudizi, vogliono soluzioni. Catmull ammette che non sempre ci azzeccano. "Ogni tanto è un disastro", dice. "Ma a volte succede la magia. E per magia intendo che l'ego ha lasciato la stanza".

L'ego nella stanza può essere espresso anche scavalcando l'ordine del giorno e iniziando discussioni fuori tema. Il responsabile della riunione può essere facilmente colto di sorpresa quando si verifica questo tipo di comportamento. Per questo motivo è meglio prepararsi in anticipo a queste interruzioni. È possibile creare il cosiddetto parcheggio delle idee: una lavagna o un foglio di carta su cui annotare le questioni sollevate dai partecipanti che non sono state incluse nel piano d'azione. Gestire una riunione efficace è molto più facile quando si è in grado di dire: "Questo è un punto interessante, mettiamolo in un parcheggio e torniamo a parlarne dopo questa riunione".

Passi da compiere dopo una riunione

Le riunioni efficaci raramente terminano quando si lascia la sala conferenze. Di solito, c'è qualche azione da intraprendere. Potrebbe essere necessario attuare una decisione presa durante la riunione. O forse c'è un elenco di idee generate dal gruppo che deve essere condiviso con altre persone.

Condividete le note della riunione con tutti i partecipanti. Assicuratevi di includere nelle note i punti di azione e le fasi successive. I proprietari devono essere assegnati a tutti i compiti che devono essere svolti.

Dopo la riunione, valutatela e verificate se ci sono elementi di gestione della riunione che potrebbero essere perfezionati in futuro. Un approccio di questo tipo vi aiuterà a rendere le riunioni meno una fatica e più un efficace strumento di lavoro. Buona fortuna!