La gestione della conoscenza, sin dalla nascita del termine alla fine degli anni '80, è stata associata a grandi organizzazioni e a strutture aziendali complesse. Le grandi aziende hanno grandi budget e un lungo elenco di requisiti, quindi gli strumenti per supportare i processi di gestione della conoscenza sono spesso molto costosi ed estesi.
Il fatto è che anche le aziende più piccole potrebbero trarre vantaggio dalla gestione della conoscenza. Perdono molto denaro a causa di una scarsa condivisione delle conoscenze, di silos informativi o per aver commesso più volte lo stesso errore. In questo articolo spiegheremo come implementare alcune buone pratiche di gestione della conoscenza in un ambiente non aziendale.
Il dizionario commerciale definisce la gestione della conoscenza come:
Strategie e processi progettati per identificare, catturare, strutturare, valorizzare, sfruttare e condividere il patrimonio intellettuale di un'organizzazione per migliorarne le prestazioni e la competitività. Si basa su due attività critiche: (1) l'acquisizione e la documentazione delle conoscenze individuali esplicite e tacite e (2) la loro diffusione all'interno dell'organizzazione.
Secondo tale definizione, un processo ottimale di gestione della conoscenza si basa su:
Terremo a mente queste due fasi nella prossima parte dell'articolo. Prima di immergerci in alcuni consigli pratici sulla gestione della conoscenza, ribadiamo i motivi per cui adottarla.
In sostanza, la gestione della conoscenza consiste nell'assicurarsi che i dipendenti prendano buone decisioni. Si tratta di un'esigenza universale, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. La standardizzazione dei processi consente alle aziende di aumentare la loro produttività: le cose vengono fatte più velocemente e sono di qualità migliore.
Concentrarsi sulla raccolta e sulla condivisione delle conoscenze è anche una grande opportunità per identificare e celebrare i veri esperti in un determinato campo. Questo approccio probabilmente renderà tali esperti più impegnati e soddisfatti del loro posto di lavoro. Allo stesso tempo, il resto del team acquisirà conoscenze preziose. È una situazione vantaggiosa per la vostra azienda.
L'adozione precoce della gestione della conoscenza facilita la scalabilità dell'azienda. Quando il vostro team cresce, disponete già di processi per utilizzare al meglio le loro conoscenze collettive. Questi vantaggi riguardano sia le organizzazioni basate su progetti (agenzie creative, società di consulenza software) sia le aziende che lavorano allo sviluppo di un proprio prodotto.
Non è necessario iniziare con un processo completo o un software dedicato. Una gestione efficace delle conoscenze può diventare parte della cultura aziendale quando si incoraggia la documentazione e la condivisione delle competenze di tutti. Ecco alcune idee che potete provare senza dovervi preoccupare del budget per il software:
Trasparenza del progetto richiede la visibilità delle informazioni all'interno di un team di progetto. Le idee che potete mettere in pratica sono molteplici: da requisiti di progetto chiari e ben documentati a sessioni di feedback regolari. La promozione di una comunicazione aperta e della condivisione delle conoscenze tra le persone che lavorano allo stesso progetto influirà probabilmente sull'efficacia dei team, ma getterà anche le basi per l'adozione di politiche a livello aziendale. Oltre a questo, Gli studi dimostrano che la trasparenza è ampiamente apprezzata dai dipendenti.
La creazione di una knowledge base o di una intranet può sembrare un'esigenza delle grandi organizzazioni. In realtà, però, la vostra azienda potrebbe facilmente superare il sistema iniziale di archiviazione di documenti e informazioni (Google Docs o Dropbox, per esempio). Un sistema completo base di conoscenza sarà particolarmente utile se:
In Teamdeck, utilizziamo Atlassian Confluenza per conservare le conoscenze importanti per i membri del nostro team. È anche il luogo in cui pubblichiamo le politiche scritte e condividiamo gli aggiornamenti aziendali. È utile per l'inserimento di nuovi dipendenti o per cercare di capire un modo ottimale di fare le cose in base alle esperienze passate del team.
A proposito di esperienze passate, per imparare collettivamente una lezione, è necessario avere una lezione da cui imparare. È una buona idea documentare le sessioni di post-mortem, i rapporti post-azione o le riunioni retrospettive. Anche se è un po' imbarazzante, perché il progetto che si sta documentando è fallito, è comunque una grande opportunità di apprendimento. Grazie a queste "lezioni apprese", gli altri dipendenti potrebbero essere in grado di capire le cause di un problema ed evitare alcuni errori in futuro. Sottolineate al vostro team che questo processo non serve a puntare il dito o a vantarsi. Si tratta di imparare dai passi falsi o dai successi del passato.
Date un'occhiata a questo testo post mortem di Gitlab, scritto dopo il famigerato incidente del database. Sono sicuro che centinaia di sviluppatori che hanno letto questo post non ripeteranno errori simili. Questo non significa che tutte le lezioni apprese debbano essere rese pubbliche: a volte è fuori questione a causa di accordi di riservatezza. Tuttavia, è qualcosa su cui si potrebbe riflettere, soprattutto se un determinato evento ha colpito utenti esterni.
Come accennato nella prima parte di questo testo, è necessario riconoscere gli esperti: persone che hanno una grande conoscenza di un determinato aspetto delle vostre attività. Una volta identificati, bisogna incoraggiarli a condividere le loro conoscenze. Questo può essere fatto in vari modi: dalle riunioni del team dedicate a un determinato argomento, ai blog, ai programmi di mentorship.
Assicuratevi di prestare attenzione non solo alla conoscenza esplicita (già codificata/facile da articolare) ma anche alla conoscenza tacita. Quest'ultima si basa sul know-how dei vostri dipendenti: le loro intuizioni uniche, l'intuizione o un'abilità che non è facilmente verbalizzabile. Si pensi al senso estetico, alla capacità di elaborare idee innovative o... all'andare in bicicletta.
La conoscenza tacita è di solito molto preziosa, ma è difficile da condividere. Pensate a come abbinare i vostri esperti ad altri membri del team in un contesto di "vita reale", che non deve necessariamente essere quello di lavorare nello stesso team. Ad esempio, l'organizzazione di un hackathon potrebbe essere una buona opportunità per i vostri dipendenti di collaborare tra loro. Lavorando insieme, possono vedere un'intuizione tacita in azione e imparare da essa.
C'è un'altra cosa da fare per introdurre con successo la gestione della conoscenza nella vostra azienda: dimostrare che questa è una vera priorità. Potrebbe accadere che i membri del team non documentino le conoscenze semplicemente perché pensano che sia meglio concentrarsi sul "lavoro vero e proprio". Le iniziative di condivisione delle conoscenze potrebbero anche essere facilmente abbandonate quando i tempi si fanno impegnativi. Il compito di un leader aziendale è quello di assicurarsi che le persone vedano il valore di preservare le intuizioni importanti. Documentare e condividere le proprie competenze dovrebbe essere una parte del lavoro, non un ripensamento. Solo così è possibile adottare un approccio veramente orientato alla conoscenza e trarre pieno vantaggio dalla gestione della conoscenza.
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