Quando si gestisce un'agenzia o un'azienda di software in cui il team lavora su più progetti alla volta, può essere difficile tenere il passo con tutto. Anche se state gestendo un singolo progetto come project manager, spesso avete difficoltà a monitorarne i vari elementi.
Cosa imparerete da questo articolo:
Se solo ci fosse un modo per ottenere una panoramica informativa sullo stato di salute del progetto senza dover scavare a lungo nell'app PM.
Fortunatamente, i dashboard di progetto offrono l'opportunità di fare proprio questo: sono l'unico luogo in cui è possibile controllare i KPI critici e valutare i progressi del progetto. Inoltre, diventano un'unica fonte di verità sullo stato del progetto, da condividere facilmente con i clienti o i manager. In genere, un cruscotto di gestione del progetto è composto da più widget - grafici, punti di dati o tabelle - che riguardano diversi elementi del progetto.
In questo blog post vi illustreremo i vantaggi dei dashboard di progetto e vi daremo alcuni suggerimenti su come costruirne uno.
Innanzitutto, avere un cruscotto di gestione del progetto è un enorme risparmio di tempo per le persone che lo utilizzano. Per esempio, in qualità di team leader, di solito dovete controllare più rapporti/schermi nel vostro progetto. strumento di pianificazione per avere un quadro generale dell'andamento di un determinato progetto. D'altro canto, i project manager devono spesso dedicare ore e ore alla stesura di un documento di lavoro. rapporti sullo stato del progetto e la compilazione di indicatori chiave di prestazione. I cruscotti consentono di avere facilmente un "report" che si aggiorna automaticamente con dati in tempo reale e approfondimenti personalizzati per un pubblico specifico.
A proposito di approfondimenti personalizzati, va detto che gli strumenti di gestione dei progetti e delle risorse sono generalmente progettati per fornire ai loro utenti informazioni preziose, ma devono comunque soddisfare le esigenze di molti team. Di conseguenza, i dashboard o i report predefiniti offerti da queste applicazioni potrebbero non essere particolarmente utili per il vostro team. È vantaggioso creare un cruscotto personalizzato gestione di progetti e risorse dashboard o anche un paio di dashboard, ognuno preparato per uno scopo specifico. Ad esempio, il CFO della vostra azienda potrebbe essere interessato a metriche diverse da quelle del cliente.
Anche i cruscotti di gestione del progetto rivolti al cliente saranno molto convenienti per voi. Non solo potrete risparmiare tempo nella preparazione di nuovi report ogni tanto, ma gli stakeholder del progetto potranno dare un'occhiata a dashboard scansionabili e capire facilmente cosa sta succedendo nel progetto. Inoltre, un dashboard ben progettato farà apparire la vostra azienda molto bene agli occhi del cliente.
Infine, l'analisi di un cruscotto di progetto è un'ottima occasione per identificare opportunità di miglioramento che altrimenti potrebbero sfuggire. Una visione a volo d'uccello di diversi aspetti del progetto può farvi pensare a soluzioni che non avevate ancora considerato. Supponiamo che il cruscotto del progetto includa approfondimenti su utilizzo delle risorse e le attività completate. In questo modo è possibile confrontare i due dati e, ad esempio, notare che alcuni compiti sono in ritardo, ma che non tutti i membri del team sono utilizzati in modo ottimale e potrebbero facilmente assumere più incarichi.
Quando si crea un cruscotto di progetto personalizzato, è necessario ricordare alcune caratteristiche chiave dei cruscotti efficaci.
Tanto per cominciare, i cruscotti veramente potenti contengono solo le informazioni rilevanti. Ecco perché è utile iniziare con un elenco di metriche/elementi che è necessario visualizzare o di risposte che si desidera dare al dashboard di gestione del progetto. Altrimenti, potreste essere tentati di aggiungere un paio di grafici colorati in più per far sembrare il cruscotto più "professionale". Sfortunatamente, questo non aiuterà i membri del team a distinguere le informazioni preziose dal rumore. Ancora una volta, tenete presente che potete preparare diversi tipi di dashboard progettati per pubblici diversi e contenenti solo gli elementi più importanti per loro.
Il cruscotto del progetto deve essere facile da scansionare. Quando si preparano i singoli widget o grafici che appariranno sul cruscotto, bisogna sempre assicurarsi che siano leggibili. Le informazioni devono essere chiare a colpo d'occhio, senza dover leggere tabelle complesse o fare calcoli mentali. È sempre possibile chiedere a un membro del team un feedback sulla leggibilità del dashboard.
Prestate sempre attenzione al fatto che i vostri cruscotti contengano o meno dati accurati. In caso contrario, l'intero scopo di un dashboard viene meno. Utilizzate solo fonti di dati affidabili e, se possibile, progettate il dashboard di progetto in modo che presenti approfondimenti in tempo reale.
Potreste chiedervi: come si costruisce un cruscotto di progetto. È necessario investire in uno strumento di dashboard dedicato?
In realtà, ci sono un paio di opzioni che si possono seguire:
Per impostazione predefinita, Teamdeck è dotato di una dashboard personale disponibile per ogni utente con permessi di livello manager, in cui è possibile controllare dettagli di base come:
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Per creare un cruscotto di gestione del progetto personalizzato, è necessario creare un report. I report di Teamdeck funzionano come i cruscotti, nel senso che è possibile utilizzare diversi elementi per creare una storia in tempo reale basata sui dati. Inoltre, è possibile generare un link e condividere il report con il cliente o con gli altri stakeholder del progetto.
Ecco alcuni esempi di elementi che potrebbero essere visualizzati nel cruscotto/report di progetto del vostro team:
Scoprite come costruire questo grafico con Teamdeck - leggete il nostro guida ai rapporti sullo stato di avanzamento del progetto.
Scoprite come costruire questo grafico con Teamdeck - leggete il nostro blog post su monitoraggio dei costi di progetto.
Naturalmente, con Teamdeck è possibile costruire molti tipi diversi di grafici e tabelle. Potete provare l'applicazione da soli iscriviti alla prova gratuita qui. In alternativa, è possibile fissare una telefonata con Aniela, la nostra esperta di successo dei clienti. Vi mostrerà le diverse funzionalità di Teamdeck quando si tratta di presentare i dati sulle prestazioni del vostro team.
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