Si considera un manager impegnato?
Se sì, quale descrizione le si addice di più?
Si spera di capire che questi due modi di spiegare il termine "occupato" hanno connotazioni molto diverse. È probabile che, come manager, siate spesso occupati nel senso di avere cose da fare. Avrete obiettivi e priorità e il vostro team chiederà consiglio a voi. Tuttavia, l'essere sempre occupati è qualcosa che si può sicuramente evitare con una gestione di successo. strategie di gestione del tempo.
In questo post condivideremo i nostri consigli per la gestione del tempo. Alcuni di essi sono relativamente facili da applicare, mentre altri richiederanno una seria rivalutazione delle vostre abitudini lavorative. Tuttavia, siamo certi che la capacità di gestire il proprio tempo in modo efficace valga lo sforzo.
Vi consigliamo di iniziare a lavorare sulle vostre capacità di gestione del tempo analizzando le vostre abitudini lavorative. Perché siete occupati? Forse trascorrete ore e ore in riunione? Oppure cambiate spesso contesto cercando di affrontare nuovi compiti e sfide non appena arrivano? Cercate di valutare il vostro modo di lavorare e di individuare le aree di potenziale miglioramento.
Come affrontare un'analisi di questo tipo? Se la vostra azienda utilizza software di tracciamento del tempo dei dipendentiPotreste basarvi sui dati storici. Altrimenti, dedicate un paio di giorni ad annotare ciò che fate e quanto tempo impiegate per farlo. Potete anche cercare di individuare i segnali di allarme: stress, feedback negativi da parte del vostro team, incapacità di portare a termine compiti importanti in tempo. Cercheremo comunque di convincervi ad adottare un vero e proprio sistema di monitoraggio del tempo (vedere il suggerimento #7), ma un'annotazione rapida può essere un buon inizio per capire perché siete così impegnati.
Siete in grado di elencare, a mente fredda, i principali obiettivi che volete raggiungere questa settimana/mese/trimestre? È in grado di dire a quale obiettivo generale contribuisce il suo compito attuale? Per essere un manager produttivo, è necessario avere obiettivi chiari e allineati con gli obiettivi dell'azienda e del team. Dedicare un paio di giorni alla definizione degli obiettivi per il vostro team e per voi stessi può farvi risparmiare molto tempo nel lungo periodo. È più facile rimanere concentrati e motivati quando si sa che si sta lavorando per raggiungere un obiettivo specifico e misurabile. Inoltre, sarete in grado di evitare le perdite di tempo, ovvero le attività che possono sembrare urgenti, ma che in realtà hanno poco a che fare con il successo del vostro team.
Ora che avete definito gli obiettivi, dovete delineare e dare priorità ai compiti che vi porteranno a questo risultato. Essendo un manager, probabilmente lavorerete solo su alcuni dei compiti, quindi cercate di assicurarvi di scegliere quelli che richiedono davvero la vostra competenza. Se volete saperne di più sulle tecniche di definizione delle priorità, consultate la nostra guida su prioritarizzazione delle attività di progetto.
Mentre parliamo di priorità e gestione del tempo, è assolutamente fondamentale ricordare che è necessario attenersi alle proprie priorità. A rischio di sembrare un guastafeste: non lavorate a qualcosa solo perché è eccitante!
Facciamo uno scenario: immaginate di essere un senior manager di un'agenzia creativa. Avete iniziato la tua carriera di UX designere vi piace ancora la sensazione di fluidità quando lavorate ai wireframe. Il vostro lavoro attuale vi richiede di esaminare tutte le proposte creative della vostra agenzia e di lavorare con un team di specialisti UX e illustratori. Credete che siano bravissimi nel loro lavoro, ma vi piace comunque, di tanto in tanto, intervenire e prendere in mano alcuni progetti. Questo tipo di comportamento è un segno di micromanagementMa potrebbe anche essere terribile per la vostra produttività.
Non vogliamo dire che dobbiate dedicare le vostre giornate a compiti banali, anzi, sarete entusiasti anche dei vostri compiti manageriali principali. L'importante è rimanere in carreggiata e avvicinarsi sempre di più al raggiungimento dei propri obiettivi. Tuttavia, se vi sentite frustrati dalle vostre attuali responsabilità e preferireste esplorare un altro tipo di percorso di carriera in altre tecnologiepotrebbe essere un segno che vi spinge a esaminare più da vicino questa esigenza.
Nuove e-mail che compaiono nella casella di posta, notifiche di Slack, dipendenti che entrano nel vostro ufficio chiedendo "posso avere un minuto?". - Siamo sicuri che la maggior parte dei manager può elencare un sacco di potenziali interruzioni che si verificano durante le loro giornate lavorative. Come manager, probabilmente non riuscirete a evitare tutte le distrazioni, ma potrete gestirle in modo più efficace. Stabilite delle regole, sia per voi che per il vostro team. Per esempio, potreste decidere di controllare la vostra posta elettronica solo due volte al giorno e di occuparvi immediatamente di tutte le e-mail urgenti, invece di "metterle in cima" e lasciarle per dopo. Un'altra idea potrebbe essere quella di programmare un periodo "non interrompere" nel vostro calendario. Può fare miracoli per la vostra produttività, a patto che lo dedichiate a un lavoro mirato.
Alcune persone riescono a lavorare al meglio ascoltando musica con cuffie insonorizzate. Altri apprezzano piccoli rituali all'inizio di una sessione di lavoro concentrata, come ad esempio preparare un tè verde. Riuscite a individuare le cose e le circostanze che favoriscono la vostra concentrazione? Sapere cosa vi mette in uno stato di flusso vi aiuterà enormemente nella gestione del tempo, a patto che seguiate anche il prossimo consiglio.
Una volta capito cosa favorisce la vostra produttività, approfittatene. Se siete più produttivi prima di mezzogiorno, fissate un blocco di tempo dedicato al lavoro profondo. Se avete difficoltà a svolgere compiti creativi nella seconda metà della giornata lavorativa, programmateli per le prime ore. Conoscere i propri schemi di produttività e sfruttarli al meglio è il fondamento di un'ottima gestione del tempo.
Abbiamo parlato molto dell'analisi delle vostre abitudini di lavoro e dei modelli di produttività. Sapete cosa vi aiuterà a notarli? Il monitoraggio del tempo. Certo, non stiamo parlando dei fogli di presenza che firmate alla fine della settimana o del mese solo per rispettare le linee guida dell'organizzazione. Spesso non servono a misurare nulla. Ma se compilate i vostri fogli di presenza in tempo reale utilizzando un robusto sistema di applicazione di tracciamento del tempoDa questi dati si può imparare molto. Potrete vedere come impiegate il vostro tempo al lavoro: quanto tempo viene dedicato alle attività correnti, alla gestione del team o a potenziali distrazioni. Con questa conoscenza a portata di mano, è possibile effettuare ottimizzazioni: abbracciare gestione efficace delle riunioni, provare diversi tecniche di gestione del tempoe spostare le cose nel calendario.
Un vantaggio in più: se utilizzate il time tracking a livello di team, potete anche ottenere maggiori informazioni sulla produttività dei vostri dipendenti e tenere traccia dei progressi dei loro progetti. Per saperne di più Gestione dei fogli di presenza.
Quando cercate di ottimizzare i vostri orari, non dovete dimenticare il vostro team. Naturalmente, avrete ancora bisogno di tempo per parlare con loro, dare loro un feedback e aiutarli a crescere professionalmente. È una buona idea fissare in anticipo il tempo per gli incontri individuali, per evitare di dimenticarli o di programmarli in una fascia oraria non ottimale. Legare e comunicare con il proprio team è importante per molte ragioni, ma una di queste ha a che fare direttamente con la gestione del tempo. Conoscendo meglio i punti di forza e di debolezza dei vostri collaboratori, saprete meglio a chi delegare un determinato compito.
Cosa succede al vostro calendario quando avete una giornata "vuota"? Molto probabilmente si iniziano a programmare riunioni, brainstorming, colloqui di lavoro con potenziali dipendenti, ecc. Certo, a volte dovete semplicemente partecipare a una riunione, ma potete farlo alle vostre condizioni. Utilizzate il vostro calendario online per bloccare il tempo che sapete già di voler dedicare a una certa attività, ad esempio le sessioni di lavoro mirato. Questo non significa che dobbiate bloccare le vostre intere giornate solo perché non volete essere disturbati da riunioni o altre richieste. Come abbiamo detto, non potrete evitarli una volta per tutte. Quello che potete fare è sicuramente mettere in calendario le attività più importanti e lasciare un po' di tempo agli altri per prenotarle.
Obiettivi delineati? I compiti sono stati classificati come prioritari? Ottimo! Ora è il momento di assicurarsi che voi e i vostri collaboratori abbiate abbastanza lavoro durante la giornata. Mantenere un ritmo di lavoro ottimale utilizzo delle risorse è fondamentale: non si vuole sovraccaricare i propri dipendenti (o se stessi), ma bisogna anche evitare di sottoutilizzarli.
Come si inserisce nella gestione del tempo? Come manager, dovreste essere disposti a delegare alcuni compiti ai vostri collaboratori. Se non siete sicuri del loro carico di lavoro, potete inavvertitamente mettere sotto pressione qualcuno che ha già molto da fare.
Ora, potreste chiedervi: come posso tenere traccia del carico di lavoro e dell'utilizzo della mia forza lavoro? Non si tratta di guardare i dipendenti negli occhi alla ricerca di segni di stanchezza. A pianificatore di risorse come Teamdeck vi offre un modo efficace per monitorare gli orari delle persone e ottimizzarli per migliorare la produttività. Potrete anche monitorare la vostra agenda e, quando vedrete che si sta stringendo, potrete delegare in anticipo i compiti al vostro team.
Gli strumenti di pianificazione delle risorse come Teamdeck offrono una grande visibilità sul carico di lavoro del team, sui fogli di presenza e sulle ferie. Vi sembra una buona soluzione per il vostro team? Lasciateci un messaggio e programmare una demo del prodotto con Joanna.
Il sovraccarico di lavoro è terribile per il vostro benessere e può avere ripercussioni sulla vostra vita privata. I manager impegnati sono anche peggiori nel loro lavoro: la gestione dei team. Ricerca ("Research: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) mostra che "i capi con carichi di lavoro più pesanti (rispetto a quelli più leggeri) hanno dato priorità ai compiti tecnici fondamentali rispetto al trattamento equo dei dipendenti e, di conseguenza, hanno avuto meno probabilità di essere segnalati dai loro dipendenti per il loro comportamento equo".
Di certo non volete essere quel tipo di manager. Utilizzate il nostro elenco di consigli per la gestione del tempo e scegliete un paio di punti che vi interessano di più. Poi, lavorate per metterli in pratica nelle prossime due settimane. È probabile che presto vedrete una vera differenza. Buona fortuna!
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Come software house, abbiamo testato molte, forse le migliori app per la gestione del tempo. Nel settore dell'informatica e del software, che conta soprattutto clienti aziendali provenienti da Stati Uniti e Regno Unito, siamo abituati a lavorare con...
