La varianza dei costi delle risorse è una delle i KPI di gestione delle risorse da tenere assolutamente d'occhio. Questa metrica è solitamente espressa come valore percentuale. Mostra il rapporto tra i costi programmati per membro del team di progetto e i costi effettivi per membro del team.
Come può essere utile?
Innanzitutto, il monitoraggio della variazione dei costi delle risorse consente di monitorare la redditività del progetto. È particolarmente importante quando si lavora sulla base di un budget fisso. Cosa succede quando vedete che i membri del vostro team generano più costi del previsto? Potete implementare le ottimizzazioni necessarie per assicurarvi che il progetto non influisca negativamente sui vostri profitti.
Le aziende che operano con budget di tempo e materiale dovrebbero anche controllare regolarmente lo scostamento dei costi delle risorse per essere in grado di reagire tempestivamente a modelli preoccupanti.
Il confronto tra i costi stimati e quelli effettivi può anche fornire alcune preziose indicazioni sulla processo di stima del progetto nella vostra azienda. Certo, le stime non saranno mai esatte, ma alcuni team tendono a sottostimare pesantemente alcuni aspetti dei loro progetti. Modelli come questi dovrebbero essere evidenti quando si confronta la varianza dei costi delle risorse dei diversi ruoli all'interno del team di progetto o delle diverse fasi del progetto.
La formula più semplice consiste nel dividere i costi effettivi della squadra (ore tracciate moltiplicato per i costi orari dei dipendenti) per i costi programmati (stime del progetto moltiplicate per i costi orari). Ora vedete quanto dovreste far pagare al cliente rispetto a quanto pensavate di fargli pagare. Se volete scavare più a fondo, potete anche distinguere tra i costi interni - il denaro che pagate ai membri del vostro team + i costi amministrativi - e il denaro che ricevete dal cliente. In questo modo sarete in grado di individuare il profitto generato dalla vostra organizzazione.
Come si può immaginare, per ottenere dati affidabili sui costi effettivi del proprio team, si dovrebbe utilizzare software di tracciamento del tempo dei dipendenti. Ora vi mostreremo come calcolare facilmente la varianza dei costi delle risorse utilizzando un'applicazione completa per la gestione delle risorse: Teamdeck.
Teamdeck è software di gestione delle risorse con potenti funzioni di reporting disponibili per tutti gli utenti: tutto ciò che dovete fare è avvia un account qui. È possibile provare Teamdeck gratuitamente per 7 giorni. Dopo la prova gratuita, il costo per ogni membro del team è di $3,99 e comprende la pianificazione delle risorse, il monitoraggio del tempo e la gestione delle risorse. sistema di gestione dei congedi caratteristiche.
Il vostro account Teamdeck è pronto? Per creare un report significativo sui vostri team di progetto, dovete chiedere loro di iniziare a tracciare il loro tempo utilizzando L'applicazione mobile di monitoraggio del tempo di Teamdeck o inserendo le proprie registrazioni di tempo tramite l'applicazione web.
Tuttavia, se si vuole solo vedere come funziona un rapporto di questo tipo, è possibile impostare rapidamente un conto demo, pieno di dati di esempio. Basta cliccare su "Gioca con i dati di esempio" nella sezione Organizzazioni di Teamdeck.
Sia che si lavori sui dati reali del team o su punti di dati campione, i passi successivi sono gli stessi. Andate su Rapporti nel menu superiore e fate clic sull'icona più nell'angolo in basso a destra. Oggi vi mostreremo come creare un rapporto di variazione del costo delle risorse da zero, quindi cliccate su "crea personalizzato".
Quindi, dare un nome al rapporto e impostare un intervallo di date appropriato.
Il modo in cui funzionano i rapporti di Teamdeck è che siete voi a decidere di cosa devono essere composti. È possibile generare diversi tipi di grafici e tabelle con campi interattivi. Per cominciare, creiamo un grafico a barre che ci dia un'idea del confronto tra stime e consuntivi.
Fare clic sull'icona più nell'angolo e scegliere il grafico a barre. Per impostazione predefinita, sarà composto da barre che illustrano le prenotazioni (ore programmate), i timesheet (ore monitorate), le ore disponibili e le ore di ferie dei vostri team. Abbiamo bisogno di confrontare solo le prenotazioni e i fogli di lavoro, quindi andate su Metriche e deselezionate le ferie e la disponibilità.
La tabella dovrebbe avere questo aspetto:
Naturalmente, se il team è composto da molte persone, il grafico a barre sarà molto meno leggibile. La varianza del costo delle risorse viene solitamente calcolata per un singolo progetto, quindi è possibile filtrare gli altri progetti. Fate clic su Filtri e aggiungetene uno appropriato.
Fare clic su Applica e visualizzare un grafico contenente solo i dati pertinenti. Osservando questo grafico è possibile vedere quali dipendenti hanno registrato più ore del previsto e quali sono rimasti al di sotto del monte ore stimato. Tuttavia, per ottenere numeri precisi, è meglio aggiungere una tabella informativa.
Fare clic sull'icona più nell'angolo e aggiungere una tabella. È possibile ripetere alcuni passaggi della tabella precedente: deselezionare le metriche non necessarie (lasciare solo i timesheet e le prenotazioni per ora) e filtrare il progetto pertinente.
È inoltre possibile modificare il raggruppamento dei dati nella tabella. Per impostazione predefinita, i dati vengono raggruppati prima per progetti e poi per membri del team. Per modificare questa impostazione, fare clic su Raggruppamento e cambiare i blocchi di dati. Se si utilizza un filtro, è possibile rimuovere completamente la voce "Progetti".
Nel nostro esempio di report, il raggruppamento finale appare come segue:
Ora che la tabella è composta da due colonne di dati (Prenotazioni e Fogli di presenza), è il momento di aggiungere altre colonne che rappresentano i costi stimati e quelli effettivi. Prima di tutto, è necessario aggiungere una colonna per i costi orari del team. Cliccare su Metriche e poi su "Aggiungi personalizzato" -> "Aggiungi colonna valori personalizzati". Assegnare un nome alla nuova colonna (ad esempio "Costo orario") e selezionare il formato dei dati in valuta.
Quando si applicano queste modifiche, si noterà che alla tabella è stata aggiunta una colonna vuota. Il funzionamento è simile a quello di un foglio di calcolo Excel: fare clic su qualsiasi cella per inserirvi i dati.
Una volta che i costi orari del team sono pronti, è possibile aggiungere colonne che calcoleranno automaticamente i costi totali stimati e i costi effettivi. Di nuovo, andate su Metriche e cliccate su "Aggiungi abitudini", ma ora scegliete "Aggiungi campo di calcolo personalizzato" poiché vogliamo che Teamdeck calcoli il risultato da solo. Diamo un nome alla colonna, scegliamo il formato dei dati in valuta e inseriamo la formula.
Per i costi programmati la formula sarà la seguente:
= (Prenotazioni: Tempo / 60) * Valori personalizzati: Costo orario
Per i costi effettivi:
= (Timesheets: Time / 60) * Valori personalizzati: Costo orario
Quando si inizia a digitare una variabile, Teamdeck suggerisce le opzioni disponibili.
Attualmente, la tabella dovrebbe avere 5 colonne, tra cui due nuove per i costi stimati e quelli effettivi.
L'ultima colonna da aggiungere alla tabella è quella che interessa a questo report: la varianza del costo delle risorse. Per calcolarla, creiamo un'altra colonna di campo di calcolo personalizzata. Questa volta si deve scegliere il formato di dati percentuale e inserire la seguente formula:
= (Formule personalizzate: costi effettivi / Formule personalizzate: costi programmati)*100
Nota: se le colonne sono denominate in modo diverso, è necessario modificare la formula per tenerne conto.
Ecco che nella tabella appare una nuova colonna con il valore della varianza del costo delle risorse per ogni dipendente che lavora su un determinato progetto.
Se il valore è superiore a 100%, significa che il membro del team ha registrato più tempo di quanto stimato. Se il valore è inferiore a 100%, significa che la stima iniziale non è stata raggiunta.
Un'ultima cosa da fare è modificare il modo in cui viene calcolata la riga "totale". Per impostazione predefinita, è una somma di tutti i valori di una determinata colonna. Un valore medio sarebbe molto più utile in questo caso. La riga finale è cliccabile e modificabile come una cella di un foglio di calcolo, quindi è sufficiente inserire la seguente formula:
= media(nested(Gruppo: Persone, Formule personalizzate: varianza del costo delle risorse))
Software house e agenzie creative di diversi continenti utilizzano Teamdeck per pianificare e monitorare il lavoro dei loro team. Se pensate che anche la vostra organizzazione possa trarre vantaggio da una gestione efficace delle risorse, provateci. Vi incoraggiamo a fissare una telefonata con AnielaIl nostro Customer Success Expert, che vi mostrerà l'applicazione e vi aiuterà a far salire a bordo il vostro team senza problemi.
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