Che siate un project manager o un amministratore delegato di un'azienda, è molto probabile che vogliate sapere come sta andando il vostro team. In qualità di leader del team, avete la responsabilità di stabilire la direzione e di esprimere le aspettative, quindi, naturalmente, volete sapere se i vostri dipendenti le stanno rispettando.
Certo, è sempre possibile valutare le prestazioni del team sulla base di alcune pietre miliari o risultati. Ad esempio, se stiamo parlando di un team di progetto, si potrebbe sostenere che la sua efficacia può essere misurata in base al successo del progetto.
Purtroppo, una valutazione di questo tipo presenta alcuni difetti significativi. Innanzitutto, potrebbe essere fuorviante. I progetti falliscono per molteplici ragioniNon si può dire molto in base al risultato in sé: è necessario scavare più a fondo. Inoltre, quando valutate il vostro team solo al termine di un determinato progetto, perdete l'occasione di ottimizzare e migliorare il loro lavoro. Per questo motivo, in questo blog post vi mostreremo come monitorare regolarmente le prestazioni del team e identificare le opportunità di miglioramento.
Tutti i rapporti illustrati in questo articolo possono essere facilmente configurati in Teamdeck. È una soluzione per la gestione delle risorse utilizzata da decine di agenzie, consulenti o società di sviluppo software (alcune di esse utilizzano Teamdeck.io come app per la gestione del tempo, altre come strumento di pianificazione delle risorse). Questa applicazione consente di assegnare i dipendenti a diversi progetti, di tenere traccia del loro tempo e di gestire la loro disponibilità. Una robusta suite di reportistica è una delle caratteristiche più importanti di Teamdeck: consente ai team leader di comprendere meglio come lavorano i loro team e quanto sono efficaci. Sulla base di questi report, PM e manager possono prendere decisioni migliori supportate dai dati.
Potete utilizzare i report di Teamdeck per valutare diversi aspetti dell'efficacia del vostro team. Continuate a leggere per ottenere istruzioni passo-passo su come creare ciascuno dei report sulle prestazioni del team presentati di seguito. Potete anche programmare una telefonata con uno dei nostri esperti di gestione delle risorse: insieme costruiremo un cruscotto di reportistica perfetto per misurare l'efficacia del vostro team.
La produttività dei dipendenti è un'ottima metrica per misurare quanto denaro i vostri dipendenti portano all'azienda. Il monitoraggio è utile anche se uno degli obiettivi aziendali è quello di calcolare i progetti/clienti più redditizi, un'esigenza comune per le agenzie o le società di consulenza. Apriamo un report in cui è già stata impostata la metrica Produttività dei dipendenti.
Teamdeck offre un paio di modelli di rapporto. Uno di questi, chiamato KPIè particolarmente utile per la creazione di rapporti sulle prestazioni dei team. Accedere al proprio account, andare su Rapporti e crearne uno nuovo usando questo modello.
Si vedrà una tabella chiamata KPI di vendita. Qui è possibile tenere traccia di un paio di metriche chiave delle prestazioni:
Le formule per queste metriche sono già state predefinite in Teamdeck, ma è possibile modificarle facendo clic su Metriche e selezionare la formula che si desidera modificare.
Quando si genera questo report per la prima volta, si noterà che è vuoto. Questo perché è necessario popolare il campo Tasso interno e Tasso esterno colonne, prima di tutto. Queste colonne funzionano come le celle di Excel: basta digitare il valore corretto. La tariffa interna è la cifra che il dipendente guadagna per ogni ora di lavoro. La tariffa esterna è quanto si fa pagare ai clienti per un'ora di lavoro.
È possibile definire una tariffa per l'intero team o espandere la tabella e assegnare le proprie tariffe a tutti i membri dell'azienda. Man mano che si compilano le celle, il resto della tabella si aggiorna automaticamente. Conoscendo le tariffe del team, Teamdeck può calcolare il resto in base ai fogli di presenza delle persone.
Nell'immagine qui sopra, sono state fornite le tariffe medie per l'intero gruppo di progetto.
Potete anche monitorare il ROI di ogni singolo dipendente: se siete soddisfatti della sua produttività ma non del ROI, significa che potreste migliorare la vostra strategia di pricing. Un'analisi di questo tipo consente di ottenere informazioni davvero preziose: a giudicare dal solo profitto, si potrebbe dire che le prestazioni del team non sono all'altezza. Tuttavia, un esame più attento permette di capire che è necessario far pagare un po' di più i servizi offerti.
Nei paragrafi precedenti abbiamo discusso come calcolare il ROI per i vostri progetti e per i singoli membri del team. Ora è il momento di creare un semplice grafico che vi aiuterà a valutare i valori del ROI uno accanto all'altro:
È possibile sapere a colpo d'occhio quali progetti hanno generato il ROI più elevato nelle settimane o nei mesi precedenti.
Inoltre, è possibile calcolare il ROI per i diversi ruoli all'interno dell'azienda. Le tariffe orarie di solito variano a seconda delle mansioni. Create un grafico per misurare quali dipendenti sono responsabili di generare i maggiori profitti per la vostra azienda.
Gli sviluppatori di frontend hanno generato 21% del ROI complessivo dell'azienda.
Uno dei segni fondamentali di un team efficace è la capacità di rispettare le stime. Per questo motivo, un rapporto "stime vs. effettivi" è un buon modo per misurare le prestazioni.
Teamdeck memorizza i dati relativi alle ore pianificate (prenotazioni) e al tempo di lavoro effettivo (fogli di presenza). Un semplice grafico a barre può mostrare la differenza tra i due:
Si noti che questo grafico è suddiviso in progetti e poi in persone. È una buona idea analizzare i dati a entrambi i livelli. Naturalmente, vorrete tenere traccia delle stime e dei dati effettivi a livello di progetto, in quanto corrispondono direttamente al budget del progetto.
Tuttavia, l'esame dei dati granulari può aiutare a comprendere meglio la situazione. Guardate l'immagine qui sopra: il progetto del sito web ACME (il primo da sinistra) ha registrato un numero di ore di lavoro superiore a quello previsto. Analizzando ciascun membro del team, tuttavia, si può notare che solo uno di loro ha superato le prenotazioni. Una valutazione dettagliata può fornire indicazioni preziose sulle prestazioni del team e sul lavoro di squadra.
Ora che sapete cosa è successo, potreste voler sapere anche come è successo. A tal fine, cercheremo di analizzare le prestazioni del team nel tempo. A tal fine, è necessario creare un grafico a linee che confronti le prenotazioni con i fogli di presenza:
Qui è possibile vedere le prestazioni di 3 persone diverse nell'arco di un mese. Anche in questo caso, si ha la possibilità di osservare più da vicino ciascun dipendente. Prendiamo ad esempio Davon. Fino alla metà del mese ha registrato un numero di ore inferiore a quello stimato. Di solito non c'è da preoccuparsi, perché le persone tendono ad aggiungere un cuscinetto di sicurezza nelle loro stime.
Tuttavia, a un certo punto, hanno iniziato a registrare un numero di ore tracciate significativamente superiore a quello previsto dalla stima. Sapendo cosa è successo e come è successo, si può arrivare all'origine del problema: forse qualcun altro si è ammalato e Davon ha dovuto fare delle ore in più? O forse il suo lavoro era più lento per motivi personali? In ogni caso, ora siete in grado di approfondire la situazione invece di trarre conclusioni affrettate.
È anche possibile confrontare le stime con i dati effettivi in una tabella. È particolarmente utile quando si importano anche le descrizioni delle prenotazioni e dei timesheet nel report:
Le descrizioni forniscono maggiori informazioni sulle attività svolte dai membri del team. Osservando l'immagine qui sopra, possiamo notare che Rose ha lavorato più o meno secondo il piano quando era da sola a preparare gli asset. Le sue interazioni con il cliente (workshop o revisione degli asset) hanno richiesto molto più tempo del previsto. Si tratta di un'intuizione molto preziosa da avere e forse da discutere con Rose nel suo incontro 1on1.
Naturalmente, questi non sono gli unici grafici di performance del team che si possono generare con Teamdeck. A seconda del vostro settore e della struttura aziendale, potete creare molti altri report per monitorare l'efficacia del vostro team. Un approccio basato sui dati è corretto nei confronti dei dipendenti e offre opportunità di miglioramento.
Siete pronti a conoscere meglio le prestazioni e la produttività del vostro team? Registratevi per una prova gratuita di Teamdeck e iniziate a raccogliere dati estremamente preziosi per la vostra azienda. Vi ringrazierete più tardi.
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