Teamdeck è il software di gestione delle risorse di scelta per centinaia di team in tutto il mondo. Crediamo che la ragione #1 dell'adozione del nostro strumento sia la sua capacità di essere personalizzato. I nostri clienti impostano viste personalizzate, modificano i modelli e creano integrazioni che li aiutano a gestire i loro team senza inutili problemi.
Cosa imparerete grazie a questo articolo:
Una gestione efficiente delle risorse consiste nell'utilizzare il vostro tempo e la vostra energia per azioni che fanno la differenza per il vostro team e la vostra azienda. Semplificare la routine di Teamdeck vi darà un po' di tempo in più per concentrarvi sull'essenza del vostro lavoro.
Sia che siate nuovi utenti di Teamdeck sia che siate già esperti, dovreste essere in grado di migliorare la vostra produttività con questi consigli per un uso efficiente di Teamdeck. gestione delle risorse del progetto.
Teamdeck offre agli utenti una varietà di opzioni tra cui scegliere. La flessibilità è importante perché le aziende hanno esigenze diverse. D'altra parte, però, non capita spesso che un team utilizzi effettivamente, ad esempio, tutti i 16 motivi di ferie predefiniti.
I membri del team con i permessi di proprietario possono modificare le impostazioni predefinite. Andare a Impostazioni -> Avanzate per iniziare a organizzarsi. Prendetevi un paio di minuti per sfogliare gli elenchi di:
e rimuovete quelli che probabilmente la vostra squadra non userà. Gli elenchi saranno più brevi e più facili da consultare per voi e per i vostri compagni di squadra.
Siete preoccupati di avere bisogno di altri cartellini? Potete aggiungerli in qualsiasi momento, non c'è bisogno di accumularli in anticipo.
Teamdeck consente di aggiungere campi personalizzati ai membri del team e ai progetti. In questo modo, potete fornire maggiori dettagli sui vostri team (titolo di lavoro, posizione, anzianità) e sul vostro lavoro (cliente, budget).
Il vantaggio principale dei campi personalizzati è la possibilità di analizzare le risorse con facilità. Avete bisogno di trovare uno sviluppatore software disponibile a partecipare a un nuovo progetto? Invece di passare in rassegna il vostro team uno per uno, potete scegliere di visualizzare solo le persone il cui titolo corrisponde alla vostra offerta di lavoro e che sono disponibili a lavorare in un determinato periodo. Questa funzione è particolarmente apprezzata dai team più grandi e dalle aziende con più uffici, dove i membri del team non si conoscono bene.
I campi personalizzati sono utili anche per la creazione di report. Immaginate di dover monitorare i costi effettivi del vostro progetto, ma ogni dipendente ha una tariffa oraria diversa. Avere un campo personalizzato "tariffa del progetto" associato a ogni membro del team vi farà risparmiare un sacco di tempo per navigare nei fogli di calcolo.
In Teamdeck, ogni utente con i permessi di manager o di proprietario può impostare più viste personalizzate della pagina principale. calendario delle risorse. Possono essere condivisi all'interno dell'organizzazione o mantenuti privati.
Questo cambia le carte in tavola, soprattutto se Teamdeck viene utilizzato da diversi team dell'azienda (PM, Risorse Umane, Vendite), cosa che avviene quasi sempre.
La vista predefinita del calendario visualizza un paio di righe per ogni membro del team:
La vista predefinita è molto informativa ma, allo stesso tempo, piuttosto estesa, soprattutto se avete un team numeroso. Le viste personalizzate, invece, possono memorizzare solo i dati necessari per il vostro lavoro.
I team delle risorse umane di solito creano una vista separata solo per i dati sulle ferie, mentre i venditori, interessati alla capacità del loro team di realizzare nuovi progetti, si concentrano sulle prenotazioni. Queste viste a scopo singolo sono di solito molto più facili da leggere.
Come creare una vista personalizzata? Fare clic sul pulsante Nuova vista sopra l'elenco delle risorse. Quindi, configurare le impostazioni e i filtri della vista personalizzata.
Come nel caso delle impostazioni generali di Teamdeck, la visualizzazione del calendario deve essere adattata alle esigenze specifiche della vostra azienda. Ad esempio, se nel vostro team non ci sono dipendenti part-time, potete probabilmente fare a meno della riga della disponibilità. Lo stesso vale per i timesheet, se si sceglie di non tenerne traccia.
Sono disponibili 7 modelli di report, adatti al calcolo dell'utilizzo o al monitoraggio dei budget di progetto. È possibile personalizzarli in base alle proprie esigenze. Una volta creato un modello di rapporto perfetto (ad esempio, uno per Calcolo dei KPI delle vendite), condividetelo con i vostri colleghi manager. In questo modo, si risparmierà molto tempo e si stabilirà uno standard di reporting nella vostra azienda.
Questo approccio ha perfettamente senso per i rapporti a livello aziendale. E per quelli specifici di un progetto? Al momento non è possibile duplicare i report esistenti in Teamdeck, quindi i colleghi non possono copiare il vostro report. Possono però lavorare con i modelli disponibili per accelerare il processo di creazione dei report. In alternativa, è possibile attenersi a un solo report e utilizzare i filtri per visualizzare i dati da analizzare in un determinato momento. Più persone possono utilizzare lo stesso report, modificando solo l'intervallo di date/progetto che stanno esaminando.
Tenere sotto controllo il carico di lavoro o le assenze del vostro team è importante per una gestione efficiente delle risorse. Fortunatamente, ci sono modi per essere aggiornati senza dover controllare il calendario del team ogni due minuti. Potete creare notifiche su Slack o via e-mail per essere avvisati di eventi importanti (ad esempio, nuove richieste di ferie).
Il modo più semplice per farlo è utilizzare Zapier, che non richiede competenze di programmazione. Se si desidera creare un flusso di lavoro personalizzato, API pubblica di Teamdeck è disponibile per giocare.
Scegliere un potente calendario online è una cosa. Tuttavia, per trarne davvero vantaggio, di solito è necessario imparare dei trucchi che facilitino il lavoro. Iniziare con Teamdeck è semplice, ma siamo felici di aiutarvi a diventare un utente potente in poco tempo. Prenotate una consulenza gratuita con il nostro team per discutere di come adattare Teamdeck alle vostre esigenze.
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