Le organizzazioni di tutto il mondo devono affrontare alcune sfide comuni come l'allocazione delle risorse, la gestione dei carichi di lavoro o la pianificazione della capacità. Le cose sono diventate ancora più complicate quando, a causa della pandemia di coronavirus, molte aziende hanno dovuto passare a lavoro a distanza.
Questa situazione è un vero e proprio test per la cassetta degli attrezzi di ogni azienda.Avete gli strumenti giusti (app, modelli, procedure) per gestire il lavoro del vostro team? In molti casi, si scopre che i processi su cui si faceva affidamento (ad esempio, la memorizzazione dei dati sui giorni di ferie in un foglio Excel) non sono abbastanza robusti e richiedono uno sforzo eccessivo per essere gestiti.
Teamdeck è uno strumento che aiuta le aziende a risolvere gestione del team di progetto questioni riguardanti Pianificazione del lavoro, gestendo il portafoglio di progettie valutando l'insieme delle prestazioni del team.
Di recente abbiamo chiesto ai nostri clienti di condividere le loro storie e di farci conoscere le sfide che non devono più affrontare grazie a Teamdeck. In questo post elencheremo alcuni dei problemi tipici della gestione dei team che potrete risolvere implementando la nostra applicazione nella vostra organizzazione.
Le aziende devono affrontare diversi tipi di conflitti di programmazione dei progetti. Quando sono gestione di più progetti contemporaneamente, i loro programmi possono entrare in conflitto. Un'altra fonte comune di conflitto è l'assegnazione di persone ai progetti anche se i membri del team hanno delle ferie programmate durante quel periodo. Un altro problema si verifica quando la pianificazione del progetto non tiene conto della limitata (o mutevole) disponibilità di risorse umane. disponibilità di dipendenti part-time o liberi professionisti.
Per evitare conflitti di programmazione, è necessario coordinare i progetti con le persone e la loro disponibilità (orari di lavoro abituali, ferie programmate). Non è facile destreggiarsi tra tutti questi fattori quando si pianifica il lavoro utilizzando fogli di calcolo o software di PM che non tengono conto della disponibilità delle persone.
Il cuore di Teamdeck è il calendario delle risorse, l'unica fonte di verità sul carico di lavoro e sulla disponibilità del vostro team. Basta dare un'occhiata alle prenotazioni per capire chi può assumere più compiti e chi invece è già oberato di lavoro. È anche possibile vedere le ferie programmate di ciascuno e le ore esatte in cui i membri del team sono disponibili in un determinato giorno.
Il calendario delle risorse di Teamdeck permette di vedere le prenotazioni, i fogli di presenza, la disponibilità giornaliera e le ferie programmate di ogni membro del team.
Pianificare nuovi progetti e modificare i programmi esistenti è molto più comodo quando si ha accesso a tutte le informazioni necessarie.
Teamdeck ha trasformato completamente il nostro modo di programmare il lavoro. Ora abbiamo una visione chiara di tutti i progetti e della nostra capacità di svolgere nuovi lavori.
Sam Menter, Mace & Menter
Definizione ambito del progetto e creare un diagramma di Gantt è una cosa, ma adattare questa pianificazione alla disponibilità e alla capacità del vostro team è una fase che non può essere trascurata se volete consegnare il progetto con successo. Teamdeck è ottimo per trovare le persone disponibili a far parte del vostro nuovo team di progetto: potete creare un piano di alto livello del progetto e gestire le attività specifiche nel software di gestione dei progetti preferito.
Quando si tratta di allocare le risorse, Teamdeck semplifica la scelta delle persone giuste per il lavoro. È possibile filtrare l'elenco dei dipendenti in base a diverse categorie (competenze, esperienza, sede) per trovare un gruppo ottimale di risorse.
L'identificazione delle persone che possono entrare a far parte del vostro team di progetto è molto semplice grazie a categorie personalizzate come il titolo di lavoro o il livello di esperienza.
Anche assegnare queste persone al progetto è semplice: basta aggiungere una prenotazione alla loro timeline. Non siete sicuri che il progetto sarà approvato? Potete aggiungere anche prenotazioni provvisorie.
La pianificazione di massima è davvero facile da realizzare con Teamdeck. Efficiente, semplice, diretto.
François Vuille, Viscom Engineering AG
Immaginiamo che si tratti di un'azienda che sviluppa software. Più applicazioni costruisce il vostro team, maggiore è il profitto per l'azienda: probabilmente dovreste trovare progetti per tutti i membri del vostro team. Allo stesso tempo, dovete prestare attenzione al carico di lavoro, in quanto felicità dei dipendenti ne risentirà. I membri del team sovraccarichi di lavoro non saranno soddisfatti (né produttivi), sottoutilizzo non è nemmeno eccezionale.
Come si vede, la pianificazione delle risorse è un gioco di equilibri: bisogna tenere conto delle esigenze del progetto, della capacità del vostro team, e assicuratevi anche che la carico di lavoro del team è distribuito in modo equo. Misurare l'utilizzo delle risorse è molto utile, in quanto fornisce un quadro generale del carico di lavoro di ciascuno, ma è difficile da calcolare senza gli strumenti giusti.
Quando si crea un account, si accede a una suite di reportistica che consente di ottenere analisi approfondite del team, compreso un report sull'utilizzo delle risorse.
I rapporti di Teamdeck consentono di confrontare la disponibilità delle persone con il lavoro programmato (prenotazioni) e il carico di lavoro effettivo (fogli di presenza).
È possibile analizzare l'utilizzo di tutti i dipendenti dell'azienda o esaminare più da vicino team o ruoli specifici.
Uno dei nostri clienti ha detto: Utilizzando Teamdeck, ora non solo conosciamo la disponibilità delle risorse, ma possiamo tenere traccia dell'utilizzo del team e delle ore fatturabili e non fatturabili.Il che è un buon punto di partenza per un'altra sfida del nostro elenco: il monitoraggio del tempo.
Potrebbero esserci molte ragioni per cui introdurre il monitoraggio del tempo nella vostra organizzazione, ma una motivazione importante sarebbe quella di valutare quanto tempo il vostro team dedica alle attività fatturabili. Perché è necessario analizzarlo? Innanzitutto, potreste essere in grado di identificare gli elementi non fatturabili del lavoro quotidiano del vostro team che potrebbero essere ottimizzati (molti team sprecano molto tempo su riunioni improduttive). In secondo luogo, potrebbe indurvi a ridisegnare i vostri contratti o addirittura a modificare il vostro modello di business e, di conseguenza, a migliorare i risultati della vostra attività.
Anche se potete chiedere ai vostri dipendenti di compilare un foglio di presenza cartaceo o di registrare le loro ore in un foglio Excel, è molto più conveniente per entrambe le parti utilizzare un'applicazione dedicata.
Con Teamdeck è facile distinguere le ore fatturabili da quelle non fatturabili. Ogni voce registrata può avere una serie di tag che ne indicano la natura (ad esempio, fatturabile, lavoro da casa, straordinario approvato). Il tracciamento delle ore non è fastidioso per i dipendenti, che possono utilizzare un comodo strumento per la registrazione delle ore. tracker del tempo mobile.
L'applicazione di monitoraggio del tempo di Teamdeck aiuta i vostri dipendenti a tenere traccia del loro lavoro.
Grazie alle potenti funzioni di reportistica di Teamdeck, potete calcolare con precisione quanto denaro hanno generato i vostri progetti in un determinato periodo, sulla base delle ore fatturabili tracciate e dei salari del vostro team.
È semplice, pulito, facile da usare e ha un prezzo equo. Non è sovraccarico di funzioni che non interessano a nessuno. È un prodotto focalizzato su esigenze specifiche.
Gabriela, Forme Ameeba
Una pianificazione efficace delle risorse è un obiettivo cruciale per le aziende di tutte le dimensioni, sia che operino online che in settori tradizionali. Data l'ampia varietà di aziende che necessitano di una pianificazione delle risorse, è difficile fornire una raccomandazione unica...
Le aziende di solito si impegnano molto nell'allocazione delle risorse. Si vuole tenere tutti occupati e assicurarsi che i loro compiti siano preziosi (il che spesso significa fatturabili) per l'azienda. La situazione si complica quando il team...
I team di tutto il mondo si trovano ad affrontare sfide simili quando si tratta di pianificare il calendario del proprio team. Creare un piano di progetto è già di per sé difficile, e mantenerlo aggiornato e reagire ai cambiamenti è ancora più...