Pensate di creare una politica di ferie retribuite nella vostra azienda? Questa guida vi aiuterà a iniziare il processo con maggiore sicurezza: imparerete a conoscere i diversi tipi di PTO e otterrete una ricetta per monitorare in modo efficiente i giorni di ferie del vostro team.
Cosa otterrete con questo articolo:
Tempo libero retribuito (PTO), tempo libero personale, disponibilità, assenza, o gestione dei congedi - in senso lato - sono termini che vanno identificati con il fatto di non lavorare pur ricevendo una regolare retribuzione. Grazie alle ferie, ai congedi per malattia, alle festività federali, ai congedi per motivi familiari, di maternità o di paternità, un dipendente ha la possibilità di trascorrere del tempo fuori dall'ufficio.
Vale la pena di dire (per avere un quadro più ampio del fenomeno di cui stiamo parlando) che la gestione dei permessi e delle ferie fa parte di qualcosa di più grande: la gestione del tempo o delle presenze. Per evitare di inserire troppe informazioni in questa sede, è necessario dire che la gestione del tempo (o delle presenze) è un'altra cosa. strategie di gestione del tempo) è la pianificazione e la gestione del tempo dedicato da un dipendente a specifiche attività lavorative. Gli obiettivi generali di questo processo sono l'aumento dell'efficacia, dell'efficienza e della produttività dei dipendenti.
Quando si parla di gestione delle presenze, si intende il modo in cui si tiene traccia delle ore dei dipendenti. È il sistema che registra il tempo di lavoro e il tempo di assenza di un dipendente. Prevenire le perdite di tempo utilizzando un software di tracciamento del tempo dei dipendentiLa gestione delle presenze, in particolare il controllo dell'orario di lavoro, dell'orario di accesso, delle partenze, delle pause e, naturalmente, del tempo libero, sono gli obiettivi principali della gestione delle presenze.
Avendo sopra la mente il ruolo e l'importanza di Tracciamento della PTO e la politica della PTO diventa più chiara da capire e degna di essere presa in considerazione.
Prima di tutto, è importante notare che non tutte le aziende hanno una politica di PTO. Non è necessariamente un segno di disinteresse per i dipendenti. Dopo tutto, in molti Paesi la legge garantisce una certa quantità di tempo libero retribuito. Tuttavia, una politica di PTO può essere un grande vantaggio per i dipendenti e un vantaggio competitivo in un determinato luogo di lavoro, motivo per cui molte organizzazioni decidono di offrire politiche di time-off diverse ai membri del proprio team.
La PTO, in quanto tale, sembra essere estremamente popolare tra i dipendenti, soprattutto negli Stati Uniti, dove la legge federale non garantisce giorni di vacanza retribuiti. In una recente classifica dei benefit preferiti, la PTO si è piazzata al secondo posto, subito dopo la copertura sanitaria.
La felicità sul posto di lavoro dovrebbe essere una priorità per qualsiasi dirigente che voglia guidare un team sano e produttivo. La creazione di una politica di permessi retribuiti, tuttavia, è vantaggiosa anche per l'azienda stessa. Aiuta a prevenire le assenze non programmate e a mantenere il posto di lavoro e l'ambiente di lavoro. trasparenza del progetto. A tal fine, è necessario decidere che tipo di politica di PTO si vuole introdurre nella propria organizzazione. Iniziamo spiegando il termine stesso.
La politica PTO (o semplicemente PTO) delinea le regole in base alle quali i dipendenti possono utilizzare un certo numero di ore di ferie. Esistono diversi tipi di strategie PTO. Alcune aziende scelgono di offrire un numero fisso di ore retribuite all'anno/mese che possono essere utilizzate per qualsiasi scopo. Altre aziende suddividono queste ore in categorie: ferie, malattia, permessi personali, ecc.
Esiste anche la cosiddetta PTO Accrued, che significa che, con il passare del tempo, i dipendenti hanno diritto a un numero maggiore di ore di ferie (invece di ricevere l'intera indennità, ad esempio, all'inizio dell'anno). Un altro tipo di politica sulle ferie consiste nell'offrire una PTO illimitata. Nelle prossime sezioni di questo articolo esamineremo i tipi di PTO più diffusi e ne discuteremo i vantaggi e gli svantaggi.
Si tratta di un tipo tradizionale di politica di assenze retribuite: un'azienda offre un certo numero di giorni di assenza raggruppati in diverse categorie (ad esempio, ferie o giorni di malattia). Uno dei vantaggi di questo approccio è che le aziende possono prevedere il numero di assenze e, quindi, migliorare la qualità del lavoro. allocare le risorse e pianificare gli sforzi di reclutamento.
L'aspetto negativo di una politica di PTO fissa è che i dipendenti potrebbero non essere contenti del fatto che le ferie siano divise in categorie fisse. Preferirebbero, ad esempio, utilizzare più giorni per le ferie invece di tenerli da parte come potenziale tempo di malattia che poi non viene utilizzato.
Un altro svantaggio della PTO fissa era il fatto che il monitoraggio delle assenze all'interno delle diverse categorie era piuttosto complicato. Fortunatamente, strumenti di gestione delle risorse hanno risolto questa sfida offrendo dei rilevatori automatici di assenze. Per saperne di più, leggete l'ultima sezione di questo articolo.
Esistono diversi tipi di politiche di PTO che possono essere definite flessibili. In primo luogo, c'è il sistema dei "giorni di ferie illimitati", in base al quale i dipendenti hanno diritto a tutti i giorni di ferie all'anno necessari. Esistono poi strategie di PTO in cui il numero di assenze retribuite è fisso, ma i lavoratori possono utilizzarle per qualsiasi motivo (PTO bancate).
Questo approccio va a vantaggio dei dipendenti che godono di una maggiore libertà, ma è anche vantaggioso per le aziende che sono comunque in grado di prevedere le assenze (il numero massimo di giorni di ferie retribuite è previsto dalla polizza). L'indennità di assenza può essere disponibile in totale dall'inizio dell'anno, maturata ogni mese o anche calcolata in modo continuo, in base al numero di ore lavorate.
Un altro aspetto della progettazione dei piani PTO da considerare è cosa succede con i giorni non utilizzati dell'indennità. Vengono riportati all'anno successivo? Avete intenzione di rimborsare i dipendenti per le ferie residue? Assicuratevi di prendere in considerazione norme giuridiche tenere conto del fatto che, a seconda del luogo in cui si opera, il pagamento può essere obbligatorio.
La PTO illimitata è uno dei benefit per i dipendenti più discussi degli ultimi anni. Non limitare il numero di giorni di ferie dei dipendenti sembra essere un sostanziale atto di fede da parte del datore di lavoro. D'altra parte, però, può accadere che, con la PTO illimitata, i dipendenti finiscano per prendere meno giorni di ferie. Inoltre, alcuni membri del team la vedono come una trovata pubblicitaria o una tattica di marketing per il reclutamento. Come evitarlo?
La politica delle ferie retribuite illimitate richiede una pianificazione e una comunicazione interna almeno pari a quella di politiche apparentemente più regolamentate. I vostri dipendenti devono sapere cosa aspettarsi: Qual è la quantità minima di ferie annuali? Con quanto anticipo devono informare i loro manager di un'assenza programmata? Quali sono le regole per quanto riguarda i permessi per malattia e i giorni personali?
Anche se questa politica è volta a dare al vostro team la possibilità di scegliere quando prendere la PTO, avete comunque la responsabilità di fornire loro alcune linee guida. Altrimenti, potrebbero diffidare delle nuove regole. Tuttavia, se riuscirete a introdurre la nuova politica della PTO illimitata, probabilmente aumenterete il coinvolgimento dei dipendenti, rafforzerete il loro impegno e creerete fiducia tra voi e il vostro team.
Sia che optiate per politiche di PTO fisse o flessibili, probabilmente cercherete un sistema efficiente di Tracciamento delle assenze processo. È relativamente semplice se offrite un unico numero di giorni di ferie, mentre diventa sempre più difficile quando avete categorie di ferie separate o una politica di PTO maturati. Tracciare le ferie pagate e non pagate può diventare un onere amministrativo non indifferente, a meno che non si decida di ricorrere a soluzioni automatizzate.
Il modo più pratico per tenere traccia delle ferie è quello di utilizzare uno strumento che faccia i calcoli necessari per voi. Non solo si tratta di un enorme risparmio di tempo, ma anche di un'unica fonte di verità accessibile sia ai dipendenti che al team delle risorse umane.
Teamdeck consente di creare un rapporto sulle assenze dei dipendenti. È possibile riepilogare le assenze dei dipendenti in base a diverse categorie (assenze per malattia, assenze personali, ferie, ecc.). L'indennità PTO può essere impostata dall'utente o calcolata dalla nostra applicazione, ad esempio in base al numero di ore lavorate da una determinata persona.
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