Che siate project manager o leader di un'azienda, la vostra priorità è assicurarvi che il vostro team porti a termine i progetti con successo: rispettando i tempi e il budget. D'altro canto, però, volete anche che i membri del vostro team siano soddisfatti e felici di lavorare. Raggiungere entrambi gli obiettivi può sembrare complicato, ma ignorare uno di essi avrebbe risultati disastrosi per la vostra azienda.

Cosa otterrete grazie a questo articolo:

Per molti team, il processo di gestione delle risorse si è rivelato una strategia di successo per raggiungere entrambi gli obiettivi. Perché è gestione delle risorse del progetto importante? Si tratta di una strategia per ottenere vantaggi aziendali tangibili e allo stesso tempo rendere felice il vostro team. Con una gestione efficace delle risorse, tutti vincono. Diamo un'occhiata più da vicino ai principali benefici della gestione delle risorse che riguardano le organizzazioni e le risorse stesse.

Quali sono i vantaggi della gestione delle risorse?

Prima di passare all'elenco dei vantaggi, ricapitoliamo ciò che la gestione delle risorse consente di fare, perché è la base di tutti i vantaggi descritti di seguito.

Innanzitutto, utilizzando Software di gestione delle risorse Teamdeck (sia che si tratti di un'applicazione dedicata o di un semplice calendario delle risorse), si sa esattamente chi è disponibile a lavorare sul progetto e per quanto tempo. Di conseguenza, è possibile assegnare le risorse a diversi incarichi tenendo conto degli obiettivi aziendali.

Ma la gestione delle risorse non si ferma alla allocazione delle risorse-Dovete anche monitorare il vostro team mentre lavora al progetto e prendere le decisioni del caso, ad esempio cambiare team o modificare e gestione del carico di lavoro di determinate persone. In breve, la gestione delle risorse offre una visibilità approfondita della capacità, del carico di lavoro e delle prestazioni del team.

Che cosa otterrete quando inizierete a gestire le risorse in modo strategico?

Efficienza ed efficacia nella realizzazione dei progetti

La gestione delle risorse può influire positivamente sulla realizzazione dei progetti. Ecco perché è un aspetto essenziale della gestione dei progetti. Quando si implementa una gestione strategica pianificazione delle risorse e l'allocazione, si assicura che le persone giuste lavorino ai progetti giusti.

Pianificazione delle risorse in base alle competenze [Schermata da Teamdeck].
Per "persone giuste" non intendiamo necessariamente "persone disponibili a lavorare in un determinato periodo". Molte risorse e persino molti strumenti di gestione delle risorse consentono di inserire ulteriori informazioni sulla forza lavoro, ad esempio sulle competenze. Questo vi permetterà di allocare meglio le risorse: potrete scegliere i membri del team che eccelleranno in un determinato progetto grazie alle loro competenze.

L'efficienza e l'efficacia della realizzazione dei progetti aumentano anche perché è possibile individuare le potenziali sfide (conflitti di programmazionecarenza di risorse, troppi straordinari) in anticipo, e modificare il programma del progetto prima che questi problemi si aggravino. Un tale preavviso può salvare il progetto dal fallimento. Alla domanda sulle cause principali dei fallimenti dei loro progetti passati nel 2017, 23% di Gli intervistati del Project Management Institute denominata "inadeguata previsione delle risorse" e "dipendenza dalle risorse".

Trasparenza e miglioramento della comunicazione

I project manager sanno che trasparenza del progetto è essenziale per mantenere la fiducia all'interno del team. La gestione delle risorse favorisce notevolmente i rapporti sani tra i dipendenti e i loro manager, ma anche tra i diversi project manager. Il motivo è che quando si ha una visione d'insieme della disponibilità delle risorse e del carico di lavoro previsto, non si rischia di prendere decisioni sbagliate. Di conseguenza, non si rischia di fare una doppia prenotazione per alcuni dipendenti.

Inoltre, non è necessario perdere tempo in scambi di e-mail che vengono invece gestiti all'interno dell'applicazione di gestione delle risorse. Ad esempio, se avete intenzione di aggiungere una particolare risorsa umana al vostro team di progetto, ma il progetto stesso non è ancora 100% autorizzato, non dovete mettervi in contatto con gli altri PM e "chiedere il permesso" per alcuni dipendenti. Il vostro strumento dovrebbe consentirvi di aggiungere una prenotazione provvisoria per quella persona: gli altri manager vedranno che probabilmente questa persona si unirà al vostro team.

Esaminiamo un altro scenario: questa volta si tratta di un dipendente che vuole partire per una breve vacanza. Invia un'e-mail al proprio progetto o gestore delle risorse o un altro supervisore, e la catena di e-mail ha inizio. Quando si ha un sistema di gestione dei congedi i dipendenti saranno in grado di gestire le richieste di ferie con pochi clic. Inoltre, le ferie stesse saranno registrate nel sistema, quindi non ci saranno conversazioni imbarazzanti del tipo "oggi lavori?". Questo ci porta al punto successivo: la felicità del team.

Felicità del team

Immaginate che oggi sia il vostro giorno libero. Avete dei programmi in programma o forse vi state preparando a oziare tutto il giorno. In ogni caso, credo che sarebbe piuttosto fastidioso ricevere e-mail o messaggi Slack dai vostri colleghi come se foste al lavoro quel giorno. Si avrebbe l'impressione che non si accorgano davvero dei vostri impegni. Lo stesso vale per i momenti in cui si è sommersi dal lavoro, ma si continua a ricevere sempre più incarichi. Oppure quando si è un dipendente part-time che notoriamente viene invitato a riunioni che si svolgono al di fuori del suo orario di lavoro.

Queste situazioni possono essere evitate se si utilizza una calendario delle risorse e seguire le migliori pratiche di gestione delle risorse. È fondamentale che le risorse umane si sentano considerate e che i loro orari siano rispettati. Quando si ha facile accesso a tali orari, è molto più facile essere attenti al loro tempo. Questo, a sua volta, può aumentare la felicità dei dipendenti.

I membri del vostro team apprezzeranno anche un carico di lavoro ottimale, che consente loro di essere produttivi sul lavoro e di mantenere un'ottima qualità di vita. equilibrio tra lavoro e vita privata. Quando, in qualità di manager, si sa quanto ognuno di noi ha da fare, si può individuare un eccesso o un difetto di qualità. sottoutilizzato persone subito.

Pianificazione strategica e migliore processo decisionale

Quando avete visibilità sulle risorse della vostra azienda, sui loro orari e sulla loro disponibilità, potete prendere decisioni migliori su aspetti fondamentali della vostra attività.

Per esempio, saprete per certo se il vostro team ha un capacità per un nuovo progetto. Anche se non riuscite a individuare immediatamente qualcosa nel calendario delle risorse, potete usare i dati per prendere una decisione informata. Analizzare il team fogli di presenza di alcuni progetti precedenti per vedere gli schemi delle loro prestazioni o controllare l'attuale utilizzo delle risorse-La gestione delle risorse vi fornisce strumenti preziosi per aiutarvi a prendere decisioni difficili.

Potrete anche pianificare meglio le assunzioni future: ecco come utilizzare i report sull'utilizzo del team e i dati storici per previsione delle risorse umane.

Riduzione dei costi

Sapete già che la gestione delle risorse migliorerà la comunicazione del vostro team e, di conseguenza, vi farà risparmiare denaro. È importante anche che l'utilizzo di un software dedicato vi aiuti a tagliare alcuni costi amministrativi inutili (compilazione di fogli di presenza cartacei o monitoraggio delle assenze manualmente). Se siete interessati a scoprire come risparmiare denaro con gli strumenti di gestione delle risorse, dovete assolutamente dare un'occhiata a Il caso di studio di Apptension. Sono riusciti a risparmiare quasi $10k al mese una volta implementato Teamdeck nell'organizzazione.

Che cos'è una gestione efficace delle risorse?

I vantaggi sopra descritti hanno un asterisco: sono visibili solo se il processo di gestione delle risorse è efficace. Vi starete chiedendo: come posso assicurarmi che i miei sforzi abbiano successo? La ricetta breve è: seguire le migliori pratiche e monitorare regolarmente i risultati. Ecco come fare.

Qui sul blog di Teamdeck pubblichiamo regolarmente guide alla gestione delle risorse e alla gestione dei progetti sia per i principianti che per i professionisti. Se volete saperne di più sulla gestione efficace delle risorse, potreste iniziare con questa guida gestione delle risorse del progetto guida.

Questi post del blog vi aiuteranno anche a migliorare la gestione delle risorse:

Misurare gli sforzi di gestione delle risorse

Il monitoraggio dei risultati è il modo migliore per identificare le aree di miglioramento e capire cosa sta funzionando bene in termini di gestione delle risorse del progetto.

Cosa si può misurare?

Certo, tracciare queste metriche è impossibile se non si raccolgono i dati sulla disponibilità del team, sulle prenotazioni, sul tempo trascorso e sulle ferie. Alcuni strumenti di gestione dei progetti hanno funzioni dedicate alla gestione delle risorse, ma potete anche utilizzare un software di gestione delle risorse dedicato per analizzare i vostri processi.

Teamdeck è un software di gestione delle risorse che consente di pianificare le risorse su più progetti. I dipendenti stessi possono pianificare le loro ferie, registrare la disponibilità e tenere traccia del tempo trascorso a lavorare su diversi incarichi. Le funzioni di reportistica di Teamdeck consentono di creare cruscotti analitici che si aggiornano automaticamente e che possono essere condivisi con i manager o i clienti. È possibile iscriversi e provare l'applicazione gratuitamente qui.

Se siete alla ricerca di modelli di relazione di progetto e di idee, date un'occhiata a questi post:

Siete pronti a introdurre la gestione delle risorse nella vostra organizzazione?

Ci auguriamo che questo blog post vi abbia convinto che la gestione delle risorse può portare notevoli vantaggi alla vostra azienda. Allo stesso tempo, sappiamo che l'implementazione di un nuovo processo a livello aziendale può essere un compito impegnativo. Se questo è il vostro caso, potete fissare una telefonata con Aniela, la nostra esperta di successo dei clienti. Vi aiuterà a capire quali sono le esigenze di gestione delle risorse della vostra azienda, vi mostrerà come gestire le risorse in modo efficiente con uno strumento dedicato e vi illustrerà un piano per introdurre questa strategia nella vostra organizzazione.

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