Una retrospettiva scrum è una riunione cruciale nel calendario del team. È un'occasione per analizzare lo sprint precedente e "creare un piano di miglioramenti da attuare durante lo sprint successivo" (fonte: la Guida Scrum). Se volete che il vostro team ottenga prestazioni migliori e che i membri del team si sentano meglio nel loro lavoro, la retrospettiva è la riunione su cui dovreste concentrarvi maggiormente.
Poiché le retrospettive si svolgono regolarmente (tra ogni Sprint Review e Sprint Planning), avete molte opportunità di ispirare i membri del team a condividere le loro idee di miglioramento. L'aspetto negativo delle retrospettive che si svolgono con una certa frequenza è che possono facilmente trasformarsi in incontri di routine a cui le persone vogliono solo partecipare e sopravvivere.
Se anche il vostro team è stato colpito dalla stanchezza da retrospettiva, o se non vedete risultati tangibili da questi incontri, troverete questo post particolarmente utile. Abbiamo raccolto un paio di idee per rinfrescare la vostra cerimonia di retrospettiva agile e massimizzare i benefici per il vostro team.
Scuotere le parti usuali delle retrospettive agili
Non stiamo reinventando la ruota. Una retrospettiva scrum ha una struttura consolidata che non ha bisogno di essere smontata per rendere la riunione più produttiva. Tuttavia, è possibile cambiare il modo in cui si affrontano alcune parti della retrospettiva:
Raccogliere feedback e dati
La raccolta di note da parte dei diversi membri del team è una parte essenziale di una retrospettiva scrum. È probabile che da tempo si utilizzi la stessa formula per raccogliere i feedback. Potrebbe essere una tabella con inizio, fermarsi, continuare o le colonne barca a vela metafora. All'inizio potevano funzionare bene, ma con il tempo sono diventate un po' stantie.
Potete rinfrescare le cose facendo essenzialmente la stessa cosa, ma cambiando leggermente la forma di questo esercizio. Sarà un esercizio fresco e potrebbe ispirare il vostro team a proporre nuovi elementi:
- Colonne/grafici - potete continuare a utilizzarli come base dell'esercizio, ma cambiate le categorie in imparato, mancava, amava o felice, arrabbiato, triste. Questo cambiamento non è rivoluzionario, ma può fornire alle persone una nuova prospettiva su ciò che vogliono dire o scrivere sulle loro note adesive. Se si vuole essere creativi, si possono usare i supereroi e le loro principali qualità come categorie (Superman è super, Doctor Strange è strano, e Batman può essere cattivo se si cambia solo una lettera del suo soprannome ;). Il merito dell'approccio da supereroi va a Ralph van Roosmalen di Passi agili.
- Metafore - se vi piace l'esercizio della barca a vela, ma il vostro team è forse un po' stanco di usarlo, potete passare ad analogie simili, ma in definitiva leggermente diverse. Provate con mongolfiera o il escursione in montagna.
Generare approfondimenti
L'obiettivo di questa fase della retrospettiva è approfondire i punti sollevati dal team. Si vuole sapere perché le cose sono andate così? Prima di approfondire le voci selezionate, è necessario scegliere quelle che richiedono maggiore attenzione. Questa decisione viene spesso presa tramite votazione. Tuttavia, è possibile trovare diversi modi per decidere l'argomento per il resto della retrospettiva agile.
Una delle idee per filtrare le note adesive (o le note virtuali se si sta gestendo una retrospettiva scrum per i dipendenti remoti) è quella di posizionarle sull'likelihood vs. impact grafico. Disegnate un grafico in cui l'asse delle ascisse rappresenti l'impatto di una determinata azione (se completata con successo) e l'asse delle ordinate rappresenti la probabilità che quell'azione si verifichi.
Poi chiedete al gruppo di posizionare tutti gli elementi nei punti appropriati del diagramma. Una volta mappati, potete scegliere gli elementi prioritari (alto impatto, alta probabilità) e quelli che probabilmente non devono essere discussi (basso impatto, bassa probabilità). Questo esercizio è stato descritto da Retrospettive divertenti.
Punti d'azione
La sfida di creare punti d'azione è quella di farli aderire. Se avete notato che i punti d'azione delle precedenti retrospettive sono stati rapidamente abbandonati, dovreste modificare il modo in cui li avete formulati.
Pensate al quadro SMART. I vostri punti d'azione (e gli obiettivi che supportano) dovrebbero essere:
- Specifico
- Misurabile
- Raggiungibile
- Rilevante
- Legato al tempo
Assicuratevi che i partecipanti alla retrospettiva siano in grado di rispondere alle seguenti domande sulle loro azioni:
- Cosa vogliamo ottenere?
- Quali sono i passi necessari per completare questa voce?
- Come sapremo che è stato realizzato?
- Quando dovrebbe essere realizzato?
È inoltre possibile aumentare la visibilità di questi punti d'azione. Se possibile, esponeteli su note adesive o come biglietti nella vostra agenda di lavoro. software di gestione dei progetti. Gli elementi di azione continua (ad esempio, "Aggiornare i fogli di presenza dopo ogni giorno") possono essere facilitati con promemoria automatici su Slack (o un altro strumento di comunicazione).
Introdurre nuovi elementi nelle riunioni retrospettive agili
Le seguenti attività possono diventare parte della vostra prossima retrospettiva agile. Non è necessario introdurle tutte, ma provatene almeno una o due.
Ricordare alle persone l'obiettivo di una retrospettiva di scrum
Le retrospettive possono facilmente trasformarsi in cupe feste di lamentele. Si potrebbe pensare che non sia una cosa negativa: è un'occasione per parlare anche delle cose negative. È vero, ma la riunione dovrebbe portare a una serie di azioni che miglioreranno in modo significativo i processi del team. Se si tratta solo di un'ora (o tre ore) di lamentele, è improbabile che il miglioramento avvenga.
Un altro elemento fondamentale per una retrospettiva di successo è assicurarsi che la riunione sia priva di colpe. Certo, le persone sono incoraggiate a dire la loro, ma questo non significa che debbano puntare il dito. Dopo tutto, l'obiettivo è quello di proporre idee di miglioramento costruttive. Questo non è sempre facile da raggiungere, soprattutto quando la retrospettiva scrum viene organizzata dopo un incidente spiacevole durante lo sprint (interruzione del software o conflitto di squadra).
Come potete assicurarvi che il vostro team tenga a mente queste regole? Potete ribadirle all'inizio della retrospettiva, oppure potete usare dei promemoria visivi: cartelli o sketchnotes che ricordano ai membri del team la natura di questa riunione.
Forse la vostra squadra sarà ispirata dalle parole del Prima Direttiva:
A prescindere da ciò che scopriremo, comprendiamo e crediamo davvero che ognuno abbia fatto il miglior lavoro possibile, tenuto conto di ciò che sapeva in quel momento, delle proprie competenze e capacità, delle risorse disponibili e della situazione in cui si trovava.
Norm Kerth, Retrospettive di progetto: Un manuale per la revisione del team
Monitorare il benessere del team all'inizio della retrospettiva
Verificare come si sente il team è utile per il facilitatore della riunione, ma è anche un ottimo rompighiaccio all'inizio della retrospettiva agile.
Utilizzate una lavagna a fogli mobili, una lavagna bianca o dei foglietti adesivi per rappresentare visivamente gli stati d'animo delle persone. Chiedete loro di visualizzare i loro sentimenti con emoji o di creare una scala su cui possano posizionarsi. Questo vi aiuterà a leggere la stanza durante la retrospettiva. Se raccogliete regolarmente questo tipo di dati, potrete scoprire modelli interessanti.
Cambiare il facilitatore
Se siete la persona che conduce sempre le retrospettive, le cose potrebbero diventare un po' ripetitive per i partecipanti. Una delle idee di retrospettiva che i team trovano efficaci è quella di chiedere a persone diverse di facilitare almeno una parte della riunione. Questo permette ad altre persone di essere coinvolte e di scavare un po' più a fondo nella teoria alla base delle retrospettive. Il vostro nuovo facilitatore potrebbe avere idee per esercizi in riunione che rinvigoriscano l'intero team.
Utilizzare metriche quantitative
In qualità di Project Manager o di team leader, avete accesso a rapporti pieni di informazioni preziose sulle prestazioni del team. È una buona idea condividerli con i partecipanti alla retrospettiva. Impareranno fatti importanti e potrete basare l'intera discussione su entrambi: feedback qualitativi e dati quantitativi.
Che tipo di dati si possono utilizzare?
- Grafico di burndown del progetto: si trova nello strumento di gestione del progetto (ad esempio, Jira).
- Il confronto tra le ore pianificate e le ore effettive o il rapporto sugli straordinari: questi possono essere generati in Teamdeck, la vostra soluzione di gestione delle risorse.
Utilizzate queste idee di retrospettiva agile per dare nuova vita alle vostre riunioni di team.
Ci auguriamo che questa guida vi fornisca idee retrospettive che possano funzionare per il vostro progetto. Qualunque sia la vostra scelta, ricordate che per convincere il vostro team a partecipare a nuove iniziative, è meglio fornire loro informazioni sugli obiettivi di queste azioni. Quando sapranno perché lo state facendo, saranno più propensi a seguirvi e forse anche a contribuire al vostro set di strumenti di retrospettiva con le loro idee.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
