In qualità di leader di un'azienda o di un team, siete senza dubbio consapevoli dell'effetto che i KPI possono avere sul morale e sulle prestazioni del vostro team. Gli indicatori di performance selezionati con cura aiutano tutti i membri del team a capire se sono sulla strada giusta. Inoltre, aiutano a mantenere l'attenzione sulle metriche che contano e che rappresentano bene gli obiettivi del progetto.
Cosa otterrete con questo articolo:
- Valori, differenze e tipologie degli indicatori chiave di prestazione
- Utile nei processi di gestione dei progetti metodi per calcolare i KPI
- Il ruolo di software di gestione delle risorse nella gestione delle prestazioni
Le metriche tipiche delle risorse umane includono il monitoraggio dell'elevato turnover o del tempo necessario per coprire le posizioni vacanti. D'altra parte, le metriche di gestione delle risorse saranno strettamente collegate alla misurazione degli effetti di pianificazione delle risorse e gestione dei progetti.
Monitorare regolarmente le metriche chiave è fondamentale, in quanto consente di affrontare subito i problemi e, potenzialmente, di evitare che il progetto vada a rotoli. Anche il personale apprezzerà il approccio basato sui dati alla gestione delle risorse, perché significa che è probabile che i programmi siano più equilibrati.
Nella prima parte di questo blog post, elencheremo un paio di metriche essenziali relative a gestione delle risorse del progetto. Imparerete come possono esservi utili e da dove prenderli. In seguito, vi parleremo un po' di Teamdeck, che è il programma di lavoro di miglior strumento di gestione delle risorse che semplifica il monitoraggio di tutte queste metriche nella vostra azienda.
Stime e dati effettivi
Confrontare i valori stimati in fase di pianificazione del progetto con i risultati effettivi è un ottimo modo per verificare se il progetto sta andando secondo i piani. Vi consigliamo di verificare sia il tempo che i vostri dipendenti dedicano a un determinato progetto sia i costi che esso genera. Quindi, confrontateli con le vostre stime.
Ore stimate e ore effettive lavorate per membro del team
Quando si pianifica un progetto e allocazione delle risorseIl progetto è stato concepito in modo tale da stimare il numero di ore che ogni membro dello staff impiegherà per realizzarlo. Una volta avviato il progetto, dovrete confrontare regolarmente queste stime con le ore effettive registrate dai membri del team.
Come può essere utile?
È un metodo eccellente per individuare i primi segnali di ritardo di un progetto: se qualcuno dedica a un determinato incarico molto più tempo del previsto, ciò potrebbe influire in modo significativo sulla tempistica del progetto. Potete anche utilizzare queste metriche per la pianificazione strategica delle risorse nei vostri progetti futuri. Quando si conosce il ritmo tipico di ciascuno, è più facile stimare il suo tempo.
Costo stimato vs. costo effettivo per membro del team (varianza del costo delle risorse)
Naturalmente, è necessario considerare anche i costi generati dalla manodopera del team. Strumenti robusti di gestione delle risorse, come Teamdeck, consentono di assegnare tariffe orarie o giornaliere a ciascun dipendente e di creare un'analisi dei costi. monitoraggio dei costi di progetto rapporti sulla base di questi e dei fogli di presenza del vostro team.
Come può essere utile?
Conoscere i costi attuali dei vostri progetti è fondamentale per mantenere la vostra attività in attivo. Sapendo che un determinato progetto potrebbe risultare più costoso, potete agire in base a questa informazione. Ad esempio, potete negoziare il budget con il vostro cliente o modificare i costi di un progetto. l'ambito del progetto.
Ore fatturabili e non fatturabili
Parlando di redditività, dovreste anche prestare attenzione alla ripartizione delle ore fatturabili e non fatturabili nei vostri progetti. Calcolate entrambi i dati e verificate quanto tempo il vostro team dedica ad attività non fatturabili, come compiti amministrativi, riunioni di gruppo o sessioni di formazione.
Come può essere utile?
Se le persone registrano molte ore non fatturabili, potrebbe essere un segno che è necessario ottimizzare alcuni processi nella vostra azienda. Forse potreste organizzare meno riunioni a livello aziendale? In alternativa, un'alta percentuale di ore non fatturabili legate a un progetto potrebbe essere un motivo per rinegoziare alcuni aspetti del contratto con il cliente. Ad esempio, potreste accettare di trattare alcuni tipi di ore come fatturabili, anche se fino a quel momento non le avete fatturate.
Utilizzo delle risorse
L'utilizzo della capacità delle risorse è una delle metriche più importanti che si possano monitorare nella propria azienda. Dopo tutto, non volete che il vostro personale sia sovraccarico di lavoro, ma non volete nemmeno lasciare alcune persone senza incarichi. Ci sono due modi per calcolare utilizzo delle risorsee si possono utilizzare in due fasi diverse del ciclo di vita del progetto.
Quando si pianifica il progetto, calcolare l'utilizzo pianificato
La formula per l'utilizzo pianificato è semplice. Tenete conto delle prenotazioni stimate dei vostri dipendenti (ad esempio, 50 ore al mese per progetto) e dividetele per la capacità pianificata delle persone (quanto tempo saranno disponibili in un determinato periodo). Ovviamente, l'esecuzione di questo calcolo sarà più semplice se si dispone di un'applicazione di gestione delle risorse che memorizza la capacità delle risorse e le prenotazioni. (Qualche altra parola su pianificazione della capacità delle risorse).
Come può essere utile?
Una gestione efficace delle risorse non è possibile se non si presta attenzione alla creazione di programmi equilibrati per il proprio team. È indispensabile verificare la corrispondenza tra i programmi pianificati e la capacità delle risorse. (E questo è il motivo per cui siamo considerati un'azienda di strumento di pianificazione della capacità anche). Nella fase di pianificazione del progetto, probabilmente avete ancora un po' di margine di manovra. Potete riassegnare alcune persone o dividere la prenotazione tra più membri del team.
Durante lo svolgimento del progetto, monitorare l'utilizzo effettivo
Questo KPI è molto simile al precedente. L'unica differenza è che, invece delle prenotazioni, si prendono in considerazione i timesheet (ore effettive). Di conseguenza, si otterrà un valore percentuale dell'utilizzo effettivo del team.
Come può essere utile?
È necessario monitorare regolarmente l'utilizzo delle risorse. Purtroppo, spesso il lavoro non è equamente distribuito tra tutti. Alcune persone hanno semplicemente molto più lavoro di altre. Tuttavia, può capitare di avere risorse perfettamente attrezzate per portare a termine un determinato lavoro, ma che, ad esempio, sono state trascurate nella fase di pianificazione delle risorse. Ovviamente, le persone che devono lavorare oltre il loro capacità possono sentirsi frustrati e persino abbandonare il lavoro. È interessante notare che le persone che sono sottoutilizzate non sono soddisfatti nemmeno loro.
Come misurare i KPI di gestione delle risorse?
Probabilmente potete immaginare che calcolare tutti questi indicatori di performance in un foglio di calcolo sarebbe noioso. Inoltre, il punto di forza del monitoraggio delle metriche di gestione delle risorse è l'utilizzo di dati affidabili, a cui non si ha accesso quando, ad esempio, l'azienda non utilizza sistemi di tracciamento del tempo o di gestione delle ferie.
Il modo più efficiente per monitorare i KPI sopra citati è quello di tracciarli in uno strumento che l'azienda utilizza per la gestione delle risorse. Esistono diversi strumenti di gestione delle risorse disponibili sul mercato, quindi dovreste essere in grado di trovare quella giusta per la vostra azienda. Siamo particolarmente orgogliosi di Teamdeck, l'applicazione che abbiamo costruito quando ci siamo resi conto che non esistevano soluzioni adatte alle agenzie che combinassero software di pianificazione dei progetti, Tracciamento del tempo dei dipendenti, e lSistema di gestione delle gronde caratteristiche.
Come può Teamdeck aiutarvi a monitorare le metriche di gestione delle risorse? Prima di tutto, è un'applicazione che consente di pianificare e gestire il lavoro del team senza problemi. C'è un calendario delle risorse, un'unica fonte di verità per i vostri collaboratori:
- prenotazioni
- fogli di presenza
- disponibilità quotidiana
- vacanze.
Utilizzando il calendario delle risorse di Teamdeck, è possibile rispondere facilmente alle seguenti domande:
- Chi sta lavorando a quale progetto?
- Abbiamo una capacità sufficiente per gestire un nuovo progetto?
- Chi è disponibile a partecipare al mio progetto (e ha le competenze necessarie)?
- Chi è oberato di lavoro e chi ha il tempo di assumersi altri incarichi?
Dal momento che è possibile vedere i fogli di presenza delle persone nella sezione calendario delle risorsedevono avere un modo per tenere traccia delle ore di lavoro. Con Teamdeck, possono utilizzare una comoda applicazione mobile per la rilevazione delle ore o inserire manualmente le ore nel calendario, ad esempio alla fine di ogni giornata lavorativa.
Abbiamo inoltre progettato le funzioni di gestione delle ferie per garantire la massima comodità a tutti i partecipanti. Ogni dipendente può inviare una richiesta di ferie con pochi clic, direttamente dal calendario delle risorse. Anche i responsabili della gestione delle risorse vedono la richiesta nell'app e possono rispondere subito. Tutte le ferie accettate appaiono immediatamente sul calendario per evitare potenziali conflitti di programmazione.
Quando si tratta di misurare vari KPI, apprezzerete sicuramente la suite di reportistica di Teamdeck. L'abbiamo progettata per aiutare i team leader, i project manager e gli specialisti delle risorse umane a creare report personalizzati su progetti e team.
Si imposta il rapporto una volta sola e poi lo si può monitorare regolarmente per tutta la durata del progetto. I dati vengono aggiornati automaticamente quando le persone registrano più voci di tempo, le prenotazioni cambiano, ecc.
Inoltre, è possibile inserire nei report valori esterni a Teamdeck, come ad esempio le tariffe orarie delle risorse o i budget dei progetti. Le formule flessibili consentono di effettuare analisi ancora più avanzate.
