La risposta breve è: sì, dovreste! Una buona dichiarazione di lavoro (SOW) può farvi risparmiare molto stress, tempo e costi. Sembra qualcosa che vale la pena provare, no? In questo post del blog tratteremo le basi della stesura di una dichiarazione di lavoro efficace. Inoltre, esamineremo i vantaggi più significativi di questo documento. Prima, però, spieghiamo cos'è un SOW e qual è il suo ruolo nel processo di gestione del progetto.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge definisce lo Statement of Work del progetto. come descrizione narrativa dei prodotti, dei servizi o dei risultati che un progetto deve fornire. (fonte: Guida PMBOK® - Quinta edizione).
In sostanza, si tratta di un documento che delinea i diversi aspetti del progetto, tra cui:
Lo Statement of Work deve essere firmato da tutti gli stakeholder del progetto e spesso fa parte di un contratto di progetto.
Potreste chiedervi quale sia la differenza tra uno Statement of Work e l'ambito di lavoro. Il primo è il nome del documento che di solito include l'ambito del progetto. Quando si parla di "ambito di lavoro", ci si riferisce in genere al lavoro che deve essere svolto per realizzare un progetto. La documentazione dell'ambito di lavoro è un elemento essenziale di un'efficace gestione dell'ambito del progetto. È possibile farlo creando la cosiddetta struttura di ripartizione del lavoro (WBS), che consente di visualizzare un ambito. Potrebbe anche essere una buona idea aggiungere la WBS allo Statement of Work.
All'inizio di questo post abbiamo detto che una buona dichiarazione di lavoro può farvi risparmiare molti nervi e denaro. Ciò è particolarmente vero quando si lavora con interlocutori esterni e il progetto è piuttosto complesso. Avere un'unica fonte di verità sul lavoro che si deve e non si deve fare può essere una salvezza. Grazie a uno Statement of Work è possibile:
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È essenziale notare che i progetti possono essere molto diversi tra loro e quindi, a seconda della natura dei progetti che realizzano, le diverse aziende possono utilizzare SOW molto diversi. Esistono tuttavia alcuni elementi che il vostro SOW deve tipicamente includere. Esaminiamoli uno per uno:
L'introduzione alla dichiarazione di lavoro è il punto in cui riassumere il progetto e delineare tutte le parti coinvolte. La sintesi del progetto è solitamente il punto in cui si spiegano lo scopo e la visione del progetto. Di cosa tratta questo progetto? Qual è l'obiettivo aziendale per la sua realizzazione? Quale problema risolverà il prodotto finale?
Spiegare questi elementi all'inizio del SOW vi aiuterà a definire il tono dell'intero documento e a fornire una motivazione per l'inclusione o meno di particolari deliverable nell'ambito.
In questa parte della dichiarazione di lavoro, si cerca di rispondere a due domande:
È comprensibile che questa sezione non possa essere troppo vaga, perché potrebbe dare adito a qualche malinteso. D'altra parte, potreste non essere in grado, ad esempio, di delineare tutti i compiti a questo punto. Se è così, non c'è problema. L'importante è che riflettiate accuratamente l'ambito concordato con le altre parti interessate.
Si può passare da una panoramica più generale dell'ambito a un'elencazione delle fasi e dei compiti specifici che il team di progetto dovrà svolgere. Non dimenticate i deliverable e siate specifici al riguardo. È fondamentale evitare frasi ambigue come l'affermazione che consegnerete questo o quello. Se volete che la vostra dichiarazione di lavoro sia utile nelle potenziali trattative future con il cliente, dovete essere il più chiari possibile.
Potrebbe anche essere una buona idea includere un ambito negativo nel vostro SOW. Si tratta di quegli elementi del progetto che sono stati discussi con il cliente o che sono presenti nei prodotti della concorrenza, ma che alla fine avete deciso di non inserire nell'ambito.
Mentre si descrivono le diverse fasi del progetto, si potrebbe includere pietre miliari del progetto e le date di scadenza. Alcuni progetti avranno scadenze fisse, mentre altri no, quindi non sarà sempre possibile specificare il periodo esatto di esecuzione. Tuttavia, è utile almeno comunicare le diverse fasi del progetto nel SOW e la quantità approssimativa di tempo che dovrebbero richiedere.
Abbiamo già sottolineato la necessità di utilizzare un linguaggio preciso nello Statement of Work e di presentare il progetto in modo accurato. Lo stesso vale per gli standard e i criteri di accettazione che il SOW deve includere.
Immaginate che il vostro team stia lavorando a un'applicazione mobile per il cliente. Non è sufficiente descrivere le caratteristiche dell'applicazione nel SOW. Cosa succede se l'applicazione funziona come specificato sulla maggior parte dei dispositivi mobili, ma non su tutti? Se voi e il cliente non vi accordate su un elenco di piattaforme a cui l'applicazione è destinata, sarà difficile sostenere che il lavoro è stato completato con successo. Ecco perché è così importante includere alcuni standard specifici del settore. Per i progetti di sviluppo software, questi possono includere dettagli su:
Nel documento SOW si possono anche menzionare le responsabilità del cliente: ad esempio, deve fornire qualche bene?
Infine, registrate la definizione di successo del progetto: come si aspetta il cliente che il progetto abbia successo? Chi sarà incaricato di determinare se il progetto è un successo?
Le informazioni sul budget sono parte integrante del SOW. Se siete in grado di presentare i costi del progetto, scriveteli. Se lavorate su base time & material o se c'è un altro accordo in atto, spiegatene chiaramente i termini. Non dimenticate i costi aggiuntivi del progetto: costi di licenza, attrezzature, viaggi, ecc.
Anche il calendario dei pagamenti deve essere specificato nel SOW. Quando è previsto il pagamento? Sono previste rate? Come azienda responsabile del progetto, è nel vostro interesse non lasciare spazio a dubbi in nessuna parte del SOW e, comprensibilmente, questa sezione non fa eccezione.
Avete raccolto tutti i dettagli necessari nel vostro Statement of Work? Assicuratevi che tutte le parti coinvolte siano a conoscenza del documento e fatelo firmare.
Ormai conoscete il valore di uno Statement of Work ben scritto. Che siate a capo di un'agenzia boutique o che lavoriate per un'organizzazione più grande, è un elemento utile del processo di gestione dei progetti del vostro team. Condividete la nostra guida con i project manager della vostra azienda e incoraggiateli a creare documenti SOW per i diversi progetti che gestiscono.
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