Con la crescente popolarità delle politiche di ferie senza limiti e degli orari di lavoro flessibili, sembra scontato che i giorni della rilevazione delle presenze dei dipendenti stiano per finire, almeno in alcuni settori.
Tuttavia, sosterrò che il monitoraggio delle assenze è un processo chiave per le aziende che vogliono mantenere un programma trasparente per il team e un equilibrio tra le due parti. carico di lavoro del team. È solo che l'attenzione tende a essere meno sul controllo degli individui e più sulla capacità di pianificare il lavoro in modo ottimale.
Cosa otterrete con questo articolo:
- 4 soluzioni per come software di pianificazione delle risorse aiuta a monitorare le assenze
- come scegliere in modo pertinente un sistema di gestione delle ferie dei dipendenti
- Come gestire le presenze dei dipendenti
- Perché Teamdeck, il software di gestione delle risorse, è stato scelto come principale software di monitoraggio delle assenze?
Questo testo illustra i passi fondamentali da compiere per costruire un processo di monitoraggio delle assenze che sia facile da mantenere. Questo approccio richiede di sfruttare gli strumenti digitali in modo che il vostro team possa collaborare con voi. Un foglio di calcolo è una scelta possibile, ma ha meno opzioni di un foglio dedicato. software di gestione delle risorseLe app per la gestione delle assenze sono spesso dotate di funzioni di reporting o di un flusso di lavoro per la richiesta di ferie.
Vediamo le fasi essenziali dell'introduzione gestione dei congedi nella vostra azienda. Ogni punto sarà accompagnato da una rapida istruzione su come Teamdeck può essere utile in questo caso.
Stabilire una politica delle ferie
Questo è il passo necessario per creare qualsiasi processo che abbia a che fare con le ferie. Forse avete già creato una serie di regole che funzionano bene per il vostro team. In questo caso, potete passare al punto successivo.
Se la vostra politica sulle ferie deve ancora essere creata o è in fase di elaborazione, assicuratevi di coprire questi aspetti:
- Tipi di assenze dei dipendenti (assenze per malattia, anno sabbatico, maternità, ecc.),
- Compensazione per tipo di vacanza (quali tipi di assenze vengono compensate?),
- Numero di giorni di ferie pagate per dipendente (cambia nel tempo?),
- Per la richiesta di ferie è necessario un preavviso minimo.
Una volta terminata la stesura delle regole, ponetevi queste domande:
- La vostra politica è rilevante per i lavoratori part-time e/o freelance?
- Si tratta di un grande cambiamento culturale per i dipendenti? Dovete fare una consultazione del team?
- La vostra polizza copre casi meno comuni? Ad esempio, cosa succede quando qualcuno non "usa" tutti i giorni di ferie assegnati durante l'anno?
La politica sulle ferie deve essere comunicata chiaramente ai dipendenti esistenti e deve diventare parte integrante dell'onboarding per i nuovi assunti.
In che modo Teamdeck può aiutare a monitorare le assenze?
L'amministratore dell'organizzazione può scegliere tra una serie di tipi di assenze caricate o aggiungerne di proprie. I tipi di assenza sono personalizzabili: si possono modificare i nomi, assegnare codici colore e specificare se sono pagati o meno. Ora, quando i vostri dipendenti devono richiedere una vacanza, devono solo scegliere un tipo dall'elenco.
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Semplificare il flusso di lavoro delle richieste di ferie per aumentare la tracciabilità delle assenze.
Alzi la mano chi ha mai partecipato a una lunga catena di e-mail per ottenere un giorno libero. Sono sicuro che a molti di voi è capitato. Non è efficiente ed è frustrante sia per i dipendenti che per i dirigenti.
Per questo motivo è necessario pianificare e implementare un flusso di lavoro per la richiesta di ferie. L'ideale sarebbe eliminare la necessità di fare avanti e indietro. È possibile farlo utilizzando moduli di richiesta di ferie che includano tutti i dettagli necessari per prendere una decisione. Lo stesso vale per la risposta del manager: che la richiesta sia stata approvata o rifiutata, il dipendente deve essere informato il prima possibile.
In che modo Teamdeck può aiutare a monitorare le assenze?
Il processo di richiesta e approvazione delle ferie è in corso all'interno dell'applicazione, risparmiando così un potenziale caos comunicativo. I dipendenti possono richiedere una vacanza cliccando su una data selezionata e compilando un breve modulo.
I manager ricevono subito la richiesta e possono rispondere immediatamente. Una volta approvata una nuova richiesta di ferie, il calendario del team viene aggiornato di conseguenza.
Rendere visibili le assenze dei membri chiave del team
Questo punto potrebbe anche essere intitolato "rendere le assenze visibili a tutti i membri del team", ma dipende dalla politica di trasparenza del vostro posto di lavoro. Sebbene sia del tutto comprensibile che non tutti i membri del team debbano accedere ai calendari delle assenze degli altri, lo stesso non si può dire per i project manager, i team leader o gli sviluppatori di nuovi business. Chiunque abbia il compito di pianificare progetti (o di assicurarne di nuovi, quindi il team di vendita), deve poter vedere chi è disponibile a lavorare. In caso contrario, non si conosce la reale capacità del team, il che può portare a gravi errori di pianificazione.
Avere un calendario di squadra trasparente aumenta anche l'efficienza quotidiana: le persone non hanno bisogno di chiedere in giro per sapere se qualcuno del loro team lavora quel giorno o no.
In che modo Teamdeck può aiutare a monitorare le assenze?
La caratteristica principale di Teamdeck è un potente calendario del team, dove è possibile vedere la disponibilità di tutti, gli incarichi e i fogli di presenza. Le persone che sono in vacanza possono essere individuate rapidamente.
Inoltre, non dovrete preoccuparvi di assegnare ai vostri collaboratori incarichi di lavoro più lunghi. I giorni di ferie vengono saltati automaticamente (a meno che non si specifichi diversamente), così come i giorni festivi.
Riassumere i dati
Se non seguite una politica di ferie illimitate, avete bisogno di un modo per raccogliere le assenze registrate e confrontarle con le ferie concesse a tutti. Può trattarsi di un semplice foglio di calcolo, oppure di riepilogare i dati direttamente nello strumento di gestione delle risorse di vostra scelta. Assicuratevi di distinguere tra i diversi tipi di assenze, perché probabilmente non tutte saranno conteggiate nel monte ferie annuale.
La raccolta di dati sulle assenze può aiutare a pianificare meglio il lavoro del team in futuro. Cercate di identificare gli schemi ricorrenti. Forse ci sono periodi in cui le assenze per malattia sono molto più frequenti. Quando le persone tendono a richiedere i periodi di ferie più lunghi? Questi dati sono utili per la stesura del calendario di produzione per i mesi successivi.
In che modo Teamdeck può aiutare a monitorare le assenze?
Teamdeck tiene traccia delle ferie di tutti. Andate nella sezione dei rapporti e selezionate un Rapporto sulle ferie per generare un report che risponda alle seguenti domande:
- Quanti giorni di ferie sono stati presi dai vostri dipendenti?
- quali tipi di assenze sono state effettuate da determinate persone?
- Quanto è l'importo delle ferie che è rimasto a ciascuno? (Se necessario, è possibile inserire un importo diverso per ogni persona).
Siete pronti a migliorare il flusso di lavoro di monitoraggio delle assenze del vostro team?
Non c'è davvero alcun motivo valido per attenersi a procedure lunghe e affidarsi a moduli obsoleti quando si tratta di monitorare le assenze. Un processo solido vi aiuterà a gestire le assenze in modo efficiente e ordinato. Per avere maggiore potere, prendete in considerazione l'utilizzo di un software progettato per semplificare questo processo. Prenota una telefonata con Aniela per discutere i processi di monitoraggio delle assenze dei dipendenti più efficienti per il vostro team. Ma per coloro che ancora non sono convinti di quale sia il giusto sistema di gestione dei congedi - leggete il nostro articolo.
