Con il tempo, ogni azienda elabora un sistema per gestire le richieste di ferie. Può essere disordinato, può richiedere molto tempo, ma esiste. Il fatto è che la vostra azienda non dovrebbe accontentarsi di una qualsiasi politica di richiesta di ferie. Idealmente, il processo dovrebbe essere privo di problemi per i dipendenti e gestibile per i team amministrativi. Come raggiungere questo obiettivo?
Oggi condivideremo tre dei metodi più utilizzati dalle aziende per gestire le richieste di ferie, con i relativi vantaggi e svantaggi. Speriamo che possiate trovare quello che meglio si adatta alle esigenze del vostro team.
Cosa otterrete con questo articolo:
- Suggerimenti su come definire le politiche di assenza per motivi di tempo
- Ruolo del software di pianificazione delle risorse con la funzione di tracciamento del tempo libero
- Ruolo di Slack come software di gestione delle ferie
Definite la vostra politica di richiesta di ferie
Prima di scegliere lo strumento migliore per gestire le richieste di ferie dei dipendenti, è necessario assicurarsi che la politica aziendale in materia di ferie sia chiara e ben comunicata.
Provate a pensare ai seguenti dettagli:
- Quanti giorni di ferie all'anno possono prendere i vostri dipendenti? Ci sono regole sulla durata delle ferie?
- Con quanto anticipo i dipendenti devono inviare le loro richieste di ferie?
- A chi devono essere inviate le richieste? A una persona delle risorse umane? A un team leader che poi, a sua volta, trasmetterà le sue decisioni all'amministrazione?
- Come tratterete le richieste di ferie che si sovrappongono? Chi prima arriva, meglio alloggia, o magari in base al numero di giorni di ferie già presi quest'anno?
Una volta individuati questi aspetti, assicuratevi di documentare le politiche aziendali e di renderle disponibili a tutti i dipendenti. Questi documenti devono essere letti obbligatoriamente anche dai nuovi assunti.
Ora che avete in mente delle regole precise per la gestione delle ferie, potete pensare al metodo per gestire le richieste di ferie. Di seguito troverete tre diverse opzioni, con i relativi vantaggi e svantaggi.
Gestione delle richieste di ferie
Software di gestione dei congedi e tracciamento delle ferie dei dipendenti
Strumento di gestione dei congedi vi aiuta a tenere traccia delle presenze e delle ferie del vostro team. È possibile trovare strumenti di gestione delle ferie autonomi, ma anche parte di una soluzione di gestione delle risorse più completa. Teamdeck è uno di questi strumenti che combina la gestione dei congedi con programmazione delle risorse e le funzioni di tracciamento del tempo. In questo post utilizzeremo l'app come esempio, con tanto di screenshot.
Tuttavia, tenete presente che i vantaggi generali delle app per la gestione dei congedi si riferiscono a diversi strumenti disponibili sul mercato. Teamdeck è semplicemente vicino e caro ai nostri cuori, dato che ci abbiamo lavorato negli ultimi quattro anni. Se volete provarlo voi stessi, potete testarlo gratuitamente, non è richiesta alcuna carta di credito. [/vc_column_text]
- È molto comodo per i dipendenti. Possono accedere all'app che usano ogni giorno per tenere traccia del loro tempo e controllare i prossimi incarichi. Tutto ciò che devono fare per richiedere una vacanza è scegliere una data nel calendario e compilare un breve modulo di richiesta di ferie. Ma la cosa più importante è che i dipendenti vedono le loro prenotazioni nel calendario. calendario delle risorse in modo che possano scegliere le date di ferie in base ai loro incarichi. Quando i membri del personale non sono sicuri di ciò che li aspetta nelle prossime settimane o mesi, potrebbero scegliere per errore date non adatte. Con strumenti come Teamdeck, c'è una maggiore trasparenza sul carico di lavoro e sui piani di ciascuno.
- È comodo anche per chi approva. Ogni volta che qualcuno invia una richiesta di ferie, la persona appropriata riceve una notifica nell'app. Tutto ciò che devono fare è verificare le prenotazioni di un determinato dipendente per evitare che conflitti di programmazione del progetto e fare clic su "Approva" o "Rifiuta". Tutto avviene nella stessa app, quindi il processo è rapido ed efficiente.
- È possibile adattare l'applicazione alla politica aziendale. Le app per la gestione dei permessi di solito consentono di personalizzare i diversi tipi di permessi e di etichettarli come retribuiti o non retribuiti. Questa distinzione può risultare utile, soprattutto se si vuole calcolare la busta paga dei dipendenti utilizzando i dati della vostra applicazione di gestione delle risorse. In Teamdeck è anche possibile specificare i periodi di ferie che i dipendenti possono richiedere (giornate intere, mezze giornate, ecc.).
- È possibile integrare l'app di gestione dei permessi con altri strumenti in uso. Ad esempio, volete ricevere notifiche su ogni nuova richiesta di ferie da parte di un dipendente direttamente sul vostro account Slack. Le app di gestione delle risorse più robuste offrono integrazioni integrate o modi per creare flussi di lavoro automatizzati (ad esempio, tramite Zapier).
Richieste via e-mail/Slack
È forse il modo più rudimentale di gestire questo processo: non stiamo nemmeno prendendo in considerazione le richieste verbali. Eppure, per molti team, l'e-mail è ancora il principale canale di comunicazione per tutto ciò che riguarda le ferie.
Come funziona? Un dipendente invia la sua richiesta di ferie via e-mail o Slack al proprio manager o a una persona dedicata alle risorse umane. Il destinatario analizza la richiesta e informa il dipendente della sua decisione. Sulla carta sembra una buona idea, ma nella vita reale il processo è spesso meno che ideale.
Innanzitutto, un'e-mail o una richiesta su Slack possono facilmente perdersi in mezzo ad altri messaggi importanti. Per tenere traccia delle richieste dei dipendenti, la persona responsabile deve avere un sistema di organizzazione impeccabile, ad esempio una cartella a cui assegnare ogni richiesta di ferie o dei tag per le e-mail.
Anche il fatto che i collaboratori possano scrivere praticamente qualsiasi cosa nel loro messaggio può diventare una sfida. Supponiamo che le decisioni sulle ferie vengano prese in base alla motivazione fornita per la richiesta. Ma cosa succede se qualcuno dimentica di aggiungere un motivo particolare? Dovrete rispondere chiedendo ulteriori dettagli e aspettare che vengano forniti prima di poter prendere una decisione. Certo, potete preparare un modello di e-mail/messaggio di Slack per i vostri dipendenti per ridurre al minimo le possibilità che si dimentichino informazioni cruciali, ma non è comunque una garanzia che seguano sempre queste regole.
Un altro aspetto negativo dell'uso delle e-mail come canale principale per comunicare le richieste di ferie è che può essere lungo prendere una decisione informata sull'opportunità o meno di concedere le ferie. Chi approva dovrà probabilmente controllare il calendario/le prenotazioni di un determinato dipendente o contattare il suo project manager. Altrimenti, un'assenza imprevista potrebbe causare conflitti di programmazione del progetto.
Se l'azienda non offre una politica di ferie illimitate, bisogna anche assicurarsi che una determinata persona non abbia superato la quota di ferie. Infine, bisogna registrare da qualche parte le ferie approvate. Se il team non utilizza un sistema di risorsa strumento di pianificazionePuò significare accedere a diverse applicazioni e, di conseguenza, spendere molto tempo prezioso per gestire la richiesta di ferie di un singolo dipendente.
Come si può notare, l'utilizzo di e-mail o Slack per gestire le richieste di ferie non è il modo più efficiente per farlo. Alcune richieste possono sfuggire, il che è frustrante per i dipendenti, e anche se siete molto organizzati, l'intero processo può richiedere molto tempo.
Modulo per la richiesta di permessi ai dipendenti
L'introduzione di moduli per la richiesta di permessi è il passo che alcuni team compiono per organizzare il processo di gestione dei permessi. Siamo d'accordo che i moduli, soprattutto se online, possono essere più efficienti da gestire rispetto alle e-mail, soprattutto per i dipendenti. Il loro principale vantaggio è che, come datore di lavoro, siete voi a dare forma alla richiesta. I dipendenti devono solo compilare i moduli. Ciò significa che tutti i dettagli necessari saranno probabilmente inclusi nel modulo di richiesta di ferie consegnato. Inoltre, la creazione di un modulo di richiesta di ferie non richiede un grande investimento. È possibile utilizzare un software gratuito, ad esempio Google Forms, per creare un modulo di questo tipo.
Ci sono degli svantaggi? Bisogna tenere presente che la gestione dei moduli di richiesta ferie richiede comunque un certo lavoro manuale. È necessario archiviarli, verificare se un determinato dipendente ha diritto a più ferie e registrare la propria decisione da qualche parte. Come nel caso delle richieste via e-mail, potrebbe essere necessario utilizzare diversi strumenti prima di poter elaborare una singola richiesta.
Nel complesso, i moduli di richiesta di ferie possono semplificare il processo di gestione delle richieste di ferie dei dipendenti, ma bisogna ricordare che ci sono ancora possibili ottimizzazioni da fare.
Ci sono svantaggi per software di gestione delle ferie dei dipendenti? Probabilmente la considerazione più importante per la vostra azienda è l'investimento necessario per iniziare a utilizzare uno strumento di questo tipo. Fortunatamente, le moderne app sono spesso disponibili in SaaS Si paga un canone mensile, in modo da non dover spendere molto denaro in anticipo.
Teamdeck, ad esempio, costerebbe $3,99 per dipendente al mese. Considerando che si tratta di un prezzo per tutte le funzionalità, tra cui fogli di presenza, un calendario online, e rapporti potentiÈ probabile che vedrete presto il ritorno del vostro investimento. Dopo tutto, i vostri dipendenti saranno in grado di lavorare in modo più efficiente e di evitare inutili ritorni di fiamma.
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Ma se siete ancora curiosi di conoscere software di gestione dei dipendenti - leggete l'articolo del nostro blog.
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