La gestione dei progetti comporta una buona dose di sfide. Da interlocutori difficili a carenze di risorse, un project manager deve saper gestire situazioni difficili. A rendere il tutto ancora più impegnativo è il fatto che i project manager spesso si trovano a dover gestire un gran numero di compiti e scadenze rigide.
In effetti, molti project manager intervistati di recente dal Digital Project Manager ha ammesso che la sfida più grande è stata quella di non avere abbastanza tempo a disposizione.
Se siete dei project manager che vorrebbero che l'orologio di Hermione Granger fosse disponibile per l'acquisto, abbiamo delle buone notizie per voi. No, non per quanto riguarda le forniture magiche. Sul vostro tempo. È probabile che possiate ottimizzare il vostro lavoro utilizzando applicazioni robuste e migliorando i processi di gestione dei progetti nella vostra organizzazione.. Inoltre, vi aiuterà a raggiungere i vostri obiettivi professionali.
Quali sono gli obiettivi principali di un project manager efficace? Per cominciare, vogliono consegnare i progetti in tempo e nel rispetto del budget. Inoltre, sperano di migliorare processi come la gestione del rischio, la stima del progetto o la comunicazione tra i team. Come ci si può avvicinare a questi obiettivi?
Certo, dovreste continuare a lavorare sulle vostre capacità di risoluzione dei problemi, di leadership e di gestione dei progetti. Comunque, A volte avete semplicemente bisogno di uno strumento che vi permetta di risparmiare tempo e di lavorare in modo più intelligente. In questo post del blog, vi mostreremo come Teamdeck, un completo software di gestione delle risorse, aiuta i project manager durante l'intero ciclo di vita del progetto.
Un project manager efficace sa che ogni fase del progetto contribuisce al successo e all'impatto complessivo. Naturalmente, ogni progetto ha caratteristiche e sfide uniche, ma le fasi principali del progetto rimangono le stesse. Vediamo come un'applicazione come Teamdeck può aiutare i project manager a ottimizzare il loro lavoro in ogni fase.
I responsabili del progetto si rendono conto che allocazione delle risorse è fondamentale per il successo del progetto. Se mettete le persone giuste nei progetti giusti, è più probabile che il progetto si svolga senza problemi.
Se l'assegnazione dei membri del team ai progetti è una delle vostre responsabilità come project manager, sapete che potrebbe essere un compito molto scoraggiante. Quando la vostra azienda è piccola, probabilmente conoscete tutti i dipendenti, ma quando il pool di risorse cresce, potete facilmente perdervi e iniziare a chiedervi: "Chi sarebbe la persona giusta per questo progetto?".
Teamdeck fornisce un calendario delle risorse a livello aziendale dove è possibile visualizzare un elenco di dipendenti. Tuttavia, è necessario sapere qualcosa in più su di loro, oltre al nome, per prendere una decisione informata sull'inserimento nel team. A seconda delle esigenze della vostra organizzazione, potete aggiungere categorie personalizzate e inserire altre informazioni sui membri del vostro team: le loro competenze tecniche, il livello di anzianità, la posizione geografica, ecc. In qualità di project manager, potete anche vedere quali sono i progetti precedenti in cui una determinata persona è stata coinvolta nella vostra azienda, il che potrebbe essere utile quando allocazione delle risorse a un progetto simile.
Un'altra sfida che i project manager devono affrontare durante la pianificazione del progetto è quella di tradurre le stime in una tempistica. Certo, si sa che la fase di progettazione richiederà, ad esempio, 120 ore, ma non si può semplicemente pensare che si tratti di tre settimane. Bisogna tenere conto dei giorni festivi, delle ferie dei dipendenti e della capacità attuale delle persone. Un calendario delle risorse con i dati relativi alle prenotazioni attuali e alle ferie programmate delle persone sarà prezioso in questo caso. È possibile tracciare facilmente il programma di un progetto e verificare se è in linea con le date importanti del progetto.
I project manager efficaci sanno che è essenziale chiedere al cliente tutte le scadenze esterne che il team deve rispettare, ad esempio una campagna di marketing coordinata da un'altra agenzia. È possibile che dobbiate negoziare alcune di queste date con il cliente o modificare l'ambito del progetto, ma è meglio saperlo all'inizio del progetto.
Una volta avviato il progetto, un buon project manager deve conoscere i diversi aspetti del processo. Dalla gestione della disponibilità del team alla supervisione del budget, Teamdeck vi aiuterà a lavorare in modo produttivo.
I project manager più efficienti sanno che pianificare la tempistica di un progetto è una cosa, ma bisogna comunque tenere il polso della situazione e apportare modifiche, se necessario. Una delle cose che vi aiuterà a tenere sotto controllo la tempistica del progetto e le persone/le persone che vi lavorano. risorse capacità è la visibilità del calendario delle ferie dei membri del vostro team. Teamdeck vi offre questa opportunità: potete vedere le ferie autorizzate e i richieste di ferie nel calendario delle risorse.
Poiché non tutte le assenze possono essere pianificate con largo anticipo, è meglio che siate avvisati delle nuove richieste di ferie (via Slackad esempio). Potrete evitare di prenotare due volte qualcuno e avrete la possibilità di modificare l'intero programma quando necessario.
Equilibrato utilizzo delle risorse è fondamentale per il benessere del vostro team. I dipendenti non possono dare il meglio di sé quando lavorano troppo. Tuttavia, essere sottoutilizzato rende anche il vostro team insoddisfatto. Inoltre, nessuno dei due casi è positivo per l'azienda. Il project manager deve monitorare l'utilizzo delle risorse. È più facile quando il straordinario è chiaramente contrassegnato come nel caso di Teamdeck. Anche il sottoutilizzo è facile da individuare perché si vede esattamente la capacità residua delle persone.
Perché è importante monitorare l'utilizzo delle persone attraverso un calendario centrale delle risorse? Non sarebbe un rapporto sulle tempistiche del progetto fare il lavoro? Rapporti di progetto sono decisamente utili. Ne parleremo più diffusamente nella prossima sezione di questo blog post. Tuttavia, è necessario monitorare il carico di lavoro complessivo del team, non solo il progetto che si sta gestendo (leggi Gestione del carico di lavoro).
Immaginate una situazione in cui un dipendente registra il "giusto" numero di ore nei suoi timesheet per il vostro progetto e dedica del tempo extra ad altri progetti, come la formazione dei nuovi dipendenti. Se si analizzano solo i timesheet del progetto, è facile che questo non venga notato. Guardando i dati di Teamdeck calendario delle risorseTuttavia, è possibile vedere tutti i progetti in cui è coinvolta una persona.
Il controllo del budget è una parte importante della gestione di un progetto di successo. I PM devono sapere a quanto ammontano i costi generati in qualsiasi momento del progetto. Affinché questi calcoli siano precisi, i membri del team devono tenere traccia del loro lavoro, possibilmente in tempo reale.
Come può aiutare Teamdeck? Per cominciare, offriamo un modo conveniente per i dipendenti di compilare i loro fogli di presenza utilizzando un time tracker mobile o un'applicazione web. Inoltre, è possibile creare un relazione sui costi del progetto che si aggiorna automaticamente ogni volta che viene inserita una nuova voce nel timesheet. Si tratta di un enorme risparmio di tempo: si imposta il report una volta sola, all'inizio del progetto, e poi lo si controlla regolarmente invece di rifare i calcoli.
È essenziale trovare il giusto equilibrio tra attività fatturabili e non fatturabili. Dopo tutto, se i vostri dipendenti dedicano troppo tempo ad attività non fatturabili, il progetto potrebbe rivelarsi non redditizio. In qualità di project manager, siete avvantaggiati quando conoscete la ripartizione dei costi di un progetto. ore fatturabili e non fatturabili. Con Teamdeck è possibile.
Quando il vostro team registra il proprio tempo, può etichettare le voci di tempo con tag come straordinari approvati, non fatturabili, r&secc. È possibile definire i propri tag in base alle esigenze dell'azienda. Il responsabile di un progetto può vedere la ripartizione dei diversi tag nel proprio team. rapporto sul timesheet.
Nel corso del progetto, è probabile che si sviluppino idee per migliorare gestione del flusso di lavoro del progetto o l'adeguamento dei processi di gestione del progetto. A volte sono gli stessi membri del team a suggerire diverse idee di ottimizzazione. Ad esempio, potrebbero riferire che la comunicazione con i clienti richiede molto del loro tempo prezioso. Quando la vostra azienda usa Teamdeck, potete sempre scavare nei dati per assicurarvi che una determinata osservazione sia corretta. I tag dei fogli di presenza possono mostrare esattamente la quantità di tempo che il team dedica alle riunioni con i clienti, in modo da sapere se c'è spazio per un miglioramento.
La chiusura del progetto è quando il project manager può guardare indietro e analizzare l'intero progetto. Uno dei report che consigliamo di creare è il confronto tra le ore stimate e quelle effettive.
Questo vi permette di verificare se le stime del vostro team sono state accurate e di individuare le fasi con le discrepanze più significative tra le ore pianificate e quelle rilevate. Ad esempio, potrebbe risultare che la fase di progettazione è notoriamente sottostimata in diversi progetti. Forse i responsabili della stima dovrebbero aggiungere un cuscinetto extra alle loro stime iniziali?
Un'analisi di questo tipo sarà utile non solo per voi, ma anche per gli altri PM e per la direzione dell'azienda. Può aiutare tutti a evitare gli errori del passato e a garantire la presenza di pratiche di project management di successo nei progetti futuri dell'azienda.
Un'ottima app non può sostituire le capacità di leadership o la capacità di relazionarsi con i membri del team. Tuttavia, può aiutarvi ad aumentare la produttività, a individuare in tempo gli schemi allarmanti o automatizzare alcuni dei vostri compiti di gestione del progetto. Il risultato? Un processo di gestione dei progetti efficace che influisce positivamente sui profitti dell'azienda e sul benessere del team.
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