Se gestite un'azienda o una startup, potreste voler tenere d'occhio ogni dettaglio. Se assumete sviluppatori di software, progettisti e project manager, il monitoraggio delle ore di lavoro è probabilmente l'attività che svolgete quotidianamente. Potrebbe non essere il vostro compito preferito al lavoro, potrebbe essere scoraggiante e frustrante, ma nella maggior parte dei servizi professionali è diventato un obbligo.
Il tracciamento del tempo consente di gestire la produttività dei dipendenti, di monitorare il tempo trascorso su un determinato compito e, infine, di ottimizzare l'allocazione futura della forza lavoro in azienda.
E, cosa ancora più importante, aiuta a mostrare ai clienti per cosa stanno effettivamente pagando.
"Il monitoraggio del tempo è una necessità per i professionisti che fatturano a ore" - Fast Company
Almeno questa è la ragione principale per farlo.
Alcuni studi hanno dimostrato che le aziende che non fanno uso della gestione del tempo perdono oltre $18.000 in media ogni anno.
Secondo Small Business Trends, se implementato correttamente, il monitoraggio del tempo può aiutare la vostra azienda a essere più efficiente e trasparente sia con i team che con i clienti:
"Un software di tracciamento del tempo e dei progetti adeguato può aiutare le aziende a capire e a tenere conto del contributo dei loro dipendenti, nonostante le metriche più impegnative con cui questi contributi devono essere misurati."
Idealmente, il monitoraggio dei tempi può ridurre le congetture nell'assegnazione della forza lavoro o nella stima dei progetti futuri, aiutando l'azienda a pianificare meglio il budget.
La realtà, tuttavia, è molto diversa, come afferma il rapporto di McKinsey & Company:
"In media, i progetti IT di grandi dimensioni sforano del 45% il budget e del 7% il tempo, e producono il 56% di valore in meno rispetto alle previsioni. I progetti software sono quelli che corrono il rischio maggiore di sforare i costi e le tempistiche".
Quindi ora starete pensando:
Perché, se è così necessario tenere traccia delle ore di lavoro, lei dice che potrebbe non essere un bene per me?
Ve lo spiego subito.
Molte aziende implementano software di tracciamento del tempo dei dipendenti per il gusto di farlo.
Nel suo "Project manager's guide to time tracking", Michał Bielak presta attenzione a un caso molto importante:
"...il monitoraggio del tempo, se non implementato correttamente, può lasciare i vostri dipendenti sopraffatti e, di fatto, nemmeno un po' più produttivi".
Si tratta di un problema reale nella comunità degli sviluppatori, ben espresso da Anne Dev in "I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation". L'autore descrive quanto sia stato intimidito, spaventato e addirittura imbarazzato da app per la gestione del tempo ha affrontato:
"Mi sentivo una merda e mi sentivo arrabbiato. Mi sentivo un peso per il mio team. E mi sembrava che paragonare quattro ore di pranzo con un cliente a quattro ore di codifica fosse una stronzata. Ma avevano ragione sul mio scarso rendimento? O stavo negando la mia autostima e la mia produttività?".
Le risposte e i commenti ricevuti da Medium e da La comunità di Hacker NewsI colleghi sviluppatori sono solidali con lui perché anche loro si sono sentiti giudicati male per il loro lavoro e le persone che non capiscono che lo sviluppo del software è complicato e non può essere sempre misurato in base alle ore di lavoro o confrontato con altri progetti.
Come sfruttare al meglio il monitoraggio del tempo, senza far arrabbiare i vostri dipendenti?
Il modo migliore è evitare questi cinque errori comuni:
Per molti dipendenti la rilevazione del tempo è un problema. Devono dedicare tempo extra solo per compilare i fogli di presenza.
Esistono molti strumenti software per i project manager, come Harvest o Basecamp, ma richiedono che gli utenti si ricordino di compilare moduli specifici per tenere traccia delle ore di lavoro. Questi report possono essere imprecisi, come spiegherò tra poco, ma richiedono anche molto tempo per i dipendenti.
Esistono tuttavia strumenti di tracciamento in tempo reale come Toggl, che non richiedono la compilazione di fogli di presenza. Al contrario, i dipendenti avviano e interrompono il tracker ogni volta che ne hanno bisogno. Questo permette loro di svolgere effettivamente il lavoro e risparmia un po' di frustrazione.
Non siamo perfetti - ammettiamolo. Commettiamo errori, mentiamo o dimentichiamo. Come può quindi essere accurata una rilevazione del tempo basata sulla compilazione retroattiva di fogli di calcolo?
Un'altra ricerca mostra quante cose non contiamo quando tracciamo il nostro tempo al lavoro, semplicemente perché non sono fatturabili: si tratta principalmente di e-mail, riunioni o comunicazioni in un team. Il mancato conteggio delle e-mail, ad esempio, porta a gravi perdite di denaro.
Secondo l'Harvard Business Review, l'economia statunitense sta perdendo 50 milioni di ore, ovvero $7,4 miliardi al giorno, di produttività. Questo accade solo perché le persone dimenticano di considerare il tempo trascorso a leggere e rispondere alle e-mail come tempo di lavoro.
Tracciare il tempo non è qualcosa che ci piace fare. Per molti di noi è innaturale o addirittura non ha senso.
È dovere del manager istruire i dipendenti sul significato di monitoraggio dei tempi di progetto e di mostrare loro come farlo correttamente.
Come ha detto Michał Bielak nella sua guida al PM:
"Non si possono riunire i membri del team in una stanza un giorno e dire: "D'ora in poi useremo questo software di tracciamento del tempo per vedere come sta andando il vostro lavoro. Cliccate qui, ora cliccate là, perfetto, grazie, la riunione è finita".
La mancanza di contesto può portare a situazioni come quella descritta da Anne Dev, citata in precedenza in questo articolo: le persone possono iniziare a sentirsi in colpa per il tempo che inseriscono nei fogli di presenza, diventano frustrate e arrabbiate per l'intero processo.
Ne ho già parlato in precedenza: i dipendenti tendono a compilare i fogli di presenza dopo aver terminato l'attività, il che porta a congetture e supposizioni.
I rapporti basati su una rilevazione imprecisa delle ore sono fuorvianti e causano all'azienda problemi sia gestionali che finanziari.
La cosa peggiore è che 9,1% dei lavoratori compilano i loro fogli di presenza una volta alla settimana e 3,6% lo fanno una volta al mese, causando un'imprecisione ancora maggiore nei dati inseriti. Ricordate ai vostri dipendenti di compilare regolarmente i fogli di presenza o passate a strumenti di monitoraggio in tempo reale.
Come si possono allocare le risorse se i dati ricavati dai timesheet sono imprecisi?
Non sapendo esattamente quanto tempo i vostri dipendenti dedicano a determinati compiti, potreste sottovalutare o sovrastimare i progetti futuri, con possibili ripercussioni sul budget aziendale.
Un'adeguata previsione dei progetti è fondamentale nella gestione dei progetti, quindi non si vuole prendere decisioni basate su dati sbagliati.
Mentre il monitoraggio del tempo consente di tenere sotto controllo il numero di ore che i dipendenti hanno dedicato alle attività, la gestione delle risorse aiuta ad allocare le risorse in modo efficace, in base alla capacità lavorativa e ai membri del team disponibili.
In questo modo vi assicurerete di non sovraccaricare i dipendenti con troppo lavoro, evitando tempi morti in altri team.
Partendo da questa semplice idea, abbiamo creato Teamdeck.io, un semplice strumento per la pianificazione delle risorse che aiuta a Rapporti sui timesheet o con l'implementazione di strategie di gestione del tempo. Avendo un solido background nello sviluppo di software, comprendiamo quanto sia importante allocare correttamente la forza lavoro nei progetti recenti e futuri, per assicurare il flusso aziendale, nonché la soddisfazione dei dipendenti e dei clienti.
Il motivo per implementare uno strumento di pianificazione delle risorse è iniziare a concentrarsi sull'intero processo, ottenendo una panoramica di alto livello del vostro team. Utilizzando uno strumento di questo tipo si è in grado di controllare tutti i dipendenti contemporaneamente, monitorando i progetti a cui sono assegnati, le ferie e i giorni di riposo.
Il monitoraggio del tempo basato sulle attività può portare a ignorare il quadro generale, mentre la gestione delle risorse aiuta ad allocare meglio la forza lavoro non solo in base al tempo dedicato a una determinata attività, ma anche in base alla loro disponibilità e capacità lavorativa.
Non sto cercando di convincervi a scegliere il time tracking o la pianificazione delle risorse (l'uso di entrambi ha perfettamente senso), ma spero che siate più consapevoli dei pericoli del time tracking, soprattutto se non viene implementato correttamente nell'organizzazione.
Se volete sfruttare al meglio il monitoraggio del tempo nella vostra azienda, ricordate di seguire questi pochi passi:
Guarda:
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
Qual è l'obiettivo finale dei project manager? Portare a termine i progetti con successo. Gli stessi PM ammettono che questo non accade molto spesso: secondo l'ultima indagine Pulse of the Profession, meno di 60% dei progetti vengono completati...
La gestione della capacità è una strategia utilizzata dalle aziende per sfruttare al meglio l'efficienza produttiva rispetto alla domanda di un servizio o di un prodotto. L'obiettivo finale della gestione della capacità è quello di: Identificare e...