Se non si utilizza un'eccellente software di pianificazione delle risorse è meglio dare un'occhiata alle tecniche di pianificazione. Le tecniche di pianificazione aiutano ad allineare la tempistica del progetto, l'ambito e le risorse. Un programma deve adattarsi a un calendario specifico e utilizzare le risorse disponibili con le giuste competenze.
Cosa otterrete con questo articolo:
Definizione chiara del ruolo e dell'importanza della schedulazione nella gestione dei progetti
Visione delle diverse tecniche di pianificazione dei progetti
Come risolvere i problemi di schedulazione dei progetti utilizzando queste tecniche di schedulazione
Il ruolo della pianificazione del progetto e software di gestione delle risorse nella gestione dei progetti
Come molti sanno - gestione delle tempistiche di progetto e le tecniche di programmazione dei progetti appartengono alla stessa famiglia. In entrambe, in generale, la consegna di un progetto o di una sua parte nei tempi previsti è il motivo fondamentale per cui sono nate le due discipline.
Date le numerose incertezze, le variabili e la possibilità che la disponibilità delle risorse o l'ambito del progetto cambino, è difficile creare un programma che duri nel tempo. E dopo tutto, sarete voi a doverne rispondere. Ecco come e quando utilizzare le tecniche di pianificazione applicabili ai progetti IT complessi, in modo da preparare un'agenda affidabile.
La schedulazione di un progetto è un processo di creazione della tabella di marcia del progetto, costituita da attività e milestone in sequenza che devono essere consegnate entro una determinata scadenza. La pianificazione del progetto viene creata in base ai seguenti fattori:
Requisiti del progetto
Obiettivi e risultati del progetto
Attività e loro dipendenze
Cronologia del progetto
Capacità e competenze di squadra
Bilancio
Analisi del rischio
Le tecniche di pianificazione dei progetti sono semplicemente modelli di orari di lavoro. Poiché la programmazione del progetto ha molte componenti, richiede un approccio diverso a seconda delle aspettative o delle difficoltà del progetto, ad esempio la mancanza di tempo, di personale, di tecnologia, ecc.
Una schedulazione è la tabella di marcia del progetto, costituita da attività e milestone in sequenza che devono essere consegnate entro una determinata scadenza.
Avere un piano di progetto sapete esattamente cosa deve essere consegnato e in quale ordine. Allocazione delle risorse del progetto vi aiuta a trovare e assegnare i dipendenti giusti. Un Promozione su Instagram può essere un modo efficace per raggiungere un pubblico più ampio, coinvolgere potenziali clienti e creare consapevolezza del marchio. Un calendario indica esattamente quando tutto questo deve avvenire.
Guidare il team di progetto attraverso la fase di esecuzione e promuovere la collaborazione di tutto il team di progetto è fondamentale per mantenere la pianificazione. Con le giuste tecniche di pianificazione, è anche possibile modificare alcune attività e compiti nel caso in cui il progetto sia in ritardo o si verifichino modifiche all'ambito.
Le prime due tecniche utilizzate dai project manager sono il Metodo del percorso critico (CPM) e la Tecnica di valutazione e revisione del programma (PERT). Entrambe si basano sulla logica matematica. È possibile utilizzare questi metodi per calcolare le date di inizio e fine previste, in base all'ambito noto del progetto.
Per prima cosa, diamo un'occhiata al CPM. Considerate il percorso critico come il diagramma ad albero del vostro progetto. Il metodo del percorso critico vi aiuta a individuare la tempistica più lunga possibile per il progetto e quella più breve. Con il CPM sarete anche in grado di contrassegnare le attività critiche e quelle che possono fluttuare. Le modifiche alla consegna di questi ultimi non influenzeranno la tempistica.
Per utilizzare il CPM, è necessario conoscere l'ambito del progetto ed elencare tutte le attività necessarie per il suo completamento. Quindi, stimare la durata di ciascun compito. Successivamente, è necessario annotare tutte le dipendenze tra le attività. In questo modo saprete quali possono essere svolti separatamente e quali richiedono il completamento di attività precedenti. Infine, aggiungete al progetto le milestone e i deliverable.
Il percorso critico di un progetto aiuta a visualizzare il flusso del progetto e a calcolarne la durata quando sono note tutte le dipendenze e le consegne. Il percorso critico è definito come il gruppo di attività essenziali per il successo del progetto e viene messo in ordine sequenziale. Questa tecnica può non essere molto utile se il progetto presenta molte incertezze.
Simile al percorso critico, il PERT è un modo per visualizzare il flusso delle attività nel progetto e stimare la tempistica in base alla loro durata presunta. Questa tecnica illustra anche le dipendenze tra le attività.
Per pianificare un progetto utilizzando il PERT, come nel CPM, è necessario definire innanzitutto i compiti e il loro ordine, in base alle milestone del progetto. Utilizzando una struttura di rete simile a quella del CPM, costituita da questi compiti, è possibile stimare diverse tempistiche per un progetto, a seconda del livello di fiducia:
Tempistica ottimistica
Tempistica più probabile
Tempistica pessimistica
Sebbene sia molto simile al CPM, il PERT utilizza la durata media ponderata piuttosto che le stime per calcolare i tempi possibili.
Uno svantaggio di questo approccio è la necessità di conoscere tutti i compiti e le dipendenze tra di essi per poter trarre pieno vantaggio da questa tecnica.
La compressione della durata è un modo per accorciare un programma. Può essere utile se il progetto è in ritardo e si deve trovare un modo per aggiustare il programma senza modificare l'ambito del progetto. Ci sono due tecniche che si possono applicare: tracciamento veloce e arresto anomalo.
Poiché sapete già cos'è un percorso critico, ecco un altro modo per utilizzarlo. Il fast-tracking aiuta a trovare attività che potrebbero essere svolte contemporaneamente o parzialmente sovrapposte per accelerare la consegna del progetto. A questo scopo, date un'occhiata al percorso critico per decidere quali attività possono essere accelerate.
Supponiamo che abbiate iniziato un nuovo progetto e che abbiate già raccolto tutti i requisiti. A questo punto, potreste iniziare la fase di progettazione e iniziare lo sviluppo del software solo se il progetto è pronto.
Ma se avete bisogno di accelerare entrambi i processi, potete iniziare lo sviluppo del software dopo che i progetti più importanti sono pronti. Poi, continuate a preparare le viste successive mentre i programmatori implementano il materiale che hanno già ricevuto.
Il fast-tracking è un esempio di tecnica di pianificazione del progetto. Sebbene il fast-tracking possa sembrare allettante, ricordate anche i rischi. Dovendo gestire contemporaneamente diverse attività importanti, è più facile commettere errori costosi o sacrificare la qualità.
Un'altra tecnica di compressione è il crash, che consiste nell'aggiungere risorse extra per terminare il progetto in tempo. Si tratta di una tecnica complicata, poiché è necessario disporre di risorse di riserva da utilizzare.
Inoltre, non tutti i compiti possono essere svolti più velocemente aggiungendo altri membri del team. Secondo la Legge di Brook, "l'aggiunta di più risorse umane a un progetto software in ritardo lo rende più tardivo", il che è collegato alla legge generale dei rendimenti decrescenti. Il motivo è la comunicazione aggiuntiva necessaria per introdurre nuovi membri del team in un progetto e la limitata divisibilità dei compiti.
Un altro modo per utilizzare la tecnica del crash è quello di aggiungere tempo (ad esempio, straordinari pagati), ma deve comunque rispettare una scadenza. Il contro di questo approccio è l'aumento del costo del progetto.
Metodo di pianificazione del progetto "crash".
Nella tecnica di schedulazione per simulazione, si utilizza un insieme diverso di attività per calcolare la possibile durata del progetto. È particolarmente utile quando ci sono molte incertezze e variabili. La simulazione consente di creare una schedulazione basata su ipotesi, quindi può essere utilizzata anche se non si conoscono tutte le azioni o se lo scopo può cambiare.
Uno dei modelli che si possono utilizzare è la simulazione Monte Carlo. Questa tiene conto di diverse ipotesi e di possibili esiti, ottenendo una previsione di durata. Il vantaggio di questo approccio è che tiene conto dei rischi e delle incertezze, quindi anche se si verificano modifiche dell'ambito o compiti aggiuntivi, è possibile adeguare la durata del progetto. programma di lavoro.
Il livellamento delle risorse consiste nell'aggiustamento di un programma e delle risorse per ridurre i tempi di consegna o per evitare il sotto o il sovrautilizzo delle risorse. Si può usare per regolare una singola attività di un progetto.
Regolare una pianificazione utilizzando il livellamento delle risorse, dividere o unire le attività in base alla disponibilità delle risorse, in modo che non ci siano membri del team sotto o sovrautilizzati.
L'uso di questa tecnica è ampiamente dibattuto nella comunità del project management, in quanto può aumentare i costi e i tempi del progetto. Se si vuole applicare questa tecnica, bisogna tenerne in considerazione gli aspetti negativi.
Il progetto strumento di programmazione delle risorse vi aiuta a identificare e ad allocare le risorse desiderate entro i tempi del progetto. Questi strumenti possono anche aiutarvi a prevedere il calendario di un nuovo progetto, dato che disponete già di molte informazioni sui progetti precedenti.
Anche sapere come il vostro team ha lavorato in passato, quali ostacoli ha dovuto superare e come lo ha fatto è molto utile. I moderni software di gestione delle risorse offrono ai responsabili dei progetti digitali l'accesso a molti dati, compresi i rapporti sulle prestazioni o sull'utilizzo.
Visualizzazione della barra di utilizzo [Fonte: Teamdeck - software di pianificazione delle risorse con funzione di pianificazione delle risorse e dei progetti].
Teamdeck è la soluzione perfetta ai problemi dei project manager. La funzione di pianificazione delle risorse è ideale per assegnare le persone giuste ai progetti, in base alle loro competenze e disponibilità. Con il monitoraggio delle ore di lavoro, potete sempre vedere a cosa sta lavorando il vostro team, se sta facendo gli straordinari o se non è sufficiente.
Potete anche controllare quali progetti non sono redditizi perché consumano troppe risorse. La gestione delle ferie è un modo per controllare le risorse dell'azienda quando i dipendenti sono in ferie. I report personalizzati, invece, vi forniscono una panoramica completa dei punti di forza e di debolezza della vostra gestione, in modo da poterli ottimizzare.
Ogni cambiamento dovrebbe iniziare con una buona diagnosi della situazione. Sapete già cos'è la pianificazione di un progetto e quali sono le tecniche di pianificazione che ogni buon project manager dovrebbe conoscere. Ora discuteremo i problemi più comuni che i project manager devono affrontare con programmazione delle risorse e come le tecniche di programmazione dei progetti possano aiutare a risolverli
Stimare il tempo necessario per un progetto è una responsabilità fondamentale del project manager. Se la scadenza è troppo breve, tutti lavoreranno sotto pressione, la qualità del prodotto potrebbe diminuire e il cliente non sarà soddisfatto del ritardo. Se la scadenza è troppo lunga, la vostra azienda potrebbe rifiutare nuovi progetti perché penserà di non avere le risorse necessarie. Anche il cliente potrebbe abbandonare la vostra organizzazione e sceglierne una che porti a termine il progetto in tempi più brevi. Naturalmente, l'ideale sta nel mezzo. Ma come trovarlo?
[Fonte: Teamdeck - software di gestione delle risorse con funzioni di tracciamento del tempo e di pianificazione dei progetti].
Utilizzate la vostra esperienza e stimate il tempo necessario in base ai progetti precedenti. La tecnica di valutazione e revisione del programma, che è una delle analisi matematiche del calendario del progetto di cui abbiamo scritto, funzionerà benissimo in questo caso. Sulla base dei compiti e delle tappe, create uno scenario ottimistico, uno più probabile e uno più pessimistico e valutate il tipo di situazione che state affrontando. In questo modo sarete preparati a tutto!
Il superamento delle scadenze è un problema enorme per un project manager, poiché solo il 52% dei progetti viene completato nei tempi previsti (Project Management Institute, 2018). Il superamento delle scadenze è spesso percepito come la prova più evidente della mancanza di capacità organizzative del project manager.
[Fonte: Pulse of the Profession del PMI, 10° indagine globale sulla gestione dei progetti].
Naturalmente non è sempre così. A volte i contatti con il cliente sono difficili, non ci sono abbastanza persone o altre risorse, oppure l'azienda è semplicemente in preda alla frenesia del momento, visto che i progetti si stanno accumulando. Indipendentemente dal motivo, il superamento della scadenza del progetto è un grosso problema e deve essere evitato a tutti i costi. Soprattutto perché esistono diversi modi efficaci per ridurre il numero di questi casi. Uno di questi è la perfetta pianificazione del progetto.
Se spesso non rispettate la scadenza, utilizzate la tecnica della compressione della durata, in particolare il fast-tracking, per accorciare il programma svolgendo alcuni compiti contemporaneamente o bypassando quelli che non sono critici per il risultato finale.
È l'incubo del mercato odierno: i progetti si bloccano per mancanza di specialisti. A volte ciò è dovuto al fatto che il ritmo di sviluppo dell'azienda è più veloce del ritmo di reclutamento di nuove persone. Altre volte le risorse sono sufficienti ogni giorno, ma quando si accumulano progetti, semplicemente non ci sono abbastanza mani per lavorare. È molto difficile tenere il passo con gli affari quando non c'è nessuno a svolgere il lavoro e la scadenza si avvicina inevitabilmente. Se vi trovate spesso di fronte a questo problema nel vostro lavoro, vi aiuterà il crash, una delle tecniche di compressione della durata.
Offrite ai vostri dipendenti straordinari retribuiti o lavoro extra, che possono essere utilizzati come giorni di riposo in qualsiasi momento. È anche una buona idea ricorrere al supporto di un freelance o di una società di outsourcing, che vi fornirà gli specialisti necessari per lavorare su un progetto impegnativo.
Come probabilmente sapete, un progetto non sempre rientra nello scopo iniziale dall'inizio alla fine. I prodotti digitali sono creature dinamiche che si evolvono nel tempo. Compaiono nuove esigenze, nuove idee, il cliente cambia le ipotesi e non resta altro che seguire il flusso di questi cambiamenti ed essere agili.
La maggior parte delle tecniche di pianificazione dei progetti si basano sulla conoscenza del progetto e delle attività necessarie, ma se il lavoro presenta molte incognite vale la pena di ricorrere alla simulazione e di creare diversi scenari e piani d'azione possibili in base alle variabili che possono presentarsi. Questa flessibilità vi garantirà di essere pronti a tutto.
Nella programmazione dei progetti, la risposta automatica alla mancanza di risorse è l'acquisizione di nuove risorse. A volte non è possibile, ma vi diremo di più: a volte non è nemmeno necessario. Spesso l'impressione di non avere abbastanza risorse è il risultato di un loro utilizzo non ottimale. Guardate questo con un esempio reale.
Un giorno ha 24 ore. Questo vale per tutti: voi, Elon Musk, Oprah Winfrey, il Presidente degli Stati Uniti e la Regina Elisabetta. Tutti hanno la stessa quantità di tempo, l'unica questione è come lo usano. Se sentite che vi manca il tempo, non prolungherete la vostra giornata, ma potrete alzarvi prima, guardare due episodi di una serie TV invece di 5, non scorrere Instagram, lavorare intensamente per qualche ora, fare un giro in bicicletta e poi riposare con la coscienza pulita dopo una giornata produttiva. Lo stesso vale per la vostra attività.
Se siete a corto di risorse, verificate se le state utilizzando in modo ottimale: forse alcuni dipendenti ricevono compiti al di sotto delle loro competenze, forse finiscono il lavoro prima e gli altri non hanno nulla da fare, forse ci sono troppe poche persone in un reparto e troppe in un altro. La tecnica del livellamento delle risorse è ideale per ottimizzare la pianificazione del progetto.
Sì, sappiamo cosa state pensando. Il perfezionismo è un male? Come può esserlo se tutti parlano sempre di come raggiungere la perfezione e così via? Certo, il perfezionismo è una grande risorsa... a patto di avere tempo infinito. Nella gestione dei progetti, purtroppo, il tempo è la risorsa che più spesso scarseggia e il perfezionismo non facilita le cose.
Se volete che ogni elemento del progetto sia fatto non solo bene ma anche in modo eccellente, controllate tutto decine di volte e fate ogni cosa metodicamente, una per una, finché ogni pezzo del puzzle non si incastra perfettamente - molto probabilmente non riuscirete a rispettare le scadenze, perché siete in ritardo già prima dell'inizio.
Questo significa che dovreste fare male il vostro lavoro e rilasciare un prodotto difettoso? Assolutamente no! Tuttavia, dovete capire che esiste una via di mezzo tra un approccio e l'altro. È qui che entra in gioco il metodo del percorso critico. Identificate i compiti fondamentali per il progresso del progetto e quelli che possono essere svolti in un secondo momento. Con questo trucco, la pianificazione del progetto vi consentirà di completare il lavoro in tempo e di migliorare il prodotto nel tempo rimanente.
Potete preparare un programma di progetto ovunque: su un foglio di carta, su una lavagna, in Excel. È possibile. Ma per quale motivo. Il business di oggi è troppo avanzato per consentire il caos organizzativo, ed è per questo che il software di gestione del lavoro è un elemento indispensabile, che consente di gestire il tempo di lavoro, le risorse, le ferie, gli orari e i calendari da un unico posto. Come scegliere un sistema di questo tipo in base alle proprie esigenze? Questo è un argomento da trattare in un articolo a parte. Fortunatamente, lo abbiamo già preparato per voi. Software di pianificazione dei progetti - Cosa cercano i project manager o Gestione delle scadenze dei progetti - Il ruolo, le sfide e gli strumenti.
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
Qual è l'obiettivo finale dei project manager? Portare a termine i progetti con successo. Gli stessi PM ammettono che questo non accade molto spesso: secondo l'ultima indagine Pulse of the Profession, meno di 60% dei progetti vengono completati...
La gestione della capacità è una strategia utilizzata dalle aziende per sfruttare al meglio l'efficienza produttiva rispetto alla domanda di un servizio o di un prodotto. L'obiettivo finale della gestione della capacità è quello di: Identificare e...