Ogni progetto di successo, indipendentemente dalle dimensioni e dalla portata, inizia con una corretta gestione della pianificazione del progetto. La schedulazione di un progetto è una tabella di marcia di come il progetto verrà eseguito dall'inizio alla fine. Descrive in dettaglio le date di inizio e fine delle attività e la sequenza da seguire per una conclusione positiva. Una schedulazione deve essere in grado di dire a che punto è il progetto e cosa resta da fare.
Tuttavia, affinché la schedulazione serva allo scopo, la gestione della schedulazione del progetto è fondamentale. Si tratta della procedura che stabilisce la documentazione e le politiche per lo sviluppo, il monitoraggio, il controllo e la gestione della schedulazione delle risorse e dei tempi assegnati per un completamento tempestivo e di successo.
In questo articolo discutiamo il ruolo della gestione delle scadenze nel completamento del progetto, le sfide che possono presentarsi e gli strumenti per una gestione efficace delle scadenze.
Idealmente, la gestione delle tempistiche di progetto può essere definita come l'importante processo necessario per garantire che un progetto venga completato entro i vincoli di tempo e risorse. In parole povere, si tratta delle attività necessarie per aiutare il progetto e la gestori di risorse essere al corrente della pianificazione del progetto per tutta la sua durata. Di seguito viene illustrato il ruolo della gestione delle scadenze nella gestione del progetto.
1. Sviluppo del calendario
La gestione della pianificazione inizia con lo sviluppo della pianificazione del progetto. Le attività importanti in questa funzione comprendono:
2. Approvazione del programma
Il consenso degli stakeholder del progetto è necessario per l'implementazione della schedulazione. Il ruolo della gestione della schedulazione in questa fase è quello di negoziare con gli stakeholder per ottenere la loro approvazione. Gli stakeholder devono approvare la schedulazione per poter mettere a disposizione le risorse e le persone necessarie per svolgere i compiti. Una volta ottenuta l'approvazione, il capoprogetto crea una linea di base e comunica la schedulazione al team.
3. Monitoraggio del programma
L'altro ruolo della gestione della pianificazione è il monitoraggio della pianificazione durante il suo avanzamento. (e questo è il motivo per cui dovreste conoscere come scegliere un software di tracciamento del tempo). Questo ruolo prevede che ci si concentri sull'avanzamento del progetto per determinarne lo stato in qualsiasi momento. Il project manager identifica come la pianificazione sta cambiando a causa dell'influenza di altri fattori interni ed esterni e l'impatto che ha sulla pianificazione del progetto. Questo è importante anche per determinare la causa dell'azione necessaria per riportare il progetto sulla tabella di marcia per evitare ritardi o per accogliere i cambiamenti nella tabella di marcia.
4. Aggiornamento del calendario del progetto
La gestione della schedulazione prevede anche l'aggiornamento regolare della stessa, tenendo conto dei cambiamenti avvenuti dall'inizio del progetto. Ciò richiede che i project manager determinino il processo da utilizzare per aggiornare la schedulazione, ad esempio analizzando l'impatto che le modifiche avranno sul budget, ambito del progetto e la qualità, identificando le persone che hanno l'autorità per apportare le modifiche. Inoltre, il project manager cerca l'approvazione degli stakeholder e comunica le modifiche al team.
La gestione delle scadenze non è un'impresa da poco. Il processo di gestione della schedulazione, dallo sviluppo, al monitoraggio e all'aggiornamento della stessa, è senza dubbio un'impresa. sfide di gestione del progetto. Ecco le sfide più comuni a cui prestare attenzione.
La giusta durata delle attività è molto importante per il completamento efficace del progetto. Tuttavia, è una delle cose più difficili da ottenere. Inoltre, durante la fase di approvazione, è molto probabile che gli stakeholder sottostimino il tempo necessario per completare alcune attività. Questo perché non sono coinvolti attivamente nel lavoro o perché vogliono risparmiare risorse. Purtroppo, la sottostima dei tempi può portare a un superamento del progetto in termini di tempo e risorse. Spingere troppo il team riduce l'efficacia, ostacolando la sua produttività.
La comunicazione è fondamentale nella gestione delle scadenze per garantire che ogni persona coinvolta lavori sulla stessa pagina. Una comunicazione inadeguata comporta perdite di tempo, in quanto i dipendenti si allontanano dal lavoro per chiedere chiarimenti o trovare informazioni da soli. D'altra parte, una comunicazione eccessiva può portare a un sovraccarico di messaggi e a confusione. I project manager devono tenere aggiornati il team e gli stakeholder sulla tabella di marcia, sui cambiamenti di priorità e altro ancora. Tenere presente l'importanza di una comunicazione efficace per il completamento del progetto può aiutare a superare questa sfida.
Non è detto che il programma si svolga secondo i piani. I project manager devono anticipare i rischi e stimare l'impatto che possono avere sulla schedulazione se si verificano. Se non si riesce a farlo, si può ottenere un programma irrealistico. Purtroppo, determinare i rischi potenziali può essere difficile.
La gestione dei flussi di lavoro, soprattutto quando l'ambito è ampio, può essere una sfida per molte persone. Purtroppo, non essere in grado di gestire i flussi di lavoro in modo corretto rende più difficile gestire le modifiche che fanno deviare il progetto dal programma originale.
Investire nel progetto software di gestione può aiutare a mitigare alcune di queste sfide. Tuttavia, una gestione efficace del progetto è fondamentale anche in presenza di tecnologia. Per garantire una gestione efficace delle scadenze è necessaria l'esperienza di un project manager con conoscenze in queste diverse aree. Impegnare project manager che abbiano La formazione per la certificazione PMP è fondamentale. Questa formazione fornisce ai project manager le competenze necessarie per supervisionare un progetto dall'inizio alla fine, compresa la gestione delle scadenze.
Gli strumenti di gestione delle tempistiche di progetto aiutano a snellire i processi e le operazioni per risparmiare tempo e migliorare l'accuratezza. Rendono più facile lo sviluppo, il monitoraggio, l'aggiornamento e la comunicazione della pianificazione del progetto, mantenendo il team altamente impegnato. Fortunatamente, la maggior parte dei software di gestione dei progetti è integrata con strumenti preziosi per la gestione delle scadenze. Ecco alcuni degli strumenti di gestione delle scadenze da tenere in considerazione:
1. Grafici di Gantt
Questo strumento mostra la tempistica del progetto e la dipendenza tra le attività. Può essere utile per monitorare l'avanzamento del programma, identificare i ritardi e tenere d'occhio eventuali deviazioni dal programma. Inoltre, è utile per identificare le attività necessarie a garantire il completamento tempestivo del progetto.
2. Struttura di ripartizione del lavoro (WBS)
Questo strumento aiuta a suddividere l'obiettivo del progetto in piccoli passi attuabili - compiti e sottocompiti. Con la WBS al suo posto, è più facile vedere la chiarezza della tempistica del programma.
3. Progetto di base
Questo strumento aiuta a monitorare in tempo reale l'avanzamento del progetto. Aiuta a confrontare la pianificazione del progetto con le prestazioni effettive.
4. Strumenti di comunicazione e collaborazione
Questi sono fondamentali per garantire una comunicazione efficace e una collaborazione di squadra per assicurare che tutti lavorino sulla stessa pagina.
5. Strumenti di gestione del tempo e di programmazione
Gli strumenti di gestione del tempo aiutano a tenere traccia del tempo che i membri del team dedicano a una particolare attività. Gli strumenti di pianificazione consentono di vedere quali sono i compiti a cui i membri del team stanno lavorando e se sono in grado di assumersi più lavoro.
Conclusione
La gestione delle tempistiche di progetto è un aspetto importante della gestione del progetto. I suoi ruoli comprendono lo sviluppo della schedulazione, l'approvazione della schedulazione, il monitoraggio della schedulazione e l'aggiornamento della stessa. Tuttavia, la gestione delle scadenze non è priva di sfide. Esse vanno dalle imprecisioni nella stima dei tempi alla scarsa comunicazione, tra le altre. La cosa positiva è che esistono strumenti per mitigare queste sfide e garantire una gestione efficace delle tempistiche di progetto e un completamento tempestivo e di successo del progetto.
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