Ora che siete qui, vi starete chiedendo cosa potete fare per migliorare la pianificazione del vostro team. Avete notato che vi sfugge troppo tempo, che i progetti a volte subiscono ritardi e che i dipendenti si sentono nel caos. Non preoccupatevi, problemi come questi fanno parte di ogni organizzazione. Fortunatamente, esistono diversi modi per risolverli. Uno di questi è il software di pianificazione dei progetti o software di gestione dei progetti - uno strumento di pianificazione dei progetti davvero interessante.
In questo articolo imparerete a conoscere:
Raccomandazioni del project manager da parte delle società di sviluppo software
Sollecitato gestione delle tempistiche di progetto strumenti e le loro caratteristiche principali
Cosa cercare quando si scelgono le tempistiche di progetto e software di gestione delle risorse
Cosa sono la pianificazione del progetto, la gestione del progetto, la programmazione del progetto e il monitoraggio del progetto e in cosa si differenziano
Perché il software di pianificazione dei progetti è così importante per i manager?
Una piccola introduzione prima di parlare degli aspetti importanti dell'utilizzo di uno strumento di pianificazione dei progetti. Software di pianificazione dei progetti, software di pianificazione delle risorse, software di gestione dei dipendentistrumento di pianificazione per la gestione dei progetti o software di gestione delle scadenze: questi termini hanno lo stesso significato. E l'obiettivo principale di ciascuno di essi è lo stesso. In generale, senza parlare di molte altre caratteristiche e differenze funzionali, essi aiutano a pianificare, allocazione delle risorse (dipendenti) e la pianificazione di progetti ad ampio raggio.
Il 50% delle organizzazioni fa perlopiù o sempre una baseline dei propri programmi di progetto. Che siate project manager alle prime armi o che abbiate la gestione delle scadenze a portata di mano, avrete bisogno di un sistema che vi aiuti a mettere insieme tutti i vostri processi. Non è detto che non si possa fare diversamente: molte aziende cercano di gestire il proprio lavoro programmandolo su una lavagna o in Excel.
Il problema è che questa strategia funziona solo fino a un certo punto. E quel momento arriva molto rapidamente per qualsiasi azienda affamata di sviluppo e con ambizioni di crescita. Per il software moderno società di sviluppoLa domanda "vale la pena utilizzare un software di gestione dei programmi previsionali" non esiste più. Ci si chiede invece "quale gestione dei tempi scegliere". E qui vale la pena di notare alcuni criteri.
1. Interfaccia intuitiva degli strumenti di pianificazione dei progetti - La ragione più probabile per cui lo strumento di pianificazione dei progetti viene rifiutato è proprio la UX e l'usabilità. Quindi, è assolutamente chiaro, prima di acquistare - provate, proviamo le persone che lo useranno. Lo strumento dovrebbe rendere il vostro lavoro più facile, non più complicato, quindi assicuratevi di essere a vostro agio nella navigazione del pannello.
2. Tracciamento del tempo / Gestione del tempo - Una gestione efficace dei progetti è impossibile se non si sa a cosa sta lavorando il team e quanto tempo richiede. Gli strumenti di pianificazione dei progetti possono essere di grande aiuto.
[Fonte: schermata del software di gestione delle risorse e di pianificazione dei progetti].
3. Gestione dei congedi / Gestione delle assenze / Disponibilità del team - I dipendenti hanno diritto a ferie e giorni di riposo, ma la loro assenza influisce sull'intero flusso di lavoro e sulla pianificazione dei lavori. Un buon strumento di pianificazione dei progetti vi darà una visione completa della disponibilità del vostro team.
4. Reporting personalizzato - Ogni azienda ha priorità diverse e per loro saranno importanti metriche diverse. Pianificazione del progetto Il software deve generare per voi i rapporti di cui avete bisogno.
5. Pianificazione in tempo reale - Una delle cose più importanti nella pianificazione del lavoro è l'aggiornamento immediato. Le modifiche alla pianificazione che vengono apportate solo dopo un certo periodo di tempo creeranno un inutile caos, per cui lo strumento deve aggiornarle subito, per cui vale la pena di utilizzare strumenti interessanti per la pianificazione dei progetti.
6. Gestione del carico di lavoro - Affinché la pianificazione funzioni, è necessario sapere chi ha il tempo di occuparsi di un determinato compito. Lo strumento ideale vi mostrerà la capacità dei vostri dipendenti.
Vi abbiamo già spiegato perché avete bisogno di un software di gestione dei progetti, noto come strumento di pianificazione dei progetti, e cosa cercare per scegliere l'unico e il solo.
Ora è il momento di fare qualche esempio.
"Il software di pianificazione delle risorse sviluppato dalle software house per le proprie esigenze, quindi, si adatta meglio alle necessità del settore". - uno degli strumenti di pianificazione dei progetti più interessanti.
Teamdeck è un software di pianificazione delle risorse e dei progetti con funzioni di monitoraggio del tempo e di gestione della disponibilità.
Prezzo (pacchetto standard): $3,60 / membro del team / mensile
Pro:
Organizzazione personalizzata dell'orario di lavoro e della disponibilità.
Possibilità di assegnare campi personalizzati a persone e progetti, ad esempio titoli di lavoro, competenze, tecnologie, ecc.
Visualizzazione trasparente degli orari di lavoro e della disponibilità per i diversi reparti e posizioni grazie alla visualizzazione del calendario.
Etichette personalizzate
Reporting personalizzato simile a quello di Excel
Giorni festivi automatici per più localizzazioni
Disponibile in versione mobile
Sistema di sicurezza dei dati
Integrazione con altri sistemi, come Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier e API REST.
Contro
L'applicazione mobile per il monitoraggio delle ore non consente di vedere solo i progetti attivi.
Nessuna dipendenza per la prenotazione
Nessun time-tracker start-stop sul desktop (solo nell'app mobile)
"nTask è uno degli strumenti di pianificazione dei progetti progettato come strumento di collaborazione per le aziende, che rappresenta una soluzione completa per la gestione dei progetti." - G2
Prezzo (pacchetto standard): $3 / membro del team / mensile
Pro:
Interfaccia facile e intuitiva
Gestione dei compiti
Gestione del progetto
Gestione del rischio
Tracciamento del tempo
Gestione dei timesheet
Gestione delle riunioni
Schede Kanban
Grafici di Gantt
Contro:
Mancanza di personalizzazione
Mancanza di rapporti
"Resource Guru è stato progettato specificamente per ridurre i carichi di lavoro eccessivi, migliorare il morale del team, ridurre la rotazione dei dipendenti e aiutarvi a svolgere al meglio il vostro lavoro".
I calendari di progetto aiutano a identificare e visualizzare le attività durante il progetto.
Prezzo (pacchetto standard): $4.16 / membro del team / mensile
Pro:
Disponibilità delle risorse
Collaborazione di squadra
Interfaccia facile da usare
Pannello di disponibilità e pianificazione della capacità delle risorse opzione
Gestione di conflitti di programmazione
Reporting e previsioni
Sistema di gestione dei congedi caratteristiche
Pianificazione di progetti e risorse
Sistema di prenotazione delle sale conferenze
Tracciabilità delle apparecchiature
Integrazione con Slack, Gmail, Outlook e Google Calendar
Sistema di sicurezza dei dati
Contro:
Nessuna possibilità di ordinare le risorse per livello di esperienza
Nessuna funzione di "annullamento" nella sezione prenotazioni
Nessuna possibilità di copiare le attività delle risorse
Nessuna possibilità di cercare le prenotazioni per parole chiave
"Aggiungete i vostri progetti e il vostro team e siete pronti a partire! Fate clic e trascinate un punto qualsiasi della tabella di marcia per iniziare ad assegnare i compiti".
Float aiuta anche a gestire i compiti del progetto e a impostare le dipendenze dei compiti.
Prezzo (pacchetto standard): $ 10 / membro del team / mensile
Pro:
Pannello di gestione delle risorse flessibile e facile da usare
Navigazione e filtraggio facili
L'interfaccia visiva a trascinamento di programmazione delle risorse
Tracciabilità del tempo precompilata con le attività in corso
Pianificazione di più progetti
Reporting e previsioni
Integrazione con Jira, Teamwork, Asana, Trello
Contro:
Navigazione scomoda nella timeline del progetto.
Alcune integrazioni non funzionano come previsto.
L'aggiornamento dell'elenco dei dipendenti richiede molto tempo.
Qualsiasi utente può aggiungere e modificare dati che causano disordine.
"Una tecnologia appositamente studiata per garantire chiarezza, controllo e sicurezza".
Mavenlink è anche nel nostro confronto tra gli strumenti di pianificazione dei progetti che aiutano a portare a termine il progetto con successo.
Prezzo (pacchetto standard): Prezzi individuali
Pro:
Pannello di gestione avanzata delle risorse
Funzionalità di business intelligence
Metriche di progetto in tempo reale
Possibilità di assegnare ruoli e permessi diversi
Protezione dei dati
Resourcing integrato con pianificazione di progetti e risorse
Servizi aggiuntivi per i clienti come consulenza, orientamento, coaching e programmi di successo per i clienti.
Formazione sui prodotti e assistenza 24/7
Integrazione con Slack, Jira, GSuite, Oracle
Contro:
Nessuna prova gratuita
Creazione complicata di report personalizzati
Funzioni avanzate solo per i pacchetti Premier ed Enterprise
Troppe notifiche via e-mail
Molti modi per ottenere esattamente lo stesso effetto, il che complica inutilmente il sistema.
"Personalizzate Wrike per adattarlo al meglio alla vostra organizzazione. Da dashboard e flussi di lavoro personalizzati all'automazione specifica per i team per snellire i processi".
La gestione delle attività con Wrike è un software di pianificazione dei progetti.
Prezzo (pacchetto standard): $ 9,80 / membro del team / mensile
Pro:
Versione gratuita con funzioni di base
Grafici di Gantt interattivi
Elevata personalizzazione del sistema.
Gruppi di funzionalità dedicate.
Schede Kanban
Analisi avanzata
Pianificazione, gestione dei progetti, tracciamento del tempo e caricamento dei documenti in un unico strumento
Sistema di sicurezza dei dati
Contro:
Complicato da usare
Nessuna possibilità di gestione offline del progetto
Gli elevati requisiti hardware lo rendono scomodo da usare sui computer più vecchi
Le funzioni più avanzate si trovano nel pacchetto Premium, che ha un costo elevato.
"Allineare i team globali, costruire e scalare soluzioni orientate al business e consentire all'IT di gestire i rischi e mantenere la conformità sulla piattaforma per un lavoro dinamico."
I diagrammi di Gantt sono utili per sviluppare la pianificazione del progetto e visualizzare le dipendenze dalle attività.
Prezzo (pacchetto standard): $24,80 / membro del team / mensile
Pro:
Dedicato alla gestione dei contenuti dei team creativi e di marketing
Un'interfaccia facile da usare assegna le risorse, tiene traccia dei progressi o del tempo
Flusso di lavoro del progetto automazione
Cruscotto di gestione avanzato
Collaborazione di squadra
Comoda comunicazione e scambio di dati con gli altri membri del team
Intelligente gestione del flusso di lavoro del progetto
Sistema di sicurezza dei dati
Sincronizzazione dei dati
Gestione delle scadenze
Pianificazione di più progetti
Contro:
Prezzo elevato
Pacchetto base per un massimo di 25 dipendenti
Alcune funzioni sono mancanti o non disponibili
Lo strumento è pesante e a volte è in ritardo
Pannello delle attività illeggibile per alcuni utenti
"Unite i vostri progetti, le risorse e le finanze in un'unica piattaforma AI-nativa".
Per gestire efficacemente un processo di schedulazione dei progetti La previsione è insostituibile per molti manager
Prezzo (pacchetto standard): $30 / membro del team / mensile
Pro:
Automazione e funzionalità basate sull'intelligenza artificiale
Facile da usare
Software per la pianificazione, il monitoraggio e la programmazione dei progetti
Avanzato sistema di gestione dei congedi
Monitorare i costi e i profitti di ogni progetto
Ampie possibilità di personalizzazione
Programmazione automatica in base alla disponibilità dei dipendenti
Integrazione con Asana, BambooHR e Azure
Reporting e previsioni
Contro:
Prezzo elevato
Manca di alcune funzionalità utili
Troppe visualizzazioni di progetto rendono i dati illeggibili
La programmazione è molto rigida e non è ideale per le aziende agili.
Lo strumento è esteticamente gradevole ma poco intuitivo.
Nel mondo digitale, La sicurezza dei dati è tuttosoprattutto quando si lavora con molte informazioni riservate. Il software di pianificazione ideale per la gestione dei progetti deve garantire la sicurezza dei vostri database. Inoltre, deve essere conforme al GDPR, la legge europea sulla protezione dei dati in vigore dal 2018. Essa contiene norme molto severe sulla raccolta, l'elaborazione e l'utilizzo di tali informazioni, quindi il sistema giusto ne tiene conto.
Perché mai dovrebbe servire un software che non si sa come usare? Anche la funzionalità più rivoluzionaria sarà un problema, non un aiuto, se non si è in grado di sfruttarne il potenziale. Un buon pianificatore di progetti si prende cura dei suoi clienti non solo quando si tratta di convincerli ad acquistarlo, ma anche durante l'intero processo di collaborazione. strumenti di pianificazione del progetto sono importanti. Assicuratevi che il partner commerciale scelto vi fornisca un processo di onboarding adeguato, in modo da poter sfruttare l'intera gamma di funzionalità per cui state pagando.
È naturale che la vostra azienda cresca... e il software di pianificazione dei progetti non dovrebbe rallentare questo processo. O almeno questo è sicuramente uno dei vostri obiettivi aziendali. La questione è se il pianificatore di progetti che sceglierete sarà in grado di tenere il passo con voi. Quando scegliete lo strumento ideale, pensate al futuro, non solo alle vostre esigenze attuali, ma anche a quelle future.
Assicuratevi che il software soddisfi le vostre esigenze attuali e future. È inoltre molto importante verificare come cambierà il prezzo del servizio: potrebbe risultare che uno strumento sia la soluzione migliore per una piccola azienda, mentre non sia assolutamente redditizio per una software house di medie o grandi dimensioni. Tenete conto della direzione di sviluppo della vostra organizzazione per fare in modo che la vostra scelta sia la più ottimale.
Immaginate una piccola azienda in cui tutti lavorano dall'ufficio a tempo pieno e che gestisce al massimo 3 progetti contemporaneamente. Ora immaginate una seconda azienda, una multinazionale che impiega persone in tutto il mondo. La maggior parte di loro lavorare da remoto in fusi orari diversi. Alcuni hanno un lavoro a tempo pieno, altri lavorano part-time e altri ancora sono freelance. Vengono gestite contemporaneamente fino a diverse decine di progetti.
Come è facile immaginare, il flusso di lavoro di queste due aziende sarà completamente diverso, ma ciò non significa affatto che debbano utilizzare strumenti di pianificazione dei progetti diversi. Il software di pianificazione ideale per la gestione dei progetti è abbastanza flessibile da adattarsi alle aspettative di ogni azienda..
È necessario verificare se il software consente di aggiungere, cancellare e modificare facilmente i dati, di effettuare impostazioni personalizzate, di attivare e disattivare il time-tracker in base alle esigenze, di aggiungere dati su ciascun dipendente e di personalizzare la disponibilità, ad esempio se qualcuno lavora part-time o in vacanza. Il sistema deve anche consentire di assegnare ruoli e permessi individuali ai singoli dipendenti, ad esempio chi può accettare le richieste di ferie, assegnare compiti ai singoli, impostare tappe fondamentali, accettare orari, ecc.
Non è possibile migliorare il proprio lavoro senza dati su ciò che funziona e ciò che non funziona, per questo una delle funzionalità chiave del software di pianificazione dei progetti è la reportistica. Assicuratevi che il sistema generi rapporti di base che forniscano i dati più importanti e che possano essere personalizzati in base alle vostre esigenze individuali.
Sì, lo sappiamo, il lungo elenco di integrazioni sulla pagina del sistema è sempre impressionante. Tuttavia, quando scegliete un software non guardate solo il numero di integrazioni. loghi personalizzatima anche la velocità con cui lo strumento può introdurre nuove integrazioni.
Ok, diciamo che a questo punto il software ha integrazioni con tutte le principali applicazioni utilizzate, ma cosa succede quando ne arriva una nuova sul mercato? Lo strumento sarà in grado di implementare la nuova integrazione in pochi giorni, settimane o mesi? La velocità e l'agilità di integrazione sono criteri molto importanti nella scelta di un sistema.
Ogni azienda cercherà di convincervi che la sua soluzione è la migliore e che stravolgerà il vostro modo di pensare alla pianificazione del lavoro. La verità, tuttavia, è che finché non la proverete voi stessi, non ne avrete la certezza. Le aziende sicure della qualità del loro servizio non avranno paura di offrirvi un periodo di prova gratuito.
Non vogliono che compriate il loro prodotto alla cieca, ma semplicemente che diciate: "Vedete, questo è il nostro sistema, verificate se funziona per voi e, se funziona, vi invitiamo a collaborare". Un periodo di prova gratuito è il modo più efficace per verificare se una soluzione è adatta a voi, quindi non esitate a utilizzarlo e cercate le aziende che lo offrono.
Scavando in Internet alla ricerca di informazioni sulla gestione delle scadenze e sugli strumenti di pianificazione dei progetti, vi sarete sicuramente imbattuti in termini come pianificazione dei progetti, monitoraggio dei progetti e gestione dei progetti. Sembrano tutti simili, appaiono nello stesso contesto - l'ottimizzazione della software house - e portano vantaggi simili alla vostra azienda. Sappiamo che è facile perdersi, quindi prima di proseguire faremo luce su questa terminologia confusa.
Forse non lo sapete ancora, ma la pianificazione del progetto e la gestione delle risorse sono elementi del ciclo di vita della gestione del progetto o, per dirla in modo più semplice, del processo di gestione del progetto. Ma prima di parlare di questo, iniziamo con i fondamenti. Come i project manager intendono la gestione dei progetti e perché utilizzano gli strumenti di pianificazione dei progetti?
Parafrasando la definizione del Project Management Institute (PMI), il project management consiste nell'utilizzare conoscenze (specifiche), competenze, abilità, dispositivi, strumenti, metodi, tecniche e tutto ciò che serve per fornire "valore alle persone". Tralasciando l'ambiguità dell'espressione "valore per le persone", si può dire che la gestione dei progetti consiste nell'utilizzare le proprie risorse (sia tangibili che intangibili) per creare e implementare qualcosa di - diciamo - utile (non necessariamente per tutti).
Come vediamo, la comprensione di cui sopra è piuttosto ampia. Dal punto di vista del PMI, un risultato del project management - a quanto pare - può essere qualsiasi cosa. Tutto ciò che è utile per le persone. Naturalmente, per complicare le cose, potremmo chiedere se almeno due persone che hanno creato qualcosa (tangibile o intangibile) e ne hanno fatto uso sono project manager e il loro lavoro è un progetto. Oppure, quante persone devono aver beneficiato di una determinata creazione perché questa possa essere definita un progetto?
Saltando domande come queste, va detto che la definizione di cui sopra non dice nulla di assolutamente fondamentale. Si potrebbe dire che i fondamenti di qualsiasi progetto includono la pianificazione e la programmazione. E i fondamenti che si differenziano tra project management e management. Non possiamo dimenticare la gestione dei compiti.
La gestione del progetto è l'applicazione di processi, metodi, competenze, conoscenze ed esperienze per raggiungere obiettivi specifici del progetto in base ai criteri di accettazione del progetto entro parametri concordati. La gestione del progetto prevede risultati finali vincolati a tempi e budget definiti. Il software di pianificazione dei progetti può essere utile a questo scopo.
Ecco 3 aspetti della gestione del progetto che non compaiono nella definizione del PMI. Il primo è "criteri di accettazione del progetto", il secondo è il tempo e il terzo è il budget.
Prendiamo come esempio la collaborazione con un cliente. Come sappiamo, i progetti vengono commissionati, internamente o esternamente, da qualcuno della vostra azienda o dall'esterno, da un cliente. Il cliente effettua un ordine commerciale. Ha delle aspettative relative ai prodotti e al modo in cui questi contribuiranno alla sua attività attuale o a quella nuova. E - cosa più importante - non ha una quantità illimitata di tempo nella vita e il portafoglio di Warren Buffet.
Oppure, da un altro lato, vorrebbe ottenere il risultato del suo ordine in modo rapido ed economico. Per dirla in modo diretto, la qualità dei prodotti, il tempo di consegna e, soprattutto, il costo determinano le decisioni commerciali dei clienti potenziali e attuali. Se i criteri di accettazione del cliente non corrispondono ai risultati del lavoro, si apre un altro problema, ben più grave...
Come suggerisce l'APM, la differenza tra la semplice "gestione" e la gestione del progetto riguarda il momento in cui il progetto è pronto per essere attuato o già attuato. Mentre la gestione è un processo continuo, la gestione di un progetto ha un risultato finale fornito in un arco di tempo finito. In questa sede abbiamo alcune osservazioni perché non siamo sicuri che il "tempo finito" sia il modo migliore per dividere la gestione del progetto dalla gestione e basta.
Ad esempio, utilizziamo il reparto marketing o un semplice specialista PPC. Entrambi sono responsabili di generazione di lead attività: questo è l'obiettivo del progetto, la raccolta di contatti. L'obiettivo comprende l'ottimizzazione delle campagne, l'ottimizzazione delle landing page, la creazione di contenuti e così via - questi sono i compiti. Ad esso è dedicato un budget. Se il numero di lead raccolti ogni mese non è sufficiente, l'azienda inizia ad avere un grosso problema. A questo punto, se il project manager nella persona di uno specialista PPC non raggiunge l'obiettivo entro i tempi e il budget previsti, il progetto fallisce. Quindi, come vediamo, a volte non si tratta di tempi, ma di budget - perché quest'ultimo è l'aspetto più forte di un progetto che ne decide la redditività. Uno strumento di pianificazione del progetto può essere davvero utile.
Tenendo presente questo commento, vediamo qualche altro insegnamento.
La gestione dei progetti è quindi, come suggerisce l'APM, un'applicazione di metodi e processi. Su Internet, chiunque può trovare il processo di gestione dei progetti suddiviso in fasi. A volte si tratta di 3 fasi, a volte di 4, 5, 6 o addirittura 7. Noi utilizziamo quella più popolare che contiene 5 fasi. Noi usiamo quella più popolare che contiene 5 fasi.
Iniziazione e concezione
Pianificazione del progetto
Lancio ed esecuzione
Monitoraggio e controllo
Chiusura del progetto
Da una prospettiva più ristretta, gestione del progetto è responsabile di Come raggiungere l'individuo obiettivi del progetto con tutti i dettagli. È la parte esecutiva della gestione del lavoro e mira a far raggiungere gli obiettivi al team. Si tratta di guidare un progetto dall'inizio alla fine, tenendo conto di tutte le singole fasi, di tutti i compiti nell'ambito di un budget definito e degli obiettivi di qualità. È responsabile delle modalità di realizzazione dell'obiettivo. Gli elementi della gestione del progetto, tra gli altri, comprendono:
creazione e sviluppo del concetto di progetto,
gestire il lavoro dell'intero team,
decidere il processo e i metodi di realizzazione del progetto,
la preparazione degli elenchi di compiti e la loro prioritizzazione,
assegnazione di compiti e scadenze,
controllo della qualità e risoluzione dei problemi,
gestione del bilancio,
controllo della soddisfazione del cliente,
valutazione dell'efficacia del lavoro svolto.
Ora si tratta di questioni terminologiche, perché la pianificazione del progetto, la programmazione del progetto e talvolta anche il monitoraggio del progetto sono termini trattati in modo intercambiabile.
Come suggerisce il grafico sottostante, la pianificazione del progetto è uno dei tasselli del ciclo di vita della gestione del progetto. È uno dei gruppi di compiti che appartengono alla fase di pianificazione ed esecuzione del progetto.
Un software di programmazione di progetto all'avanguardia partecipa a quasi tutte le fasi del ciclo di vita della gestione del progetto.
Pianificazione del progetto è la parte del processo di gestione del progetto che risponde alla domanda Cosa si deve fare in un progetto. Descrive la visione e i passaggi chiave necessari per completare il progetto. Il suo scopo è definire le attività e la metodologia che consentiranno al team di raggiungere gli obiettivi. È una visione orizzontale del progetto, non ancora molto dettagliata. La fase di pianificazione comprende elementi quali:
descrizione di sponsor, stakeholder e clienti del progetto,
descrizione dell'ambito del progetto, del budget e della scadenza,
identificazione degli elementi del progetto necessari per raggiungere gli obiettivi,
l'identificazione di potenziali sfide e minacce,
presentare il piano di progetto a investitori, clienti o altre parti interessate.
L'obiettivo della pianificazione del progetto è quello di preparare un documento formale e approvato che venga utilizzato per guidare l'esecuzione e il controllo del progetto. Pertanto, l'obiettivo della pianificazione del progetto, secondo la Guida PMBOK del PMI, è quello di mostrare "le date previste per l'esecuzione delle attività e le date previste per il raggiungimento delle milestone". Come si legge sul sito web Project Cubicle:
I piani di progetto mostrano le attività, le durate, le dipendenze, le tappe, le date di inizio e fine, i calendari e il percorso critico in un diagramma.
La pianificazione del progetto (o pianificazione delle risorse o gestione delle scadenze) è una procedura per l'assegnazione di compiti e attività. allocazione delle risorse in modo che il progetto possa essere completato entro i tempi e il budget stabiliti.
Questo processo consiste nello stimare il capacità disponibile e risorse aggiuntive necessari in ogni fase del progetto e pianificare in quale momento devono essere completati determinati compiti e fasi del progetto per rispettare la scadenza dichiarata. Gli elementi della gestione delle scadenze sono:
dividere il progetto in fasi e definire le tappe,
definire i compiti all'interno del progetto in base all'ambito,
determinazione delle risorse disponibili e della domanda,
allocazione delle risorse,
stimare il tempo necessario per svolgere determinati compiti (tempistiche del progetto) al fine di rispettare la scadenza.
Alla fine, dobbiamo sottolineare il project tracking, perché anche questo termine è considerato qualcosa di simile alla programmazione del progetto.
Tracciabilità del progetto è il processo di monitoraggio dell'avanzamento di un progetto (è una fase di monitoraggio del ciclo di vita della gestione del progetto). Il monitoraggio del progetto è collegato o addirittura identico al monitoraggio delle attività: si concentra sull'avanzamento delle attività, che ovviamente è un elemento dell'intero progetto.
Questo non è lo stesso che Tracciamento del tempo dei dipendentiche consiste nel monitorare le attività per le quali i dipendenti impiegano il loro tempo di lavoro. Quando tutto il lavoro è stato pianificato, gli obiettivi sono stati fissati e le risorse sono state assegnate, è il momento di verificare se l'esecuzione del progetto sta andando come dovrebbe, se il programma è stato implementato correttamente, se non ci sono problemi irrisolti e se i colli di bottiglia non bloccano il progresso del lavoro.
Il monitoraggio del progetto è un processo molto importante per i project manager e i clienti, perché consente di verificare se tutto procede senza intoppi e se i piani originali funzionano o devono essere modificati, ad esempio ampliando il team o aggiungendo nuovi compiti.
Una divisione rigida dei termini sopra citati è molto difficile, poiché tutti interagiscono tra loro e sono parte della gestione del progetto. A volte ogni fase è affidata a una persona diversa, altre volte l'intero processo è affidato a un project manager. Più complicato è il progetto, più grande è l'organizzazione, più elementi contribuiranno all'ottimizzazione del lavoro.
Ecco perché le moderne aziende di software non iniziano nemmeno a lavorare su un progetto senza strumenti adeguati. Naturalmente esistono sistemi dedicati alle singole fasi, ma per voi sarà molto più facile lavorare utilizzando un unico software che soddisfi tutte le vostre esigenze e vi aiuti a creare un piano di progetto, a stabilire un calendario, a gestire le risorse, a monitorare i tempi e i progressi del lavoro e ad assegnare i compiti. Di seguito vi proponiamo alcuni suggerimenti su strumenti efficaci per la gestione del lavoro nella vostra organizzazione.
Se non vi preparate, vi preparate a fallire.
- Benjamin Franklin
Ok, sapete già che avete bisogno di uno strumento di pianificazione dei progetti e di come sceglierlo... Ma siete consapevoli del perché ne avete davvero bisogno? Sappiamo che tutti parlano di quanto sia necessario, ma cosa vi darà e come cambierà in meglio la vostra attività?
Il caos costa. Non è un segreto. Nel caos, si perde tempo a cercare di capire cosa sta succedendo e cosa deve essere fatto. E in una software house il tempo è denaro.... molto. Dopo tutto, i vostri servizi hanno un prezzo per un motivo. Se volete usare il denaro della vostra azienda per qualcosa, è per lo sviluppo, l'innovazione e il marketing, non per sprecare risorse. Gli strumenti di pianificazione dei progetti possono aiutare.
Questo può sembrare banale: dopo tutto, tutti coloro che lavorano a un progetto sanno qual è l'obiettivo e cosa è necessario, giusto? Ma non è così. Spesso un compito apparentemente semplice ha molte più parti di quanto sembri. E ognuno di questi componenti richiede più tempo di quanto sembri.
Un programma ben preparato vi dà sempre un quadro chiaro di ciò che dovete fare e quando lo dovete fare per raggiungere i vostri obiettivi. Questo assicura che non si perda nulla e che si evitino ritardi. Ecco perché dovreste scegliere un buon software di pianificazione dei progetti.
La gestione degli orari è molto importante dal punto di vista del lavoro di squadra, perché ogni membro del team sa quali sono le sue responsabilità e che il lavoro degli altri dipende dal suo. Ciò contribuisce a creare una responsabilità condivisa e una solidarietà tra i dipendenti, con un impatto positivo sulla produttività.
Alcuni progetti iniziano senza problemi e richiedono risorse minime, ma poi improvvisamente si scopre che questa era solo la punta dell'iceberg e ogni fase successiva è sempre più difficile. Se avete preparato un programma di progetto, avete sicuramente previsto questa situazione e vi siete assicurati il tempo del personale che può essere impiegato per supportare il progetto. Se non l'avete fatto, beh, buona fortuna.
Avete presente quella situazione in cui iniziate a lavorare a un progetto e tutto è perfetto, date 110% e la qualità della lavorazione è la più alta possibile? Purtroppo, più si lavora, meno tempo si ha a disposizione e alla fine si scopre che non si è in grado di terminare il progetto mantenendo il livello iniziale.
E, peggio ancora, dovrete abbassare notevolmente la qualità standard per rispettare la scadenza. La gestione delle scadenze, supportata almeno da un buon software di pianificazione dei progetti, vi permette di evitare questa situazione, di pianificare con cura il vostro tempo e di mantenere una qualità di lavoro uniforme ed elevata per tutta la durata del progetto.
Il programma del progetto mostra chiaramente cosa deve accadere e quando. Se determinate attività iniziano improvvisamente a slittare, è un segnale che indica che sta succedendo qualcosa e che è necessario reagire. Questo vi permette di risolvere i problemi in anticipo e di prevenire i colli di bottiglia prima che si ripercuotano sull'intero flusso di lavoro. Senza una pianificazione, probabilmente vi accorgereste di una crisi quando è già molto grave,
Avete bisogno di aiuto per trovare il miglior software di pianificazione dei progetti?
"Un obiettivo senza un piano è solo un desiderio".
Migliorare gestione del tempo è uno dei propositi più diffusi per il nuovo anno. I piani sono parte integrante della nostra vita. Quando andiamo in vacanza, prepariamo una cena, vogliamo ottenere una promozione o il lavoro dei nostri sogni, partecipare a un concorso, realizzare qualsiasi cosa. Dato che un piano è una parte così importante del nostro sviluppo individuale, immaginate un'organizzazione piena di individui, ognuno con potenziale, competenza e una quantità limitata di tempo di lavoro.
È possibile condurre un'azienda al successo senza una gestione dei tempi e un buon piano? Probabilmente sì. Ma è un po' come lasciare il lavoro e aspettare di vincere alla lotteria. Vale la pena credere nel destino cieco?
Il calendario delle risorse (o calendario di gestione del progetto, o calendario di pianificazione del progetto, software di pianificazione delle risorse) consente di pianificare, gestire e allocare le risorse in modo più efficace ed efficiente, soprattutto se Microsoft Excel ha avuto un ruolo...
Qual è l'obiettivo finale dei project manager? Portare a termine i progetti con successo. Gli stessi PM ammettono che questo non accade molto spesso: secondo l'ultima indagine Pulse of the Profession, meno di 60% dei progetti vengono completati...
La gestione della capacità è una strategia utilizzata dalle aziende per sfruttare al meglio l'efficienza produttiva rispetto alla domanda di un servizio o di un prodotto. L'obiettivo finale della gestione della capacità è quello di: Identificare e...