Il primo elemento di un team di progetto efficace e La gestione del team è conoscere la struttura del team. Questo è essenziale per pianificare correttamente le risorse e distribuire i compiti, e per implementare i processi più efficaci per le esigenze dei diversi ruoli. I ruoli di base in un team di gestione del progetto completo, sono:
Responsabile di progetto
Indipendentemente dal fatto che si parli di gestione di progetti IT, o di gestione delle risorse di marketingIl ruolo del leader è lo stesso. Si tratta del ruolo di guida del progetto, che si concentra sul processo decisionale, sull'assegnazione dei compiti, sul controllo dei progressi, sul trasferimento delle informazioni tra il cliente, la direzione e i membri del team e sulla garanzia che il progetto raggiunga i suoi obiettivi e la sua portata. Se il team fosse un'orchestra, il project manager ne sarebbe il direttore.
Nelle piccole imprese e in quelle più grandi, i software sono una parte insostituibile del viaggio con la gestione del team di progetto.
È la persona che ha la responsabilità maggiore e deve assicurarsi che tutto vada come deve andare. La necessità di occuparsi di così tanti aspetti del progetto non sarebbe possibile senza un supporto adeguato; per questo è indispensabile un software di gestione del lavoro che aiuti a controllare il ciclo di vita del progetto, il calendario, le attività e i progressi.
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Capo squadra
È difficile gestire contemporaneamente tutti gli aspetti di un progetto molto complesso, perciò le persone che vi lavorano sono solitamente divise in team. Ogni team si occupa di una parte del prodotto e, mentre il project manager è responsabile del quadro generale, sono i team leader a supervisionare le parti.
Si tratta di un ruolo molto importante, in quanto il team leader è direttamente coinvolto nell'intero processo e vi partecipa insieme agli altri membri del team. Questa persona partecipa alle riunioni quotidiane e alle riunioni di progetto o di pianificazione delle risorseè il primo contatto in caso di problemi e funge da intermediario tra il team e il project manager. Questo sistema conferisce ai team maggiore fluidità e autonomia, evitando la microgestione e le situazioni in cui tutte le decisioni dipendono da una sola persona.
Il team leader è di grande importanza per costruire un senso di appartenenza e mantenere alto il morale anche in situazioni di crisi. Strategie adeguate di gestione del team, di cui parleremo più avanti in questo articolo, saranno un valido supporto nel lavoro quotidiano di un leader.
Membro del team
I membri del team sono il nucleo del progetto, responsabili della parte esecutiva del lavoro. Sono specialisti in vari settori: sviluppatori, designer, scrittori e tester, il cui compito è implementare aspetti particolari del prodotto. Le loro conoscenze specialistiche e la loro esperienza consentono di creare l'applicazione o il software.
Ognuno di loro ha competenze e specializzazioni diverse, quindi devono cooperare per raggiungere l'obiettivo prefissato. Una buona gestione del team permette di sfruttare appieno il loro potenziale, mentre una scarsa è fonte di frustrazione e burnout.
A gestore delle risorse è una persona responsabile della allocazione delle risorse nell'azienda. lavora a stretto contatto con il responsabile di progetto e il reparto Risorse Umane. L'RS conosce i requisiti del progetto e le competenze dei dipendenti, grazie ai quali può costruire abilmente i team di progetto e segnalare le esigenze di reclutamento. Il software di gestione delle risorse è uno strumento di lavoro quotidiano per questa posizione.
Spesso le responsabilità del responsabile delle risorse sono divise tra il project manager e il dipartimento HR, ma nel caso di aziende più grandi e di progetti più avanzati il supporto di una posizione separata è prezioso.
Analista aziendale
Questo esperto è responsabile della definizione del potenziale commerciale del piano di progetto, della valutazione della redditività e dell'analisi della posizione di mercato, comprese la domanda e la concorrenza. Inoltre, contribuisce all'ottimizzazione del budget per le attività del progetto.
Soggetto interessato
Uno stakeholder è una persona che sarà in qualche modo influenzata da un progetto. Può essere un utente target, un cliente, un'azienda partner, un investitore, un dipendente o un fornitore. Anche se gli stakeholder non sono decisori o dirigenti, la loro voce è molto importante nel processo di creazione di un prodotto da eseguire.
Cliente
Spesso il cliente è visto come un estraneo e non fa parte del team. Tuttavia, se non ci fosse il cliente, non ci sarebbe nemmeno il progetto, perché è il cliente che fa la richiesta, definisce gli obiettivi e dà i soldi.
Nel successo del progetto e del processo di sviluppo, tutte le parti coinvolte, quindi, devono considerare il cliente o il proprietario del prodotto come una parte importante del team, che partecipa alle riunioni e decide ciò che è necessario. La natura di questa collaborazione è, ovviamente, diversa da quella tra dipendenti della stessa organizzazione, ma si può essere certi che l'inclusione del cliente nel ciclo di vita del progetto e nel processo di sviluppo e la costruzione di buone relazioni renderanno migliore la vostra cooperazione.
Un team di successo è un gruppo composto da molte mani e una sola mente".
Bill Bethel
È possibile gestire un team in modi diversi. Questi modi sono chiamati stili di gestione o stili di leadership. Si tratta di una combinazione di fattori come la gerarchia nell'organizzazione, l'aumento della motivazione, la divisione delle responsabilità, la comunicazione e un approccio generale alle regole di cooperazione. Poiché solo 48% dei dipendenti considerano la leadership aziendale di "alta qualità" (Zippia, 2022), l'adozione di uno stile efficace è molto importante per l'intero flusso di lavoro e la gestione del team. Esistono diversi stili di gestione principali.
1. Autocratico, che significa "farete quello che dico io".
In questo stile c'è il capo, non il leader. La comunicazione è unidirezionale, dal supervisore ai dipendenti. La gerarchia all'interno del team è marcata in modo molto chiaro, non esiste una struttura piatta. Il corso del lavoro è strettamente controllato e i dipendenti sono ritenuti responsabili soprattutto dei risultati e delle prestazioni.
In questo stile, i membri del team non sono incoraggiati a fare domande, a proporre iniziative o a comunicare i propri dubbi: sono persone che agiscono, piuttosto che decisori o entità creative. Il dominio di questo stile è la microgestione; il capo governa ogni elemento del lavoro e ai dipendenti non viene data fiducia o proprietà.
Questo stile di gestione può essere utile in luoghi in cui la disciplina e le procedure rigorose sono fondamentali, come nel caso di un chirurgo che gestisce un'operazione. O se si addestrano le reclute nell'esercito. Ma in un team di sviluppo? Pensateci due volte. O non pensateci affatto.
Pro
Contro
2. Laissez-faire o "fai quello che vuoi".
In questo approccio, il manager non gestisce realmente.... Il team ha il pieno controllo sulle decisioni relative all'introduzione di soluzioni e alla risoluzione dei problemi, perché il leader confida nella loro competenza ed esperienza. L'appropriazione è il motto di questo stile.
Il ruolo del manager è quello di coordinare e distribuire i compiti, ispirare e creare la visione, motivare e controllare se il progetto procede, ma tutta la parte esecutiva ricade anche sulle spalle del team.
Il manager è coinvolto quando il team ha bisogno del suo aiuto o del suo supporto, ma per il resto non interferisce nel processo creativo. Poiché non è così attivo, può essere coinvolto in più progetti contemporaneamente. Questo stile consente una struttura veramente piatta e funziona bene quando il team è esperto, indipendente e competente.
Pro
Contro
3. Democratico, ovvero "facciamo ciò che pensiamo sia meglio".
Questo stile è una via di mezzo tra l'autocratico e il laissez-faire. Il manager chiede ai membri del team un feedback, conta sulla loro opinione e incoraggia il loro coinvolgimento e il suggerimento di idee. Tuttavia, il leader prende le decisioni ed è responsabile del risultato finale.
Il manager non governa ogni aspetto del lavoro; dà delle linee guida e distribuisce i compiti, ma i dipendenti hanno un certo livello di responsabilità e svolgono i compiti in modo indipendente. Il manager coordina il lavoro, controlla le fasi del progetto e pianifica la strategia e la gestione del progetto. calendario del progetto. In questo modo, il lavoro ha una certa struttura e gerarchia, ma c'è anche spazio per la creatività e l'iniziativa.
Pro
Contro
La gestione di un team è un'abilità, ma anche un'arte. 86% dei dipendenti in posizione di leadership attribuiscono alla mancanza di collaborazione la ragione principale degli insuccessi sul posto di lavoro (Zippia, 2022).
Un gruppo di persone ben motivate, che sanno lavorare insieme, sono felici e sentono un senso di appartenenza all'azienda, può ottenere qualsiasi risultato e raggiungere gli obiettivi in modo più rapido, efficiente e migliore rispetto a un team mal gestito.
La questione è come trovare l'equilibrio perfetto, adattare lo stile di gestione alla natura del team e non essere sopraffatti da un sovraccarico di informazioni e responsabilità. Abbiamo alcune tecniche che renderanno la gestione del team un gioco da ragazzi.
Non esiste una soluzione unica per tutti. Quando si pianifica una strategia di marketing, si considerano gli obiettivi del cliente, la situazione del mercato, la concorrenza, il budget e il pubblico di riferimento. Lo stesso vale per la creazione di una roadmap di prodotto.
L'approccio dipende dalle variabili. Lo stesso vale per la gestione dei team: per farla bene servono dati. E questi dati sono informazioni su chi sono i dipendenti, quali competenze hanno, il loro stile di lavoro, le loro relazioni reciproche, cosa amano fare e cosa li irrita. Anche se non è sempre possibile trovare una soluzione che vada bene per tutti, conoscere il vostro team vi aiuterà a trovare la migliore soluzione possibile.
Un team è una struttura dinamica. I progetti cambiano e con essi la richiesta di competenze specifiche. Il reclutamento è quindi un elemento chiave della gestione del team di progetto. Quello giusto vi permetterà di sviluppare il vostro potenziale e di lavorare in modo più efficiente, mentre quello sbagliato può portare a frustrazioni e crisi.
Trovare il candidato perfetto è soprattutto nell'interesse dei team leader e dei manager, quindi coinvolgetevi nel processo. Conducete un colloquio individuale, organizzate un incontro con altri membri del team, assegnate un incarico di reclutamento e parlate con il candidato della sua esperienza, ma anche dei suoi valori, esigenze, aspirazioni, punti di forza e debolezze. Anche il miglior reclutatore e professionista delle risorse umane non conosce il vostro team meglio di voi, quindi fate del processo di assunzione una delle vostre priorità.
È bene avere delle aspirazioni. È bene fissare obiettivi ambiziosi che rivelino gli strati più profondi del potenziale e del talento delle persone: è una grande motivazione. Ma gli obiettivi irrealistici funzionano in modo opposto: mostrano alle persone che il lavoro non finisce mai e che, per quanto si impegnino, non sarà mai abbastanza.
Quindi, dividete i grandi obiettivi in passi più piccoli e questi passi in singoli compiti e sottocompiti. In questo caso, uno strumento di pianificazione del lavoro è perfetto per suddividere i compiti e fissare delle tappe, il cui completamento sarà l'occasione per festeggiare e organizzare una riunione di team-building.
Le persone che occupano le stesse posizioni possono avere competenze diverse. Questo è particolarmente visibile in una struttura organizzativa piatta, dove al posto di junior, mid e senior ci sono semplicemente specialisti con esperienza in altri campi di lavoro.
Uno degli elementi più importanti di una buona gestione del team è quindi assegnare i compiti giusti alle persone giuste. Gli sviluppatori conoscono diversi linguaggi di programmazione e si specializzano in diversi prodotti, mentre i copywriter possono sentirsi più a loro agio con articoli, contenuti per i social media, documentazione o web writing. Per ottimizzare il vostro lavoro, sviluppate il potenziale del vostro team.
Utilizzare un lavoro o software di pianificazione delle risorse in cui si completa il profilo di ogni dipendente con informazioni sulle sue competenze. In questo modo, potrete essere certi che il lavoro sarà affidato al dipendente che lo sa fare meglio.
Il fatto che i vostri dipendenti lavorino più a lungo non significa che siano più efficaci. Al contrario, il sovraccarico e gli straordinari provocano una diminuzione della motivazione e della produttività, una minore concentrazione, un aumento della frustrazione e persino il turnover. Assicuratevi che il vostro team abbia lo spazio per prendersi una pausa dal lavoro e riposarsi. Utilizzo di fogli di presenza e tracciamento del tempo per monitorare se i vostri dipendenti hanno troppi compiti e necessitano di supporto. Il sistema di gestione dei congedi sarà molto utile. In questo modo vi assicurerete che tutti possano prendersi una meritata vacanza e allo stesso tempo mantenere il flusso di lavoro in corso. allocazione delle risorse saggiamente.
Un gran numero di incomprensioni ed errori nel team derivano da una scarsa comunicazione. Le persone non sono adeguatamente riconosciute nel processo, hanno informazioni incomplete, quindi possono eseguire i compiti in modo errato o addirittura lavorare contemporaneamente sulla stessa cosa.
Migliorare la comunicazione è particolarmente importante nei periodi di lavoro a distanza, quando è più difficile condividere informazioni e approfondimenti. Assicuratevi di avere il sistema giusto, come un drive strutturato e condiviso e un canale Slack che tutti controllano regolarmente.
La moderna gestione dei team si basa sulla fiducia e sulla proprietà. I vostri collaboratori non sono robot che devono eseguire gli ordini, ma specialisti qualificati che conoscono il loro lavoro e sono i vostri partner commerciali più importanti. Date loro la sensazione di avere un ruolo nel processo decisionale. Organizzate sessioni di brainstorming e riunioni in cui cercate le soluzioni migliori.
Inoltre, chiedete loro quali sono le ispirazioni e i progetti interessanti che hanno visto: forse uno di questi si rivelerà prezioso per il vostro lavoro? Potete essere certi che la motivazione e la soddisfazione del vostro team aumenteranno quando sentiranno che li apprezzate e li rispettate.
Immaginate di lavorare in un'azienda dove non sapete mai se avete fatto qualcosa di giusto o sbagliato o se qualcuno ha un problema con il vostro atteggiamento o preferirebbe che faceste qualcosa di diverso. Non lo sapete, ma lo sentite perché cambia l'atmosfera o il rapporto con gli altri. Questa situazione genera confusione e impedisce di progredire perché non si sa quale sia la direzione giusta.
Ecco perché il feedback è una parte importante della gestione del team. Parlando con i dipendenti delle loro prestazioni, osservazioni e impressioni, si dà loro fiducia. I dipendenti che ricevono un feedback possono migliorare, svolgere il proprio lavoro in modo più efficace e capire meglio cosa ci si aspetta da loro.
Si tratta di un processo molto importante per creare una comunicazione trasparente ed evitare malintesi. Ad esempio, se un membro del team inizia improvvisamente a lavorare peggio, arriva in ritardo alle riunioni e commette errori, la vostra prima reazione sarà probabilmente di malcontento. Potreste diventare più critici, perdere la fiducia in una persona e persino iniziare a considerare il licenziamento di questo dipendente.
D'altra parte, se si fornisce subito il feedback, si può scoprire che il collaboratore ha una situazione personale difficile, si sente sovraccarico di lavoro e questo si ripercuote sul suo lavoro. In questo caso, potete cercare insieme una soluzione e rafforzare la fiducia reciproca e, a lungo termine, migliorare la qualità del lavoro.
Ricordate che il feedback non funziona in un solo modo. I vostri dipendenti devono avere la possibilità di dirvi apertamente se qualcosa non gli piace e di esprimere le loro esigenze e opinioni.
Parlando di feedback, non è detto che si tratti sempre di qualcosa di negativo. Purtroppo, l'associazione con le riunioni individuali con un team leader è spesso negativa. Le persone si stressano, si aspettano critiche e hanno paura di parlare apertamente. È molto importante dimostrare agli altri membri del team di comunicare e di apprezzare il loro impegno e il loro lavoro. Date un feedback positivo individualmente, ma anche come gruppo. Un semplice "Ben fatto, grazie per gli sforzi fatti ultimamente, ce l'abbiamo fatta!" favorisce il senso di appartenenza, la metrica del successo e il lavoro di squadra.
Quando lavorare in remoto, molte persone in azienda si sentono anonime. Eppure stanno facendo cose importanti e necessarie! Sfruttate le riunioni aziendali come occasione per raccontare ciò che il vostro team ha fatto e lodarlo davanti a tutti.
Un dipendente arriva in un'azienda con una serie di competenze sufficienti per la sua posizione. Ma dopo tutto, un lavoro non consiste solo nel fare le cose che si sanno già fare. È un'opportunità per sviluppare le proprie capacità e apprenderne di nuove.
Chiedete ai dipendenti cosa vorrebbero imparare e assegnate loro compiti che consentano loro di spiegare le ali. Questa sarà anche l'occasione per approfondire i legami all'interno del team, in quanto i dipendenti potranno sostenersi a vicenda nello sviluppo delle competenze e nello scambio di conoscenze. È anche una buona idea creare un budget per lo sviluppo che i vostri dipendenti potranno utilizzare per interessanti corsi di formazione, conferenze, corsi, programmi e libri.
Anche nel lavoro migliore ci sono crisi e momenti difficili. Tuttavia, ricordate che il vostro ruolo di team leader è quello di sostenere il team e dimostrare che non esiste alcun problema che non possiate gestire.
A questo punto è molto importante mantenere un equilibrio tra onestà e freddezza. Se si verifica una situazione difficile, parlatene con il vostro team, dite loro cosa è successo e cosa potete fare. Coinvolgeteli nel processo di ricerca di una soluzione, ma date loro anche un senso di sicurezza. Le persone devono sapere che da qualche parte c'è una soluzione, basta trovarla.
Le organizzazioni moderne sono strutture così complesse e la loro gestione richiede il supporto di strumenti digitali, in particolare strumenti di gestione del progetto. Molti progetti, ognuno dei quali è suddiviso in fasi, compiti e sottocompiti, centinaia di dipendenti e freelance con competenze e disponibilità diverse, giorni di riposo, riunioni e risorse: si tratta di un'enorme quantità di informazioni e variabili che influenzano le decisioni e i flussi di lavoro.
Per ottimizzare la gestione del vostro team, avrete bisogno di un sistema che renda i vostri processi semplici e trasparenti. Pensate a ciò che vi serve e scegliete lo strumento perfetto per rendere efficiente la gestione del vostro team.
A questo punto, permetteteci un po' di autopromozione 😉 Vorremmo mostrarvi come il nostro software supporta i team leader nella gestione del loro lavoro. Teamdeck è un software di gestione delle risorse sviluppati da un team di progettazione e società di sviluppo software La casa è stata progettata tenendo conto delle esigenze delle organizzazioni più complesse, dove tutti gli elementi devono lavorare insieme.
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... ma ne vale la pena perché la posta in gioco è alta. Aumento della produttività, migliori rapporti di squadra, dipendenti più felici, risparmio di tempo e denaro, miglioramento delle proprie capacità organizzative e di leadership e rafforzamento del proprio ruolo di leader, non di capo, sono solo alcuni dei vantaggi di un'eccellente gestione del team. E sono già motivi più che sufficienti per farlo!
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