E se vi dicessi che la vostra azienda potrebbe aver sprecato fino a 37% di spesa per il software e che non ve ne siete nemmeno accorti?
Non è necessario che questo sia quell'esatta somma di denaroma probabilmente sprecherete almeno qualche dollaro per il software che non vi serve.
Se siete un project manager, un CEO o un CIO responsabile della fornitura di strumenti per l'azienda, potreste aver contribuito a questo problema.
Lo scaffale, ovvero il software di cui nessuno si interessa all'interno dell'organizzazione, ammonta a $18 miliardi nel solo mercato del CRM.
Perché?
Il problema è che solo il 40% delle organizzazioni che implementano strumenti CRM "raggiunge un'adozione su larga scala da parte degli utenti finali", ha rilevato CSO Insights.
CRM, gestione dei social media, strumenti di analisi, software di pianificazione dei progetti, strumenti di gestione delle risorseecc. Tutti noi ne usiamo alcuni.
E, molto probabilmente, tutti noi abbiamo almeno uno strumento che paghiamo e non usiamo.
È ora di fare qualcosa, non è vero?
Il software è stato acquistato ma non è mai stato utilizzato.
Oggi, in un mondo in cui il mercato dei prodotti è in continua crescita, la SaaS strumenti, potrebbe anche essere quello a cui ci siamo iscritti e poi siamo andati avanti dimenticandocene.
Un'altra cosa che vale la pena di ricordare è che lo shelfware non indica che c'è qualcosa di sbagliato nel software stesso. In realtà, ogni software può diventare uno shelfware.
Dopo tutto, c'era un motivo per cui avete acquistato una licenza o vi siete abbonati a un piano a pagamento. Non l'avreste fatto se fosse stato un problema o se non fosse stato adatto alla vostra azienda.
Abbiamo già stabilito che non è sempre un problema di cattiva qualità del software, la colpa è solitamente dell'utente.
Uno dei motivi per cui lo shelfware diventa parte integrante dello stack è l'acquisto di un numero di licenze superiore a quello effettivamente necessario all'azienda. Soprattutto quando c'è uno sconto.
Techopedia fornisce un buon esempio:
Supponiamo che una licenza software costi $100 a testa. Acquistarne 50 costerebbe all'azienda $5000. Ora immaginiamo uno sconto su questo stesso software, che è di $45 per una licenza, ma è necessario acquistarne 100. Il prezzo è di $4500, che paghereste voi, perché è una licenza di $45. Si ottiene $4500, che si pagherebbe perché è ancora più economico di prima.
In questo esempio, le 50 licenze in più si trasformano in articoli da scaffale.
Un altro motivo è l'acquisto di licenze "per ogni evenienza", per i futuri dipendenti. In questo caso si potrebbe usare alla fine, ma in generale finisce per essere un'altra risorsa inutilizzata o sottoutilizzata dell'azienda.
La terza opzione si riferisce agli strumenti SaaS e consiste semplicemente nel dimenticarsi di loro. In qualità di project manager o di amministratore delegato, probabilmente sapete che pagate mensilmente per Alcuni strumenti. Ma sapete esattamente se vengono effettivamente utilizzati?
L'abbonamento può essere di $10 o $60 al mese. Questo accade sia per gli strumenti SaaS più economici, sia per quelli più costosi.
Il punto è che la mancanza di comunicazione all'interno dell'azienda e l'assenza di un controllo sull'effettiva allocazione delle risorse e l'utilizzo, può portare a una perdita di denaro.
La domanda è:
Come scegliere il software giusto e coinvolgere i dipendenti nell'utilizzo effettivo?
Il problema, come si può vedere, si può restringere a due sfide principali:
Iniziamo con la scelta del software giusto.
Quando cercate un software per la vostra azienda, potreste trovarvi di fronte a molte possibilità. Chiedere ad amici e colleghi vi darà molte opzioni, ma di solito vi consiglieranno strumenti diversi.
Come decidere quale sia il migliore? E cosa significa?
Amanda Moskowitz consiglia questi 10 passi per scegliere il software migliore per la vostra azienda, ma concentriamoci sui primi tre dell'elenco:
Come ha detto Moskowitz, le app sono solo gli strumenti per raggiungere gli obiettivi dell'azienda. Quindi, per prima cosa, è meglio fissare gli obiettivi stessi: sia quelli a breve che quelli a lungo termine. Poi, è il momento di trovare uno strumento che vi aiuti a raggiungerli.
Non esiste un software che vada bene per tutti. Concentratevi piuttosto sulle vostre esigenze: avete bisogno di tracciare il flusso di un progetto, di tenere traccia del tempo dei vostri dipendenti, di programmare le risorse, di gestire i vostri clienti con un CRM, di analizzare la vostra presenza sui social media?
Scoprite cosa dovete fare con un utensile e poi trovatene uno specifico per il lavoro da svolgere.
Ora che sapete quali sono i vostri obiettivi aziendali e cosa dovete esattamente ottenere con uno strumento, cerchiamo di trovare quello migliore per la vostra azienda.
Patrycja Markowska, responsabile delle operazioni di marketing, ha condiviso le sue intuizioni su questo processo nel suo "Marketing Ops: l'arte di gestire il caos". In base alla sua esperienza, trovare lo strumento perfetto significa piuttosto iterare lo sviluppo del processo.
La chiave per trovare il software migliore per la vostra azienda è testare diverse opzioni. Iscrivetevi alle versioni di prova, in modo da poterle provare gratuitamente. Quindi confrontate i risultati e scegliete quello più adatto a voi.
Se state cercando un software per il vostro team, compresi i dipendenti attuali e futuri, potreste voler investire in quello con un piano tariffario dinamico.
Questo è particolarmente comune con SaaS strumenti. Spesso consentono di scegliere tra piani che dipendono dal numero di persone che devono utilizzare lo strumento.
Piano tariffario di Buffer ne è un ottimo esempio.
Un'altra soluzione è la tariffazione flessibile, che consente di inserire il numero esatto di persone a cui sarà concesso l'accesso al software e di calcolare il pagamento in base a tale numero.
Teamdeck, uno strumento di pianificazione delle risorse e di monitoraggio del tempo, opera secondo questo modello di prezzo.
Prima di sottoscrivere un piano a pagamento o di acquistare le licenze, è bene rispondere a queste due domande:
Lo strumento deve riflettere il livello di maturità della vostra azienda e deve essere in grado di crescere con voi.
Il software scelto deve essere comodo da usare per tutti gli utenti, altrimenti verrà rapidamente abbandonato.
Se la risposta è sì a entrambe le domande, è il momento giusto per introdurre il vostro team allo strumento.
Per Altri suggerimenti e liste di controllo sulla gestione delle risorse e sulla scelta
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È il momento di presentare al resto del team il software scelto.
Che cos'è esattamente l'adozione del software? Brandon Bruce lo ha definito bene nel suo libro "The Shelfware Problem":
"L'adozione è l'uso coerente ed efficace di una tecnologia specifica o di una piattaforma software, che guida gli obiettivi aziendali in modo misurabile".
Il problema è che nel mondo reale non si può semplicemente dire al team di utilizzare il software scelto.
È necessario dedicare tempo all'inserimento dei dipendenti. Come ha detto Amanda Moskowitz:
"Non limitatevi a trovare una nuova app: assicuratevi che tutti i membri del vostro team la utilizzino".
Se questa operazione vi sembra ovvia, ricordate che "circa 50% di licenze CRM non vengono toccate", come dice Brandon Bruce.
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